Una guida alla gestione di successo di uno studio odontoiatrico

Immagina un'attività squallida affollata di persone infelici tenute in attesa da personale disinteressato che conta i secondi fino all'orario di uscita. Se sei mai stato in un ufficio motorizzazione, in un fast-food a bordo strada, o in un ufficio postale urbano, conosci il tipo di posto a cui ci riferiamo — un'attività dove l'infelicità del personale e la disorganizzazione si compongono a vicenda prima di riversarsi sui clienti. Se stai leggendo questo articolo, quando sei impantanato nell'inefficienza e nella fatica altrui, probabilmente hai una domanda in mente: chi sta effettivamente gestendo questo posto?

Best practice per la gestione dello studio odontoiatrico

Qui da Dandy, sappiamo che uno studio odontoiatrico di successo è una sinfonia di elementi. Ma proprio come una sinfonia orchestrale, anche se ogni musicista ha lo spartito davanti a sé, è compito del direttore incanalare e dirigere l'energia verso il pubblico. Se sei un aspirante gestore di studi odontoiatrici, proprietario gestore, o professionista che guida un team — sei il direttore, ed è tuo compito unificare ogni elemento sotto un'unica visione. Di seguito troverai un elenco di best practice per gestire uno studio odontoiatrico. Queste non sono semplicemente opinioni, ma formulazioni derivate da dati statistici che abbiamo generato dal nostro sondaggio su oltre 600 partecipanti, Il Sondaggio Odontoiatrico Dandy: Esperienza del Paziente, insieme al nostro ragionamento. Esamineremo la creazione di un ufficio accogliente, la semplificazione della comunicazione, la protezione dei dati dei pazienti, l'importanza della leadership, i piani di pagamento flessibili, il marketing, e l'uso di nuove tecnologie. Insieme a questi, troverai suggerimenti e consigli da esperti del settore.

Consigli su come gestire uno studio odontoiatrico di successo

Come gestisci il tuo studio odontoiatrico? Il successo dipende da un'esperienza fluida, dalla corretta etichetta telefonica alla reception al recupero tempestivo del pagamento post-procedura. A tal fine, ecco consigli cruciali per elevare il tuo studio privato.

Crea un ufficio accogliente

Il nostro studio sulle priorità dei pazienti, Il Sondaggio Odontoiatrico Dandy: Esperienza del Paziente, ha mostrato che, tra gli studi odontoiatrici, la qualità del trattamento è più o meno la stessa, e la soddisfazione del paziente è in gran parte guidata da altri fattori. Per essere precisi: abbiamo scoperto che, tra coloro che cercano un nuovo dentista, le percezioni della competenza medica e dell'accessibilità economica si classificano al di sotto della piacevolezza generale. "Il 40% di tutti i rispondenti [al Sondaggio Odontoiatrico Dandy: Esperienza del Paziente] che leggono recensioni online [dei dentisti] tendeva a cercare parole o frasi specifiche," continua, "...di quei [rispondenti] una pluralità (38%) cercava parole specificamente relative al comportamento generale di uno studio."

Come si traduce questo in una conclusione attuabile? Semplice: rendilo piacevole per le persone. Lo stato del tuo ufficio — dalla sala d'attesa alla sala visita al bagno — dice ai pazienti del tuo approccio al servizio clienti in generale. Alti standard di pulizia sono la tua priorità numero uno, ma questo non significa che il tuo ufficio debba essere sterile o scomodo. Lasciare che la tua sala d'attesa (o qualsiasi stanza dove i pazienti trascorrono tempo) sia un ripensamento è una grande opportunità mancata. Mantenere i pazienti che tornano alle tue cure significa farli sentire valorizzati, e farli sentire valorizzati è una questione di eseguire scelte ponderate in ogni fase.

Creare un ambiente accogliente non riguarda solo l'ambiente in sé. Assumere il personale giusto per interfacciarsi con i tuoi pazienti è enormemente importante, e il personale "giusto" non è necessariamente quello che potresti aspettarti. "'Sarei sempre disposto e in grado di [assumere] qualcuno che non ha molta esperienza odontoiatrica, ma è davvero bravo nel servizio clienti.' [Dice l'influencer odontoiatrico ed esperto di marketing, Dr. Len Tau] 'Baristi, persone che lavorano alla reception di un hotel — offrono un ottimo servizio clienti e sarebbero ottime persone da formare per uno studio perché quella è il tipo di personalità che vuoi che parli con i tuoi pazienti.'"

