Este artículo se publicó originalmente en 2022 y se actualizó en 2023 para incluir las nuevas prácticas recomendadas.
Una de las claves del éxito de su consulta dental es la gestión de los gastos generales. Nuestro Informe sobre el sector odontológico de 2022 reveló que la reducción de costes es una prioridad para los dentistas. Reducir los porcentajes de gastos generales de su consulta dental puede parecer una tarea abrumadora, pero en realidad se reduce a seis sencillos pasos. ¿Cuáles son esos pasos? ¿Y cómo debería desglosarse su gasto general? Responderemos a esas preguntas y le proporcionaremos los pasos para implementar un plan de gestión de gastos generales en su consulta.
Paso 1: Utilice los datos para calcular los porcentajes de gastos generales de su clínica dental
Como bien sabe cualquier buen profesional clínico, la elaboración de un plan de tratamiento eficaz comienza con una evaluación detallada. Del mismo modo, el primer paso para reducir los gastos generales de su consulta dental consiste en conocer su situación actual y comparar sus cifras con los valores de referencia del sector. Utilice indicadores clave de rendimiento (KPI) para medir y gestionar su consulta a partir de datos fiables.
En un artículo publicado en Dental Economics, el asesor empresarial dental Mark J. Nadaud, CPA/ABV, señala que la «identificación, el análisis y la aplicación» de los indicadores clave de rendimiento (KPI) constituyen un medio fundamental —aunque a menudo pasado por alto— para comprender la salud económica de una consulta. «La idea es poder identificar, supervisar y analizar diversos parámetros con el fin de tomar decisiones empresariales más informadas y estratégicas», escribe Nadaud.
Nadaud recomienda el uso de informes complementarios para obtener información más detallada. «Además de los estados financieros mensuales o trimestrales, recomiendo que el propietario solicite informes complementarios que le permitan hacer un seguimiento de las estadísticas de rendimiento para comprender plenamente cuál es la situación actual de la consulta, cómo se compara con periodos anteriores y si se ajusta a los parámetros de referencia del sector». Estos datos complementarios podrían incluir la producción diaria, el número de pacientes activos, los nuevos pacientes al mes y la tasa de aceptación de tratamientos.
Paso 2. Analiza los datos y pregúntate «¿por qué?».
Una vez que conozca su situación actual, es importante analizar los datos en profundidad para comprender qué factores influyen en sus cifras. Nadaud afirma que los gastos generales medios de una clínica dental oscilan entre el 55 % y el 65 %. Esto coincide con un estudio de Dental Buyer Advocates de 2021, según el cual la mediana de los gastos generales de las clínicas para ese año fue del 61,9 %.
Parte de esos gastos Resultados los costes fijos, que se mantienen iguales no de pacientes que acudan a la consulta. Por el contrario, los costes variables —como los de los materiales odontológicos y los servicios de laboratorio dental— están vinculados a la producción. Los honorarios de laboratorio tampoco se limitan al precio que figura en sus facturas. Si utiliza un laboratorio digital altamente versátil, su personal no tendrá que rellenar papeleo para cada pedido ni perder tiempo procesando y enviando moldes e impresiones físicos. Por no hablar de los costes de envío, increíblemente variables (y a menudo bastante elevados), que no puede controlar, a menos que se pase a un laboratorio digital.
Y en lo que respecta a otros gastos de laboratorio inesperados, hay que tener en cuenta factores importantes como:
- Ahorros en los costes que puede obtener al utilizar una red de laboratorios dentales más amplia o nuevas tecnologías
- La importancia de una comunicación clara para garantizar una excelente relación con su laboratorio
- Uso de fotografías para garantizar la calidad del trabajo de laboratorio
- Presta atención a los detalles para formular peticiones claras
- La importancia de los comentarios para ajustar sus preferencias
Otros costes variables también pueden incluir factores que no siempre son evidentes. Por eso es importante conocer el «coste real» de los suministros teniendo en cuenta aspectos como:
- Devoluciones de productos defectuosos
- Artículos con exceso de stock en el inventario
- Gastos de envío y gestión
- Gastos de reposición
- No aprovechar al máximo las ofertas gratuitas
- No se conceden créditos por los errores cometidos por los proveedores
Gastos generales fijos frente a variables en odontología
Cada gasto puede clasificarse como fijo o variable. Los gastos fijos son aquellos que no pueden modificarse, revertirse o reducirse fácilmente; esta rigidez puede suponer una carga financiera para el resto de su consulta. Sobre todo teniendo en cuenta que el sector odontológico suele tener unos gastos generales elevados. No obstante, el cálculo es sencillo: cada 1 % que ahorre en gastos generales supone un 1 % adicional de beneficio.
