Gemeinkostenanteile in Zahnarztpraxen: Wo liegt Ihre Praxis?

Dieser Artikel wurde ursprünglich im Jahr 2022 veröffentlicht und 2023 mit neuen Best Practices aktualisiert.

Einer der Schlüssel zum Erfolg Ihrer Zahnarztpraxis ist die Steuerung der Gemeinkosten. Unser Bericht zur Dentalbranche 2022 ergab, dass die Senkung der Kosten für Zahnärzte eine Priorität darstellt. Die Senkung der Gemeinkostenanteile Ihrer Zahnarztpraxis mag entmutigend erscheinen, lässt sich jedoch auf sechs einfache Schritte zurückführen. Welche Schritte sind das? Und wie sollte sich Ihre Gemeinkostenaufstellung zusammensetzen? Wir beantworten diese Fragen und zeigen Ihnen Schritte zur Umsetzung eines Gemeinkostenmanagementplans in Ihrer Praxis auf.

Schritt 1: Ermitteln Sie anhand von Daten die Gemeinkostenanteile Ihrer Zahnarztpraxis

Wie jeder gute Zahnarzt weiß, beginnt die Erstellung eines wirksamen Behandlungsplans mit einer gründlichen Untersuchung. Ebenso besteht der erste Schritt zur Senkung der Betriebskosten Ihrer Zahnarztpraxis darin, herauszufinden, wo Sie stehen und wie Ihre Zahlen im Vergleich zu den Branchen-Benchmarks abschneiden. Nutzen Sie Leistungskennzahlen (KPIs), um Ihre Praxis anhand zuverlässiger Daten zu messen und zu steuern.

In einem Artikel für „Dental Economics“ weist der Zahnarzt-Unternehmensberater Mark J. Nadaud, CPA/ABV, darauf hin, dass die „Ermittlung, Analyse und Umsetzung“ von KPIs ein entscheidendes, aber oft übersehenes Mittel ist, um die wirtschaftliche Lage einer Praxis zu erfassen. „Der Ansatz besteht darin, verschiedene Kennzahlen zu ermitteln, zu verfolgen und zu analysieren, um fundiertere und strategischere Geschäftsentscheidungen treffen zu können“, schreibt Nadaud.

Nadaud empfiehlt die Verwendung von Zusatzberichten, um detailliertere Einblicke zu gewinnen. „Zusätzlich zu den monatlichen oder vierteljährlichen Finanzberichten empfehle ich, dass sich ein Praxisinhaber Zusatzberichte beschafft, um Leistungsstatistiken nachverfolgen zu können und so ein umfassendes Verständnis dafür zu erlangen, wo die Praxis derzeit steht, wie sie im Vergleich zu früheren Zeiträumen abschneidet und ob sie den Branchenbenchmarks entspricht.“ Diese Zusatzdaten könnten beispielsweise den Tagesumsatz, die Anzahl der aktiven Patienten, die Zahl der Neupatienten pro Monat und die Behandlungsannahmequote umfassen.

Schritt 2. Tauchen Sie tief in die Daten ein und fragen Sie: „Warum?“

Sobald Sie sich einen Überblick über Ihre aktuelle Situation verschafft haben, ist es wichtig, die Daten genauer zu analysieren, um zu verstehen, welche Faktoren Ihre Zahlen beeinflussen. Nadaud gibt an, dass die durchschnittlichen Gemeinkosten einer Zahnarztpraxis bei 55 % bis 65 % liegen. Dies deckt sich mit einer Studie von Dental Buyer Advocates aus dem Jahr 2021, die ergab, dass die mittleren Gemeinkosten einer Praxis in diesem Jahr bei 61,9 % lagen.

Ein Teil dieser Gemeinkosten ergibt sich aus Fixkosten, die unabhängig von der Anzahl der Patienten gleich bleiben. Im Gegensatz dazu sind variable Kosten – wie beispielsweise für zahnmedizinisches Verbrauchsmaterial und zahntechnische Leistungen– an die Produktion gekoppelt.  Die Laborgebühren umfassen zudem nicht nur den Preis auf Ihren Rechnungen. Wenn Sie ein hochflexibles digitales Labor nutzen, muss Ihr Personal nicht für jeden Auftrag Papierkram erledigen und keine Zeit mit der Bearbeitung und dem Versand von physischen Abformungen und Abdrücken verschwenden. Ganz zu schweigen von den unglaublich schwankenden (und oft recht hohen) Versandkosten, die Sie nicht kontrollieren können – es sei denn, Sie wechseln zu einem digitalen Labor.

