Wenn Sie Inhaber, Betreiber oder Teilhaber einer Zahnarztpraxis sind, tragen Sie sowohl für die Gesundheit Ihrer Patienten als auch für den Erfolg Ihres Unternehmens Verantwortung. In der Zahnmedizin bedeutet Erfolg – wie in jeder anderen Branche auch – Wachstum. Aber Sie haben kein Wirtschaftsstudium absolviert – wie sollen Sie da wissen, was genau Praxiswachstum ausmacht, geschweige denn, wie man es fördert?
KPIs (Key Performance Indicators) sind Kennzahlen, die Aufschluss darüber geben, wie effektiv ein Unternehmen oder eine Organisation bei der Erreichung ihrer Ziele ist. KPIs vermitteln ein Bild sowohl vom allgemeinen Zustand des Unternehmens als auch von der Rolle seiner einzelnen Komponenten und bieten dem Inhaber oder der Geschäftsleitung eine konkrete Grundlage für die Entwicklung einer langfristigen Strategie. KPIs können je nach Branche, spezifischen Zielen und Risiken bzw. Chancen eines Unternehmens variieren. KPIs für Zahnarztpraxen können mithilfe eines KPI-Dashboards für Zahnarztpraxen verfolgt und visuell dargestellt werden. Durch die Ermittlung und Überwachung kritischer KPIs für Zahnarztpraxen können Sie beginnen, Wachstumsherausforderungen zu mindern und den Fortschritt in Richtung Ihrer Ziele anzukurbeln.
Im Folgenden finden Sie eine Liste mit sechs wesentlichen KPIs für Zahnarztpraxen, die Sie in Ihrer eigenen Praxis anwenden sollten. Ganz gleich, ob Sie Ihren Kundenstamm erweitern, die Markenbekanntheit steigern, neue Märkte erschließen, Ihr Produkt- und/oder Dienstleistungsangebot diversifizieren oder eine Kombination dieser Ziele verfolgen möchten – oder auch wenn Sie einfach nur die Gesamteffizienz Ihres Unternehmens optimieren wollen: KPIs ebnen Ihnen den Weg in die Zukunft.
Anzahl der aktiven Patienten
Die Anzahl der Patienten, für die derzeit ein Termin vereinbart ist, ist eine wichtige Kennzahl in der Zahnmedizin, die täglich im Mittelpunkt Ihres zahnmedizinischen KPI-Dashboards stehen sollte. Wenn Sie Ihre jährlichen Produktions- und Inkassozahlen analysieren und durch die Anzahl der aktiven Patienten dividieren, können Sie den Durchschnittswert für jeden einzelnen berechnen. Auf diese Weise wird deutlich, warum die Patientenbindung das Fundament Ihrer Praxis ist, wie schädlich jeder einzelne Patientenverlust für Ihr Unternehmen ist und warum jeder Patient in Ihrer Patientenliste ohne Terminvereinbarung einen potenziellen Verlust darstellt.
Da die Kosten für die Gewinnung neuer Patienten zwischen 150 und 300 Dollar liegen, ist es wichtig , Ihren bestehenden Patientenstamm optimal zu nutzen. Im Idealfall würde Wachstum bedeuten , dass 98 % der Patienten jederzeit einen Termin haben, aber auch ein realistisches Ziel von 95 % führt bereits zu positiven Ergebnissen. Sie können damit beginnen, diese Zahl zu erreichen, indem Sie:
- Sorgfältige Erfassung von Patienten mit Zahlungsrückständen, inaktiven und aktiven Patienten
- Proaktive Terminplanung für jeden Patienten, um Terminlücken zu vermeiden (Festlegung eines nächsten Termins, noch bevor der Patient den aktuellen Termin verlassen hat)
- Nutzung verschiedener Kommunikationskanäle zur Kundenansprache, z. B. Postsendungen, E-Mails, SMS, Telefonanrufe usw.
Nach dieser Maßnahme können Sie die Anzahl der täglich kontaktierten Patienten mit der Anzahl der reaktivierten Patienten vergleichen, d. h. derjenigen, die nach einer Ruhephase Termine vereinbaren und zu diesen erscheinen. Eine genaue Beobachtung, welche Kontaktmethoden am besten funktionieren, kann Ihnen zudem helfen, Ihre Ressourcen effizienter einzusetzen. Sie sollten sich zum Ziel setzen, 85 % der inaktiven Patienten zu reaktivieren. Es ist auch erwähnenswert, dass inaktive Patienten keine Freunde und Familienangehörigen an Ihre Praxis weiterempfehlen; eine hervorragende Arbeit mit einer größeren Anzahl von Patienten zu leisten, ist die kostengünstigste Form der Werbung für Ihre Praxis.