Los gastos fijos deberían representar entre el 4 % y el 7 % de sus costes de producción. Entre ellos se incluyen el alquiler, los seguros, los impuestos y los servicios públicos, es decir, los gastos que no se pueden comparar ni negociar a la baja.
Los costes variables son donde se pueden encontrar esos márgenes de beneficio adicionales, como las nóminas, los gastos de laboratorio y los suministros. Debido a la escasez de mano de obra y a la «Gran Renuncia», costes como los sueldos y salarios de los higienistas se han duplicado. Sin embargo, contratar y formar a un sustituto puede resultar aún más costoso.
Los gastos variables representarán entre el 45 % y el 55 % de sus costes operativos, y a medida que vaya detallando más su registro de gastos —salarios, material, equipamiento, gastos de laboratorio—, podrá obtener más información sobre cómo reducir los gastos y mejorar los márgenes.
Paso 3. Determine sus porcentajes de gastos generales ideales
Dado que los costes variables están relacionados con la producción, es importante analizarlos en relación con los ingresos generados. En un artículo publicado en Inside Dentistry, el Dr. Richard P. Gangwisch, odontólogo, subraya la importancia de esta relación: «Los odontólogos deben ser cautelosos a la hora de recortar cualquier gasto que, en última instancia, pueda afectar a su producción. A veces hay que gastar dinero para ganar dinero».
Una vez que tenga una visión equilibrada de los gastos, tenga en cuenta los valores de referencia del sector en cuanto a los porcentajes de gastos generales e intente ajustarlos para que su desglose sea similar.
Porcentajes recomendados de gastos generales en las clínicas dentales
Gangwisch afirma que, por lo general, el desglose de los gastos generales de su consulta dental debería ser más o menos así:
- Porcentajes salariales: entre el 20 % y el 24 % en total
- Laboratorio: del 8 % al 10 %
- Material odontológico: entre el 5 % y el 6 %
- Facilidad: del 4 % al 6 % para inquilinos; del 5 % al 8 % para propietarios
- Gastos generales de administración: del 6 % al 10 %
- Marketing: del 2 % al 5 %
- Salario de los médicos: entre el 20 % y el 25 %
- Retirada de activos, reinversión y gastos de capital: entre el 20 % y el 25 %
Paso 4. Elaborar y poner en práctica un plan para reducir los porcentajes de gastos generales de la clínica dental
Una vez que conozca sus costes, podrá centrarse en los beneficios. La forma en que gestiona sus costes repercute directamente en los beneficios y, aunque parezca obvio, vale la pena recordarlo: solo las clínicas rentables perduran en el mercado. Dar prioridad a los gastos superfluos y reducir los gastos generales es la parte de la gestión que le permitirá mantener la rentabilidad.
Gangwisch afirma que las clínicas dentales pueden reducir los gastos generales siguiendo una serie de pasos concretos:
- Realiza un seguimiento de la eficacia de los gastos de marketing y elimina aquellos que no dan los resultados esperados.
- Considere la posibilidad de renegociar su contrato de alquiler si está dispuesto a comprometerse a largo plazo.
- Compare los precios de los laboratorios, sin dejar de dar prioridad a la calidad.
- Solicite presupuestos a varias compañías de seguros para ver si puede ahorrar en sus primas.
- Compara los costes de los artículos desechables con los de los artículos no desechables que se pueden esterilizar eficazmente en autoclave.
- Analice el ahorro que podría suponer recurrir a un único proveedor para todos sus suministros.
- Utilice un sistema de control de inventario que le garantice disponer siempre de lo necesario sin tener excedentes.
- Paga las facturas a tiempo para evitar los intereses que pueden acumularse rápidamente.
- Mantenga un flujo de caja estable mediante una política de cobro eficaz y opciones de crédito para los pacientes con dificultades para pagar.
Ahora bien, recuerde: resulta más caro —teniendo en cuenta el marketing, la promoción y las relaciones comerciales— captar a un nuevo cliente que conservar a uno ya existente. Y dado que las recomendaciones son un factor clave para el negocio de la odontología, es fundamental asegurarse de que la reducción de costes no vaya en detrimento de la experiencia del paciente.