Chiarisci la comunicazione

Che sia realizzata via email, telefono, di persona, o persino social media, una comunicazione corretta — sia tra il team dello studio sia tra il team e i pazienti — è il fondamento della gestione dello studio odontoiatrico. Un flusso di informazioni sistematizzato — cioè, una procedura standardizzata per comunicare con i pazienti e catalogare tale comunicazione nel contesto di un programma — non solo rende possibile l'operazione quotidiana, ma aiuta anche a evitare grossi intoppi dopo l'inevitabile imprevisto. Vediamo cosa intendiamo per comunicazione efficace e perché è importante.

Quando si tratta di comunicazione con i pazienti, inizia coltivando l'idea che ogni singola richiesta al tuo ufficio è un'opportunità per presentare l'ethos del servizio clienti del tuo studio e aumentare il valore complessivo dello studio. Se ricordi la nostra statistica che rivela l'importanza di un'esperienza "piacevole", l'esercizio di rendersi cari, sé stessi e il proprio team, a ogni paziente ad ogni opportunità diventa molto più che semplicemente carino per il gusto di esserlo.

Considera la scoperta del nostro sondaggio secondo cui anche un paziente soddisfatto cambierà comunque dentista nelle giuste condizioni: un'ottima raccomandazione o segnalazione spingerà "il 14% di tutti i pazienti a cercare un nuovo dentista, incluso il 22% dei rispondenti che hanno valutato la soddisfazione con il proprio dentista 5 su 5. Inoltre, il 68% di tutti i rispondenti al sondaggio che hanno valutato il proprio dentista 4 su 5 o meno cercano comunque siti di recensioni per le parole 'Simpatico, amichevole, premuroso, disponibile, gentile, paziente, comprensivo.'"

Cosa puoi trarre da questo? Ogni singolo paziente o potenziale paziente che ti contatta presenta un'opportunità in termini economici per mantenere se non aumentare il valore dello studio, e se non lo stai facendo, fidati che la concorrenza lo sta facendo.

Sappiamo che è praticamente impossibile gestire il 100% delle richieste nel momento in cui arrivano, ma se ognuna deve essere seguita, ogni chiamata persa richiamata, e tutti gli appuntamenti confermati — come puoi stare al passo? Nel contesto di un sistema stabilito per smistare la comunicazione non risposta e gli appuntamenti non confermati (di cui parleremo più in dettaglio a breve), devi delegare la responsabilità del follow-up. Non è bello, ma deve essere fatto e semplicemente non può essere un ripensamento. Sì, potresti usare un software di gestione dello studio odontoiatrico che gestisce i follow-up per te con risposte automatizzate, ma nessun software è completamente esaustivo e un sistema automatizzato semplicemente non può trasmettere l'ingrediente segreto che rende speciale il tuo studio.

Sistema di turnazione a ruota

Poiché questa fase di recupero è di enorme importanza per il valore dello studio, e poiché non c'è garanzia di tempo extra durante l'orario lavorativo, e poiché è poco etico isolare un singolo individuo per sacrificare la propria pausa pranzo o lavorare fuori orario, considera un sistema di turnazione a ruota: una rotazione non gerarchica in cui ogni membro del team fa il proprio turno equo di follow-up durante la pausa o dopo l'orario di lavoro. È ideale per te? Beh, no, ma l'essenza del compromesso è che tutte le parti sono meno che soddisfatte. E questo va a beneficio dell'appartenenza coesa al team — mitigando il favoritismo, favorendo il cameratismo, e aiutando a costruire un forte team odontoiatrico attraverso obiettivi condivisi. Naturalmente, in pratica potrebbe non risultare 100% equo, ma non lasciare che il perfetto sia il nemico del bene.

Adotta un software di gestione dello studio odontoiatrico

Una comunicazione efficace all'interno del tuo team è l'essenza dell'efficienza quotidiana. Quindi come puoi mantenerla pulita, organizzata, con ruoli/responsabilità chiaramente definiti, e su un programma facilmente digeribile mentre allo stesso tempo consenti imprevisti come cancellazioni o emergenze?

Puoi ideare il tuo sistema, ma il software di gestione dello studio odontoiatrico è davvero la soluzione più semplice e completa. Non solo può facilitare la comunicazione tra i membri del team e le sedi satellite, i dati e i registri centralizzati ti aiutano a comunicare con i pazienti, e le funzionalità integrate di tracciamento delle metriche possono rendere possibile visualizzare gli obiettivi. Questo potrebbe essere un costo aggiuntivo, ma la capacità del software di risparmiare tempo e semplificare la comunicazione gli conferisce un immenso valore che trasferisci ai pazienti.

