Jede Zahnarztpraxis, die erfolgreich sein will, braucht einen fähigen Praxismanager an der Spitze. Man könnte zwar jeden mit dem richtigen Hintergrund einstellen, doch die erste Regel, die Dandy aufstellt, lautet: Stellen Sie nach Charakter ein, schulen Sie die Fähigkeiten.
Die Fähigkeiten kennen
Die Fähigkeiten, die Sie bei einem Praxismanager suchen, sind so vielfältig wie der Bereich der Zahnmedizin selbst. Seine Aufgaben erstrecken sich auf alle Bereiche Ihrer Praxis. Wählen Sie daher jemanden, der sich mit Management, Finanzen, Kundenservice, Marketing und natürlich Verwaltung auskennt. Dennoch muss er oder sie das Gesicht der Praxis sein, das die Patienten täglich mit Menschlichkeit empfängt. Es ist fast so, als müsse Ihr Praxismanager in jedem dieser Bereiche über Fachwissen verfügen. Lassen Sie uns jedoch besprechen, was genau von einem guten Praxismanager in einer Zahnarztpraxis erwartet wird.
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Praxismanager: Was sind ihre Aufgaben?
Wie jeder Manager wird auch von einem Praxismanager in einer Zahnarztpraxis erwartet, dass er die gesamte Organisation der Praxis überwacht, insbesondere die Aufgaben in den Bereichen Verwaltung und Personalwesen (HR). Er bildet die Grundlage, damit die Zahnärzte ihre Aufgaben wahrnehmen können. Zahnärzte sind auf ihn angewiesen, um die Aufgaben aller Mitarbeiter in der Praxis zu überwachen und zu verteilen, angefangen beim Empfangspersonal.
Die Praxismanager stehen am Empfang, um sicherzustellen, dass die Patienten herzlich empfangen werden. Sie sollten zudem über alle Aspekte Bescheid wissen und Fragen dazu beantworten können – von Terminplänen, Abrechnungen und Versicherungen bis hin zu Behandlungsplänen und der Einwilligung zur Behandlung. Letztendlich ermöglichen sie es den Zahnärzten und Dentalhygienikern, ihre eigentliche Arbeit zu verrichten, nämlich sich ganz auf den Patienten zu konzentrieren.
Es ist nicht ungewöhnlich, dass Praxismanager auch für die Gehaltsabrechnung der Mitarbeiter zuständig sind. Sie sollten in der Lage sein, Zahlungspläne zu erstellen und wissen, wie ein Mitarbeiter bezahlt werden möchte – entweder per Überweisung oder durch persönliche Aushändigung der Schecks an die Mitarbeiter.
Was machen sie jeden Tag?
Praxismanager sind die vertrauenswürdigen Ansprechpartner, die die Zahnarztpraxis täglich öffnen. Sie sollten sich umgehend einen Überblick über die Termine des Tages verschaffen und darauf vorbereitet sein, diese mit dem Zahnarzt und dem Personal zu besprechen.
Zu Beginn des Arbeitstages empfangen Praxismanager in der Regel Patienten, Lieferanten oder deren Vertreter sowie Zusteller. Manchmal müssen sie sich zu Patienten setzen, um ihnen beim Ausfüllen von Formularen zu helfen und die erforderlichen Patienten- und Versicherungsdaten in den Computer einzugeben. Oft sind sie dafür zuständig, Zahlungspläne für Behandlungen aufzustellen oder Patienten an geeignete externe Zahnfinanzierer zu verweisen.
Praxisleiter sind für die Mitarbeiter und den Bürobetrieb verantwortlich. Zahnärztliche Verbrauchsmaterialien und Büromaterialien erscheinen nicht von selbst. Der Praxisleiter ist dafür zuständig, den Lagerbestand zu verwalten, den Lieferstatus im Blick zu behalten und bei Bedarf Bestellungen aufzugeben. Hinzu kommen die Instrumente und die Praxisausstattung, die von Zahnärzten und Dentalhygienikern genutzt werden und die gewartet, ausgetauscht, modernisiert und bei Bedarf repariert werden müssen.
Praxismanager sind die Stimme der Praxis. Sie müssen entscheiden, wie die Kommunikation mit den Mitarbeitern am besten gestaltet wird. Regelmäßige Mitarbeiterversammlungen sollten für sie kein Problem darstellen. Praxismanager sollten diese Versammlungen unterhaltsam und motivierend gestalten. Hinzu kommt die Frage der Dienstpläne. Das bedeutet, dass sie wissen müssen, welche Mitarbeiter in bestimmten Zeiträumen im Dienst sind, und mit ihnen ihre Urlaubswünsche besprechen müssen. Schließlich haben die meisten Praxen das ganze Jahr über Veranstaltungen geplant. Der Praxismanager sorgt dafür, dass solche Veranstaltungen reibungslos ablaufen, und bringt vielleicht sogar Ideen für die Dekoration oder Feierlichkeiten in der Praxis ein.
Sind sie qualifiziert?
Alle Praxismanager in Zahnarztpraxen benötigen Führungserfahrung oder entsprechende Fähigkeiten. In ihrem beruflichen Werdegang sollten fundierte Kenntnisse in den Bereichen Kommunikation und Konfliktmanagement nachweisbar sein. Falls sie noch nie in einer solchen Position tätig waren, sollten Sie jemanden in Betracht ziehen, der bereits Erfahrung im Bereich Kundenbetreuung hat, damit er im Falle von Problemen mit Patienten oder Mitarbeitern darauf vorbereitet ist, diese zu lösen. Auch eine engagierte und erfahrene Zahnarztpraxis-Rezeptionistin oder Zahnarzthelferin kommt in Frage. Manchmal verschafft ein zahnmedizinischer Hintergrund Ihrem Praxismanager einen Vorteil beim Verständnis der Bedürfnisse der Praxis. Denken Sie jedoch daran: Fähigkeiten lassen sich schulen, aber einen guten Charakter kann man nicht ersetzen.
