Dalla gestione di oltre 100 rapporti con laboratori diversi alla promozione della crescita a parità di punti vendita grazie a una partnership strategica
Sintesi dell'impatto:
APEX Dental Partners aveva bisogno di riorganizzare la propria strategia relativa ai laboratori, passando da oltre 100 rapporti con laboratori gestiti da professionisti del settore a pochi fornitori nazionali di fiducia.
Hanno scelto Dandy perché hanno apprezzato l’enfasi posta sulla collaborazione, sulla tecnologia, sul chiaro impatto clinico e sull’assenza di costi iniziali.
Da quando hanno scelto Dandy, sono riusciti a:
- Si prevede un aumento del 12,5% del fatturato annualizzato
- Ridurre il tasso di rifacimento del 29%
- Risparmia decine di migliaia di euro in CAPEX senza alcun costo iniziale
- Ridurre del 50% gli appuntamenti per le protesi dentarie
- Sfruttare nuove fonti di guadagno derivanti da procedure precedentemente non redditizie, come le protesi dentarie
Per APEX Dental Partners, una DSO in rapida espansione con sede a Dallas, in Texas, il consolidamento dei laboratori non era solo una necessità operativa, ma un imperativo strategico per una crescita sostenibile.
Con 59 sedi distribuite in diversi stati, APEX si trovava ad affrontare il classico dilemma delle DSO: come conciliare l'autonomia clinica con l'efficienza operativa necessaria per crescere. Ogni struttura collaborava con un numero variabile da tre a sette laboratori diversi, creando una rete frammentata che rendeva quasi impossibile ottenere sconti sul volume, mantenere gli standard di qualità o acquisire una visione chiara delle prestazioni.
«Avevamo numerose collaborazioni con laboratori che non facevano parte di catene nazionali», ha spiegato il dottor Michael Fooshée, responsabile delle operazioni cliniche presso Apex Dental Partners. «Ci siamo resi conto che questo comportava delle difficoltà nel supportare i nostri medici, soprattutto man mano che ci espandevamo in nuovi mercati».
La frammentazione ha generato una serie di difficoltà che limitavano la capacità di crescita di Apex:
Nessun potere negoziale. «Se ogni singolo dentista sceglie il proprio laboratorio, non potremo mai ottenere un vantaggio in termini di volume», ha osservato il dottor Fooshée. Senza una spesa consolidata, APEX non è riuscita a ottenere i risparmi sui costi che la sua dimensione avrebbe dovuto garantire.
Complessità operativa. Era impossibile armonizzare i processi di fatturazione con i diversi laboratori partner. Ciascun laboratorio partner seguiva le proprie procedure di fatturazione, creando difficoltà al team operativo di APEX.
Supporto clinico limitato. Il team operativo di APEX aveva una capacità limitata di supportare i propri medici, non disponendo di un canale di comunicazione diretto con molti degli altri laboratori. Inoltre, non poteva contare sui laboratori per consentire ai medici di svolgere un lavoro di alta qualità con un minor numero di ripetizioni.
Visibilità pari a zero. Il dottor Brad Eller, direttore dello sviluppo clinico, ha dichiarato: «Non avevo molti contatti con i laboratori perché ce n’erano tantissimi. Non sapevo a quali si rivolgessero. Non avevo modo di seguire davvero l’andamento delle cose. Non avevo nessuno a cui poter dare un riscontro. In pratica, ero completamente all’oscuro di tutto».
La soluzione: un modello di partnership basato sull'autonomia clinica e sull'allineamento strategico
APEX aveva bisogno di un approccio diverso, che non allontanasse i propri fornitori ma garantisse i vantaggi operativi derivanti dal consolidamento. La soluzione scelta è stata un portafoglio di centri clinici accuratamente selezionato, in grado di conciliare copertura nazionale, autonomia clinica e innovazione digitale.
È lì che è entrato in scena Dandy.
Il dottor Fooshée ha spiegato: «Il motivo per cui ho deciso di portare avanti con determinazione la collaborazione con Dandy è stata la loro attenzione alla componente tecnologica, che aiuta il nostro team clinico a supportare i nostri medici».
Ma la tecnologia da sola non bastava. La dottoressa Layla Lohmann, cofondatrice e direttrice clinica di APEX, ha espresso chiaramente le loro esigenze: «Volevo offrire ai nostri medici delle scelte guidate, delle scelte ponderate. Abbiamo svolto le ricerche al posto loro e ci siamo concentrati sulle soluzioni». Era necessario fornire ai medici delle opzioni sensate in termini di costi, servizi e facilità d’uso.