Ecco cosa cercare in un software di gestione dello studio odontoiatrico:

Funzionalità

La maggior parte, se non tutti, i software di gestione dello studio odontoiatrico hanno funzionalità di base che consentono programmazione, archiviazione delle informazioni del paziente, e conti. Pertanto, è importante che tu determini precisamente per cosa stai usando il software, chi lo userà, e come. Il tuo software deve essere super facile da usare, conforme all'HIPAA, usato in più sedi da team diversi? Richiedi una cartellazione completa, reportistica approfondita per la presentazione a medicare/medicaid, comunicazione con diversi tipi di assicurazione (inclusa quella medica)? È essenziale che si integri con software di comunicazione con i pazienti preesistente, elaboratori di carte di credito, laboratori digitali? Il tuo software deve realizzare un ufficio senza carta e/o funzionare bene con la tecnologia che già usi/pianifichi di usare, cioè è agnostico rispetto alla piattaforma (PC, Mac, iOS, Android), basato su cloud o on-premise.

Supporto e formazione

Considera che, non solo ogni membro del personale dovrà essere formato sulla piattaforma scelta, ma che tu stesso devi mantenere il focus sul pilotare la nave, non sul rammendare le reti. Un regime di formazione completo fornito dal tuo software scelto prepara i tuoi assunti a partire subito operativi. E, in caso di impasse, il tuo personale ha bisogno di accesso a un'assistenza comunicativa, tempestiva, e pratica da parte di esperti come quelli di Dandy. Come una piattaforma gestisce il supporto è, in generale, indicativo della sua utilità.

Software per l'odontoiatria digitale

Il software è la forza trainante dell'odontoiatria digitale; man mano che adotti o espandi nello studio moderno, vorrai assicurarti di lavorare con l'interfaccia migliore. Promemoria: non tutti gli scanner sono compatibili con tutti i programmi. In Dandy siamo molto orgogliosi dell'interfaccia intuitiva del nostro software proprietario Chairside. Non solo è facile da usare, ha una precisione senza pari e cattura persino la tonalità in modo facile ed efficace.

Proteggi i dati dei pazienti

Al giorno d'oggi, non riuscire a proteggere i dati equivale a disinstallare i rilevatori di fumo o lasciare la porta del tuo ufficio sbloccata durante la notte. Va quasi da sé che il tuo ufficio è obbligato ad essere completamente conforme all'HIPAA, ma una violazione minima di 50.000 $ non è l'unica conseguenza del mancato rispetto della sicurezza dei dati; in caso di violazione della sicurezza o perdita di dati, alcuni pazienti perderanno invariabilmente fiducia in te e la tua reputazione potrebbe risentirne. Questo da solo può essere devastante per la tua attività.

Quando si tratta di dati dei pazienti, è importante sapere che anche l'informazione più banale è una merce preziosa per i ladri informatici. Corri un rischio non necessario quando non riesci a proteggere adeguatamente i dati dei pazienti contro minacce di cybersecurity, imprevisti tecnologici, o persino cause di forza maggiore come alluvioni o incendi. Allora quali sono le migliori pratiche per proteggere i dati?

– Chiudi a chiave tutti i registri cartacei in uno schedario blindato di alta qualità, conforme all'HIPAA.

– Installa un software antivirus e antimalware affidabile su tutti i computer dell'ufficio e mantienilo aggiornato.

– Crea backup di tutti i dati dei pazienti (incluse copie scansionate/digitalizzate dei registri cartacei) usando servizi di archiviazione cloud conformi all'HIPAA.

– Vieta qualsiasi presa di appunti o fotografia sui dispositivi personali dei membri del team come smartphone o tablet.

– Trasferisci qualsiasi/tutti i dati usando software conforme all'HIPAA O sFTP conforme all'HIPAA (protocollo di trasferimento file sicuro — fondamentalmente, un mezzo di base ma ad alta sicurezza per trasmettere dati, ma nota che non tutti i servizi sFTP soddisfano i requisiti HIPAA, quindi è importante assicurare la conformità prima dell'abbonamento).

Abbraccia la reportistica

L'analisi conta. Dove e come puoi migliorare il tuo studio è un gioco di indovinelli a meno che tu non abbia dati reali. Tracciare i tuoi KPI dovrebbe essere facile e chiaro, dandoti un quadro dell'accettazione dei casi, dell'abbandono, e del valore per paziente. E questi dati dovrebbero fluire direttamente attraverso il tuo software come funzione dell'operazione quotidiana, richiedendo solo aggiunte minime e frammentarie. Il punto è che il tuo software di gestione dello studio odontoiatrico dovrebbe, su base quasi automatica, presentarti dati facili da interpretare così puoi stabilire benchmark e obiettivi di miglioramento.

