Questo articolo è stato pubblicato originariamente nel 2022 e aggiornato nel 2023 per includere le nuove best practice.
Uno dei fattori chiave per il successo del tuo studio dentistico è la gestione delle spese generali. Il nostro Rapporto sul settore odontoiatrico del 2022 ha rilevato che la riduzione dei costi è una priorità per i dentisti. Ridurre le percentuali delle spese generali del tuo studio dentistico può sembrare un compito arduo, ma in realtà si tratta di sei semplici passaggi. Quali sono questi passaggi? E come dovrebbe essere ripartita la tua spesa generale? Risponderemo a queste domande e forniremo le indicazioni per implementare un piano di gestione delle spese generali nel tuo studio.
Fase 1: Utilizza i dati per calcolare le percentuali dei costi generali del tuo studio dentistico
Come ogni buon professionista sa bene, l'elaborazione di un piano terapeutico efficace inizia con una valutazione approfondita. Allo stesso modo, il primo passo per ridurre i costi fissi del proprio studio dentistico consiste nel capire qual è la propria situazione attuale e come i propri dati si collocano rispetto ai parametri di riferimento del settore. Utilizzate gli indicatori chiave di prestazione (KPI) per misurare e gestire il vostro studio sulla base di dati affidabili.
In un articolo pubblicato su Dental Economics, il consulente aziendale nel settore odontoiatrico Mark J. Nadaud, CPA/ABV, sottolinea che «l’identificazione, l’analisi e l’implementazione» degli indicatori chiave di prestazione (KPI) costituiscono uno strumento fondamentale, ma spesso trascurato, per comprendere lo stato di salute economica di uno studio dentistico. «L’idea è quella di riuscire a identificare, monitorare e analizzare diversi indicatori al fine di prendere decisioni aziendali più informate e strategiche», scrive Nadaud.
Nadaud consiglia di ricorrere a report supplementari per ottenere informazioni più dettagliate. «Oltre ai rendiconti finanziari mensili o trimestrali, consiglio al titolare di richiedere report supplementari che gli consentano di monitorare le statistiche relative alle prestazioni, al fine di comprendere appieno la situazione attuale dello studio, confrontarla con i periodi precedenti e verificare se sia in linea con i parametri di riferimento del settore». Questi dati supplementari potrebbero includere la produzione giornaliera, il numero di pazienti attivi, i nuovi pazienti al mese e il tasso di accettazione dei trattamenti.
Fase 2. Analizza i dati e chiediti «Perché?»
Una volta acquisita una visione chiara della vostra situazione attuale, è importante analizzare i dati per capire quali fattori influenzano i vostri risultati. Nadaud afferma che le spese generali medie di uno studio dentistico si aggirano tra il 55% e il 65%. Questo dato è in linea con uno studio condotto nel 2021 da Dental Buyer Advocates, secondo cui la mediana delle spese generali degli studi dentali per quell'anno era pari al 61,9%.
Una parte di tali spese generali deriva dai costi fissi, che rimangono invariati indipendentemente dal numero di pazienti che varcano la soglia dello studio. Al contrario, i costi variabili — come quelli relativi ai materiali odontoiatrici e ai servizi di laboratorio odontotecnico— sono legati alla produzione. Inoltre, le tariffe di laboratorio non includono solo il prezzo indicato sulle fatture. Se si utilizza un laboratorio digitale altamente versatile, il personale non dovrà compilare documenti cartacei per ogni ordine e perdere tempo nell’elaborazione e nella spedizione di calchi e impronte fisici. Per non parlare dei costi di spedizione incredibilmente variabili (e spesso piuttosto elevati) che non è possibile controllare, a meno che non si passi a un laboratorio digitale.
E per quanto riguarda altre spese di laboratorio inaspettate, tra i fattori importanti da considerare figurano:
- Risparmi sui costi ottenibili grazie all'utilizzo di una rete di laboratori odontotecnici più ampia o di nuove tecnologie
- L'importanza di una comunicazione chiara per garantire un ottimo rapporto con il proprio laboratorio
- L'uso delle foto per garantire la qualità del lavoro di laboratorio
- Attenzione ai dettagli per formulare richieste chiare
- L'importanza del feedback per aiutarti a perfezionare le tue preferenze
Tra gli altri costi variabili possono rientrare anche fattori non sempre evidenti. Ecco perché è importante conoscere il "costo reale" delle forniture, tenendo conto di aspetti quali:
- Resi di prodotti difettosi
- Articoli in eccedenza presenti in magazzino
- Spese di spedizione e gestione
- Spese di rifornimento
- Mancata valorizzazione delle offerte gratuite
- Mancato riconoscimento della responsabilità per gli errori commessi dai fornitori
Costi fissi e variabili delle spese generali dello studio dentistico
Ogni spesa può essere classificata come fissa o variabile. Le spese fisse sono quelle che non possono essere facilmente modificate, annullate o ridotte: questa mancanza di flessibilità può rappresentare una fonte di pressione finanziaria per il resto della vostra attività. Soprattutto perché il settore odontoiatrico è spesso caratterizzato da costi fissi elevati. Tuttavia, il calcolo è semplice: ogni punto percentuale risparmiato sui costi fissi si traduce in un aumento dell'1% dei profitti.
