Typische Aufgaben eines Praxismanagers

Was gehören zu den typischen Aufgaben eines Praxismanagers?

Wenn Patienten an eine positive Erfahrung in einer Zahnarztpraxis zurückdenken, denken sie oft an den Zahnarzt oder die Dentalhygienikerin, die sie behandelt haben. Doch eine positive Patientenerfahrung beginnt schon lange davor – beim Praxismanager. 

Ein Praxismanager arbeitet sowohl mit Patienten als auch mit Mitarbeitern zusammen, um eine gut organisierte, positive und einladende Zahnarztpraxis zu gewährleisten. Ganz gleich, ob Sie einen Praxismanager einstellen oder Ihr bestehendes Team besser unterstützen möchten: Zu wissen, wie man Praxismanager wird und was einen effektiven Praxismanager ausmacht, kann Ihnen dabei helfen, die Effizienz Ihrer Praxis und das Patientenerlebnis zu verbessern.

Die Rolle definieren: Praxisleiter in der Zahnarztpraxis – Grundlagen

Die Aufgaben und Rollen eines Praxismanagers können je nach Größe der Praxis leicht variieren. So kann es beispielsweise sein, dass der Praxismanager in einer größeren Praxis häufiger Aufgaben delegiert, während er in kleineren Praxen eher selbst Hand anlegt.

Zu den typischen Aufgaben eines Zahnarztpraxis-Managers gehören:

• Einarbeitung und Einsatzplanung des Personals
• Terminvereinbarung für Patienten
• Kommunikation mit Patienten
• Die tägliche Leitung des Büros.

Wir werden gleich genauer darauf eingehen, wie die einzelnen Aufgaben aussehen.

Merkmale eines erfolgreichen Praxismanagers

Auch wenn sich die unterschiedlichsten Menschen und Persönlichkeitstypen als Büroleiter bewähren können, weisen sie doch in der Regel einige gemeinsame Kernmerkmale auf. 

Zu diesen Merkmalen gehören:

• Eine vertrauenswürdige Führungskraft – Untersuchungen zeigen, dass Vertrauenswürdigkeit die Eigenschaft ist, die Mitarbeiter an Führungskräften am meisten schätzen. Auf lange Sicht ziehen es Mitarbeiter vor, einen Chef zu haben, der hohe Anforderungen an sie stellt und ihnen den Rücken stärkt, als einen Chef, der zwar weniger von ihnen verlangt, auf den man sich aber in schwierigen beruflichen oder privaten Situationen nicht verlassen kann.
• Proaktiver Problemlöser – Ob es darum geht, eine effizientere Methode zur Terminplanung zu finden oder ein Terminproblem spontan zu lösen: Der beste Praxisleiter denkt über den Tellerrand hinaus, um auftretende Probleme proaktiv zu lösen.
• Klare Kommunikation – Sowohl in ihrer Rolle als Führungskraft im Austausch mit den Mitarbeitern als auch als Repräsentant der Praxis im Kontakt mit den Patienten verbringen Praxismanager viel Zeit damit, mit Menschen zu sprechen. Wenn sie klar, direkt und positiv kommunizieren können, kommt dies der gesamten Praxis zugute. Darüber hinaus zeigen Untersuchungen, dass Patienten ihre Erfahrung positiver bewerten, wenn die Fachkräfte, denen sie während ihres Besuchs begegnen, Bereitschaft zum Zuhören zeigen, auf ihre Anliegen eingehen und sich die Zeit nehmen, klar mit ihnen zu kommunizieren.
• Ein detailorientierter Organisator – Von der rechtzeitigen Nachbestellung wichtiger Geräte und Büroartikel für die Zahnarztpraxis bis hin zur Überwachung der Terminpläne aller Mitarbeiter: Die besten Praxismanager schaffen klare Organisationssysteme, damit ihnen – und ihren Mitarbeitern – kein wichtiges Detail entgeht.