Fallannahme
Die Behandlungszustimmungsrate ist eine entscheidende Kennzahl in der Zahnmedizin, da sie sich direkt auf Leistung, Umsatz, Inkasso und Gewinn auswirkt. Nationale Durchschnittswerte zeigen Behandlungszustimmungsraten von 50–60 % bei Bestandspatienten und 25–35 % bei Neupatienten. Sie möchten, dass die kleinen wellenförmigen Linien auf Ihrem zahnmedizinischen KPI-Dashboard nach oben schnellen, indem Sie die Fallannahmequote bei Neupatienten verdoppeln und die bei Bestandspatienten auf 85–90 % steigern. Das mag entmutigend klingen, aber glücklicherweise kosten die meisten Instrumente, die Sie für sinnvolle Veränderungen benötigen, nichts weiter als gemeinsame Anstrengungen.
Wenn die Daten zeigen, dass 85 % der Behandlungszustimmungen in erster Linie auf die emotionale Reaktion der Patienten zurückzuführen waren, wird deutlich, dass der Erfolg dieser Bemühungen unmittelbar von einer klaren Kommunikation, dem Umgang mit den Patienten und dem Vertrauen abhängt.
Dandy bietet umfassende Strategien zur Steigerung der Behandlungsakzeptanz, aber kurz gesagt sollten Sie folgende Ziele anstreben:
- Die Patienten dazu ermutigen, sich aktiv an ihrer Behandlung zu beteiligen
- Erläutern Sie jeden Behandlungsschritt ausführlich
- Verwenden Sie eine einfache Sprache
- Nutzen Sie visuelle Hilfsmittel (wie einen Gesundheits-Check), um Ihre Patienten aufzuklären
- Gehen Sie jeden Fall mit Einfühlungsvermögen an
- Motivieren Sie Ihr Team, der Fallannahme Priorität einzuräumen
Die Schaffung einer patientenorientierten Umgebung ist von entscheidender Bedeutung, da sich das Wohlbefinden und das Vertrauen der Patienten messbar auf Ihren Gewinn auswirken. Die Erfassung dieser zahnmedizinischen Kennzahl mithilfe eines KPI-Dashboards für Zahnarztpraxen fördert die Behandlungseffizienz, da Sie so im Rahmen der Produktionskosten, der Patientenbudgets und der versicherungsrechtlichen Verpflichtungen arbeiten und so das Potenzial optimal ausschöpfen können.
Es ist zudem erwähnenswert, dass Daten zeigen, dass die Akzeptanz von Behandlungen und die allgemeine Patientenzufriedenheit positiv mit dem Einsatz visueller Hilfsmittel und der Einführung neuer Technologien korrelieren. Viele Zahnärzte berichten von der nachweisbaren Wirkung des „Wow“-Effekts, wenn sie ihren Patienten digitale Scans und 3D-Modelle präsentieren, die mit einem Intraoralscanner erstellt wurden. Patienten, die Vorher-Nachher-Scans mit positiven Ergebnissen posten, sind eine clevere und kostenlose Form der Werbung, insbesondere wenn Ihre Praxis über ein Konto verfügt, das sie mit @ erwähnen oder taggen kann.
Produktion
Der Umsatz gilt allgemein als grundlegender KPI für Zahnarztpraxen und dient nicht nur als wichtiger Indikator für die wirtschaftliche Gesundheit der Praxis, sondern auch als Maßstab für andere KPIs. Der Umsatz ist definiert als der durchschnittliche Geldbetrag, den eine Zahnarztpraxis über einen bestimmten Zeitraum voraussichtlich einnehmen wird.
Ihre Produktions-KPIs für Ihre Zahnarztpraxis lassen sich in verschiedene Unterkategorien einteilen, darunter die Leistung pro Dentalhygieniker, Zahnarzt und Patient sowie innerhalb bestimmter Zeiträume, wobei jede dieser Kategorien wertvolle Einblicke in verschiedene Aspekte der Praxisleistung liefert. Diese Unterteilungen können Ihnen dabei helfen, Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu identifizieren, aber auch bei anderen wichtigen Analysen, wie der Senkung der Gemeinkosten oder der Berechnung des Umsatzes.
Zudem führen verschiedene Faktoren wie Versicherungen oder Praxisgemeinschaften dazu, dass sich die Berechnung Ihres Umsatzes von der in anderen Praxen unterscheidet. Die Ermittlung, das Verständnis und die Optimierung dieser zahnmedizinischen Kennzahl sind für das Wachstum Ihrer Praxis von entscheidender Bedeutung; es gibt kaum andere Möglichkeiten, den Wert verschiedener Aspekte Ihres Unternehmens zu quantifizieren.