Perché Dandy ha aderito alla visione strategica di APEX
Diversi fattori hanno reso Dandy la scelta giusta:
Valori condivisi sulla collaborazione. «Condividiamo gli stessi valori», ha detto il dottor Lohmann al team di Dandy. «A voi stanno a cuore le persone, a voi sta a cuore l’istruzione. Non vi arrabbiate con un partner solo perché non facciamo le cose bene al primo tentativo. È un approccio collaborativo».
Una mentalità orientata alla tecnologia. «Siete davvero orientati alla tecnologia, e credo che nel settore odierno chi non è all’avanguardia in questo campo finirà per rimanere indietro», ha sottolineato. Per un DSO che si posiziona come «lo studio privato reinventato», stare al passo con i progressi tecnologici non era un’opzione, ma faceva parte delle promesse fatte ai propri professionisti.
Un valore clinico evidente. Il valore di Dandy era talmente evidente che i medici hanno voluto adottarlo. «Non devo convincere i miei colleghi a usare il prodotto», ha osservato il dottor Fooshée. «Dandy ha già creato un modello di business valido e sensato».
Nessun investimento di capitale. Grazie alla fornitura gratuita di scanner da parte di Dandy, APEX ha eliminato uno dei principali ostacoli all’adozione del digitale, liberando al contempo capitali da destinare ad altre iniziative di crescita. Il valore complessivo degli scanner forniti finora da Dandy ammonta a 1,5 milioni di dollari ed è in continua crescita. Il dottor Eller afferma: “Con altri marchi di laboratori nazionali, solo per avere uno scanner nel proprio studio si spendono dai 35.000 ai 75.000 dollari. Il fatto è che l’introduzione di uno scanner Dandy non comporta alcun costo e si ottiene un credito di laboratorio per provarlo. È una situazione in cui non si ha nulla da perdere.”
Attuazione: creare slancio attraverso il coinvolgimento degli operatori sanitari
L'approccio di APEX all'implementazione rifletteva la sua filosofia basata sulla scelta guidata piuttosto che sull'obbligo di conformità. «Ci siamo concentrati sul sostenere l'autonomia dei medici nella scelta dei laboratori», ha spiegato il dottor Fooshée.
APEX ha invece presentato Dandy come la scelta più ovvia, sostenuta da proposte di valore convincenti:
- Scanner gratuiti per ridurre le difficoltà di accesso per i medici
- Prezzi competitivi grazie al volume consolidato di APEX
- Un supporto di livello superiore rispetto ad altri laboratori nazionali
- Vantaggi tecnologici, tra cui flussi di lavoro digitali che aumentano il numero di casi accettati
- Assistenza diretta in ambulatorio per i medici alle prime armi e i neolaureati
«Per la maggior parte dei medici, lo scanner gratuito è il fattore principale che li spinge inizialmente a interessarsi», ha spiegato il dottor Fooshée. «Ma sono tutte le altre cose che li convincono a restare».
Il dottor Lohmann ha aggiunto: «Quando parlo con medici scettici, spiego loro come questa tecnologia consenta una comunicazione più rapida. Se ho una domanda su un'unità fissa, posso chattare in tempo reale con un rappresentante Dandy molto più velocemente che chiamando il laboratorio al telefono. L'accessibilità è maggiore e i tempi di risposta fanno risparmiare tempo a me e al mio team in “tempo reale”».
L'impegno di Dandy nel costruire relazioni ha accelerato il processo di adozione. «Uno degli aspetti che più ha colpito nel processo di costruzione delle relazioni e nel lancio è stata la disponibilità di Dandy a investire per presentarsi ai nostri medici e ai nostri team», ha ricordato il dottor Fooshée. «È stato davvero impressionante: il loro impegno a investire nella relazione fin dall'inizio».
Risultati: consolidamento, risparmio sui costi ed eccellenza clinica
La partnership ha prodotto risultati tangibili in diversi ambiti dell'attività di APEX:
1. Liberare tempo per visitare più pazienti
Drammatica riduzione del numero di visite per le protesi dentarie. La dottoressa Lohmann ha realizzato la sua prima protesi dentaria in sette anni utilizzando il flusso di lavoro digitale di Dandy. «Ricordo che all’inizio mi ci volevano sette o otto visite, mentre questa volta ne sono bastate quattro. Questo ha davvero ridotto il tempo che il paziente deve trascorrere lontano dalla famiglia e dal lavoro.»
