Convertir los datos de laboratorio en acción

Resumen

Dental Care Alliance (DCA) gestiona más de 400 clínicas en todo EE. UU., que representan 35,8 millones de dólares en gasto anual de laboratorio externo. Antes de Dandy, ese gasto se repartía entre 403 proveedores de laboratorio distintos, un modelo que hacía casi imposible la supervisión.

Tras elegir a Dandy como socio Diamond Preferred, DCA obtuvo una visibilidad real del rendimiento de laboratorio. A través del Hub de Dandy, la organización ahora puede seguir el rendimiento a nivel de caso, entender qué provoca las repeticiones y actuar sobre los problemas a medida que surgen.

En un periodo de seis meses, Dandy desplegó más de 160 escáneres intraorales en 147 clínicas. En ese tiempo, el volumen de pedidos creció 13 veces, manteniéndose transparente y trazable. Con el Hub de Dandy, los líderes clínicos pudieron seguir las tasas de adopción del escáner en clínicas y profesionales, mientras los líderes empresariales pudieron ver en tiempo real el impacto de la consolidación de laboratorios.

El reto

Operar a gran escala sin visibilidad

A medida que DCA se expandía mediante adquisiciones, su ecosistema de laboratorios se fragmentaba cada vez más. Más de 400 clínicas trabajaban con aproximadamente el mismo número de laboratorios, cada uno con sus propios estándares, precios y procesos. En la práctica, eso se traducía en calidad inconsistente, poder de negociación limitado y muy poca capacidad de comparar resultados entre sedes.

Los intentos previos de consolidación ya se habían quedado cortos. DCA había introducido programas de proveedores preferentes pensados para mejorar los precios, pero los clínicos siguieron trabajando con los laboratorios en los que confiaban, independientemente de los acuerdos corporativos.

Además, los laboratorios de DCA o no ofrecían informes, o presentaban tasas de repetición generales sin una metodología clara detrás. Las cifras no coincidían con lo que veían los profesionales día a día, lo que dificultaba formar a los equipos, identificar problemas o exigir responsabilidad a los proveedores.

Aunque los socios de laboratorio a menudo prometían transparencia durante el proceso de venta, en la práctica esa visibilidad rara vez se materializaba.

«Era un caos, y estaba todo repartido».
– Dan Gast, vicepresidente de compras en DCA

La solución

Un sistema que hace útiles los datos

Para abordar estos problemas, DCA aprovechó el Hub de Dandy, una plataforma centralizada que muestra datos de rendimiento en tiempo real.

Por primera vez, DCA pudo ver cada caso enviado en toda su red, con las tasas de repetición desglosadas por clínica, por profesional y por motivo. Las métricas no eran abstractas ni autodeclaradas: estaban vinculadas directamente a datos a nivel de caso.

Los equipos de compras podían seguir el rendimiento de los proveedores frente a sus compromisos; el equipo financiero podía revisar el gasto y las tendencias; los líderes clínicos podían identificar variaciones entre clínicas y usarlas para guiar la formación de los profesionales. En lugar de elaborar informes a mano, los equipos podían acceder a los datos bajo demanda.

DEL ESCEPTICISMO A LA ADOPCIÓN

Clayton Russell, vicepresidente de operaciones estratégicas en DCA, había sido escéptico con Dandy. Tras años gestionando relaciones con laboratorios a gran escala, había visto a muchos proveedores prometer un nuevo tipo de colaboración, solo para quedarse cortos una vez firmado el contrato. La perspectiva de Russell cambió al empezar a trabajar con la plataforma. Cuando los profesionales expresaban dudas sobre la calidad del laboratorio, los equipos podían revisar los historiales reales de los casos y los datos de repeticiones, aportando pruebas a conversaciones que antes se basaban en opiniones. Ese cambio facilitó identificar las causas de fondo y resolver los problemas.

«No se trata solo de tener los datos. Se trata de qué podemos hacer con ellos».
– Clayton Russell, vicepresidente de operaciones estratégicas

UNA COLABORACIÓN QUE VA MÁS ALLÁ DEL SOFTWARE

Dandy invirtió mucho en apoyar la adopción en toda la red de DCA. Se formó a más de 750 clínicos mediante una incorporación práctica, respaldada por una inversión de más de 500 000 $ en formación. Dandy desplegó más de 160 escáneres, proporcionó 150 000 $ en créditos de laboratorio y aportó más de 100 000 $ en patrocinios de eventos.

Esas inversiones ayudaron a eliminar la fricción a nivel de cada clínica, que es donde finalmente ocurre la adopción. Los clínicos podían probar los flujos de trabajo, ganar confianza e integrar los procesos digitales sin un riesgo inicial importante.

Al mismo tiempo, Dandy asumió un papel proactivo en la gestión del rendimiento. Cuando el Hub detecta un problema (como tasas de repetición elevadas en una clínica concreta), el equipo de Dandy investiga, identifica las causas de fondo y despliega apoyo específico, a menudo antes de que DCA tenga que intervenir.

«Dandy es un socio fiable. Hace un gran trabajo apoyando a las clínicas. Es un placer trabajar con Dandy»
–Dan Gast, vicepresidente de compras

El resultado

La visibilidad se convierte en ventaja

Con el Hub implantado, DCA pasó de una gestión reactiva de proveedores a un modelo más proactivo y basado en datos.

Ahora, 147 clínicas piden activamente a través de Dandy, con una adopción impulsada en gran parte por la demanda de los profesionales, no por imposiciones. La dirección puede seguir de cerca las tasas de adopción del escáner, y las tasas de repetición son totalmente transparentes, se siguen en tiempo real y están vinculadas a causas documentadas.

Los flujos de trabajo internos también han mejorado. Cuentas por pagar puede gestionar la facturación de forma centralizada; la dirección puede acceder a informes bajo demanda; los equipos de compras pueden seguir el rendimiento de forma continua en lugar de retrospectiva.

Mirando al futuro

Para DCA, la conversación ha cambiado: de si existen los datos a cómo se pueden usar.

La organización ahora trabaja con Dandy para desarrollar nuevos KPI que van más allá del rendimiento de laboratorio, incluido cómo la adopción del escáner afecta al tiempo en el sillón y si esa capacidad se traduce en ingresos adicionales por paciente.

Ese cambio refleja una evolución más amplia en la colaboración: una que pasa de la gestión de proveedores a la resolución conjunta de problemas.

«Puedes entrar en el Hub de Dandy y tiene todas tus métricas, tus KPI, tus repeticiones, todas tus clínicas. Nadie más tiene eso».
–Dan Gast, vicepresidente de compras