È difficile trovare uno studio dentistico di successo e fiorente che sia afflitto dalla disorganizzazione. Che la vostra attività sia al suo primo o al suo trentesimo anno di attività, gestire uno studio dentistico è un lavoro impegnativo, e l'efficienza e i margini che ne determinano il successo dipendono da procedure gestite in modo chiaro, semplici e organizzate.
Migliorare l'efficienza dello studio, la soddisfazione dei pazienti e i profitti è possibile puntando con decisione sul riordino degli spazi di archiviazione e dei processi. Pertanto, sebbene l'organizzazione dello studio rappresenti una sfida (spesso molto frustrante), essa costituisce un elemento fondamentale per il successo di uno studio dentistico,
I vantaggi di uno studio dentistico ben organizzato
Lo studio è al tempo stesso il centro nevralgico e il cuore operativo della tua attività. Nel corso di una singola visita, ti ritrovi a dover gestire tutto ciò che riguarda il paziente — cartelle cliniche, impronte, dati, registrazioni — oltre ad avere lo spazio e il tempo necessari per movimentare il materiale, pulire attrezzature e strumenti e occuparti delle pratiche relative alla visita. Devi pulire i denti e riscuotere i pagamenti, archiviare le radiografie e fissare nuovi appuntamenti.
Migliorare l'organizzazione porta a un miglioramento di tutti gli esempi sopra citati, ma può anche aumentare:
- Soddisfazione dei pazienti – I pazienti desiderano visite senza intoppi ed efficienti, e tempi di attesa più lunghi (una conseguenza comune di una cattiva organizzazione) possono influire sulla loro esperienza.
- Efficienza – Migliore è l’organizzazione, maggiore sarà l’efficienza operativa. Anche un gesto semplice come spostare tutti gli strumenti sul posto in una sola volta può ridurre i tempi operativi per paziente, consentendovi di dedicare più tempo ad assistere un maggior numero di persone.
- Profitti – I pazienti soddisfatti diventano clienti abituali. Gli studi dentistici efficienti riescono a visitare più pazienti in una giornata. Una buona organizzazione può favorire entrambi questi aspetti, incrementando così i vostri profitti.
Inoltre, un'organizzazione adeguata migliora la nostra percezione positiva degli spazi. Uno studio del 2016 pubblicato sul *Journal of Environmental Psychology* ha rilevato che il disordine ha un impatto negativo sul nostro benessere. In un contesto in cui oltre un terzo dei pazienti teme le cure odontoiatriche, gli studi devono fare tutto il possibile per far sentire i pazienti al sicuro e a proprio agio. Le ansie di un paziente nervoso possono spesso essere almeno in parte alleviate da un'esperienza professionale, pulita e senza intoppi.
4 idee per migliorare l'organizzazione e la produttività
Per ogni paziente è necessario trasportare, pulire, riporre e spostare all'interno dello studio attrezzature e strumenti. Mantenerli ben organizzati può aiutare il vostro studio a funzionare senza intoppi:
#1 Etichetta tutto
Se vuoi raggiungere la massima efficienza, è ora di rispolverare l'etichettatrice. Etichettare strumenti, materiali e contenitori può aiutare tutti i tuoi colleghi a trovare rapidamente gli strumenti di cui hanno bisogno. Valuta di etichettare:
- Singoli strumenti – Un nastro adesivo che cambia colore dopo la sterilizzazione potrebbe aiutarti a distinguere facilmente gli strumenti puliti.
- Ripiani e scomparti: un calibro etichettato è inutile se non viene riposto al posto giusto. Valuta la possibilità di applicare delle etichette agli spazi di stoccaggio corrispondenti a ciascun attrezzo.
- "Kit" per le procedure – Preparare contenitori dedicati, etichettati e già riforniti con tutti gli strumenti necessari per le procedure odontoiatriche più comuni (ad esempio: pulizie, otturazioni o impronte) può ridurre i tempi di preparazione tra un paziente e l'altro. L'igienista o l'assistente potrà semplicemente prendere il kit necessario e recarsi nella sala operatoria.