La buena moral del personal se traduce en la satisfacción de los pacientes: intente no recortar gastos que dificulten el trabajo de sus empleados. Si puede encargarse de los envíos en lugar de que lo haga alguien, considérelo. Analice detenidamente sus flujos de trabajo y herramientas y decida: ¿hay áreas en las que pueda introducir cambios para mejorar la eficiencia? Tenga en cuenta también los tiempos de espera. Solo el 37 % de los pacientes más jóvenes están satisfechos con la espera en su dentista actual. ¿Cómo puede mantener contentos a estos pacientes de larga duración y conseguir que vuelvan utilizando herramientas dentales digitales que reduzcan el tiempo en el sillón y simplifiquen los flujos de trabajo? Si ya utiliza herramientas digitales como un escáner intraoral, ¿está su laboratorio totalmente optimizado para utilizar escaneos digitales?
Paso 5. Comunique el nuevo plan a su equipo
Cuando todos los miembros de su oficina comprendan el «porqué» de su plan, podrán ofrecerle un mejor apoyo. Organice reuniones de equipo con regularidad para revisar los avances y pida opiniones a todos los miembros de su equipo. Es posible que ellos identifiquen puntos débiles en su flujo de trabajo, la cadena de suministro o los procesos de laboratorio que a usted se le hayan pasado por alto. Al animar a todos a expresar sus opiniones y a formar parte del esfuerzo por reducir los gastos generales, usted proporciona el liderazgo que su equipo necesita para contribuir al éxito de la empresa.
Paso 6. Considera todas las opciones con una mente abierta
En lugar de resistirse a la Formación que puede conllevar el uso de nuevas tecnologías, como un escáner dental digital, acéptela con la certeza de que le resultará útil a largo plazo.
- Contrate a candidatos sólidos que sean capaces de realizar varias tareas a la vez. En lugar de centrarse únicamente en contratar a personas con experiencia en consultorios dentales, tenga en cuenta qué otras experiencias y habilidades podrían beneficiar a su consulta. Por ejemplo, si tiene que cubrir un puesto de recepcionista, considere a un candidato que tenga experiencia en atención al cliente, pero que también pueda ayudar con el marketing en redes sociales. ¿Necesita un Responsable de oficina mantenga su consulta en pleno funcionamiento? Considere a alguien con la experiencia que necesita, así como con los conocimientos informáticos necesarios para poner en orden sus sistemas y formar a los demás cuando se encuentren con dificultades.
- Adopte una mentalidad de «hágalo usted mismo». Su oficina está llena de equipos que pueden necesitar reparaciones, y las facturas de los servicios técnicos pueden acumularse. Es posible que haya tareas sencillas de reparación y mantenimiento para las que los técnicos puedan impartir formación.
- Aproveche al máximo la tecnología. La odontología digital ya no es lo que era hace 20 años. Las herramientas y los procesos digitales han avanzado considerablemente. Estas herramientas ayudan a las clínicas dentales a optimizar tanto la atención al paciente como los resultados económicos. En lugar de resistirse a Formación que puede conllevar la nueva tecnología, acéptela con la certeza de que le será de gran ayuda a largo plazo. Si le resulta abrumador, busque un socio especializado en odontología digital que ofrezca formación exhaustiva tanto para usted como para su personal.
Reducir los gastos generales de la clínica dental
El desglose de los gastos generales de su consulta dental es la clave para reducir los costes y aumentar los beneficios y, por consiguiente, la clave para la solidez a largo plazo de su consulta. No es fácil gestionar los costes y los beneficios de variables que parecen sencillas, pero si sigue los pasos anteriores (utilizando los porcentajes como indicadores clave de rendimiento) y se centra en la eficiencia, los porcentajes de los gastos generales de su consulta dental pueden jugar a su favor.
Los costes variables, como los de los consumibles, y los costes ocultos que estos conllevan —piense en lo costoso que resulta enviar materiales de laboratorio para cada paciente— pueden llevarle a optar por soluciones más económicas y eficientes. Una solución como la de Dandy Escaneo Intraoral podría ayudar a su consulta no solo a reducir los tiempos de espera y mejorar la comodidad del paciente, sino también a aumentar la satisfacción de los empleados —un efecto a largo plazo que aumenta la fidelización de los pacientes y reduce la rotación de personal—. Es posible, y usted puede hacerlo: simplemente céntrese en los costes variables que conducen a la eficiencia y la satisfacción, y los beneficios vendrán por sí solos.