Sii un leader

La gestione dello studio odontoiatrico è leadership del team odontoiatrico. Se sei un gestore, il tuo compito è, essenzialmente, togliere i compiti e le responsabilità quotidiane dai piatti dei professionisti mentre pianifichi la crescita del business. E se il tuo nome è sulla porta e agisci anche come direttore dell'ufficio, beh, va da sé che non puoi permetterti di caricare l'ufficio e lasciarlo andare. In entrambi i casi, la chiave del tuo successo sostenibile è costruire un team forte su cui puoi fare affidamento.

Come costruisci un team odontoiatrico forte? Ricorda: un team non è semplicemente un insieme di talenti, ma un'unità con un obiettivo condiviso.

Assunzione e formazione

Come menzionato prima, le persone che vuoi assumere non sono necessariamente quelle con virgolette esperienza lavorativa rilevante virgolette. Pensa a ristoranti, negozi, o altri luoghi dove hai sperimentato un ottimo servizio clienti. Cosa rende l'esperienza buona? È coerente ogni volta che ci vai? Considera di chiedere a un gestore della loro formazione e inserimento, e considera persino di fare avance a dipendenti passati o attuali.

Se stai pubblicando su una piattaforma di assunzione online, chiedi ai candidati di descrivere il loro ruolo in passati scenari di servizio clienti e lavoro di squadra. Se stai intervistando candidati, adatta le domande alla caratteristica desiderata, cioè poni scenari di risoluzione di problemi basati sul team o di servizio clienti per far discutere il candidato. Il punto è, non assumere basandoti sul curriculum di qualcuno, fatti un'idea della persona. Può essere meglio a lungo termine assumere una persona entusiasta che può essere formata piuttosto che una persona impaziente con molta esperienza.

Una volta che hai una nuova assunzione, portare il tuo nuovo compagno di squadra a bordo è critico, quindi la pazienza è fondamentale. Parte della tua responsabilità in questa fase è definire chiaramente il ruolo che un dipendente giocherà all'interno del team, ma un'altra parte chiave è esemplificare gli standard e stabilire un tono. Sii accurato, amichevole, e di supporto, assicurandoti di incoraggiare il buon lavoro piuttosto che denigrare gli errori. Potresti avere software con il proprio regime di formazione, ma potresti anche dover guidare qualcuno attraverso i propri compiti passo dopo passo. Ricorda: l'inserimento è una parte essenziale del tuo lavoro e prenderti il tuo tempo qui è un investimento ora che pagherà dividendi più tardi.

Definizione degli obiettivi e incentivi

Un ottimo modo per incoraggiare un team a unirsi è stabilire un obiettivo condiviso e creare incentivi per portarlo avanti. L'obiettivo scelto è specifico per il tuo studio, quindi fai brainstorming di idee tra la direzione e i soci, ma qualsiasi cosa tu escogiti assicurati che sia A. quantificabile, permettendoti di stabilire metriche e tracciarne il progresso, B. chiaro, così non c'è dubbio se benefici o meno lo studio, C. realistico, così tu e il tuo team potete sentire un senso di realizzazione quando avete raggiunto un benchmark, D. adeguatamente incentivato, così i membri del team si sentono partecipi del successo dello studio.

Un buon momento per rivedere i progressi verso gli obiettivi è una riunione mattutina. Qui, puoi sollevare questioni per cui non hai tempo durante il giorno, e semplicemente non hai la capacità alla fine. Questo raduno ti darà anche l'occasione di ribadire gli obiettivi e i compiti della giornata, segnalare qualsiasi prossimo punto di interesse (ad esempio appuntamenti con un paziente che richiede un accomodamento speciale o persino un compleanno di staff/paziente), evidenziare l'ottima performance di un giorno precedente, e generalmente fare il punto della situazione.

Considera di istituire una politica di aumenti di merito o incentivi per i dipendenti la cui performance costante aiuta a far progredire lo studio verso i suoi obiettivi. Questo è più di una semplice tattica del bastone e della carota — mostrare ai compagni di squadra che presti attenzione e sei riconoscente per i loro sforzi nel far crescere il business favorisce la fedeltà. Può anche aiutare a creare quella che il Dr. Tau chiama una "cultura della reputazione", cioè un sistema in cui ogni dipendente comprende la propria responsabilità nel mantenere la reputazione complessiva dello studio, e che lucidarla è il risultato diretto della propria performance. "'Quando hai questa cultura della reputazione, capisci di dover avere il tuo miglior comportamento e i pazienti che entrano nell'ufficio ti stanno effettivamente valutando sulla tua performance...'" dice il Dr. Tau nel nostro sondaggio. Continua dicendo che le recensioni online e la reputazione rappresentano così tanto valore per uno studio, che se un membro del team è in grado di incoraggiare un cliente soddisfatto a scrivere una buona recensione e menziona i membri del team per nome, "'dovresti incentivare quella persona per averlo fatto, ogni singola volta."

