Resumen
Dental Care Alliance (DCA) gestiona más de 400 clínicas en todo Estados Unidos, lo que supone un gasto anual en laboratorios externos de 35,8 millones de dólares. Antes , ese gasto se repartía entre 403 proveedores de laboratorio distintos, una situación que hacía prácticamente imposible su supervisión.
Después Dandy como socio Diamond Preferred, DCA logró obtener una visión clara del rendimiento del laboratorio. A través del Dandy Hub, la organización puede ahora realizar un seguimiento del rendimiento a nivel de cada caso, identificar los factores que provocan la repetición de trabajos y tomar medidas ante cualquier problema que surja.
A lo largo de seis meses, Dandy instaló más de 160 escáneres intraorales en 147 consultas. Durante ese tiempo, el volumen de pedidos se multiplicó por 13, sin dejar de ser transparente y trazable. Gracias a Dandy Hub, los responsables clínicos pudieron hacer un seguimiento de las tasas de adopción de los escáneres en las distintas consultas y entre los distintos proveedores, mientras que los responsables empresariales pudieron observar en tiempo real el impacto de la consolidación de los laboratorios.
El reto
Operar a gran escala sin visibilidad
A medida que DCA se expandía mediante adquisiciones, su ecosistema de laboratorios se fue Dividido cada vez más. Más de 400 centros colaboraban con aproximadamente el mismo número de Laboratorios, cada uno de los cuales operaba con sus propias normas, Precios y procesos. En la práctica, esto se tradujo en una calidad irregular, un poder de negociación limitado y una capacidad muy reducida para comparar los resultados entre las distintas sedes.
Los intentos anteriores de consolidación ya habían fracasado. DCA había puesto en marcha programas de proveedores preferentes destinados a mejorar Precios; sin embargo, los profesionales sanitarios seguían trabajando con los Laboratorios confiaban, independientemente de los acuerdos corporativos.
Además, Laboratorios de DCA Laboratorios no facilitaban informes, o bien presentaban índices de repetición de pruebas elevados sin una metodología clara que los respaldara. Las cifras no se correspondían con lo que los proveedores observaban en su día a día, lo que dificultaba la formación de los equipos, la identificación de problemas o la exigencia de responsabilidades a los proveedores.
Aunque los socios de laboratorio solían prometer transparencia durante el proceso de venta, en la práctica esa transparencia rara vez se hacía realidad.
«Era un desastre, y lo había por toda la mesa».
– Dan Gast, vicepresidente de Adquisiciones de DCA
La solución
Un sistema que permite aprovechar los datos
Para abordar estas cuestiones, DCA recurrió a Dandy Hub, una plataforma centralizada que muestra datos de rendimiento en tiempo real.
Por primera vez, la DCA pudo consultar todos los casos presentados en su red, con las tasas de repetición desglosadas por oficina, por proveedor y por motivo. Las métricas no eran abstractas ni se basaban en datos facilitados por los propios interesados; estaban vinculadas directamente a los datos de cada caso concreto.
Los equipos de compras podrían hacer un seguimiento del rendimiento de los proveedores en relación con sus compromisos; el departamento financiero podría analizar el gasto y las tendencias; y los responsables clínicos podrían identificar las diferencias entre centros y utilizarlas para orientar la formación de los profesionales sanitarios. En lugar de elaborar informes manualmente, los equipos podrían acceder a la información cuando lo necesiten.
DEL ESCEPTICISMO A LA ACEPTACIÓN
La perspectiva de Russell cambió cuando empezó a trabajar con la plataforma. Cuando los proveedores expresaban sus inquietudes sobre la calidad de los análisis de laboratorio, los equipos podían revisar historiales clínicos reales y volver a procesar los datos, lo que permitía aportar datos objetivos a unas conversaciones que, tradicionalmente, se habían basado en opiniones. Ese cambio facilitó la identificación de las causas fundamentales y la resolución de los problemas.
«No se trata simplemente de decir: "Aquí están los datos". Se trata más bien de preguntarse: "¿Qué podemos hacer con ellos?"»
– Clayton Russell, vicepresidente de Operaciones Estratégicas
UNA COLABORACIÓN QUE VA MÁS ALLÁ DEL SOFTWARE
Dandy realizó una importante inversión para impulsar la adopción de la tecnología en toda la red de DCA. Se formó a más de 750 profesionales sanitarios mediante un programa de incorporación práctico, respaldado por una inversión en formación de más de 500 000 dólares. Dandy instaló más de 160 escáneres, proporcionó 150 000 dólares en créditos de laboratorio y aportó más de 100 000 dólares en patrocinios de eventos.
Esas inversiones contribuyeron a eliminar las dificultades a nivel de las consultas, que es donde, en última instancia, se produce la adopción. Los profesionales sanitarios pudieron probar los flujos de trabajo, ganar confianza e integrar los procesos digitales sin un riesgo inicial significativo.
Al mismo tiempo, Dandy asumió un papel proactivo en la gestión del rendimiento. Cuando el Hub detecta un problema —como unas tasas de reelaboración elevadas en una oficina concreta—, el equipo de Dandy lo investiga, identifica las causas fundamentales y ofrece apoyo específico, a menudo Antes sea necesario la intervención de Antes .
«Dandy es un socio de confianza. Hacen un excelente trabajo prestando apoyo a las oficinas. Es un placer trabajar con Dandy»
–Dan Gast, vicepresidente de Adquisiciones
El resultado
La visibilidad se convierte en una ventaja
Una vez implantado el Hub, DCA pasó de una gestión de proveedores reactiva a un modelo más proactivo y basado en datos.
En la actualidad, 147 centros médicos realizan pedidos de forma activa a través de Dandy, y la adopción de este sistema se debe principalmente a la demanda de los proveedores, más que a imposiciones normativas. La dirección puede supervisar de cerca las tasas de adopción de los escáneres, y las tasas de reelaboración son totalmente transparentes, se registran en tiempo real y se relacionan con las causas fundamentales documentadas.
Los flujos de trabajo internos también han mejorado. El departamento de cuentas por pagar puede gestionar la facturación de forma centralizada; la dirección puede acceder a los informes cuando lo necesite; y los equipos de compras pueden supervisar el rendimiento de forma continua, en lugar de hacerlo a posteriori.
De cara al futuro
En el caso de la DCA, el debate ha pasado de centrarse en si los datos existen a cómo se pueden utilizar.
La organización está colaborando actualmente con Dandy para desarrollar nuevos indicadores clave de rendimiento (KPI) que vayan más allá del rendimiento del laboratorio, incluyendo cómo la implantación de los escáneres influye en el tiempo de atención al paciente y si esa capacidad se traduce en ingresos adicionales por paciente.
Este cambio refleja una evolución más amplia en la colaboración, que pasa de la gestión de proveedores a la resolución colaborativa de problemas.
«Puede acceder a Dandy Hub, donde encontrará todas sus métricas, sus KPI, sus Repeticiones y todas sus oficinas. Nadie más dispone de eso».
–Dan Gast, vicepresidente de Adquisiciones
