Qualsiasi studio dentistico che voglia avere successo deve avere al proprio comando un responsabile amministrativo competente. Anche se si potrebbe assumere chiunque abbia il profilo giusto, la prima regola suggerita da Dandy è questa: assumete in base al carattere, formate in base alle competenze.
Conoscere le competenze
Le competenze che cerchi in un responsabile di studio sono ampie quanto il settore odontoiatrico stesso. Le sue responsabilità riguarderanno ogni aspetto della tua attività. Scegli quindi qualcuno che abbia competenze in materia di gestione, finanza, assistenza clienti, marketing e, ovviamente, amministrazione. Tuttavia, deve comunque essere il volto a misura d’uomo che accoglie i pazienti ogni giorno. È come se il vostro responsabile dello studio dovesse avere competenze specifiche in ogni ambito. Tuttavia, vediamo cosa ci si aspetta esattamente da un buon responsabile di uno studio dentistico.
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Responsabili di studi dentistici: quali sono i loro compiti?
Come ogni responsabile, il responsabile di uno studio dentistico ha il compito di supervisionare l'intera organizzazione dello studio, in particolare le attività amministrative e quelle relative alle risorse umane (HR). È lui a garantire le basi affinché i dentisti possano svolgere il proprio lavoro. I dentisti si affidano a lui per la supervisione e la distribuzione dei compiti a tutto il personale dello studio, a partire dal personale di reception.
I responsabili dello studio sono presenti alla reception per garantire che i pazienti ricevano un'accoglienza cordiale. Devono inoltre essere in grado di fornire chiarimenti su qualsiasi argomento, dagli orari degli appuntamenti alla fatturazione e alle assicurazioni, fino ai piani di trattamento e all'accettazione dei casi. In definitiva, consentono ai dentisti e agli igienisti di svolgere il proprio lavoro, ovvero concentrarsi sul paziente.
Non è raro che i responsabili degli studi dentistici si occupino anche delle buste paga dei dipendenti. Devono essere in grado di redigere i calendari dei pagamenti e sapere in che modo i dipendenti desiderano essere retribuiti, sia tramite bonifico bancario che tramite consegna degli assegni di persona.
Cosa fanno ogni giorno?
I responsabili dello studio dentistico sono le persone di fiducia che ogni giorno aprono lo studio. Devono controllare immediatamente gli appuntamenti della giornata ed essere pronti a discuterne con il dentista e il personale.
All'inizio della giornata, i responsabili degli studi dentistici accolgono e salutano i pazienti, i fornitori o i loro rappresentanti e gli addetti alle consegne. Potrebbero dover accompagnare i pazienti per aiutarli a compilare i moduli e inserire nel sistema informatico i dati richiesti relativi al paziente e all'assicurazione. Spesso sono incaricati di definire piani di pagamento per le prestazioni o di indirizzare il paziente verso gli enti di finanziamento dentale esterni più adatti.
I responsabili dello studio supervisionano il personale e la gestione dell'ufficio. I materiali odontoiatrici e le forniture per l'ufficio non appaiono dal nulla. Il responsabile ha il compito di gestire le scorte, tenere sotto controllo lo stato delle consegne ed effettuare gli ordini quando necessario. Inoltre, gli strumenti e le attrezzature odontoiatriche utilizzate da dentisti e igienisti devono essere sottoposti a manutenzione, sostituiti, aggiornati e riparati quando necessario.
I responsabili degli studi dentistici sono la voce dello studio. Devono stabilire il modo migliore per comunicare con il personale. Organizzare riunioni periodiche con il personale non dovrebbe rappresentare una sfida per loro. I responsabili dovrebbero renderle divertenti e motivanti. C'è poi la questione degli orari di lavoro: ciò significa capire quali membri del personale saranno in servizio in determinati periodi e discutere con loro delle loro esigenze in materia di permessi. Infine, la maggior parte degli studi ha eventi in programma durante tutto l'anno. Il responsabile dello studio dentistico si assicura che tali eventi si svolgano senza intoppi e può anche proporre idee per decorare o festeggiare in studio.
Sono qualificati?
Tutti i responsabili di studio dentistico devono possedere una certa esperienza o competenze in materia di leadership. Il loro percorso professionale dovrebbe includere una solida esperienza nella comunicazione e nella gestione dei conflitti. Se non hanno mai ricoperto questo ruolo in precedenza, è opportuno prendere in considerazione una persona che abbia già svolto mansioni legate alle relazioni con i clienti, in modo che sia pronta a gestire eventuali problemi con i pazienti o il personale qualora si presentassero. Si può anche prendere in considerazione un addetto alla reception o un assistente dentale motivato ed esperto. A volte, avere un background nel settore odontoiatrico offre al responsabile dello studio un vantaggio nella comprensione delle esigenze dello studio. Ricordate, tuttavia, che è possibile formare le competenze, ma non si può sostituire un buon carattere.
