8 modi per aumentare la produttività in uno studio odontoiatrico

Quando si tratta di gestire uno studio odontoiatrico, la produttività è tutto. Con il tuo studio che opera senza intoppi, puoi ottenere pazienti più felici e dipendenti più soddisfatti, senza influire negativamente sul tuo bilancio.

Ma l'aumento della produttività non avviene semplicemente dal nulla. Ci vuole tempo e impegno per creare uno studio efficiente. Fortunatamente, ci sono diversi modi per affrontare questo obiettivo finale.

Quando si esplora cosa può aumentare l'efficienza dello studio, tutto si riduce a lavorare in modo più intelligente — non più duro. Utilizzando tecnologia avanzata e nuove strategie sul posto di lavoro, puoi offrire un'esperienza paziente più fluida e veloce.

#1 Move Appointment Booking Online

Dal salutare i pazienti all'invio dei moduli assicurativi, il tuo personale amministrativo ha già innumerevoli responsabilità. Questo è vero anche senza il compito che richiede tempo di fare e ricevere chiamate riguardo agli appuntamenti.

Per far risparmiare tempo ed energia sia ai dipendenti che ai pazienti, considera di spostare l'intero processo online.

Al giorno d'oggi, è facile aggiungere una sezione account al tuo sito web. Utilizzando servizi esistenti, puoi dare ai tuoi pazienti odontoiatrici accesso a un portale online che permette loro di prenotare, modificare e annullare appuntamenti autonomamente. Programmare gli appuntamenti online è un ottimo modo per risparmiare tempo al telefono e al computer, lasciando che il personale di segreteria si concentri su altri compiti a portata di mano.

#2 Use Automation to Confirm Appointments and Avoid Cancellations

Secondo l'American Dental Association (ADA), il fattore numero uno che impedisce ai dentisti di raggiungere il 100% della capacità sono le cancellazioni. Con questo in mente, eliminare cancellazioni e mancate presentazioni dovrebbe essere una priorità.

Ovviamente, alcune cancellazioni sono inevitabili. L'obiettivo è essere in grado di riempire qualsiasi appuntamento cancellato il prima possibile. Per farlo, invia ai tuoi pazienti diversi promemoria automatici degli appuntamenti con largo anticipo. In questo modo, i pazienti possono informarti dei cambiamenti di programma abbastanza presto da permetterti di riprenotare.

Ecco una cadenza ideale di promemoria degli appuntamenti:

Un mese in anticipo
Una settimana in anticipo
48 ore in anticipo

Il modo migliore per inviare un promemoria di appuntamento è generalmente tramite messaggio di testo, poiché gli SMS hanno un tasso di apertura del 98%. Tuttavia, inviare messaggi individuali richiede tanto tempo quanto fare telefonate. Invece, considera di utilizzare una piattaforma di messaggistica di massa per programmare promemoria SMS automatici.

Nel complesso, quando fornisci promemoria tempestivi ai tuoi pazienti esistenti — inclusa la documentazione sulle tariffe per mancata presentazione — puoi incoraggiare tutti ad arrivare puntuali.

#3 Make the Intake Process Digital

I nuovi pazienti del tuo studio devono sedersi e compilare un modulo cartaceo la prima volta che entrano? Se è così, potresti sprecare tempo su due fronti.

Primo, c'è il tempo extra che un paziente trascorre nell'area di ricezione compilando i propri dati. Secondo, c'è il tempo che il tuo personale di studio impiega per inserire i dati del paziente nel tuo sistema.

Con questo in mente, potresti voler acquistare un tablet per l'area di ricezione che permetta ai pazienti di compilare un modulo di ammissione digitale. In alternativa, puoi rendere disponibile il tuo modulo di ammissione online e incoraggiare i pazienti a compilarlo prima del loro arrivo.

#4 Streamline Your Operations with Digital Dentistry Solutions

Quando i tuoi pazienti raggiungono la poltrona, ti trovi di fronte a una delle maggiori opportunità per risparmiare tempo e aumentare la produttività dello studio odontoiatrico. Utilizzare la tecnologia odontoiatrica digitale può aiutarti a ridurre il tempo in poltrona quando opti per soluzioni digitali.

Ad esempio, considera il processo di prendere le impronte orali. L'approccio tradizionale con vassoio e pasta può essere disordinato, dispendioso in termini di tempo e laborioso. Se passi al digitale e utilizzi uno scanner intraorale invece, puoi risparmiare preziosi minuti su ogni consultazione.

Il risultato? Ogni dentista potrebbe vedere due o tre potenziali pazienti in più ogni giorno. Si tratta di un aumento massiccio delle entrate potenziali.

