Percentuali di costi generali dello studio odontoiatrico: dove si colloca il tuo studio?

Questo articolo è stato originariamente pubblicato nel 2022 e aggiornato nel 2023 per nuove best practice.

Una delle chiavi del successo del tuo studio odontoiatrico è la gestione dei costi generali. Il nostro Rapporto sul Settore Odontoiatrico 2022 ha scoperto che ridurre i costi è una priorità per i dentisti. Ridurre le percentuali di costi generali del tuo studio odontoiatrico può sembrare scoraggiante, ma in realtà si riduce a sei semplici passaggi. Quali sono quei passaggi? E quale dovrebbe essere la tua ripartizione dei costi generali? Risponderemo a quelle domande e forniremo passaggi per implementare un piano di gestione dei costi generali nel tuo studio.

Passaggio 1: usa i dati per trovare le percentuali di costi generali del tuo studio odontoiatrico

Come sa qualsiasi buon clinico, creare un piano di trattamento efficace inizia con una valutazione dettagliata. Allo stesso modo, il primo passo per ridurre i costi generali del tuo studio odontoiatrico è scoprire dove ti trovi e come i tuoi numeri si confrontano con i benchmark del settore. Usa indicatori chiave di prestazione (KPI) per misurare e gestire il tuo studio attraverso dati affidabili.

In un articolo per Dental Economics, il consulente aziendale odontoiatrico Mark J. Nadaud, CPA/ABV, nota che “identificazione, analisi, e implementazione” dei KPI è un mezzo critico ma spesso trascurato per comprendere la salute economica di uno studio. “L'idea è di essere in grado di identificare, tracciare, e analizzare varie metriche per prendere decisioni aziendali più informate e strategiche,” scrive Nadaud.

Nadaud raccomanda l'uso di report supplementari per fornire approfondimenti più dettagliati. “Oltre ai rendiconti finanziari mensili o trimestrali, raccomando che un proprietario ottenga report supplementari per permettergli di tracciare le statistiche di performance per comprendere pienamente dove si trova attualmente lo studio, come si confronta con i periodi precedenti, e se è in linea con i benchmark del settore.” Questi dati supplementari potrebbero includere la produzione al giorno, il conteggio dei pazienti attivi, i nuovi pazienti al mese, e il tasso di accettazione del trattamento.

Passaggio 2. Approfondisci i dati e chiediti ‘Perché?’

Una volta ottenuta una visione del tuo stato attuale, è importante approfondire i dati per capire cosa contribuisce ai tuoi numeri. Nadaud dice che i costi generali medi dello studio odontoiatrico sono del 55%-65%. Ciò si allinea con uno studio Dental Buyer Advocates del 2021 che ha scoperto che i costi generali medi dello studio per l'anno erano del 61,9%.

Alcuni di quei costi generali derivano da costi fissi che rimangono gli stessi indipendentemente da quanti pazienti entrino dalla porta. Al contrario, i costi variabili — come quelli per forniture odontoiatriche e servizi di laboratorio odontotecnico — sono legati alla produzione. Le tariffe di laboratorio non includono solo il prezzo sulle tue fatture, inoltre. Se stai usando un laboratorio digitale altamente versatile, il tuo personale non dovrà compilare documenti per ogni ordine, e sprecare tempo elaborando e spedendo stampi e impronte fisiche. Per non parlare degli incredibilmente fluttuanti (e spesso piuttosto costosi) costi di spedizione che non puoi controllare — a meno che tu non passi a un laboratorio digitale.

E quando si tratta di altre spese di laboratorio sorprendenti, fattori importanti da considerare includono:

Risparmi sui costi che potresti trovare usando una rete di laboratori odontotecnici più grande o nuova tecnologia
L'importanza di una comunicazione chiara per garantire un'ottima relazione con il tuo laboratorio
Uso di foto per garantire un lavoro di laboratorio di qualità
Un focus sui dettagli per fornire richieste chiare
L'importanza del feedback per aiutare a perfezionare le tue preferenze

Altri costi variabili possono anche includere fattori che non sono sempre ovvi. Ecco perché è importante conoscere il “costo reale” delle forniture considerando problemi come:

Resi di prodotti difettosi
Articoli sovra-immagazzinati tenuti in inventario
Costi di spedizione e movimentazione
Costi di riassortimento
Mancato sfruttamento di offerte gratuite
Mancato ricevimento di credito per errori commessi dai fornitori

Costi generali odontoiatrici fissi vs variabili

Ogni spesa può essere divisa in stato di spesa fissa o variabile. Le spese fisse sono quelle che non possono essere facilmente cambiate, invertite, o ridotte — questa inflessibilità può essere la fonte di pressione finanziaria sul resto del tuo studio. Specialmente poiché il settore odontoiatrico ha spesso costi generali elevati. Tuttavia, la matematica semplice funziona semplicemente: ogni 1% che risparmi sui costi generali è un ulteriore 1% di profitto.

