Cómo APEX Dental Partners transformó la consolidación de laboratorios en un motor de crecimiento de ingresos

De gestionar más de 100 relaciones dispersas con laboratorios a impulsar el crecimiento de sus clínicas existentes con una colaboración estratégica

Resumen del impacto:

APEX Dental Partners necesitaba consolidar su estrategia de laboratorios, de más de 100 relaciones a nivel de cada clínico a unos pocos proveedores nacionales de confianza.

Eligieron Dandy porque les gustó el énfasis en la colaboración, la tecnología, el impacto clínico claro y el coste inicial nulo.

Desde que eligieron Dandy, han logrado:

• Proyectar un aumento del 12,5 % en los ingresos anualizados
• Reducir la tasa de repeticiones un 29 %
• Eliminar decenas de miles de dólares en inversión de capital, con coste inicial nulo
• Reducir las citas de prótesis un 50 %
• Generar nuevos ingresos a partir de procedimientos antes poco rentables, como las prótesis

El reto: laboratorios fragmentados, costes ocultos y visibilidad limitada

Para APEX Dental Partners, una DSO en rápido crecimiento con sede en Dallas, Texas, la consolidación de laboratorios era más que una necesidad operativa: era un imperativo estratégico para un crecimiento sostenible.

Con 59 clínicas en varios estados, APEX se enfrentaba al dilema clásico de las DSO: cómo equilibrar la autonomía clínica con la eficiencia operativa necesaria para escalar. Cada clínica trabajaba con entre tres y siete laboratorios distintos, lo que creaba una red fragmentada que hacía casi imposible aprovechar precios por volumen, mantener estándares de calidad u obtener visibilidad sobre el rendimiento.

«Teníamos muchas colaboraciones con laboratorios que no eran marcas nacionales», explicó el Dr. Michael Fooshée, director de operaciones clínicas en Apex Dental Partners. «Lo que descubrimos es que eso generaba dificultades para apoyar a nuestros clínicos, sobre todo al expandirnos a nuevos mercados».

La fragmentación creó varios puntos de fricción que limitaban la capacidad de crecimiento de Apex:

Sin poder de negociación. «Si cada dentista elige su propio laboratorio, nunca tenemos ventaja por volumen», señaló el Dr. Fooshée. Sin un gasto consolidado, APEX no podía capturar el ahorro de costes que su escala debería haber ofrecido.

Complejidad operativa. Era imposible consolidar los procesos de facturación con varios socios de laboratorio. Cada socio tenía su propio proceso de facturación, lo que dificultaba el trabajo del equipo de operaciones de APEX.

Soporte clínico limitado. El equipo de operaciones de APEX tenía una capacidad limitada para apoyar a sus clínicos sin una línea de comunicación directa con muchos de sus otros laboratorios. Además, no podían confiar en que los laboratorios permitieran a los clínicos ofrecer un trabajo de alta calidad con menos repeticiones.

Visibilidad nula. El Dr. Brad Eller, director de desarrollo clínico, dijo: «No tenía mucho contacto con los laboratorios porque había demasiados distintos. No sabía qué usaba cada uno. No tenía forma real de hacer un seguimiento de cómo iban las cosas. No tenía a nadie a quien dar feedback. Estaba básicamente fuera del circuito».

La solución: un modelo de colaboración basado en la autonomía clínica y la alineación estratégica

APEX necesitaba un enfoque distinto, uno que no alejara a sus profesionales pero que aportara las ventajas operativas de la consolidación. Su respuesta fue una cartera de laboratorios cuidadosamente seleccionada que equilibraba alcance nacional, autonomía clínica e innovación digital.

Ahí es donde entró Dandy.

El Dr. Fooshée explicó: «El motivo por el que al final apostamos con fuerza por la colaboración con Dandy fue su enfoque en el componente tecnológico, que ayuda a nuestro equipo clínico a apoyar a nuestros doctores».

Pero la tecnología por sí sola no bastaba. La Dra. Layla Lohmann, cofundadora y directora clínica de APEX, tenía claros sus requisitos: «Quería dar a nuestros doctores opciones guiadas, opciones bien pensadas. Habíamos hecho la investigación por ellos y nos habíamos centrado en soluciones». Necesitaban ofrecer a los clínicos opciones que tuvieran sentido según los costes, los servicios y la facilidad de uso.