Mostra la tua fiducia e apprezzamento sui social media

è una buona idea presentare una pagina sul tuo sito o sui tuoi social con una foto e una biografia per ogni membro del team. Non solo li farà sentire come un membro apprezzato, può essere una risorsa preziosa per qualsiasi cliente che cerca di mettere in evidenza un dipendente specifico nella propria recensione.

Coinvolgimento del personale intra-team

Un personale impegnato e dedicato è la chiave per un'operazione aziendale di successo. Specialmente quando i costi coinvolti nell'assumere un nuovo dipendente — incluse le risorse investite nel reclutamento, formazione, formazione sul software odontoiatrico, e benefit per i dipendenti — richiedono mesi per ottenere un ritorno sull'investimento. Inoltre, British Dental Journal indica che i pazienti hanno maggiore fiducia in uno studio quando vedono un team odontoiatrico lavorare insieme.

Eppure, secondo un sondaggio condotto da DentalPost:

• L'82% dei membri del personale odontoiatrico — come igienisti dentali, addetti alla reception, e assistenti odontoiatrici — non aveva discusso il proprio progresso professionale con i propri superiori negli ultimi sei mesi.
• Il 65% ha affermato di non pensare che i propri datori di lavoro si preoccupassero di loro come persona.

Quando i dipendenti non sono coinvolti, la produttività e l'esperienza del paziente ne risentono. Con semplici iniziative — pensa a riunioni bisettimanali, discussioni individuali, stabilire KPI odontoiatrici realistici, formazione continua, celebrazioni, e incentivi per il tuo personale — puoi assicurarti che il tuo personale si senta valorizzato, rafforzando fiducia e fedeltà.

Delega e responsabilità

Essere un leader significa sapere che, in definitiva, se dovessi fare un passo indietro, il tuo team potrebbe continuare al suo ritmo. Un buon leader sa cosa non sa, sa come utilizzare le risorse di fronte a sé, sa quando ha bisogno di fare un passo indietro. Per tutte queste ragioni e altro ancora, una delega intelligente di compiti e responsabilità è una faccetta importante del tuo ruolo come gestore dello studio odontoiatrico. Non ci si può aspettare che tu sia ovunque contemporaneamente, quindi stabilire chiaramente aspettative eque per il tuo personale è sia un esercizio di cooperazione sia un voto di fiducia. Per esempio: Potresti scoprire che un membro del team è esperto di computer, quindi sarebbe un buon candidato per rivedere i dati e le metriche della giornata a fine giornata lavorativa. Se un membro del team è particolarmente responsabile e attento ai dettagli, sarebbe un buon candidato per mantenere i registri dei pazienti archiviati e organizzati in sicurezza. Conoscere i punti di forza e gli obiettivi dei membri del team può essere reciprocamente vantaggioso, permettendoti di posizionarli dove sono sia più felici sia di maggiore utilità.

Indipendentemente da come deleghi, è altrettanto importante che ogni persona conosca l'importanza del ruolo che lei e gli altri giocano all'interno del team, rendendo chiaro che funzionate come un'unità. Questo eviterà che i membri del team abbiano responsabilità sovrapposte, e nello sfortunato caso in cui un membro del team non soddisfi le aspettative, c'è una chiara linea di responsabilità.

Lavora con la tua comunità

Mentre il Sondaggio Odontoiatrico Dandy: Esperienza del Paziente ci dice che oltre ¾ di tutti i pazienti odontoiatrici pagano la propria visita tramite assicurazione, sappiamo che il 41% di tutte le famiglie con un reddito combinato inferiore a 50.000 $/anno non ha o non usa un'assicurazione. Se ti trovi in un'area economicamente depressa, le probabilità sono buone che, A. la salute dentale media sia relativamente scarsa (fonte: CDC) e B. le persone tendano a cercare cure d'emergenza piuttosto che preventive. Capire esattamente chi stai servendo e i bisogni di quella comunità può cambiare tutto su come strutturi il tuo studio e quali servizi impieghi più spesso. Ma non puoi servire la tua comunità a meno che tu non tenga le luci accese, quindi generare business — far entrare nuove persone e far tornare i pazienti esistenti — potrebbe significare offrire pagamenti flessibili.

Potresti voler menzionare opzioni di finanziamento sul tuo sito/sui tuoi social, ma come ci dice il nostro sondaggio sulle priorità dei pazienti, in generale, "solo l'8% di tutti i rispondenti che guardano le recensioni online quando scelgono un dentista cerca specificamente parole relative all''accessibilità economica' con solo il 3% che cerca termini relativi al 'piano di pagamento'," indicando che, sebbene possa essere una buona pratica per te menzionare che offri opzioni di pagamento flessibili, il marketing direttamente a quella popolazione potrebbe non essere un incentivo così forte come immagini. È qui che entra in gioco il marketing intelligente.