Le spese fisse dovrebbero comprendere il 4-7% del tuo costo di produzione. Queste includono affitto, assicurazione, tasse, e utenze — i costi per cui non puoi fare acquisti comparativi o negoziare al ribasso.

I costi variabili sono dove puoi trovare quei margini di profitto extra — come buste paga, tariffe di laboratorio, e forniture. A causa delle carenze di manodopera e della Grande Dimissione, costi come stipendi e salari degli igienisti sono più che raddoppiati. Ma assumere e formare un sostituto può essere ancora più costoso.

Le spese variabili occuperanno il 45-55% del tuo costo operativo, e man mano che diventi più granulare con come registri le spese — stipendi, forniture, attrezzature, tariffe di laboratorio — puoi ottenere più informazioni su come potresti ridurre le spese e migliorare i margini.

Passaggio 3. Determina le tue percentuali di costi generali ideali

Poiché i costi variabili sono correlati alla produzione, è importante vederli in relazione al reddito generato. Scrivendo per Inside Dentistry, Richard P. Gangwisch, DDS sottolinea l'importanza di questa relazione: “I dentisti dovrebbero stare attenti a tagliare qualsiasi costo che potrebbe in definitiva influenzare la loro produzione. A volte devi spendere soldi per fare soldi.”

Una volta che hai una visione equilibrata delle spese, considera i benchmark del settore per le percentuali di costi generali e cerca di adattarti in modo che la tua ripartizione sia simile.

Percentuali di costi generali raccomandate per lo studio odontoiatrico

Gangwisch dice che generalmente, la ripartizione dei costi generali del tuo studio odontoiatrico dovrebbe apparire più o meno così:

Rapporti salariali: 20%-24% complessivo
Laboratorio: 8%-10%
Forniture odontoiatriche: 5%-6%
Struttura: 4%-6% per gli affittuari; 5%-8% per i proprietari
Amministrazione generale: 6%-10%
Marketing: 2%-5%
Stipendio del medico: 20%-25%
Pensione, reinvestimento, e spese in conto capitale: 20%-25%

Passaggio 4. Crea e implementa un piano per diminuire le percentuali di costi generali dello studio odontoiatrico

Una volta che comprendi i tuoi costi, puoi concentrarti sul profitto. Come gestisci i tuoi costi ha un impatto diretto sul profitto, e sebbene sembri ovvio, vale la pena affermarlo: solo gli studi redditizi rimangono in attività. Dare priorità alle spese eccessive e ridurre i costi generali è la parte della gestione che ti manterrà redditizio.

Gangwisch dice che gli studi odontoiatrici possono ridurre i costi generali seguendo alcuni passaggi concreti:

Traccia l'efficacia delle spese di marketing e taglia quelle che sotto-performano.
Considera di rinegoziare il tuo contratto di affitto se sei disposto a impegnarti a lungo termine.
Confronta i prezzi di laboratorio — mantenendo sempre la qualità come tua prima priorità.
Ottieni preventivi da più compagnie assicurative per vedere se puoi risparmiare sulle tue tariffe.
Confronta i costi di articoli usa-e-getta vs non usa-e-getta che possono essere efficacemente sterilizzati in autoclave.
Ricerca i potenziali risparmi nell'usare un unico fornitore per tutte le tue forniture.
Usa un sistema di controllo dell'inventario che assicuri di avere sempre ciò di cui hai bisogno senza avere un eccesso.
Paga le bollette in tempo per evitare spese finanziarie che possono accumularsi rapidamente.
Mantieni un flusso di cassa costante con una politica di riscossione efficace e opzioni di credito per i pazienti che faticano a pagare.

Ora, ricorda: è più costoso, con marketing, sensibilizzazione, e relazioni commerciali, acquisire un nuovo cliente che mantenerne uno esistente. E poiché i referral sono un enorme motore dell'attività odontoiatrica, è cruciale assicurarsi che la riduzione dei costi non diminuisca l'esperienza del paziente.