Por qué Dandy encajaba con la visión estratégica de APEX

Varios factores hicieron de Dandy la opción adecuada:

Valores compartidos sobre la colaboración. «Compartimos los mismos valores», dijo la Dra. Lohmann al equipo de Dandy. «Os importan las personas, os importa la formación. No os enfadáis con un socio si algo no sale bien a la primera. Es un enfoque colaborativo».

Mentalidad centrada en la tecnología. «De verdad estáis impulsados por la tecnología, y creo que hoy en el sector, quienes no apuesten por lo digital acabarán quedándose atrás en algún momento», subrayó. Para una DSO que se define como «la clínica privada reinventada», mantenerse a la vanguardia de la tecnología no era opcional; formaba parte de sus promesas a sus profesionales.

Valor clínico claro. El valor de Dandy era tan sólido que los doctores querían adoptarlo. «No tengo que venderles el producto a mis doctores», señaló el Dr. Fooshée. «Dandy ya ha creado un buen modelo de negocio que tiene sentido».

Inversión de capital nula. Al ofrecer escáneres gratuitos, Dandy eliminó una gran barrera para la adopción digital, mientras liberaba capital para otras iniciativas de crecimiento de APEX. El valor total de los escáneres que Dandy ha entregado hasta ahora es de 1,5 millones de dólares, y sigue subiendo. El Dr. Eller dice: «Con otras marcas nacionales de laboratorio, hablamos de entre 35 000 y 75 000 dólares solo por tener un escáner en la clínica. Lo cierto es que traer un escáner de Dandy no cuesta nada, y además recibes un crédito de laboratorio para probarlo. Es una situación en la que no se puede perder».

Implantación: generar impulso mediante el compromiso de los profesionales

El enfoque de implantación de APEX reflejaba su filosofía de elección guiada en lugar de cumplimiento obligatorio. «Nos hemos centrado en apoyar la autonomía de los doctores a la hora de elegir laboratorio», explicó el Dr. Fooshée.

En su lugar, APEX posicionó a Dandy como la opción evidente, respaldada por propuestas de valor convincentes:

• Escáneres gratuitos para reducir la barrera de entrada para los clínicos
• Precios competitivos que aprovechaban el volumen consolidado de APEX
• Soporte superior en comparación con otros laboratorios nacionales
• Ventajas tecnológicas, incluidos flujos digitales que aumentan la aceptación de casos
• Soporte en directo en el gabinete para doctores nuevos y recién graduados

«Para la mayoría de los doctores, el escáner gratuito es lo primero que les interesa», compartió el Dr. Fooshée. «Pero es todo lo demás lo que hace que se queden».

La Dra. Lohmann añadió: «Cuando hablo con doctores escépticos, les cuento cómo la tecnología permite una comunicación más rápida. Si tengo una duda sobre una pieza fija, puedo chatear en directo con un representante de Dandy mucho más rápido que llamando al laboratorio por teléfono. La accesibilidad es más rápida y el tiempo de respuesta nos ahorra tiempo, a mí y a mi equipo, “en tiempo real”».

El compromiso de Dandy con la construcción de relaciones aceleró la adopción. «Una de las cosas que destacó en el proceso de construir la relación y en el lanzamiento fue la disposición de Dandy a invertir en presentarse ante nuestros doctores y equipos», recordó el Dr. Fooshée. «Eso fue impresionante: su compromiso de invertir en la relación desde el principio».

Resultados: consolidación, ahorro de costes y excelencia clínica

La colaboración ha aportado un impacto medible en varias dimensiones del negocio de APEX:

1. Liberar tiempo en el sillón para atender a más pacientes

Reducción drástica de las citas de prótesis. La Dra. Lohmann completó sus primeras prótesis en siete años usando el flujo digital de Dandy. «Recuerdo que antes me llevaba siete u ocho citas, y esta vez fueron cuatro. Redujo mucho el tiempo que el paciente pasaba lejos de su familia y su trabajo».

