Elke tandartspraktijk die succesvol wil zijn, heeft een bekwame praktijkmanager aan het roer nodig. Hoewel je iedereen met de juiste achtergrond zou kunnen aannemen, luidt de eerste regel van Dandy als volgt: neem mensen aan op basis van hun karakter, en train ze om de vaardigheden te verwerven.
Zorg dat je de vaardigheden beheerst
De vaardigheden die je in een praktijkmanager zoekt, zijn net zo breed als de tandheelkunde zelf. Zijn of haar takenpakket raakt aan elk onderdeel van je praktijk. Kies daarom iemand met kennis van management, financiën, klantenservice, marketing en natuurlijk administratie. Tegelijkertijd moet hij of zij het menselijke gezicht zijn dat de patiënten dagelijks verwelkomt. Het lijkt wel alsof uw praktijkmanager domeinexpertise moet hebben op elk van deze gebieden. Laten we echter eens bespreken wat er precies van een goede praktijkmanager in de tandheelkunde wordt verwacht.
Dandy biedt tandartspraktijken een gratis intraorale scanner aan.
Managers van tandartspraktijken: wat zijn hun taken?
Net als elke andere manager wordt van een praktijkmanager in de tandheelkunde verwacht dat hij of zij toezicht houdt op de gehele organisatie van een tandartspraktijk, met name op het gebied van administratie en personeelszaken (HR). Zij vormen de basis waardoor tandartsen hun taken kunnen uitvoeren. Tandartsen hebben hen nodig om toezicht te houden op en taken te delegeren aan alle medewerkers in de praktijk, te beginnen bij het receptiepersoneel.
Receptiemedewerkers staan achter de balie om ervoor te zorgen dat patiënten hartelijk worden ontvangen. Ze moeten ook antwoord kunnen geven op vragen over allerlei zaken, van afspraken, facturering en verzekeringen tot behandelplannen en het akkoord gaan met een behandeling. Uiteindelijk zorgen zij ervoor dat de tandartsen en mondhygiënisten hun werk kunnen doen, namelijk zich volledig op de patiënt concentreren.
Het is niet ongebruikelijk dat praktijkmanagers van tandartspraktijken ook verantwoordelijk zijn voor de salarisadministratie van het personeel. Ze moeten in staat zijn om betalingsschema’s op te stellen en weten hoe een medewerker betaald wil worden: via automatische overschrijving of door cheques persoonlijk aan de medewerkers uit te reiken.
Wat doen ze elke dag?
Praktijkmanagers zijn de vertrouwde personen die de tandartspraktijk elke dag openen. Ze moeten meteen de afspraken voor die dag doornemen en klaar zijn om deze met de tandarts en het personeel te bespreken.
Managers van tandartspraktijken zullen aan het begin van de dag waarschijnlijk patiënten, leveranciers of hun vertegenwoordigers en bezorgers verwelkomen. Soms moeten ze patiënten bijstaan bij het invullen van formulieren en de benodigde patiënt- en verzekeringsgegevens in de computer invoeren. Ze zijn vaak verantwoordelijk voor het opstellen van betalingsregelingen voor behandelingen of het doorverwijzen van de patiënt naar de juiste externe tandheelkundige financieringsinstanties.
Kantoormanagers houden toezicht op de medewerkers en het kantoor zelf. Tandheelkundige benodigdheden en kantoorartikelen verschijnen niet zomaar uit de lucht. De manager is verantwoordelijk voor het bijhouden van de voorraad, het bijhouden van de leveringsstatus en het plaatsen van bestellingen wanneer dat nodig is. Daarnaast zijn er de instrumenten en de tandheelkundige apparatuur die tandartsen en mondhygiënisten gebruiken; deze moeten worden onderhouden, vervangen, vernieuwd en indien nodig gerepareerd.
Praktijkmanagers zijn de stem van de praktijk. Zij moeten bepalen hoe ze het beste met het praktijkpersoneel kunnen communiceren. Het organiseren van regelmatige personeelsvergaderingen mag voor hen geen probleem zijn. Managers moeten ervoor zorgen dat deze vergaderingen leuk en motiverend zijn. Daarnaast is er de kwestie van de dienstroosters. Dat betekent dat ze moeten weten welke medewerkers in bepaalde periodes zijn ingeroosterd en dat ze met hen moeten overleggen over hun verlofbehoeften. Ten slotte hebben de meeste praktijken het hele jaar door evenementen gepland. De praktijkmanager zorgt ervoor dat dergelijke evenementen vlekkeloos verlopen en kan zelfs met ideeën komen om de praktijk te versieren of iets te vieren.
Zijn ze gekwalificeerd?
Alle praktijkmanagers in de tandheelkunde moeten beschikken over enige vorm van leiderschapservaring of -vaardigheden. Hun werkervaring moet blijk geven van sterke communicatieve vaardigheden en ervaring met conflictbeheersing. Als ze nog nooit in deze functie hebben gewerkt, kun je overwegen iemand aan te nemen die eerder in de klantenservice heeft gewerkt, zodat hij of zij klaar is om eventuele problemen met patiënten of medewerkers op te lossen. Ook een enthousiaste en ervaren tandheelkundige receptioniste of tandartsassistente is een optie. Soms geeft een achtergrond in de tandheelkunde je praktijkmanager een voorsprong bij het begrijpen van de behoeften van de praktijk. Onthoud echter dat je vaardigheden kunt aanleren, maar een goed karakter niet kunt vervangen.