Ancora più sorprendente: «Con una formazione adeguata, la maggior parte del flusso di lavoro relativo alle protesi dentarie digitali può essere gestita da un assistente odontoiatrico qualificato, dalla scansione alla prima prova. Io istruisco prima il paziente, poi il mio assistente porta avanti il processo e io intervengo nuovamente per verificare i margini, la funzionalità e l’estetica. La formazione dei nostri assistenti odontoiatrici su questa tecnologia ha rappresentato una vera e propria svolta. Ha ridotto il tempo trascorso alla poltrona, migliorato l’efficienza e reso le protesi rimovibili una soluzione affidabile per i pazienti che necessitano di funzionalità».
Eliminati i colli di bottiglia relativi agli scanner. « Ricevo richieste piuttosto frequenti di scanner da parte degli studi medici, ma ora questo problema è praticamente scomparso perché, per gli studi che ne hanno bisogno, Dandy è la soluzione», ha spiegato il dottor Fooshée. «Con l'avvicinarsi della fine dell'anno, normalmente avremmo ricevuto decine di richieste di nuovi scanner, ma ora gli studi hanno a disposizione una soluzione più conveniente per aumentare la propria capacità di scansione».
Efficienza grazie all’intelligenza artificiale. Il dottor Lohmann ha sottolineato come la funzione di rilevamento dei margini basata sull’intelligenza artificiale di Dandy consenta di risparmiare tempo: «Di solito i miei assistenti odontoiatrici aspettano che sia io a segnare tutti i margini. Negli ultimi tre casi, i miei assistenti hanno verificato se l’intelligenza artificiale avesse individuato qualcosa e, in caso contrario, abbiamo proceduto manualmente. Non ho ricontrollato i margini generati dall’intelligenza artificiale, quindi ho guadagnato tempo. Al momento della consegna, siamo rimasti impressionati dall'accuratezza delle radiografie pre-posizionamento".
2. Trasformare un maggior numero di piani terapeutici in casi accettati
La tecnologia migliora l'informazione dei pazienti. «Effettuiamo scansioni di controllo su tutti i nostri nuovi pazienti, che rimangono stupiti dalla tecnologia che utilizziamo», ha raccontato un professionista APEX. «Mostrare ai pazienti una scansione dei loro denti rende più facile consigliare un trattamento».
Maggiore comfort per il paziente. «La sonda è più piccola, il che contribuisce a garantire un maggiore comfort ai pazienti con forte riflesso faringeo e apertura della bocca limitata», ha spiegato il dottor Lohmann.
L'anteprima digitale infonde fiducia. La possibilità di visionare i modelli in cera digitali prima della produzione infonde fiducia sia nei medici che nei pazienti riguardo al risultato finale.
3. Ampliare l'offerta per aumentare il fatturato per paziente
Le protesi dentarie digitali aprono nuove opportunità di guadagno. «L’aspetto più interessante è che i medici stanno ritrovando l’entusiasmo nel realizzare protesi dentarie, cosa che in realtà è molto difficile», ha osservato il dottor Fooshée. «Il flusso di lavoro digitale di Dandy per le protesi dentarie le rende accessibili a un prezzo che torna ad avere senso per lo studio».
Casi complessi resi accessibili. Il dottor Lohmann ha portato a termine con successo un ponte a rotonda — «solo il quarto in 14 anni» — grazie al supporto di Dandy.
4. Sfruttare i dati per individuare nuove opportunità di crescita
La dashboard di Hub offre una visibilità senza precedenti. « Dandy Hub mi permette di accedere a un unico punto in cui posso consultare le scansioni e la preparazione di qualsiasi medico. Posso vedere chi deve ripetere gli esami e perché. Posso vedere chi effettua le richieste e chi no. Ha semplificato enormemente la mia parte del processo», ha affermato il dottor Eller
Supporto clinico proattivo. Il dottor Eller sottolinea come la tecnologia di Dandy aiuti i nuovi medici a ottenere risultati migliori in tempi più rapidi. “Ho potuto osservare alcuni casi in cui non riuscivano a ottenere il tessuto prima di eseguire la scansione.” Questo porta a un dialogo diretto con loro su cosa potrebbero fare in modo diverso o migliore per ottenere risultati migliori. Per alcune di queste cose, normalmente ci vorrebbero cinque anni di tentativi ed errori per capire come eseguirle correttamente. Con Dandy, stiamo accelerando i loro progressi e li stiamo portando a un punto in cui ottengono buoni risultati. “
5. Creare una cultura che favorisca l'allineamento e la crescita
Il laboratorio come membro del team, non come fornitore. Il dottor Lohmann ha sottolineato questo cambiamento culturale: «A qualsiasi DSO o medico chiederei di considerare il laboratorio come un vero e proprio partner. La comunicazione è fondamentale prima di dare la colpa a qualcuno. Dandy è un ottimo partner: si tratta di abbandonare la visione tradizionale dei fornitori per abbracciare invece una partnership strategica».
