Van het beheren van meer dan 100 uiteenlopende relaties met laboratoria tot het stimuleren van omzetgroei in bestaande vestigingen via een strategisch partnerschap
Samenvatting van de gevolgen:
APEX Dental Partners moest zijn laboratoriumstrategie herzien en het aantal relaties met meer dan 100 door tandartsen gerunde laboratoria terugbrengen tot een aantal betrouwbare landelijke laboratoriumleveranciers.
Ze kozen voor Dandy omdat ze de nadruk op samenwerking, technologie, duidelijke klinische impact en het feit dat er geen kosten vooraf aan verbonden zijn, op prijs stelden.
Sinds ze voor Dandy hebben gekozen, zijn ze in staat geweest om:
- Verwacht een stijging van de jaaromzet met 12,5%
- Het percentage herbewerkingen met 29% verminderen
- Bespaar tienduizenden euro’s aan investeringskosten zonder kosten vooraf
- Het aantal afspraken voor kunstgebitten met 50% verminderen
- Genereer nieuwe inkomsten uit voorheen onrendabele behandelingen, zoals kunstgebitten
Voor APEX Dental Partners, een snelgroeiende DSO gevestigd in Dallas, Texas, was de samenvoeging van de laboratoria meer dan alleen een operationele noodzaak – het was een strategische vereiste voor duurzame groei.
Met 59 vestigingen verspreid over verschillende staten stond APEX voor het klassieke DSO-dilemma: hoe een evenwicht te vinden tussen klinische autonomie en de operationele efficiëntie die nodig is om te kunnen opschalen. Elke praktijk werkte samen met drie tot zeven verschillende laboratoria, waardoor een gefragmenteerd netwerk ontstond dat het vrijwel onmogelijk maakte om te profiteren van volumekortingen, kwaliteitsnormen te handhaven of inzicht te krijgen in de prestaties.
"We werkten samen met veel laboratoria die geen landelijke merken waren", aldus dr. Michael Fooshée, Chief Clinical Operations Officer bij Apex Dental Partners. "We realiseerden ons dat dit problemen opleverde bij de ondersteuning van onze clinici, vooral toen we uitbreidden naar nieuwe markten."
Door deze versnippering ontstonden er tal van knelpunten die de groeimogelijkheden van Apex beperkten:
Geen onderhandelingspositie. „Als elke tandarts zijn eigen laboratorium kiest, profiteren we nooit van schaalvoordelen”, merkte dr. Fooshée op. Zonder gebundelde uitgaven kon APEX niet profiteren van de kostenbesparingen die hun omvang eigenlijk had moeten opleveren.
Operationele complexiteit. Het was onmogelijk om de factureringsprocessen met meerdere laboratoriumpartners te stroomlijnen. Elke laboratoriumpartner hanteerde zijn eigen factureringsprocedures, wat het APEX-operationele team voor problemen stelde.
Beperkte klinische ondersteuning. Het operationele team van APEX kon de clinici slechts in beperkte mate ondersteunen, omdat er geen directe communicatielijn was met veel van hun andere laboratoria. Bovendien konden ze er niet op rekenen dat de laboratoria ervoor zouden zorgen dat de clinici kwalitatief hoogstaand werk konden leveren met minder herhalingsonderzoeken.
Geen enkel inzicht. Dr. Brad Eller, directeur Klinische Ontwikkeling, zei: „Ik had niet veel contact met de laboratoria omdat er zoveel verschillende waren. Ik wist niet met welke laboratoria men werkte. Ik had geen enkele manier om echt bij te houden hoe het ermee stond. Ik had niemand aan wie ik feedback kon geven. Ik stond eigenlijk buiten de boot.“
De oplossing: een samenwerkingsmodel gebaseerd op klinische autonomie en strategische afstemming
APEX had behoefte aan een andere aanpak – een aanpak die hun zorgverleners niet zou afschrikken, maar wel de operationele voordelen van consolidatie zou opleveren. Hun oplossing was een zorgvuldig samengesteld portfolio van laboratoria, waarin een evenwicht werd gevonden tussen landelijke dekking, klinische autonomie en digitale innovatie.
Toen kwam Dandy in beeld.
Dr. Fooshée legde uit: „De reden waarom ik uiteindelijk zo mijn best heb gedaan om de samenwerking met Dandy tot stand te brengen, was hun focus op de technologische kant, die ons klinisch team helpt bij het ondersteunen van onze artsen.“
Maar technologie alleen was niet voldoende. Dr. Layla Lohmann, medeoprichtster en klinisch directeur bij APEX, was duidelijk over hun eisen: „Ik wilde onze artsen begeleide keuzes bieden, weloverwogen keuzes. We hebben het onderzoek voor hen gedaan en ons gericht op oplossingen.” Ze moesten clinici keuzes bieden die logisch waren op basis van kosten, dienstverlening en gebruiksgemak.