Usa un marketing intelligente

Il modo più semplice per aumentare il valore del tuo studio odontoiatrico è semplicemente attrarre più pazienti. Sì, questo significa marketing. Uno degli aspetti meno diretti della gestione dello studio odontoiatrico è la gestione proattiva dell'immagine, cioè incontrare le persone dove sono. "'In questo giorno ed età devi impegnarti a fare marketing del tuo studio,'" dice il Dr. Len Tau nel nostro sondaggio. "'La ragione per cui fai marketing del tuo studio è che vuoi attrarre più nuovi pazienti. Per fare ciò devi rendere facile per i pazienti voler venire a vederti.'" Questo potrebbe sembrare un compito arduo, ma non farti intimidire dal termine 'marketing' — dopo tutte le parole d'ordine e il gergo, è davvero solo un'abbreviazione per identificare chi ha bisogno di ciò che stai vendendo e implementare una strategia per raggiungerlo. Allora da dove dovresti iniziare?

Gettare le basi e costruire credibilità

L'importanza della presenza online non può essere sopravvalutata. Il tuo studio deve avere un sito web ben progettato, social media attivi, e profili rivendicati sulle piattaforme di recensioni online. Se vuoi fare marketing con successo e far crescere il tuo studio, questo non è negoziabile. Non entreremo troppo nei dettagli qui (se vuoi numeri concreti, dai un'occhiata al nostro sondaggio completo), ma basti dire che questa conclusione non è opinione, ma un'intuizione basata sui dati. Il nostro studio ha rivelato e poi ribadito l'importanza di coltivare la presenza online, specificamente le recensioni, che, spiega il Dr. Len Tau, dovrebbero essere il fondamento dei tuoi sforzi di marketing.

"'...Generare recensioni, rendersi più visibili [online] — questo è qualcosa che considero fondamentale [per far crescere un'attività]. Devi farlo prima di iniziare a fare marketing del tuo studio.'" Continua. "La generazione di recensioni o quello che ora chiamiamo, 'gestione delle inserzioni' [la pratica di assicurarsi che il tuo nome, numero di telefono, e informazioni generali siano coerenti e accurati su tutte le piattaforme online] sono due delle cose più fondamentali che dovresti fare prima di fare qualsiasi altra cosa per il tuo studio..."

Il Dr. Tau continua dicendo che, anche se non vanti 1000 recensioni a 5 stelle, qualcuna è infinitamente meglio di nessuna — un'attività con zero recensioni semplicemente non appare credibile. E non perdere il sonno se non ogni recensione è ottima — un punteggio troppo perfetto risulta sospetto.

Ancora titubante sull'importanza delle recensioni online? Pensa a questo: i potenziali pazienti non devono nemmeno visitare i siti di recensioni per vedere le tue valutazioni; quando una persona cerca indicazioni per un'attività su Google Maps, viene visualizzata automaticamente una valutazione media dell'utente.

Le recensioni su siti di terze parti (Yelp, Google, Healthgrades) non bastano. La tua pagina social dovrebbe essere attiva con nuovi contenuti, ma non farti trascinare — questo non riguarda te o i meme o la fama su internet. Riguarda l'imbrigliare i tuoi punti di forza per sostenere la tua attività.

Consigli di marketing

In termini di buona pratica sui social media, considera di ritrarre risultati di trattamento prima/dopo, testimonianze di pazienti felici, e check-in con il personale in giro per l'ufficio. Se hai un ufficio fotogenico, mostralo. Se sponsorizzi eventi locali o squadre sportive, quello è un ottimo materiale social. Cerca di pensare ai social media come prova che la tua attività gioca un ruolo attivo nell'aiutare le persone della tua comunità. Quando si tratta del tuo sito, dovresti presentare una pagina "Chi siamo" di base, biografie per ogni membro del team, testimonianze e recensioni, un elenco di risultati e riconoscimenti (inclusi quelli dei membri del tuo team!), politiche, modi per fissare appuntamenti/contattare, e un elenco di procedure offerte e nuove tecnologie in uso. E assicurati di mantenere il tuo sito aggiornato (gestione delle inserzioni).

Chi dovresti prendere di mira e come?

Una nota molto importante in cima. I nostri dati mostrano che, affinché un paziente ti consideri, devi entrambi:

A. Essere in prossimità sufficientemente vicina da essere comoda
B. Accettare l'assicurazione di un paziente, quindi non fissarti nel cercare di raggiungere persone che non rientrano in questi parametri.