Das sind jedoch nicht die einzigen Führungsqualitäten, über die sie verfügen sollten. Prüfen Sie, ob sie von Natur aus motivierend wirken. Praxismanager müssen mit allen Mitarbeitern gut auskommen und den Ton angeben sowie als Vorbild für eine kulturorientierte Praxis dienen. Außerdem müssen sie in der Lage sein, die täglichen Abläufe reibungslos zu überwachen und zu koordinieren und dabei die täglichen Termine von Ärzten und Patienten im Blick zu behalten. Schließlich sollten sie Menschen sein, die keine Scheu haben, die Ärmel hochzukrempeln und sich die Hände schmutzig zu machen. Sie dürfen nicht zu den Menschen gehören, die sich vor Verantwortung drücken, aber gerne einspringen, wenn es nötig ist.
Organisationsfähigkeiten sind für Personen in dieser Position ein absolutes Muss. Sie müssen sich mit bestehenden Ablagesystemen auskennen oder in der Lage sein, neue zu entwickeln. Da sie für den reibungslosen Ablauf im Büro verantwortlich sind, müssen sie sich der Datenschutzgesetze und der Standards des Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) genau bewusst sein. Darüber hinaus sollten Sicherheitsvorschriften zu ihrem Repertoire gehören, da sie sicherstellen, dass alle Compliance-Standards auf dem neuesten Stand sind, wie beispielsweise die Vorschriften der Occupational Safety and Health Administration (OSHA). Sie müssen sachkundig sein und die erforderlichen Unterlagen zeitnah ablagefähig halten. Wenn sie einen Verstoß feststellen, müssen sie über eine durchsetzungsstarke Persönlichkeit verfügen, um diesen zu melden, durchzusetzen und jeden Mitarbeiter zu entlassen, der nicht bereit ist, solche Regeln einzuhalten.
Ein Großteil der Arbeitszeit eines Praxismanagers spielt sich vor dem Computerbildschirm ab. Das bedeutet, dass er sicher im Umgang mit Computern und der entsprechenden Software sein sollte, um Termine zu koordinieren, die Korrespondenz mit Leistungserbringern und Patienten zu führen und alle finanziellen Transaktionen abzuwickeln.
Anforderungen an Ausbildung, Weiterbildung und Berufserfahrung
Es ist davon auszugehen, dass die Mindestqualifikation für einen Praxismanager in einer Zahnarztpraxis ein Abitur oder ein GED sein sollte. Es ist jedoch nicht ungewöhnlich, dass Bewerber einen Associate- oder Bachelor-Abschluss vorweisen können. Lassen Sie sich dennoch nicht von einer sachkundigen Person abschrecken, die zwar jahrelange Berufserfahrung mitbringt, aber kein Diplom oder keinen Abschluss besitzt. Auch Mentoring und Schulungen am Arbeitsplatz sollten berücksichtigt werden. Schulungen zu Praxis-Softwareprogrammen und Zertifizierungen, lokale Seminare zu bewährten Verfahren und Abläufen oder alles, was die Patientenversorgung in Ihrer Praxis verbessern kann, sind ein Pluspunkt.
Die American Association of Dental Management ist eine Organisation, die E-Kurse mit Online-Schulungen für neue Führungskräfte, Kurse zum Thema Mitarbeiterführung, Personalwesen und Compliance sowie zu vielen anderen relevanten Themen anbietet. Außerdem bietet sie exklusive Fortbildungen von Branchenführern an. Eine weitere Organisation, bekannt als die DALE Foundation, bietet Zertifizierungskurse für das Management von Zahnarztpraxen für alle an, die in diesen Bereich wechseln möchten. Diese Kurse umfassen Themen wie Grundlagen der Personalführung, Finanzberichterstattung und Buchhaltung sowie HIPAA 101 für Mitarbeiter im zahnmedizinischen Bereich. Achten Sie in den Lebensläufen Ihrer Bewerber auf diese Zertifizierungen.
Wer hat das Sagen?
Letztendlich ist jeder Praxismanager einem Vorgesetzten unterstellt – dem leitenden Zahnarzt. Dieser Zahnarzt kann der Inhaber sein oder Teil eines Franchise-Unternehmens oder einer Kette. So oder so, er ist derjenige, dessen Name an der Tür steht. Jeder Praxismanager muss dem leitenden Zahnarzt Bericht erstatten und eine gute Arbeitsbeziehung zu ihm pflegen. Gemeinsam sind sie für die Einstellung von Mitarbeitern, die Unterstützung bei der Patientenbetreuung und die Mitwirkung bei größeren Anschaffungen verantwortlich. Sie können auch bei neuen Marketingideen mitwirken, Online-Anzeigen verfassen oder bei der Gestaltung einer Website helfen und die Social-Media-Präsenz der Praxis pflegen.
Der Praxismanager ist die rechte Hand des leitenden Zahnarztes. Er prägt die Kultur in der Praxis und sorgt dafür, dass alles reibungslos läuft. Berufserfahrung ist zwar immer von Vorteil, doch scheuen Sie sich nicht, nach Eigenschaften zu suchen, die zu Ihrem Team passen und dieses bereichern. Prüfen Sie die Lebensläufe, sprechen Sie mit Referenzpersonen, aber legen Sie stets Wert auf eine positive Einstellung. Das sind die Menschen, die Ihre Praxis leiten sollen, während Sie sich um die Patienten kümmern.