Waarom Dandy zich aansluit bij de strategische visie van APEX
Er waren verschillende redenen waarom Dandy de juiste keuze was:
Gedeelde waarden in een partnerschap. „We delen dezelfde waarden,” zei dr. Lohmann tegen het Dandy-team. „Jullie geven om mensen, jullie geven om onderwijs. Jullie worden niet zomaar boos op een partner als het de eerste keer niet meteen lukt. Het is een op samenwerking gerichte aanpak.”
Een mentaliteit waarin technologie voorop staat. „Jullie zijn echt technologiegedreven, en ik denk dat in de huidige sector degenen die niet vooroplopen op technologisch gebied op een gegeven moment achterop zullen raken,” benadrukte ze. Voor een DSO die zichzelf positioneert als „de nieuwe kijk op de particuliere praktijk” was het bijblijven met de technologische ontwikkelingen geen optie; het maakt deel uit van de beloften die zij aan hun zorgverleners hebben gedaan.
Duidelijke klinische meerwaarde. De meerwaarde van Dandy was zo groot dat artsen het graag wilden gaan gebruiken. „Ik hoef het product niet aan mijn artsen aan te prijzen”, merkte dr. Fooshée op. „Dandy heeft al een goed en logisch bedrijfsmodel opgezet.”
Geen kapitaalinvestering. Doordat Dandy gratis scanners ter beschikking stelt, heeft APEX een belangrijke drempel voor de overstap naar digitaal weggenomen en tegelijkertijd kapitaal vrijgemaakt voor andere groei-initiatieven. De totale waarde van de scanners die Dandy tot nu toe heeft geleverd, bedraagt 1,5 miljoen dollar en stijgt nog steeds. Dr. Eller zegt: “Bij andere nationale laboratoriummerken kost het je al snel 35.000 tot 75.000 dollar om alleen maar een scanner in je praktijk te hebben. Het feit is dat het niets kost om een Dandy-scanner in huis te halen, en je krijgt een laboratoriumtegoed om hem uit te proberen. Het is een win-winsituatie.”
Implementatie: momentum creëren door draagvlak bij zorgverleners
De aanpak van APEX bij de implementatie weerspiegelde hun filosofie van begeleide keuze in plaats van verplichte naleving. „We hebben ons gericht op het ondersteunen van de autonomie van artsen bij de keuze van een laboratorium,” legde dr. Fooshée uit.
In plaats daarvan positioneerde APEX Dandy als de voor de hand liggende keuze, ondersteund door overtuigende waardeproposities:
- Gratis scanners om de drempel voor zorgverleners te verlagen
- Concurrerende prijzen dankzij het geconsolideerde volume van APEX
- Uitstekende ondersteuning in vergelijking met andere nationale laboratoria
- Technologische voordelen, waaronder digitale workflows die het aantal aangenomen zaken doen toenemen
- Live ondersteuning aan de behandeltafel voor beginnende artsen en pas afgestudeerden
"Voor de meeste artsen is de gratis scanner de belangrijkste reden waarom ze in eerste instantie geïnteresseerd raken", vertelde dr. Fooshée. "Maar het zijn juist al die andere zaken waardoor artsen blijven."
Dr. Lohmann voegde hieraan toe: „Als ik met sceptische artsen spreek, vertel ik hoe deze technologie snellere communicatie mogelijk maakt. Als ik een vraag heb over een vast apparaat, kan ik veel sneller live chatten met een medewerker van Dandy dan wanneer ik het laboratorium zou bellen. De bereikbaarheid is beter en dankzij de snelle reactietijd besparen mijn team en ik in ‘real time’ tijd.”
Dandy’s toewijding aan het opbouwen van relaties zorgde ervoor dat het product sneller werd omarmd. “Een van de dingen die opviel tijdens het opbouwen van de relatie en de lancering was Dandy’s bereidheid om te investeren in contacten met onze artsen en teams,” herinnert dr. Fooshée zich. “Dat was indrukwekkend: hun toewijding om vanaf het begin in de relatie te investeren.”
Resultaten: consolidatie, kostenbesparingen en klinische uitmuntendheid
De samenwerking heeft op verschillende vlakken van de bedrijfsactiviteiten van APEX tot meetbare resultaten geleid:
1. Maak tijd vrij om meer patiënten te kunnen behandelen
Aanzienlijke vermindering van het aantal afspraken voor kunstgebitten. Dr . Lohmann heeft haar eerste kunstgebit in zeven jaar vervaardigd met behulp van de digitale workflow van Dandy. „Ik weet nog dat ik er vroeger zeven of acht afspraken voor nodig had, en nu waren er maar vier nodig. Dit heeft de tijd die de patiënt weg was van zijn gezin en werk echt aanzienlijk verkort.”