Rendere gli articoli più facili e veloci da trovare può ridurre il tempo trascorso a rovistare nell'armadio dei materiali odontoiatrici. Nel corso della giornata, i piccoli intoppi e i ritardi si sommano. Al contrario, anche il tempo risparmiato grazie all'organizzazione si accumula: il fatto che i dentisti e il loro staff abbiano qualche momento per riprendere fiato tra un paziente e l'altro e tra una procedura e l'altra può migliorare notevolmente l'esperienza del paziente.
#2 Riorganizza il tuo spazio di archiviazione
In ufficio ogni cosa avrà anche il suo posto, ma quel posto ha senso?
Se ogni volta che ricevi una consegna di prodotti dentali gli articoli finiscono per spargersi fuori dai loro spazi assegnati, o se diversi articoli devono essere riposti negli stessi scomparti, forse è giunto il momento di riorganizzare lo spazio di stoccaggio.
Organizza il magazzino, le postazioni operative, le sale di trattamento e la sala di sterilizzazione proprio come faresti con la tua cucina. Mettere le tazze nella credenza proprio sopra la caffettiera è semplicemente logico: adotta lo stesso approccio quando devi trovare una collocazione per i tuoi materiali.
- Raggruppa gli articoli simili (o quelli che vengono solitamente utilizzati insieme)
- Assicurati che tutte le tue scorte possano stare in un unico posto (gli articoli non devono sporgere)
- “Trasferisci” i materiali di piccole dimensioni dagli imballaggi di spedizione in contenitori più piccoli per risparmiare spazio
#3 Ottimizza la tua area di sterilizzazione
Anche se speriamo che la vostra area di sterilizzazione sia igienica, potrebbe comunque non essere efficiente. Valutate la possibilità di suddividere lo spazio dedicato alla sterilizzazione in alcuni settori distinti, uno per ciascuno dei seguenti scopi:
- Strumenti per l'igiene
- Strumenti odontoiatrici
- Prodotti per i pazienti
- Casi di laboratorio
Rendi il più semplice possibile distinguere gli strumenti sporchi da quelli pulitie semplifica il processo di sterilizzazione. Passare gli strumenti più volte in autoclave perché non sei sicuro che siano puliti può rallentare notevolmente la tua giornata lavorativa e causare inutili frustrazioni.
#4 Approfitta dei vantaggi dell'odontoiatria digitale
Le pratiche di odontoiatria analogica richiedono tempo e comportano un maggiore ingombro dello spazio di lavoro o dei magazzini:
- La presa delle impronte richiede molto tempo (ed è sgradevole per i pazienti).
- I dentisti devono attendere che le impronte arrivino al laboratorio odontotecnico.
- I tecnici di laboratorio devono trasformare le impronte fisiche in immagini digitali per poter realizzare impianti e altri prodotti.
Esistono numerosi progressi nel campo dell'odontoiatria volti a ridurre questi tempi di consegna, in particolare gli scanner intraorali, le tecnologie CAD/CAM e le stampanti 3D. E tutti questi strumenti sono a disposizione dei dentisti di oggi. Sia per ottimizzare la gestione degli appuntamenti che per ridurre la quantità di materiali da tenere a magazzino, l'odontoiatria digitale rappresenta uno degli sforzi organizzativi più significativi che i dentisti possano intraprendere.
Anche se non è necessario passare subito all'odontoiatria digitale end-to-end, vi invitiamo a prendere in considerazione l'adozione di uno degli strumenti digitali di Dandy sopra indicati per velocizzare i flussi di lavoro, aumentare l'efficienza e ridurre i costi.
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Fonti:
Rivista di Igiene Dentale. I tempi di attesa negli studi dentistici influiscono sulla soddisfazione dei pazienti e sulla valutazione del rapporto paziente-professionista? Uno studio quasi-sperimentale. https://pubmed.ncbi.nlm.nih.gov/27340187/
Rivista di psicologia ambientale. Il lato oscuro della casa: valutazione dell’impatto del “disordine” da accumulo sul benessere soggettivo. https://www.sciencedirect.com/science/article/abs/pii/S0272494416300159?via%3Dihub
Cleveland Clinic. Dentofobia. https://my.clevelandclinic.org/health/diseases/22594-dentophobia-fear-of-dentists