Umsatz
Obwohl der Umsatz als KPI von grundlegender Bedeutung ist, gibt es eigentlich keine einheitliche Definition dafür. Die Kennzahl lässt sich aus unterschiedlichen Gründen und in Abhängigkeit von einer Reihe von Variablen auf verschiedene Weise definieren, wobei die Ergebnisse ähnlich ausfallen. Manche Praxen halten es für sinnvoll, den Umsatz mit der gesamten Gesamtleistung gleichzusetzen, während andere den Umsatz als eingegangene Zahlungen oder vereinnahmte Beträge betrachten. Es kann hilfreich sein, den Umsatz im Wesentlichen als alle Einnahmen zu betrachten, die Ihre Praxis vor Abzug der Ausgaben erzielt. Umsatz sollte jedoch nicht als eine einzige Zahl mit einem einzigen, festen Bezugspunkt betrachtet werden; es gibt vier Hauptquellen für den Umsatz einer Zahnarztpraxis, die Sie auf Ihrem zahnmedizinischen KPI-Dashboard verfolgen sollten:
- Kundenzahlungen
- Versicherungsleistungen
- Zinsen auf Verbindlichkeiten
- Erstattungen
Zahlreiche Faktoren können einen erheblichen Einfluss darauf haben, welche Rolle der Umsatz in Ihrer betriebswirtschaftlichen Kalkulation spielt, insbesondere bei der Zielsetzung; Patientenfinanzierung, Versicherungen und die Art und Weise, wie Sie den Umsatz selbst klassifizieren, spielen dabei eine Rolle. Unabhängig davon, wie Sie den Umsatz für Ihre Praxis definieren, sollten Sie zwei wichtige Aspekte im Auge behalten: Der Umsatz spiegelt die Gesamteinnahmen wider, die durch die Haupttätigkeit Ihrer Praxis erzielt werden, und berücksichtigt keine damit verbundenen Kosten oder Aufwendungen, die mit dem Betrieb des Unternehmens zusammenhängen.
Gewinn
Es überrascht nicht, dass die Gewinnverfolgung ein entscheidender KPI ist. Der Gewinn, das Nettoergebnis oder Ihr Endergebnis lässt sich einfach als Gesamteinnahmen abzüglich der Ausgaben definieren. Viele komplexe Faktoren beeinflussen Ihre Gewinnberechnung. Denken Sie an das alte, paradox, aber dennoch zutreffende Sprichwort: „Man muss Geld ausgeben, um Geld zu verdienen.“ Ein fundiertes Verständnis dafür, welche Faktoren genau Ihr Endergebnis und dessen Gesamtnutzen beeinflussen, ist die Grundlage für kluge Entscheidungen, z. B. Investitionen in neue, effizienzsteigernde Technologien, die sich amortisieren, den Gewinn steigern und den Wert Ihrer Praxis erhöhen. Jede unternehmerische Entscheidung sollte im Grunde darauf abzielen, Ihr Endergebnis zu verbessern.
Überkopf
Gemeinkosten sind alle Ausgaben, die im Rahmen des Geschäftsbetriebs anfallen, und gehören zu den wichtigsten KPIs, die sorgfältig überwacht werden müssen. Tatsächlich kann die Senkung der Gemeinkosten ähnliche positive Auswirkungen auf Ihr Unternehmen haben wie eine Gewinnsteigerung. In Ihrem KPI-Dashboard für Zahnarztpraxen sollten Sie die Gemeinkosten in zwei Kategorien unterteilen:
Fixkosten sind alle Ausgaben, die sich von Monat zu Monat nicht ändern. Die ADA empfiehlt, die Fixkosten auf 4–7 % der Gesamtproduktion zu begrenzen. Beispiele für Fixkosten sind:
- Miete
- Löhne und Gehälter
- Steuern
- Versicherung
Variable Gemeinkosten sind alle Aufwendungen, die je nach Geschäftstätigkeit schwanken können. Die von der ADA empfohlene Spanne liegt bei 45–55 % der Gesamtproduktion. Beispiele für variable Gemeinkosten sind:
- Büro- und Zahnarztbedarf
- Marketingkosten
- Versand- und Logistikkosten
- Laborgebühren
Feste Gemeinkosten lassen sich nur schwer ändern, rückgängig machen oder senken, was einen ständigen Druck auf die Geschäftsleistung ausübt – insbesondere wenn man bedenkt, dass die Gemeinkosten einer Zahnarztpraxis im Median 75 % der Einnahmen ausmachen . Die Aufteilung der Gemeinkosten in Unterkategorien wie Gehälter, Ausrüstung und Investitionen kann Ihnen dabei helfen, diese zu verfolgen und zu kontrollieren. Ein wesentlicher Ansatz zur Senkung der Gemeinkosten ist das Benchmarking, also der Vergleich Ihrer monatlichen oder vierteljährlichen Ausgaben mit denen aus früheren, vergleichbaren Zeiträumen, um wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen.
So erfassen Sie die KPIs Ihrer Zahnarztpraxis
KPIs sind für eine Zahnarztpraxis unverzichtbar. Die Überwachung der Gesundheit und des Erfolgs Ihres Unternehmens unterstützt Sie bei strategischen Entscheidungen und fördert das Wachstum; ein gesundes Unternehmen ist gut, aber ein erfolgreiches ist besser. Ganz gleich, ob Sie Patientenaktivitäten, Behandlungsannahmequoten, Leistung, Umsatz, Gewinn oder Gemeinkosten verfolgen – KPIs liefern unverzichtbare Einblicke, die es Ihnen ermöglichen, die Leistung Ihrer Praxis zu bewerten und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. Durch die Verwendung von zahnmedizinischen KPIs zur Visualisierung dieser Kennzahlen und die Festlegung klarer Ziele können Sie Abläufe effektiv optimieren, die Rentabilität maximieren und – was am wichtigsten ist – die Qualität der Patientenerfahrung und -versorgung verbessern.
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