Nog indrukwekkender: „Met de juiste opleiding kan het grootste deel van het digitale werkproces voor kunstgebitten worden uitgevoerd door een bekwame tandartsassistent, van het scannen tot de eerste aanpassing. Ik informeer de patiënt eerst, daarna neemt mijn assistent het proces over en kom ik weer in beeld om de randen, de functie en de esthetiek te controleren. Het opleiden van onze tandartsassistenten in deze technologie is een echte doorbraak geweest. Het heeft de behandelduur verkort, de efficiëntie verbeterd en van het uitneembare kunstgebit een voorspelbare oplossing gemaakt voor patiënten die behoefte hebben aan een goed functionerend gebit.”
Knelpunten bij het scannen zijn verholpen. „Ik krijg vrij regelmatig verzoeken om scanners vanuit de praktijken, en dat is nu vrijwel verdwenen, want voor praktijken die daar behoefte aan hebben, is Dandy de oplossing,” legde dr. Fooshée uit. „Rond het einde van het jaar zouden we normaal gesproken tientallen verzoeken voor nieuwe scanners ontvangen, maar nu hebben praktijken een betaalbaarder manier om hun scancapaciteit uit te breiden.”
Efficiëntie dankzij AI. Dr. Lohmann merkte op hoe de AI-margeherkenning van Dandy tijd bespaart: „Normaal gesproken wachten mijn tandartsassistenten tot ik alle marges heb gemarkeerd. Bij de laatste drie gevallen controleren mijn assistenten of de AI iets heeft gedetecteerd, en zo niet, dan gaan we verder. Ik heb de door de AI gegenereerde marges niet nogmaals gecontroleerd, dus dat heeft me tijd bespaard. Bij de oplevering waren we onder de indruk van de nauwkeurigheid van de röntgenfoto's vóór de plaatsing.”
2. Zorg ervoor dat meer behandelplannen tot geaccepteerde gevallen leiden
Technologie verbetert de voorlichting aan patiënten. „We voeren bij al onze nieuwe patiënten een gezondheidsscan uit, en ze zijn verbaasd over de technologie die we gebruiken”, vertelde een APEX-zorgverlener. „Door patiënten een scan van hun gebit te laten zien, is het makkelijker om een behandeling aan te bevelen.”
Meer comfort voor de patiënt. „De sonde is dunner, wat het comfort verhoogt voor patiënten met een sterke kokhalsreflex of een beperkte mondopening,” legde dr. Lohmann uit.
Een digitale preview wekt vertrouwen. De mogelijkheid om digitale wax-ups voorafgaand aan de productie te bekijken, geeft zowel behandelaars als patiënten vertrouwen in het eindresultaat.
3. Het aanbod uitbreiden om meer inkomsten per patiënt te genereren
Digitale kunstgebitten zorgen voor nieuwe inkomsten. „Het mooie hieraan is dat tandartsen weer enthousiast worden over het maken van kunstgebitten, wat echt niet makkelijk is,” merkte dr. Fooshée op. „Dankzij de digitale werkwijze van Dandy voor kunstgebitten worden deze nu tegen een prijs aangeboden die voor de praktijk weer echt rendabel is.”
Complexe gevallen binnen handbereik. Dr . Lohmann heeft met de steun van Dandy met succes een rondboogbrug voltooid – „pas mijn vierde in 14 jaar“.
4. Gebruik gegevens om nieuwe groeikansen te ontdekken
Het Hub-dashboard biedt ongekend inzicht. „Met de Dandy Hub heb ik één centraal punt waar ik alle scans en voorbereidingen van elke arts kan bekijken. Ik kan zien wie er herhalingsopnames moet maken en waarom. Ik kan zien wie er wel en wie er geen opdrachten plaatst. Het heeft mijn deel van het proces enorm vereenvoudigd,” aldus dr. Eller
Proactieve klinische ondersteuning. Dr. Eller benadrukt hoe de technologie van Dandy nieuwe clinici helpt om sneller betere resultaten te behalen. “Ik heb bij sommige preparaten gezien dat ze het weefsel niet goed vastpakken voordat ze de scan maken.” Dat leidt tot een direct gesprek met hen over wat ze anders of beter kunnen doen om betere resultaten te behalen. Voor sommige van die dingen zou het normaal gesproken vijf jaar van vallen en opstaan kosten om erachter te komen hoe je ze goed uitvoert. Met Dandy versnellen we hun vooruitgang en brengen we hen naar een punt waarop ze goede resultaten behalen.”
5. Creëer een cultuur die zorgt voor afstemming en groei
Het laboratorium als teamlid, niet als leverancier. Dr. Lohmann benadrukte deze cultuuromslag: „Ik zou elke DSO of behandelaar willen vragen om een laboratorium te zien als een echt partnerschap. Communicatie is essentieel voordat je mensen in de steek laat. Dandy is een geweldige partner – het gaat erom dat we afstappen van de traditionele kijk op leveranciers en in plaats daarvan een strategisch partnerschap aangaan.”