Und was weitere, überraschende Laborkosten angeht, sind folgende wichtige Faktoren zu berücksichtigen:

• Kosteneinsparungen, die Sie durch die Nutzung eines größeren Netzwerks von Dentallaboren oder neuer Technologien erzielen können
• Die Bedeutung einer klaren Kommunikation für eine gute Zusammenarbeit mit Ihrem Labor
• Einsatz von Fotos zur Sicherstellung der Qualität der Laborarbeit
• Ein Blick fürs Detail, um klare Anforderungen zu formulieren
• Die Bedeutung von Feedback für die Feinabstimmung Ihrer Einstellungen

Zu den sonstigen variablen Kosten können auch Faktoren gehören, die nicht immer auf den ersten Blick erkennbar sind. Deshalb ist es wichtig, die „tatsächlichen Kosten“ für Verbrauchsmaterialien zu ermitteln, indem man folgende Aspekte berücksichtigt:

• Rücksendung defekter Produkte
• Überbestände im Lagerbestand
• Versand- und Bearbeitungsgebühren
• Wiederauffüllungsgebühren
• Versäumnis, kostenlose Angebote optimal zu nutzen
• Keine Gutschrift für Fehler seitens der Lieferanten

Feste vs. variable Gemeinkosten in der Zahnmedizin

Jede Ausgabe lässt sich in eine fixe oder variable Ausgabe unterteilen. Fixe Ausgaben sind solche, die sich nicht ohne Weiteres ändern, rückgängig machen oder reduzieren lassen – diese Inflexibilität kann zu einer finanziellen Belastung für den Rest Ihrer Praxis führen. Zumal in der Zahnmedizin oft hohe Fixkosten anfallen. Dennoch gilt eine einfache Rechnung: Jedes Prozent, das Sie bei den Fixkosten einsparen, bedeutet ein zusätzliches Prozent Gewinn.

Die Fixkosten sollten 4–7 % Ihrer Produktionskosten ausmachen. Dazu gehören Miete, Versicherungen, Steuern und Nebenkosten – also Kosten, bei denen Sie nicht nach günstigeren Angeboten suchen oder einen Preisnachlass aushandeln können.

Bei den variablen Kosten lassen sich zusätzliche Gewinnmargen erzielen – beispielsweise bei Personalkosten, Laborgebühren und Verbrauchsmaterialien. Aufgrund des Arbeitskräftemangels und der „Great Resignation“ haben sich Kosten wie die Gehälter und Löhne für Dentalhygieniker teilweise sogar verdoppelt. Die Einstellung und Einarbeitung eines Ersatzmitarbeiters kann jedoch noch kostspieliger sein.

Variable Kosten machen 45 bis 55 % Ihrer Betriebskosten aus. Je detaillierter Sie Ihre Ausgaben erfassen – Gehälter, Verbrauchsmaterialien, Ausrüstung, Laborgebühren –, desto mehr Erkenntnisse gewinnen Sie darüber, wie Sie Kosten senken und Ihre Margen verbessern können.

Schritt 3. Ermitteln Sie Ihre idealen Gemeinkostenanteile

Da variable Kosten mit der Leistung zusammenhängen, ist es wichtig, sie im Verhältnis zu den erzielten Einnahmen zu betrachten. In einem Beitrag für „Inside Dentistry“ unterstreicht Dr. Richard P. Gangwisch die Bedeutung dieses Zusammenhangs: „Zahnärzte sollten sich davor hüten, Kosten zu senken, die letztlich ihre Leistung beeinträchtigen könnten. Manchmal muss man Geld ausgeben, um Geld zu verdienen.“

Sobald Sie sich einen umfassenden Überblick über Ihre Ausgaben verschafft haben, sollten Sie die branchenüblichen Richtwerte für Gemeinkostenanteile heranziehen und versuchen, Ihre Aufschlüsselung entsprechend anzupassen.