Dit zijn niet de enige leiderschapsvaardigheden waarover ze moeten beschikken. Beoordeel of ze van nature motiverend zijn. Praktijkmanagers moeten goed kunnen opschieten met alle medewerkers en de toon zetten en het voorbeeld geven voor een praktijk met een sterke cultuur. Ze moeten ook in staat zijn om de dagelijkse werkzaamheden soepel te begeleiden en te coördineren, waarbij ze op de hoogte zijn van de dagelijkse agenda’s van artsen en patiënten. Ten slotte moeten het mensen zijn die niet bang zijn om de mouwen op te stropen en de handen uit de mouwen te steken. Het mogen geen mensen zijn die verantwoordelijkheid uit de weg gaan, maar die wel graag bijspringen wanneer dat nodig is.
Organisatorische vaardigheden zijn een absolute must voor mensen in deze functie. Ze moeten vertrouwd zijn met bestaande archiveringssystemen of in staat zijn om nieuwe te ontwikkelen. Aangezien zij verantwoordelijk zijn voor het soepel laten verlopen van uw kantoor, moeten zij goed op de hoogte zijn van privacywetgeving en de normen van de Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA). Daarnaast moeten veiligheidsvoorschriften tot hun repertoire behoren, aangezien zij ervoor zorgen dat alle nalevingsnormen up-to-date zijn, zoals de voorschriften van de Occupational Safety and Health Administration (OSHA). Zij moeten deskundig zijn en de benodigde documentatie tijdig archiveren. Als zij iets verkeerds opmerken, moeten zij over een assertieve persoonlijkheid beschikken om dit te melden, te handhaven en werknemers te ontslaan die niet bereid zijn zich aan dergelijke regels te houden.
Een praktijkmanager in de tandheelkunde brengt een groot deel van zijn of haar tijd achter het computerscherm door. Dat betekent dat hij of zij vertrouwd moet zijn met computers en de bijbehorende software voor het plannen van afspraken, de communicatie met zorgverleners en patiënten, en alle financiële transacties.
Vereisten op het gebied van opleiding, scholing en ervaring
Van een praktijkmanager in de tandheelkunde wordt doorgaans verwacht dat hij of zij minimaal een middelbareschooldiploma of GED heeft behaald. Het is echter niet ongebruikelijk dat sollicitanten een associate’s- of bachelordiploma hebben. Laat u echter niet afschrikken door een deskundige kandidaat die jarenlange praktijkervaring meebrengt, maar geen diploma of graad heeft. Er moet ook rekening worden gehouden met begeleiding en training op de werkplek. Trainingen zoals praktijksoftwareprogramma's en certificering, lokale seminars over best practices en procedures, of alles wat de patiëntenzorg van uw praktijk naar een hoger niveau kan tillen, zijn een pluspunt.
De American Association of Dental Management is een organisatie die e-cursussen aanbiedt met online training voor de nieuwe manager, lessen over het aansturen van teamleden, HR en compliance, en vele andere relevante onderwerpen. Ze bieden ook exclusieve opleidingen aan van toonaangevende experts uit de sector. Een andere organisatie, bekend als de DALE Foundation, biedt certificeringscursussen voor het management van tandartspraktijken aan voor iedereen die de overstap naar dit vakgebied wil maken. Deze lessen omvatten onderwerpen zoals HR-basisprincipes, financiële rapportage en boekhouding, en HIPAA 101 voor tandheelkundige teamleden. Let op deze certificeringen op het cv van uw sollicitant.
Wie is de baas?
Uiteindelijk moet elke praktijkmanager verantwoording afleggen aan een hogere autoriteit: de hoofdtandarts. Deze tandarts kan de eigenaar zijn of deel uitmaken van een franchise of keten. Hoe dan ook, zijn of haar naam staat op de deur. Elke praktijkmanager moet rapporteren aan de hoofdtandarts en een goede werkrelatie met hem of haar onderhouden. Samen zijn zij verantwoordelijk voor het aannemen van personeel, het ondersteunen van de patiëntenrelaties en het meebeslissen over belangrijke aankopen. Ze kunnen ook helpen bij nieuwe marketingideeën, online advertenties opstellen of helpen bij het ontwerpen van een website, en de sociale media voor de praktijk beheren.
De praktijkmanager is de rechterhand van de hoofdtandarts. Hij of zij bepaalt de sfeer in de praktijk en zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt. Hoewel werkervaring altijd een pluspunt is, moet je niet aarzelen om op zoek te gaan naar mensen die bij je team passen en een toegevoegde waarde hebben. Bekijk hun cv’s, neem contact op met referenties, maar let vooral op een positieve instelling. Dit zijn de mensen die je je praktijk wilt laten runnen terwijl jij bij de patiënt bent.