Zelfstandige tandartsassistenten. “Dankzij Dandy hebben we de rol van onze RDA’s op een zinvolle manier kunnen versterken. Wanneer het laboratorium duidelijk aangeeft wat er nodig is en wij onze assistenten trainen in de digitale workflow, nemen zij meer verantwoordelijkheid voor de behandeling op zich. Dat zorgt voor meer zelfvertrouwen, vaardigheden en carrièregroei. Als we willen dat onze teamleden zich professioneel ontwikkelen en hun waarde vergroten, moeten we hen de middelen, training en het vertrouwen geven om op dat hogere niveau te presteren.
Geconsolideerde klinische ondersteuning. Door het merendeel van de praktijken op Dandy te standaardiseren, heeft APEX een reproduceerbaar model voor klinische ondersteuning gecreëerd dat binnen de hele organisatie kan worden opgeschaald.
Financiële gevolgen
- Meer dan 1,5 miljoen dollar bespaard op de kosten van intraorale scanners
- Maak een einde aan de jaarlijkse investeringen in scanners, die voorheen tienduizenden dollars bedroegen
- Het aantal samenwerkingsverbanden met laboratoria terugbrengen van meer dan 100 naar een beoogd aantal van 10
- Verhoog de efficiëntie van de praktijk door kortere behandelduur, digitale werkprocessen en minder herhalingswerk
- Na een jaar gebruik geen enkele reparatie nodig bij verschillende leveranciers
- Bied nieuwe inkomstenbronnen aan en verhoog het rendement op investeringen van voorheen onrendabele behandelingen, zoals kunstgebitten
Vooruitblik: voortdurende innovatie en groei
Naarmate APEX verder groeit, blijft de samenwerking met Dandy een centraal onderdeel van hun groeistrategie.
"Ik vind het geweldig dat ze blijven bewijzen dat ze nog lang niet klaar zijn met innoveren," zei dr. Fooshée. "In slechts vier of vijf maanden tijd zijn ze blijven innoveren, en dat is geweldig. Ik ben benieuwd wat er nu gaat gebeuren."
Advies voor andere DSO’s
Toen hem werd gevraagd wat hij tegen een andere DSO-directeur zou zeggen die Dandy overweegt, aarzelde dr. Fooshée geen moment: „Het is een uitgemaakte zaak. Als je niet in de situatie wilt komen waarin je artsen moet overhalen om van laboratorium te veranderen, is dit de gemakkelijkste manier om laboratoria te consolideren. Dandy heeft het team dat dit kan realiseren. Ze weten welke aanpak werkt en hebben een bewezen staat van dienst als het gaat om het tot stand brengen van consolidaties.”
Dr. Lohmann voegde hieraan toe: „Als je in samenwerking met een laboratorium wilt leren hoe je dingen efficiënt aanpakt, dan is dat de samenwerking die ik zou aanraden. De communicatie met hen verloopt heel soepel. Het is verstandig om in een vroeg stadium in zee te gaan met een bedrijf dat in opkomst is, zodat je samen kunt groeien en leren, in plaats van het ene laboratorium na het andere te wisselen.”
Dr. Eller gaf het volgende advies: „Verken de Dandy Hub eens. Als je er alleen maar bent om een scan te bekijken, loop je heel veel verschillende mogelijkheden mis. Er zit een schat aan kennis en informatie in, als je de tijd neemt om er eens goed doorheen te gaan.”
Conclusie: van kostenpost naar winstbron
Voor APEX Dental Partners heeft de samenwerking met Dandy hun kijk op de relaties met hun laboratoria ingrijpend veranderd. Wat vroeger vooral werd gezien als een operationele complicatie en kostenpost, wordt nu beschouwd als een strategisch middel om de omzet per vestiging te vergroten.
Zoals dr. Lohmann het verwoordde: “Dandy is een organisatie die onderwijs, technologie en mensen hoog in het vaandel heeft staan – drie zaken in de gezondheidszorg die aandacht verdienen. Ze helpen je om je weer te richten op het vinden van oplossingen en het goed omgaan met feedback, om vervolgens een manier te vinden om je naar een hoger niveau te tillen of de volgende oplossing te vinden.”
Voor DSO’s die met dezelfde uitdagingen worden geconfronteerd als APEX – een vertraagde M&A-pijplijn, margedruk en de noodzaak om groei binnen het bestaande netwerk te stimuleren – is de les duidelijk: uw tandtechnisch laboratoriumpartner moet niet alleen kosten besparen. Met de juiste partner kan uw laboratorium nieuwe inkomstenbronnen aanboren, klinische resultaten verbeteren en een echt concurrentievoordeel worden.
