Sintesi
Dental Care Alliance (DCA) gestisce oltre 400 studi dentistici in tutti gli Stati Uniti, con una spesa annuale per servizi di laboratorio esterno pari a 35,8 milioni di dollari. Prima dell'introduzione di Dandy, tale spesa era ripartita tra 403 fornitori di servizi di laboratorio diversi, una situazione che rendeva praticamente impossibile il controllo.
Dopo aver scelto Dandy come partner Diamond Preferred, DCA ha ottenuto una visione chiara delle prestazioni del laboratorio. Grazie al Dandy Hub, l'organizzazione è ora in grado di monitorare le prestazioni a livello di singolo caso, individuare le cause dei rifacimenti e intervenire tempestivamente sui problemi non appena si presentano.
Nel corso di sei mesi, Dandy ha installato oltre 160 scanner intraorali in 147 studi. In questo periodo, il volume degli ordini è aumentato di 13 volte, pur rimanendo trasparente e tracciabile. Grazie a Dandy Hub, i responsabili clinici hanno potuto monitorare i tassi di adozione degli scanner nei vari studi e tra i diversi operatori, mentre i dirigenti aziendali hanno potuto osservare in tempo reale gli effetti del consolidamento dei laboratori.
La sfida
Operare su larga scala senza una visione d'insieme
Man mano che DCA cresceva attraverso acquisizioni, il suo ecosistema di laboratori è diventato sempre più frammentato. Oltre 400 studi collaboravano con un numero più o meno equivalente di laboratori, ciascuno dei quali operava secondo standard, tariffe e procedure propri. In pratica, ciò comportava una qualità incostante, un potere contrattuale limitato e una capacità molto ridotta di confrontare i risultati tra le diverse sedi.
I precedenti tentativi di consolidamento si erano già rivelati insufficienti. La DCA aveva introdotto programmi di fornitori preferenziali volti a migliorare i prezzi, ma gli operatori sanitari continuavano a rivolgersi ai laboratori di loro fiducia, a prescindere dagli accordi aziendali.
Inoltre, i laboratori della DCA o non fornivano i risultati delle analisi oppure presentavano tassi di ripetizione delle analisi molto elevati senza una metodologia chiara a sostegno. I dati non corrispondevano a quanto osservato quotidianamente dagli operatori sanitari, il che rendeva difficile guidare i team, individuare i problemi o chiedere conto ai fornitori.
Sebbene i partner di laboratorio promettessero spesso trasparenza durante il processo di vendita, nella pratica tale trasparenza raramente si concretizzava.
«Era un disastro, c'era roba sparsa su tutto il tavolo.»
– Dan Gast, vicepresidente del reparto acquisti presso DCA
La soluzione
Un sistema che rende i dati fruibili
Per affrontare tali problematiche, DCA ha fatto ricorso al Dandy Hub, una piattaforma centralizzata che fornisce dati sulle prestazioni in tempo reale.
Per la prima volta, la DCA ha potuto visionare tutti i casi presentati all'interno della propria rete, con i tassi di riesame suddivisi per ufficio, per fornitore e per motivazione. Gli indicatori non erano astratti né basati su autodichiarazioni, ma erano direttamente collegati ai dati relativi ai singoli casi.
I team addetti agli appalti potrebbero monitorare le prestazioni dei fornitori rispetto agli impegni assunti; il reparto finanziario potrebbe analizzare la spesa e le tendenze; i responsabili clinici potrebbero individuare le differenze tra le varie sedi e utilizzarle per orientare la formazione degli operatori sanitari. Anziché compilare i report manualmente, i team potrebbero accedere alle informazioni di cui hanno bisogno in qualsiasi momento.