Le spese fisse dovrebbero rappresentare il 4-7% dei costi di produzione. Tra queste figurano l'affitto, le assicurazioni, le tasse e le utenze: si tratta di costi che non è possibile confrontare o negoziare al ribasso.
È proprio nei costi variabili che si possono trovare quei margini di profitto in più, come gli stipendi, le spese di laboratorio e i materiali di consumo. A causa della carenza di manodopera e della "Grande Dimissione", costi come gli stipendi degli igienisti si sono addirittura raddoppiati. Ma assumere e formare un sostituto può rivelarsi ancora più costoso.
Le spese variabili rappresenteranno il 45-55% dei costi operativi e, man mano che si affina la registrazione delle spese (stipendi, forniture, attrezzature, spese di laboratorio), sarà possibile ottenere maggiori informazioni su come ridurre i costi e migliorare i margini.
Fase 3. Stabilisci le percentuali ideali delle spese generali
Poiché i costi variabili sono legati alla produzione, è importante considerarli in relazione al reddito generato. In un articolo pubblicato su Inside Dentistry, Richard P. Gangwisch, DDS, sottolinea l’importanza di questo rapporto: «I dentisti dovrebbero evitare di tagliare qualsiasi costo che possa, in ultima analisi, incidere sulla loro produzione. A volte bisogna spendere soldi per guadagnarne».
Una volta ottenuto un quadro equilibrato delle spese, prendi in considerazione i parametri di riferimento del settore relativi alle percentuali delle spese generali e cerca di adeguarti in modo che la tua ripartizione risulti simile.
Percentuali consigliate per le spese generali degli studi dentistici
Gangwisch afferma che, in linea di massima, la ripartizione delle spese generali del vostro studio dentistico dovrebbe presentarsi più o meno così:
- Percentuali salariali: dal 20% al 24% complessivamente
- Laboratorio: dall'8% al 10%
- Forniture odontoiatriche: dal 5% al 6%
- Ampiezza: dal 4% al 6% per gli inquilini; dal 5% all'8% per i proprietari
- Spese amministrative generali: dal 6% al 10%
- Marketing: dal 2% al 5%
- Stipendio dei medici: dal 20% al 25%
- Pensionamento, reinvestimento e spese in conto capitale: dal 20% al 25%
Fase 4. Elaborare e attuare un piano volto a ridurre le percentuali dei costi generali dello studio dentistico
Una volta compresi i costi, potrete concentrarvi sui profitti. Il modo in cui gestite i costi incide direttamente sui profitti e, sebbene possa sembrare ovvio, vale la pena ribadirlo: solo gli studi redditizi riescono a sopravvivere sul mercato. Dare priorità alle spese superflue e ridurre i costi fissi è l’aspetto gestionale che vi consentirà di rimanere redditizi.
Gangwisch sostiene che gli studi dentistici possano ridurre i costi fissi seguendo alcuni passaggi concreti:
- Monitorate l'efficacia delle spese di marketing ed eliminate quelle che non danno i risultati sperati.
- Valuta la possibilità di rinegoziare il contratto di locazione se sei disposto ad assumerti un impegno a più lungo termine.
- Confronta i prezzi dei laboratori, senza mai trascurare la qualità.
- Richiedi preventivi a diverse compagnie assicurative per vedere se riesci a risparmiare sulle tariffe.
- Confronta i costi degli articoli monouso con quelli degli articoli riutilizzabili che possono essere efficacemente sterilizzati in autoclave.
- Valuta i potenziali risparmi derivanti dall'affidarti a un unico fornitore per tutte le tue forniture.
- Utilizza un sistema di gestione delle scorte che ti garantisca di avere sempre ciò che ti serve senza eccedenze.
- Paga le bollette puntualmente per evitare che gli interessi si accumulino rapidamente.
- Garantite un flusso di cassa costante grazie a una politica di recupero crediti efficace e a opzioni di credito per i pazienti che hanno difficoltà a pagare.
Ricordate: acquisire un nuovo cliente è più costoso, in termini di marketing, promozione e relazioni commerciali, rispetto a fidelizzare uno già esistente. E poiché il passaparola è un fattore determinante per l'attività odontoiatrica, è fondamentale assicurarsi che la riduzione dei costi non vada a discapito dell'esperienza del paziente.