Un alto morale del personale porta alla soddisfazione del paziente — cerca di non tagliare costi che rendono più difficile il lavoro dei tuoi dipendenti. Se puoi togliere la spedizione dalle mani di qualcuno, considera di farlo. Dai un'occhiata seria ai tuoi flussi di lavoro e strumenti e decidi: ci sono aree in cui puoi apportare modifiche per migliorare l'efficienza? Considera anche i tempi di attesa. Solo il 37% dei pazienti più giovani è soddisfatto dell'attesa presso il proprio dentista attuale. Come puoi mantenere questi pazienti a lungo termine felici e in ritorno con strumenti odontoiatrici digitali che riducono il tempo in poltrona e semplificano i flussi di lavoro? Se stai già usando strumenti digitali come uno scanner intraorale, il tuo laboratorio è completamente ottimizzato per usare scansioni digitali?

Passaggio 5. Comunica il nuovo piano al tuo team

Quando tutti nel tuo studio comprendono il Perché dietro il tuo piano, possono fornire un supporto migliore. Tieni riunioni di team regolarmente per rivedere i progressi, e chiedi feedback a tutti nel tuo team. Potrebbero identificare debolezze nel tuo flusso di lavoro, catena di approvvigionamento, o processi di laboratorio che ti sono sfuggite. Quando incoraggi tutti a farsi sentire ed essere parte dello sforzo per diminuire i costi generali, fornisci la leadership di cui il tuo team ha bisogno per aiutare l'attività ad avere successo.

Passaggio 6. Affronta tutte le opzioni con una mentalità aperta

Invece di resistere alla curva di apprendimento che potrebbe accompagnare una nuova tecnologia come uno scanner odontoiatrico digitale, abbraccialo con la consapevolezza che ti aiuterà nel lungo periodo.

Assumi candidati forti che sanno gestire più compiti. Invece di concentrarti solo sul reclutare quelli con esperienza nello studio odontoiatrico — considera quali altre esperienze e competenze potrebbero beneficiare il tuo studio. Ad esempio, se hai una posizione di receptionist da riempire, considera un candidato che ha esperienza nel servizio clienti, ma che potrebbe anche essere in grado di aiutare con il marketing sui social media. Hai bisogno di un responsabile di studio che mantenga il tuo studio efficiente? Considera qualcuno con l'esperienza di cui hai bisogno, e anche le competenze informatiche per ripulire i tuoi sistemi e formare altri quando si bloccano.
Abbraccia una mentalità fai-da-te. Il tuo studio è pieno di attrezzature vulnerabili alla necessità di riparazione — e quelle chiamate di assistenza possono sommarsi. Potrebbero esserci semplici compiti di riparazione e manutenzione per cui i tecnici delle attrezzature possono fornire formazione.
Sfrutta al massimo la tecnologia. L'odontoiatria digitale non è ciò che era 20 anni fa. Gli strumenti e i flussi di lavoro digitali sono avanzati significativamente. Questi strumenti aiutano gli studi odontoiatrici a ottimizzare sia la cura del paziente sia il bilancio. Invece di resistere alla curva di apprendimento che potrebbe accompagnare la nuova tecnologia, abbraccialo con la consapevolezza che ti aiuterà nel lungo periodo. Se sembra opprimente, trova un partner odontoiatrico digitale che offra formazione approfondita per te e il tuo personale.

Diminuire i costi generali dello studio odontoiatrico

La ripartizione dei costi generali del tuo studio odontoiatrico è la chiave per ridurre i costi e migliorare il profitto — e di conseguenza, la chiave per la salute a lungo termine del tuo studio. Non è facile, gestire il costo e il beneficio di variabili apparentemente semplici, ma se segui i passaggi sopra (usando le percentuali come KPI) e ti concentri sull'efficienza, le percentuali di costi generali del tuo studio odontoiatrico possono lavorare per te.

I costi variabili come le forniture e i costi nascosti all'interno delle forniture — pensa a quanto sia costoso spedire materiali di laboratorio per ogni paziente — potrebbero guidarti verso soluzioni più economiche e più efficienti. Una soluzione come la scansione intraorale di Dandy potrebbe aiutare il tuo studio non solo a ridurre i tempi di attesa e migliorare il comfort del paziente, ma anche ad aumentare la felicità dei dipendenti — una lunga coda che aumenta la fidelizzazione dei pazienti e riduce l'abbandono dei dipendenti. Si può fare, e tu puoi farlo — concentrati solo sui costi variabili che portano a efficienza e felicità, e il profitto seguirà.