DALLO SCETTICISMO ALL'ACCETTAZIONE
Clayton Russell, vicepresidente delle operazioni strategiche presso DCA, era inizialmente scettico nei confronti di Dandy. Dopo anni passati a gestire rapporti con laboratori su larga scala, aveva visto molti fornitori promettere un nuovo tipo di partnership, per poi deluderlo una volta firmato il contratto. La prospettiva di Russell è cambiata quando ha iniziato a lavorare con la piattaforma. Quando i fornitori sollevavano preoccupazioni sulla qualità dei laboratori, i team potevano esaminare le cartelle cliniche effettive e rielaborare i dati, introducendo prove concrete in discussioni che storicamente si basavano solo su opinioni. Questo cambiamento ha reso più facile identificare le cause alla radice e risolvere i problemi.
«Non si tratta semplicemente di dire: “Ecco i dati”. Si tratta piuttosto di chiedersi: “Cosa possiamo farci?”»
– Clayton Russell, vicepresidente delle operazioni strategiche
UNA PARTNERSHIP CHE VA OLTRE IL SOFTWARE
Dandy ha investito ingenti risorse per promuovere l'adozione della soluzione all'interno della rete DCA. Sono stati formati oltre 750 operatori sanitari attraverso un percorso di inserimento pratico, sostenuto da un investimento di oltre 500.000 dollari in formazione. Dandy ha installato più di 160 scanner, ha messo a disposizione 150.000 dollari in crediti di laboratorio e ha contribuito con oltre 100.000 dollari alla sponsorizzazione di eventi.
Questi investimenti hanno contribuito a eliminare gli ostacoli a livello operativo, dove avviene in definitiva l'adozione. Gli operatori sanitari hanno potuto testare i flussi di lavoro, acquisire sicurezza e integrare i processi digitali senza rischi iniziali significativi.
Allo stesso tempo, Dandy ha assunto un ruolo proattivo nella gestione delle prestazioni. Quando l'Hub rileva un problema — come ad esempio tassi di rifacimento elevati in una sede specifica — il team di Dandy avvia un'indagine, individua le cause alla radice e fornisce un supporto mirato, spesso prima ancora che DCA debba intervenire.
«Dandy è un partner affidabile. Forniscono un ottimo supporto agli uffici. È un piacere lavorare con Dandy»
– Dan Gast, vicepresidente del reparto acquisti
Il risultato
La visibilità diventa un punto di forza
Con l'introduzione dell'Hub, la DCA è passata da una gestione reattiva dei fornitori a un modello più proattivo e basato sui dati.
Attualmente sono 147 gli studi medici che effettuano ordini tramite Dandy; l'adozione di questa soluzione è determinata in gran parte dalla domanda dei fornitori piuttosto che da imposizioni normative. La dirigenza è in grado di monitorare da vicino i tassi di adozione degli scanner, mentre i tassi di rifacimento sono completamente trasparenti, monitorati in tempo reale e collegati a cause alla radice documentate.
Anche i flussi di lavoro interni sono stati ottimizzati. L'ufficio contabilità fornitori può gestire la fatturazione a livello centrale; la dirigenza può accedere ai report su richiesta; i team addetti agli acquisti possono monitorare le prestazioni in modo continuativo anziché a posteriori.
Guardando al futuro
Per la DCA, il dibattito si è spostato: non si tratta più di chiedersi se i dati esistano, ma di come possano essere utilizzati.
L'organizzazione sta attualmente collaborando con Dandy per sviluppare nuovi indicatori chiave di prestazione (KPI) che vadano oltre i risultati di laboratorio, valutando in particolare l'impatto dell'adozione degli scanner sui tempi di permanenza in sala visite e verificando se tale capacità si traduca in un aumento dei ricavi derivanti dai pazienti.
Questo cambiamento riflette un'evoluzione più ampia del rapporto di collaborazione, che si sposta dalla gestione dei fornitori verso una risoluzione collaborativa dei problemi.
«Puoi accedere al Dandy Hub, dove troverai tutti i tuoi dati, i tuoi KPI, i tuoi riordini e tutte le tue sedi. Nessun altro dispone di queste informazioni.»
– Dan Gast, vicepresidente del reparto acquisti