Un alto livello di motivazione del personale porta alla soddisfazione dei pazienti: cercate di non tagliare i costi che rendono più difficile il lavoro dei vostri dipendenti. Se potete alleggerire qualcuno dal carico delle spedizioni, prendete in considerazione questa possibilità. Esamina attentamente i tuoi flussi di lavoro e gli strumenti a tua disposizione e valuta: ci sono aree in cui puoi apportare modifiche per migliorare l'efficienza? Considera anche i tempi di attesa. Solo il 37% dei pazienti più giovani è soddisfatto dei tempi di attesa presso il proprio dentista attuale. Come puoi mantenere soddisfatti questi pazienti di lunga data e farli tornare con strumenti odontoiatrici digitali che riducono il tempo trascorso sulla poltrona e semplificano i flussi di lavoro? Se stai già utilizzando strumenti digitali come uno scanner intraorale, il tuo laboratorio è completamente ottimizzato per l'utilizzo delle scansioni digitali?
Fase 5. Comunicare il nuovo piano al proprio team
Quando tutti i membri del tuo ufficio comprendono il motivo alla base del tuo piano, saranno in grado di offrirti un sostegno più efficace. Organizza riunioni di gruppo a cadenza regolare per esaminare i progressi compiuti e chiedi un feedback a tutti i membri del tuo team. Potrebbero individuare punti deboli nel flusso di lavoro, nella catena di approvvigionamento o nei processi di laboratorio che ti sono sfuggiti. Incoraggiando tutti a esprimersi e a partecipare allo sforzo comune volto a ridurre i costi generali, fornisci quella guida di cui il tuo team ha bisogno per contribuire al successo dell'azienda.
Passaggio 6. Valuta tutte le opzioni con mente aperta
Anziché opporre resistenza alla curva di apprendimento che potrebbe accompagnare l'adozione di nuove tecnologie, come uno scanner dentale digitale, accoglietela con la consapevolezza che, nel lungo periodo, vi sarà di grande aiuto.
- Assumete candidati validi in grado di svolgere più mansioni contemporaneamente. Anziché concentrarvi esclusivamente sull’assunzione di persone con esperienza in uno studio dentistico, valutate quali altre esperienze e competenze potrebbero rivelarsi utili per il vostro studio. Ad esempio, se dovete coprire un posto di receptionist, prendete in considerazione un candidato che abbia esperienza nel servizio clienti, ma che possa anche dare una mano con il social media marketing. Hai bisogno di un responsabile dello studio che lo faccia funzionare alla perfezione? Prendi in considerazione qualcuno con l'esperienza di cui hai bisogno, ma anche con le competenze informatiche per mettere in ordine i tuoi sistemi e aiutare gli altri quando si trovano in difficoltà.
- Adotta una mentalità fai-da-te. Il tuo ufficio è pieno di apparecchiature che potrebbero necessitare di riparazioni, e le spese per gli interventi di assistenza possono diventare piuttosto elevate. Potrebbero esserci semplici operazioni di riparazione e manutenzione per le quali i tecnici specializzati possono fornirti una formazione.
- Sfruttate al meglio la tecnologia. L'odontoiatria digitale non è più quella di vent'anni fa. Gli strumenti e i flussi di lavoro digitali hanno fatto passi da gigante. Questi strumenti aiutano gli studi dentistici a ottimizzare sia l'assistenza ai pazienti che i profitti. Anziché opporre resistenza alla curva di apprendimento che le nuove tecnologie possono comportare, accoglietele con la consapevolezza che vi saranno di aiuto nel lungo periodo. Se vi sembrano troppo impegnative, cercate un partner nel settore dell'odontoiatria digitale che offra una formazione approfondita per voi e il vostro staff.
Riduzione dei costi generali dello studio dentistico
L'analisi dettagliata delle spese generali del tuo studio dentistico è fondamentale per ridurre i costi e aumentare i profitti e, di conseguenza, è la chiave per garantire la redditività a lungo termine della tua attività. Non è facile gestire costi e benefici di variabili apparentemente semplici, ma se segui i passaggi sopra indicati (utilizzando le percentuali come indicatori chiave di prestazione) e ti concentri sull'efficienza, le percentuali delle spese generali del tuo studio dentistico potranno giocare a tuo favore.
I costi variabili, come quelli delle forniture e i costi nascosti al loro interno — pensate a quanto sia costoso spedire i materiali di laboratorio per ogni paziente — potrebbero indirizzarvi verso soluzioni più economiche ed efficienti. Una soluzione come la scansione intraorale di Dandy potrebbe aiutare il vostro studio non solo a ridurre i tempi di attesa e a migliorare il comfort dei pazienti, ma anche ad aumentare la soddisfazione dei dipendenti: un effetto a lungo termine che aumenta la fidelizzazione dei pazienti e riduce il turnover del personale. È possibile, e voi potete farlo: concentratevi semplicemente sui costi variabili che portano a efficienza e soddisfazione, e i profitti arriveranno.