Assistenti odontoiatrici responsabilizzati. «Dandy ci ha permesso di valorizzare in modo significativo il ruolo dei nostri assistenti odontoiatrici. Quando il laboratorio comunica chiaramente ciò che serve e noi formiamo i nostri assistenti sul flusso di lavoro digitale, essi assumono una maggiore responsabilità nel caso. Questo rafforza la fiducia, le competenze e favorisce la crescita professionale. Se vogliamo che i membri del nostro team crescano professionalmente e aumentino il loro valore, dobbiamo fornire loro gli strumenti, la formazione e la fiducia necessari per operare a un livello superiore.
Supporto clinico consolidato. Standardizzando la maggior parte delle procedure su Dandy, APEX ha creato un modello di supporto clinico replicabile e scalabile a livello dell'intera organizzazione.
Impatto finanziario
- Risparmio di oltre 1,5 milioni di dollari sui costi degli scanner intraorali
- Eliminare le spese di investimento annuali per gli scanner, che in precedenza ammontavano a decine di migliaia di dollari
- Ridurre il numero di laboratori partner da oltre 100 a un numero mirato di 10
- Migliorare l'efficienza dello studio grazie alla riduzione dei tempi di permanenza del paziente sulla poltrona, ai flussi di lavoro digitali e alla diminuzione dei lavori da rifare
- Raggiungere zero riparazioni da parte di diversi fornitori dopo un anno di utilizzo
- Offrire nuove fonti di guadagno e aumentare il ritorno sull'investimento derivante da procedure precedentemente non redditizie, come le protesi dentarie
Uno sguardo al futuro: innovazione e crescita costanti
Mentre APEX continua a crescere, la collaborazione con Dandy rimane fondamentale per la sua strategia di crescita.
«Sono entusiasta del fatto che continuino a dimostrare di non aver smesso di innovare», ha dichiarato la dottoressa Fooshée. «Nel giro di quattro o cinque mesi hanno continuato a innovare, il che è entusiasmante. Sono curiosa di vedere cosa succederà in futuro.»
Consigli per altri DSO
Alla domanda su cosa avrebbe detto a un altro dirigente di un DSO che sta valutando Dandy, il dottor Fooshée non ha esitato: «È una scelta ovvia. Se non volete ritrovarvi nella situazione di dover convincere i medici a cambiare laboratorio, questa è la strada più semplice per il consolidamento dei laboratori. Dandy ha il team giusto per farlo. Conoscono l’approccio che funziona e hanno una comprovata esperienza nel portare a termine il consolidamento».
Il dottor Lohmann ha aggiunto: «Se volete imparare in laboratorio come lavorare in modo efficiente, questa è la collaborazione che vi consiglio. È molto facile comunicare con loro. È meglio entrare in gioco sin dall’inizio con un’azienda in crescita, in modo da poter crescere e imparare insieme, invece di passare da un laboratorio all’altro».
Il dottor Eller ha dato il suo consiglio: «Esplorate il Dandy Hub. Se lo consultate solo per dare un’occhiata a una scansione, vi state perdendo tantissime opportunità. Se vi prendete il tempo di esplorarlo, troverete una miniera di conoscenze e informazioni».
In sintesi: da centro di costo a motore di ricavi
Per APEX Dental Partners, la collaborazione con Dandy ha trasformato radicalmente il modo in cui l'azienda concepisce i rapporti con i laboratori. Quello che un tempo era considerato principalmente una complicazione operativa e una spesa è ora riconosciuto come una leva strategica per la crescita a parità di punti vendita.
Come ha affermato il dottor Lohmann: «Dandy è un’organizzazione che valorizza la formazione, la tecnologia e le persone: tre aspetti del settore sanitario che richiedono particolare attenzione. Aiutano a concentrarsi nuovamente su come adottare un approccio orientato alle soluzioni e ad accogliere con apertura il feedback, per poi trovare il modo di farti fare il salto di qualità successivo o di individuare la soluzione giusta».
Per i DSO che si trovano ad affrontare le stesse pressioni incontrate da APEX — rallentamento delle operazioni di fusione e acquisizione, compressione dei margini, necessità di stimolare la crescita a parità di punti vendita — la lezione è chiara: il vostro laboratorio odontotecnico di fiducia non dovrebbe limitarsi a ridurre i costi. Con il partner giusto, il vostro laboratorio potrà generare nuovi ricavi, migliorare i risultati clinici e diventare un vero e proprio vantaggio competitivo.