Queste non sono le uniche competenze di leadership che dovrebbero possedere. Valutateli per capire se sono motivatori naturali. I responsabili di uno studio dentistico devono andare d’accordo con tutti i membri dello staff e dare il tono e l’esempio di uno studio basato sulla cultura aziendale. Devono inoltre essere in grado di supervisionare e coordinare senza intoppi le procedure quotidiane, conoscendo gli impegni giornalieri dei medici e dei pazienti. Infine, dovrebbero essere persone che non hanno paura di rimboccarsi le maniche e darsi da fare. Non possono essere il tipo di persona che si sottrae alle responsabilità, ma è felice di dare una mano quando necessario.
Le capacità organizzative sono un requisito imprescindibile per chi ricopre questo ruolo. Devono conoscere i sistemi di archiviazione esistenti o essere in grado di crearne di nuovi. Poiché sono responsabili del regolare funzionamento dell'ufficio, devono avere una profonda conoscenza delle leggi sulla privacy e degli standard previsti dall'Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA). Inoltre, devono conoscere le norme di sicurezza, poiché dovranno garantire che tutti gli standard di conformità siano aggiornati, come le norme dell'Occupational Safety and Health Administration (OSHA). Devono essere competenti e archiviare tempestivamente la documentazione necessaria. Se notano qualcosa di sbagliato, devono avere una personalità assertiva per segnalarlo, far rispettare le regole e licenziare qualsiasi dipendente che non sia disposto a conformarsi a tali norme.
Il responsabile di uno studio dentistico trascorre gran parte del proprio tempo davanti allo schermo del computer. Ciò significa che deve avere una buona dimestichezza con i computer e i relativi software utilizzati per la gestione degli appuntamenti, la corrispondenza con i fornitori e i pazienti e tutte le transazioni finanziarie.
Requisiti in materia di istruzione, formazione ed esperienza
È lecito aspettarsi che il requisito minimo di istruzione per un responsabile di studio dentistico sia il diploma di scuola superiore o il GED. Tuttavia, non è raro che i candidati siano in possesso di un diploma di laurea breve o di laurea. Ciò nonostante, non lasciatevi scoraggiare da una persona competente che vanta anni di esperienza sul campo ma non possiede un diploma o una laurea. Si dovrebbe tenere in considerazione anche il tutoraggio e la formazione sul posto di lavoro. Una formazione che comprenda l'uso di programmi software per lo studio e le relative certificazioni, seminari locali sulle migliori pratiche e procedure, o qualsiasi cosa che possa migliorare l'assistenza ai pazienti del vostro studio, rappresenta un valore aggiunto.
L'American Association of Dental Management è un'organizzazione che offre corsi online con formazione per i nuovi manager, lezioni sulla gestione dei membri del team, risorse umane e conformità, e molti altri argomenti pertinenti. Offre inoltre formazione esclusiva tenuta da leader del settore. Un'altra organizzazione, nota come Fondazione DALE, offre corsi di certificazione in gestione degli studi dentistici per chiunque desideri entrare in questo settore. Questi corsi includono argomenti quali Fondamenti di risorse umane, Rendicontazione finanziaria e gestione contabile, e HIPAA 101 per i membri del team odontoiatrico. Cercate queste certificazioni nel curriculum dei candidati.
Chi comanda?
In definitiva, ogni responsabile di uno studio dentistico deve rispondere a un'autorità superiore: il dentista titolare. Quest'ultimo può essere il proprietario oppure far parte di un franchising o di una catena. In entrambi i casi, è il suo nome a figurare sulla porta. Ogni responsabile di uno studio dentistico deve riferire al dentista capo e avere un buon rapporto di lavoro con lui. Insieme saranno responsabili dell'assunzione del personale, dell'assistenza nei rapporti con i pazienti e delle decisioni relative agli acquisti significativi. Potrebbero anche contribuire con nuove idee di marketing, redigere annunci online o aiutare a progettare un sito web e gestire i social media per lo studio.
Il responsabile dello studio dentistico è il braccio destro del dentista titolare. È lui a plasmare la cultura dello studio e a garantire che tutto funzioni alla perfezione. Sebbene l’esperienza lavorativa sia sempre un vantaggio, non esitate a cercare quelle qualità che si integrano bene e arricchiscono il vostro ambiente di lavoro. Esaminate i curriculum, contattate le referenze, ma puntate sempre su un atteggiamento positivo. Sono queste le persone a cui volete affidare la gestione dello studio mentre voi siete con il paziente.