Empfohlene Gemeinkostenanteile für Zahnarztpraxen

Gangwisch sagt, dass die Aufschlüsselung der Gemeinkosten Ihrer Zahnarztpraxis im Allgemeinen in etwa so aussehen sollte:

• Gehaltsanteile: insgesamt 20 % bis 24 %
• Labor: 8 % bis 10 %
• Zahnmedizinische Verbrauchsmaterialien: 5 % bis 6 %
• Kreditrahmen: 4 % bis 6 % für Mieter; 5 % bis 8 % für Eigentümer
• Allgemeine Verwaltungskosten: 6 % bis 10 %
• Marketing: 2 % bis 5 %
• Gehalt eines Arztes: 20 % bis 25 %
• Stilllegung, Reinvestitionen und Investitionsausgaben: 20 % bis 25 %

Schritt 4. Erstellen und umsetzen Sie einen Plan zur Senkung der Gemeinkostenquote in der Zahnarztpraxis

Sobald Sie Ihre Kosten im Blick haben, können Sie sich auf den Gewinn konzentrieren. Wie Sie Ihre Kosten verwalten, wirkt sich direkt auf den Gewinn aus, und auch wenn es offensichtlich erscheint, ist es doch erwähnenswert: Nur rentable Praxen bleiben im Geschäft. Die Priorisierung überflüssiger Ausgaben und die Senkung der Gemeinkosten sind die Aspekte der Unternehmensführung, die Ihre Rentabilität sichern.

Gangwisch sagt, dass Zahnarztpraxen ihre Gemeinkosten durch einige konkrete Maßnahmen senken können:

• Überwachen Sie die Wirksamkeit Ihrer Marketingausgaben und streichen Sie diejenigen, die nicht die gewünschte Wirkung zeigen.
• Erwägen Sie eine Neuverhandlung Ihres Mietvertrags, wenn Sie bereit sind, sich längerfristig zu binden.
• Vergleichen Sie Laborpreise – wobei die Qualität stets an erster Stelle stehen sollte.
• Holen Sie Angebote von mehreren Versicherungsgesellschaften ein, um zu prüfen, ob Sie bei Ihren Prämien sparen können.
• Vergleichen Sie die Kosten von Einwegartikeln mit denen von Mehrwegartikeln, die effektiv autoklaviert werden können.
• Ermitteln Sie, welche Einsparungen sich ergeben können, wenn Sie für Ihren gesamten Bedarf einen einzigen Lieferanten nutzen.
• Verwenden Sie ein Lagerverwaltungssystem, das sicherstellt, dass Sie immer das Nötige vorrätig haben, ohne dass es zu Überbeständen kommt.
• Bezahlen Sie Ihre Rechnungen pünktlich, um Zinskosten zu vermeiden, die sich schnell summieren können.
• Sorgen Sie für einen stabilen Cashflow durch eine effektive Inkassostrategie und Zahlungserleichterungen für Patienten, die Zahlungsschwierigkeiten haben.

Denken Sie daran: Es ist teurer, einen neuen Kunden zu gewinnen – einschließlich Marketing, Kundenansprache und Geschäftsbeziehungen –, als einen bestehenden Kunden zu binden. Und da Weiterempfehlungen ein wichtiger Motor für das Zahnarztgeschäft sind, ist es entscheidend, sicherzustellen, dass Kosteneinsparungen nicht zu Lasten des Patientenerlebnisses gehen.

Eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit führt zu Patientenzufriedenheit – versuchen Sie, keine Einsparungen vorzunehmen, die Ihren Mitarbeitern die Arbeit erschweren. Wenn Sie jemandem den Versand abnehmen können, ziehen Sie dies in Betracht. Schauen Sie sich Ihre Arbeitsabläufe und Werkzeuge genau an und entscheiden Sie: Gibt es Bereiche, in denen Sie Änderungen vornehmen können, um die Effizienz zu steigern? Berücksichtigen Sie auch die Wartezeiten. Nur 37 % der jüngeren Patienten sind mit den Wartezeiten bei ihrem derzeitigen Zahnarzt zufrieden. Wie können Sie diese langjährigen Patienten bei Laune halten und dazu bewegen, wiederzukommen – mit digitalen zahnmedizinischen Werkzeugen, die die Behandlungszeit verkürzen und Arbeitsabläufe vereinfachen? Wenn Sie bereits digitale Werkzeuge wie einen Intraoralscanner einsetzen, ist Ihr Labor dann vollständig für die Nutzung digitaler Scans optimiert?