Aún más impresionante: «Con la formación adecuada, la mayor parte del flujo de trabajo de prótesis digitales puede gestionarla una asistente dental cualificada, desde el escaneo hasta el primer ajuste. Primero informo al paciente, después mi asistente continúa el proceso, y yo vuelvo para confirmar los bordes, la función y la estética. Formar a nuestras asistentes en la tecnología ha cambiado las reglas del juego. Ha reducido el tiempo en el sillón, ha mejorado la eficiencia y ha hecho que lo removible sea una solución predecible para los pacientes que necesitan función».

Eliminados los cuellos de botella de escáneres. «Antes recibía peticiones bastante constantes de escáneres de las clínicas, y eso básicamente ha desaparecido, porque para las clínicas que los piden, Dandy es la respuesta», explicó el Dr. Fooshée. «Al llegar el final de año, normalmente recibíamos docenas de peticiones de escáneres nuevos, pero ahora las clínicas tienen una vía más asequible para aumentar su capacidad de escaneo».

Eficiencia gracias a la IA. La Dra. Lohmann señaló cómo la detección de márgenes con IA de Dandy ahorra tiempo: «Normalmente, mis asistentes dentales esperan a que marque todos mis márgenes. En los últimos tres casos, mis asistentes comprueban si la IA ha detectado algo y, si no, lo procesamos. No he revisado dos veces los márgenes generados por IA, así que me ha ganado tiempo. En la entrega, nos ha impresionado la precisión en las radiografías previas al asentamiento».

2. Convertir más planes de tratamiento en casos aceptados

La tecnología mejora la educación del paciente. «Hacemos escaneos de bienestar a todos nuestros pacientes nuevos, y les impresiona la tecnología que usamos», compartió un profesional de APEX. «Mostrar a los pacientes un escaneo de sus dientes facilita recomendarles un tratamiento».

Mayor comodidad del paciente. «La punta es más pequeña, así que ayuda a la comodidad de los pacientes con mal reflejo nauseoso y aperturas limitadas», explicó la Dra. Lohmann.

La vista previa digital genera confianza. Poder revisar los encerados digitales antes de la producción da confianza tanto a los clínicos como a los pacientes en el resultado final.

3. Ampliar la oferta para captar más ingresos por paciente

Las prótesis digitales generan nuevos ingresos. «Lo emocionante de esto es que los doctores vuelven a entusiasmarse con hacer prótesis, algo muy difícil de conseguir», señaló el Dr. Fooshée. «El flujo de trabajo de prótesis digitales de Dandy las sitúa a un precio que vuelve a tener sentido para la clínica».

Casos complejos, ahora accesibles. La Dra. Lohmann completó con éxito un puente circular, «solo el cuarto en 14 años», con el apoyo de Dandy.

4. Aprovechar los datos para descubrir nuevas oportunidades de crecimiento

El panel del Hub ofrece una visibilidad sin precedentes. «El Hub de Dandy me da un solo lugar donde puedo entrar y ver el escaneo y la preparación de cualquier doctor. Puedo ver quién tiene repeticiones y por qué. Puedo ver quién está pidiendo y quién no. Ha simplificado enormemente mi parte del proceso», dijo el Dr. Eller.

Soporte clínico proactivo. El Dr. Eller destaca la tecnología de Dandy para ayudar a los clínicos nuevos a lograr mejores resultados, más rápido. «He podido ver algunas preparaciones donde no consiguen apartar el tejido antes de hacer el escaneo». Eso lleva a una conversación directa con ellos sobre qué podrían hacer de forma distinta o mejor para obtener mejores resultados. Algunas de esas cosas normalmente llevarían cinco años de prueba y error para aprender a hacerlas bien. Con Dandy, aceleramos su progreso y los llevamos a un punto en el que obtienen buenos resultados».

5. Construir una cultura que impulse la alineación y el crecimiento

El laboratorio como miembro del equipo, no como proveedor. La Dra. Lohmann destacó el cambio cultural: «Para cualquier relación de DSO o clínico, les pediría que pensaran en cualquier laboratorio como una verdadera colaboración. La comunicación es vital antes de culpar a nadie. Dandy es un gran socio; se trata de alejarse de cómo se ve tradicionalmente a los proveedores y tener en cambio una colaboración estratégica».