Zwar verfügen manche Menschen von Natur aus über diese Eigenschaften, doch lassen sie sich auch erlernen. Vielleicht möchten Sie Ihren derzeitigen Verwaltungsassistenten daher dabei helfen, sich in diesen Bereichen weiterzuentwickeln, bis sie bereit sind, die Rolle des Praxismanagers zu übernehmen. Wenn Sie diesen Weg einschlagen, kennen sie bereits die Abläufe in Ihrer Zahnarztpraxis in- und auswendig.

Typische Aufgaben eines Praxismanagers

Wie bereits erwähnt, können die Aufgaben eines Praxismanagers je nach Größe der Praxis – und den individuellen Stärken Ihrer Mitarbeiter – variieren. 

Zu den typischen Aufgaben eines Praxismanagers gehören:

• Kommunikation mit Patienten – Ob sie nun direkt mit den Patienten sprechen oder ein Team von Empfangsmitarbeitern leiten: Praxismanager helfen bei der Terminplanung, beantworten Patientenfragen und kümmern sich bei Bedarf um die Nachsorge nach dem Termin. Außerdem verwalten sie die Patientenakten.
• Marketing für potenzielle Patienten – Im Rahmen seiner Aufgaben im Bereich der Patientenkommunikation kann ein Praxismanager auch Marketingmaßnahmen wie den Betrieb eines Social-Media-Kontos der Praxis oder die Herausgabe eines Newsletters als Strategien zur Patientenbindung leiten oder beaufsichtigen.
• Einarbeitung und Dienstplanerstellung – In kleineren Praxen übernimmt der Praxismanager unter Umständen einige Aufgaben im Personalwesen, wie die Einstellung neuer Mitarbeiter und die Planung von Urlaubstagen. Praxismanager können außerdem bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter helfen und aktuelle Dienstpläne erstellen.
• Praxis- und Finanzmanagement – Je nach den Anforderungen der Praxis übernehmen Praxismanager eine Vielzahl unterschiedlicher Verwaltungsaufgaben, darunter die Bestellung von Verbrauchsmaterialien und die Wartung der eingesetzten IT-Systeme. Nehmen wir zum Beispiel an, Sie haben keinen eigenen Buchhalter für die Rechnungsstellung. In diesem Fall sorgt Ihr Praxismanager dafür, dass die Mitarbeiter ihre Gehaltsabrechnungen erhalten, die Lieferanten bezahlt werden und Patienten sowie Krankenkassen ihre Rechnungen bekommen.

Die Position des Praxismanagers spielt ebenfalls eine entscheidende Rolle bei der Gestaltung des Arbeitsklimas in der Praxis. Wenn Manager eine „Das schaffen wir!“-Einstellung an den Tag legen, bereit sind, ihrem Team zu helfen, sich für ihre Kunden engagieren und auch unter Druck Gelassenheit bewahren, geben sie damit ein Beispiel, das andere Mitarbeiter in der Praxis dazu inspirieren kann, ebenfalls ihr Bestes zu geben. Hier sind einige Tipps, wie man sich weiterentwickeln kann, um ein hervorragender Praxismanager zu werden.

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Quellen: 

Forbes. Stellenbeschreibung für einen Büroleiter (2022): Tipps & Beispiele. https://www.forbes.com/advisor/business/office-manager-job-description/ 

International Journal of Electronic Business Management. DIE BEDEUTUNG VON VERTRAUEN IN DER BEZIEHUNG ZWISCHEN FÜHRUNGSKRÄFTEN UND MITARBEITERN. https://www.researchgate.net/publication/319130798_THE_IMPORTANCE_OF_TRUST_IN_MANAGER-EMPLOYEE_RELATIONSHIPS

Zahnärzteverband von Nova Scotia. Kommunikation mit Patienten: Ein Leitfaden für Zahnärzte. https://www.cda-adc.ca/_files/practice/practice_management/patient_communications/guides/dentalguide-ns.pdf