Schritt 5. Informieren Sie Ihr Team über den neuen Plan

Wenn alle Mitarbeiter in Ihrem Büro das „Warum“ hinter Ihrem Plan verstehen, können sie Sie besser unterstützen. Halten Sie regelmäßig Teambesprechungen ab, um den Fortschritt zu besprechen, und bitten Sie alle Teammitglieder um Feedback. Möglicherweise entdecken sie Schwachstellen in Ihren Arbeitsabläufen, der Lieferkette oder den Laborprozessen, die Ihnen entgangen sind. Indem Sie alle dazu ermutigen, ihre Meinung zu äußern und sich an den Bemühungen zur Senkung der Gemeinkosten zu beteiligen, übernehmen Sie die Führungsrolle, die Ihr Team benötigt, um zum Erfolg des Unternehmens beizutragen.

Schritt 6. Gehen Sie alle Optionen unvoreingenommen an

Anstatt sich gegen die Lernkurve zu wehren, die mit neuen Technologien wie einem digitalen Zahnscanner einhergehen kann, sollten Sie diese mit der Gewissheit annehmen, dass sie Ihnen langfristig helfen wird.

• Stellen Sie qualifizierte Bewerber ein, die mehrere Aufgaben gleichzeitig bewältigen können. Anstatt sich nur auf Bewerber mit Erfahrung in einer Zahnarztpraxis zu konzentrieren, sollten Sie überlegen, welche anderen Erfahrungen und Fähigkeiten Ihrer Praxis zugutekommen könnten. Wenn Sie beispielsweise eine Stelle als Rezeptionist besetzen möchten, ziehen Sie einen Bewerber in Betracht, der über Erfahrung im Kundenservice verfügt, aber möglicherweise auch beim Social-Media-Marketing helfen kann. Benötigen Sie einen Praxismanager, der den Betrieb in Ihrer Praxis am Laufen hält? Ziehen Sie jemanden in Betracht, der über die erforderliche Erfahrung verfügt und zudem die nötigen Computerkenntnisse mitbringt, um Ihre Systeme zu optimieren und andere zu schulen, wenn diese nicht weiterkommen.
• Entwickeln Sie eine „Do-it-yourself“-Einstellung. In Ihrem Büro gibt es zahlreiche Geräte, die reparaturbedürftig sein können – und diese Serviceeinsätze können sich schnell summieren. Es gibt möglicherweise einfache Reparatur- und Wartungsaufgaben, für die Gerätetechniker Schulungen anbieten können.
• Nutzen Sie die Vorteile der Technologie. Die digitale Zahnmedizin ist nicht mehr das, was sie vor 20 Jahren war. Digitale Tools und Arbeitsabläufe haben sich erheblich weiterentwickelt. Diese Tools helfen Zahnarztpraxen dabei, sowohl die Patientenversorgung als auch das Geschäftsergebnis zu optimieren. Anstatt sich gegen die Lernkurve zu wehren, die mit neuer Technologie einhergehen kann, sollten Sie diese mit der Gewissheit annehmen, dass sie Ihnen langfristig helfen wird. Wenn Ihnen das zu viel erscheint, suchen Sie sich einen Partner für digitale Zahnmedizin, der Ihnen und Ihren Mitarbeitern umfassende Schulungen anbietet.

Senkung der Betriebskosten in der Zahnarztpraxis

Die Aufschlüsselung der Gemeinkosten Ihrer Zahnarztpraxis ist der Schlüssel zur Kostensenkung und Gewinnsteigerung – und damit auch der Schlüssel zum langfristigen Erfolg Ihrer Praxis. Es ist nicht einfach, Kosten und Nutzen scheinbar einfacher Variablen zu steuern, aber wenn Sie die oben genannten Schritte befolgen (und die Prozentsätze als KPIs nutzen) und sich auf Effizienz konzentrieren, können die Gemeinkostenanteile Ihrer Zahnarztpraxis zu Ihrem Vorteil wirken.

Variable Kosten wie Verbrauchsmaterialien und versteckte Kosten innerhalb dieser Materialien – man bedenke nur, wie teuer der Versand von Labormaterialien für jeden Patienten ist – könnten Sie zu kostengünstigeren und effizienteren Lösungen führen. Eine Lösung wie das intraorale Scannen von Dandy könnte Ihrer Praxis nicht nur helfen, Wartezeiten zu verkürzen und den Patientenkomfort zu verbessern, sondern auch die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter steigern – ein Langzeitnutzen, der die Patientenbindung erhöht und die Fluktuation senkt. Es ist machbar, und Sie können es schaffen – konzentrieren Sie sich einfach auf variable Kosten, die zu Effizienz und Zufriedenheit führen, und der Gewinn wird folgen.