Asistentes dentales con más autonomía. «Dandy nos ha permitido elevar de forma significativa el papel de nuestras asistentes dentales. Cuando el laboratorio comunica con claridad lo que necesita y formamos a nuestras asistentes en el flujo digital, ellas asumen más responsabilidad sobre el caso. Eso genera confianza, habilidad y crecimiento profesional. Si queremos que los miembros de nuestro equipo crezcan profesionalmente y aumenten su valor, tenemos que darles las herramientas, la formación y la confianza para operar en ese siguiente nivel.

Soporte clínico consolidado. Al estandarizar la mayoría de sus clínicas con Dandy, APEX creó un modelo de soporte clínico replicable que escala en toda la organización.

Impacto financiero

• Ahorro de más de 1,5 millones de dólares en costes de escáneres intraorales
• Eliminación de la inversión de capital anual en escáneres que antes ascendía a decenas de miles de dólares
• Consolidación de las colaboraciones con laboratorios de más de 100 laboratorios a 10 seleccionados
• Aumento de la eficiencia de la clínica gracias a menos tiempo en el sillón, flujos digitales y menos repeticiones
• Cero repeticiones logradas por varios profesionales tras un año de uso
• Nuevas fuentes de ingresos y aumento del ROI en procedimientos antes poco rentables, como las prótesis

Mirando al futuro: innovación y crecimiento continuos

A medida que APEX sigue creciendo, la colaboración con Dandy sigue siendo fundamental en su estrategia de crecimiento.

«Me entusiasma que sigan demostrando que no han terminado de innovar», compartió el Dr. Fooshée. «En cuatro o cinco meses han seguido innovando, lo cual es emocionante. Tengo curiosidad por ver qué viene después».

Consejos para otras DSO

Cuando le preguntamos qué le diría a otro directivo de DSO que se plantea trabajar con Dandy, el Dr. Fooshée no dudó: «Es una decisión obvia. Si no quieres verte en la posición de tener que convencer a los doctores de cambiar de laboratorio, este es el camino más fácil hacia la consolidación de laboratorios. Dandy tiene el equipo para hacerlo. Entienden el enfoque que funciona y tienen un historial demostrado de lograr la consolidación».

La Dra. Lohmann añadió: «Si quieres aprender con un laboratorio a hacer las cosas de forma eficaz, esa es la colaboración que recomendaría. Es muy fácil comunicarse con ellos. Conviene entrar pronto con una empresa que está creciendo para poder crecer juntos y aprender juntos, en lugar de simplemente ir cambiando de laboratorio en laboratorio».

El Dr. Eller dio su propio consejo: «Exploren el Hub de Dandy. Si solo entran para mirar un escaneo, se están perdiendo muchísimas oportunidades. Hay una gran cantidad de conocimiento e información ahí si se toman el tiempo de recorrerlo».

La conclusión: de centro de costes a motor de ingresos

Para APEX Dental Partners, la colaboración con Dandy ha transformado por completo la forma en que piensan sobre sus relaciones con los laboratorios. Lo que antes se veía principalmente como una complicación operativa y un gasto ahora se reconoce como una palanca estratégica para el crecimiento de sus clínicas existentes.

Como dijo la Dra. Lohmann: «Dandy es una organización que valora la formación, la tecnología y a las personas, tres cosas que necesitan atención en el sector sanitario. Nos ayudan a reenfocarnos en cómo orientarnos a soluciones y aceptar bien el feedback, y luego encuentran la forma de llevarte a ese siguiente nivel o a esa siguiente solución».

Para las DSO que se enfrentan a las mismas presiones que APEX (fusiones y adquisiciones más lentas, compresión de márgenes, la necesidad de impulsar el crecimiento de sus clínicas existentes), la lección está clara: tu socio de laboratorio dental no debería limitarse a reducir costes. Con el socio adecuado, tu laboratorio puede generar nuevos ingresos, mejorar los resultados clínicos y convertirse en una verdadera ventaja competitiva.