Quando si tratta di marketing, puoi lanciare una rete ampia ma potrebbe essere intelligente concentrare le risorse dove sarebbero più efficaci. C'è una differenza tra accuratezza e precisione. Idealmente, vuoi che i tuoi sforzi incarnino il meglio di entrambe così non stai bruciando risorse inutilmente.

Conosci la tua comunità e la popolazione che servi, quindi dovresti sicuramente fare affidamento sulla tua conoscenza e connessioni come guida. Ma oltre a quelle stelle polari, puoi usare i dati del Sondaggio Odontoiatrico Dandy: Esperienza del Paziente per dare un'idea generale di chi ha più probabilità di cercare un nuovo dentista in un dato momento.

Abbiamo scoperto che l'età è uno dei fattori più duraturi nel determinare chi sta attualmente cercando un dentista, e le loro tendenze come gruppo. Quasi il 75% di tutti i pazienti di età 26-35 ha cambiato dentista negli ultimi cinque anni. Ciò significa che, in un dato momento, le persone in questa fascia d'età sono un obiettivo affidabile per una pulizia o una procedura una tantum, ma come gruppo, influenzeranno significativamente il tuo bilancio annuale solo in volume. Tuttavia, prendere di mira questo gruppo potrebbe non essere una cattiva strategia poiché questa popolazione tende ad essere più online in media, quindi connettersi con loro può essere un risultato del mantenere attivi i tuoi social e rimanere al passo con la gestione delle inserzioni. Cosa valorizza questo gruppo? Il tempo. Il nostro studio mostra che questo gruppo — in particolare — è sensibile riguardo al tempo che trascorre in sala d'attesa.

Al contrario, i pazienti oltre i 55 anni sono affidabili e fedeli ai propri dentisti, e molto meno propensi a cambiare. Tuttavia, un intero quarto di questi è stato costretto sul mercato a causa del pensionamento del proprio professionista attuale. Cosa significa questo per te? Se sai che un dentista nella tua zona sta invecchiando, potrebbe valere la pena discutere di riferire i propri pazienti a te dopo il pensionamento. In mancanza di ciò, potrebbe essere una buona idea tenere traccia dei luoghi che le persone anziane tendono a frequentare o delle pubblicazioni che tendono a leggere. Cosa esattamente dovresti pubblicizzare a questi pazienti? Il nostro studio mostra che, rispetto ai loro omologhi più giovani, i pazienti più anziani tendono a cercare specificamente parole chiave relative a procedure specifiche e all'uso di nuove tecnologie — la cui importanza generale affronteremo nella prossima sezione.

Infine, come menzionato prima, il nostro sondaggio ha mostrato che quasi ¼ di tutti i rispondenti, indipendentemente dall'età, ha lasciato il proprio dentista a causa di una "scarsa esperienza". Cosa costituisca esattamente un'esperienza scarsa è alquanto nebuloso, ma basandoci su altri dati che abbiamo raccolto, possiamo fare un'inferenza su cosa costituisca un'esperienza buona: le persone vogliono sentire che la loro visita è stata piacevole, vogliono trascorrere una quantità minima di tempo in sala d'attesa, e vogliono spiegazioni approfondite con alta trasparenza. Trasmettere la tua attenzione a questi tre aspetti specifici dell'esperienza del paziente nel tuo materiale di marketing (cioè sul tuo sito e piattaforme social, e qualsiasi letteratura che distribuisci nella comunità) è sicuro attrarre tutti, ma specialmente chiunque abbia avuto una "scarsa esperienza".

Snellisci le operazioni con un laboratorio odontotecnico digitale

Come l'unico laboratorio odontotecnico digitale al 100%, noi di Dandy sappiamo meglio di chiunque altro quanto la nuova tecnologia possa influenzare il tuo studio. Il nostro studio imparziale sull'esperienza del paziente sottolinea la preferenza dei pazienti per l'uso di nuove tecnologie nel loro trattamento odontoiatrico, che ha una correlazione del 46% con la valutazione di soddisfazione più alta possibile. Se preso insieme al contesto che solo circa ¼ di tutti i dentisti dei rispondenti usava uno scanner intraorale, un quadro di opportunità inizia a chiarirsi. Se non stai già usando un IOS, dovresti.

Velocità, precisione, e comfort

Le impronte dentali tradizionali stanno all'imaging IOS come i telegrammi stanno alla videochiamata. Entrambi raggiungono più o meno lo stesso obiettivo, ma uno è indiscutibilmente superiore. Accurata, durevole, economica, facilmente eseguibile, e veloce da realizzare — una scansione IOS permette a te e al tuo paziente di concentrarvi su ciò che conta. In appena due minuti, un IOS rende un'immagine 3D dettagliata e manipolabile dei denti, delle gengive, e del morso del tuo paziente che può essere facilmente integrata nei registri elettronici del tuo paziente.