Ancora meglio, le impronte digitali sono più accurate della loro controparte nella procedura dentale tradizionale, facendoti risparmiare tempo su qualsiasi andirivieni con il laboratorio. Mentre il tipico processo di realizzazione delle protesi per gli aggiustamenti può richiedere quattro visite, le protesi digitali possono ridurre il processo a due. Con questi nuovi progressi nell'odontoiatria, passare al digitale sembra una scelta scontata.

#5 Simplify the Hardware Ordering Process

Oltre a ottenere l'impronta, c'è anche il processo di ordinazione delle protesi o delle corone dal laboratorio. Con la scansione digitale, puoi dire addio all'inserimento manuale delle misurazioni o all'invio postale degli stampi al laboratorio. Invece, puoi inviare ordini istantaneamente.

Prima un ordine parte, prima può tornare — e prima puoi rivedere il tuo paziente per un'adattamento.

Inoltre, poiché le misurazioni dalla scansione vanno direttamente al sistema di ordinazione, elimini la possibilità di errori. Quando lo fai bene la prima volta, non hai bisogno di passare tempo a correggerlo.

#6 Offer Teledentistry Appointments

In definitiva, alcune visite non devono essere di persona — e la tecnologia odierna rende possibili le consultazioni a distanza.

Le tele-visite possono eliminare le parti che richiedono tempo prima e dopo di un appuntamento dal dentista e andare dritti alla sezione importante. Con appuntamenti più brevi in generale, puoi vedere più pazienti in un giorno.

Offrendo consultazioni video per determinate circostanze del paziente, puoi:

Espandere la tua portata e vedere pazienti non locali
Lavorare da remoto ed eliminare il tuo pendolarismo
Liberare una poltrona per appuntamenti di persona

#7 Automate the Billing Process

Come il processo di ammissione, il processo di fatturazione dovrebbe essere senza carta e automatico.

Ci sono numerose opzioni di software di fatturazione odontoiatrica disponibili per inviare rapidamente estratti conto a pazienti o assicuratori. I sistemi automatizzati possono anche ridurre il tempo necessario per far arrivare i pagamenti, scansionare fogli di calcolo e PDF per i dati, e compilare automaticamente i moduli di richiesta.

Poiché la fatturazione può essere una delle parti più dispendiose in termini di tempo della giornata del tuo personale amministrativo, la fatturazione automatizzata non solo ti fa risparmiare tempo — può anche farti risparmiare denaro sugli stipendi dei dipendenti.

#8 Improve Employee Satisfaction

Per ultimo (ma decisamente non meno importante), puoi aumentare la produttività dello studio odontoiatrico mantenendo alto il morale. Trattare bene il tuo team odontoiatrico può aiutarti a evitare ore perse per burnout dei dipendenti e giorni di malattia.

Per scoprire modi per migliorare la vita dei tuoi dipendenti, vai direttamente alla fonte e parla con loro. Scopri di cosa hanno bisogno per essere più felici e produttivi al lavoro. Le richieste tipiche potrebbero includere:

Sistemi aggiornati
Nuove attrezzature per lo studio odontoiatrico o mobili
Orari più flessibili
Pacchetti di benefit diversi o migliori
Aumento dei salari

Aumenta la produttività del tuo studio con Dandy

Qualunque cosa significhi per te aumentare la produttività, una cosa è certa: più tempo trascorre ogni paziente nel tuo studio odontoiatrico, meno pazienti totali puoi vedere.

Una delle maggiori opportunità per influenzare il tempo totale di visita è ridurre il tempo in poltrona. Dopotutto, la maggior parte di una visita odontoiatrica avviene in poltrona.

Cerchi modi per velocizzare gli appuntamenti senza sacrificare la qualità dell'esperienza? Non cercare oltre Dandy, il principale laboratorio odontotecnico digitale.

Quando si tratta di come far crescere il tuo studio ortodontico, con un focus sull'efficienza operativa, la nostra piattaforma ti aiuta a ridurre il tempo su ogni aspetto dell'esperienza odontoiatrica — dalla scansione iniziale alla consegna dell'ordine. Che tu abbia bisogno di un bite notturno digitale, una singola corona o un set completo di impronte per protesi, Dandy gestisce tutto, lasciandoti più tempo per vedere più denti.

Inizia oggi, o scopri di più su come passare al digitale con Dandy.

Fonti:

American Dental Association. HPI: Dental practice schedules were on average 83% full in February. https://www.ada.org/publications/ada-news/2022/march/hpi-dental-practice-schedules-were-on-average-83-full-in-february

Gartner. The Future of Sales Follow-Ups: Text Messages. https://www.gartner.com/en/digital-markets/insights/the-future-of-sales-follow-ups-text-messages

Journal of the American Dental Association. Intraoral Scanners. https://jada.ada.org/article/S0002-8177(21)00312-3/fulltext