Bonus dell'odontoiatria digitale: spinta di marketing

Parlando con professionisti che hanno adottato uno scanner intraorale, abbiamo incontrato un accordo unanime sul fatto che l'imaging prodotto da un IOS stupisce i pazienti che poi non vedono l'ora di condividere il loro entusiasmo. "'Sette pazienti su 10 pubblicano [la loro scansione Dandy] sui social media o la inviano ai loro amici,'" dice il Dr. Barry Bartusiak il cui fiorente studio odontoiatrico vanta oltre 250 recensioni a 5 stelle. Citando metriche da un servizio di terze parti che il suo studio utilizza, ci dice che i referral interni sono aumentati del 15% da quando ha collaborato con Dandy. "'[Dandy] è stato un acceleratore per la crescita. Ci ha mantenuti all'avanguardia del boom tecnologico che sta avvenendo in tutti i settori.'"

La differenza dell'odontoiatria digitale di Dandy

Per qualsiasi proprietario di studio odontoiatrico, la prosperità dello studio riposa anche su tre elementi critici: efficienza temporale, convenienza economica, e comfort del paziente. Attraverso il nostro laboratorio odontotecnico digitale, tu e i tuoi pazienti potete sperimentare soluzioni digitali end-to-end con nuova tecnologia odontoiatrica che migliora il flusso di lavoro e snellisce le operazioni. Specificamente con Dandy, il tuo team riceve:

• Scanner intraorali – Uno scanner intraorale ridurrà la quantità di tempo che i tuoi pazienti trascorrono per impronte orali. Questo dispositivo portatile ti permette di fare scansioni digitali precise per corone, dentiere, tipi di bite notturni, allineatori, e altro.
• Portale paziente – Un portale paziente mobile — che fa parte dell'offerta di tecnologia odontoiatrica digitale di Dandy — ti permette di tracciare e gestire i casi di laboratorio, sia che tu sia alla poltrona del tuo paziente sia che ti stia preparando per la tua giornata davanti a un caffè a casa.

Perché l'esperienza del paziente è il fattore più importante nella gestione dello studio odontoiatrico

Gestisci un team, costruisci un programma, e facilitiEcco operazioni quotidiane ma non dimenticare mai che, come gestore dello studio odontoiatrico, sei letteralmente e figurativamente nel business del sorriso.

Fino ad ora, i fattori responsabili della soddisfazione del paziente potrebbero essere sembrati misteriosi o generati da fonti aneddotiche. Ma grazie al Sondaggio Odontoiatrico Dandy: Esperienza del Paziente, hai una mappa empirica con punti di riferimento.

Ricorda: potresti avere un ufficio che opera come un orologio svizzero, potresti avere una struttura bellissima degna delle copertine di riviste, potresti essere il daVinci dell'igiene dentale — niente di tutto ciò conta a meno che non si rifletta nell'esperienza dei tuoi pazienti. Pazienti soddisfatti equivalgono a pazienti che tornano equivalgono a recensioni e referral equivalgono a consolidare la tua importanza per la tua comunità. Se vuoi aumentare il valore del tuo studio, tieni a mente questa equazione.

Che tu stia rendendo il tuo ufficio più accogliente, rifinendo comunicazione e logistica, proteggendo informazioni, guidando il tuo team verso standard più alti di cura del cliente, mediando con i meno serviti nella tua comunità, portando i tuoi servizi a coloro che ne hanno bisogno, o aumentando efficienza e velocità con nuova tecnologia — l'esperienza del paziente si trova proprio al cuore di ogni sezione di questa guida.

Come Dandy può aiutare con la gestione dello studio odontoiatrico

Una gestione esperta è il lubrificante necessario per assicurare che il tuo studio odontoiatrico operi come una macchina ben oliata. Dalla gestione della fatturazione alla garanzia che il tuo studio sia conforme all'HIPAA, un gestore di studio odontoiatrico di prim'ordine è il biglietto d'oro per un'attività redditizia e in crescita.

Con Dandy al tuo fianco, puoi adottare un approccio digital-first alla tua clinica odontoiatrica. Forniamo supporto esperto, tempestivo, e una gamma di strumenti e tecnologie innovative per farti risparmiare tempo e risorse — assicurandoti di poterti concentrare su ciò che sai fare meglio.

Programma una chiamata con il nostro team oggi e unisciti alla legione di dentisti che si concentrano su esperienze del paziente impeccabili.