Résumé
Dental Care Alliance (DCA) exploite plus de 400 cliniques à travers les États-Unis, représentant 35,8 millions de dollars de dépenses annuelles en laboratoires externes. Avant Dandy, ces dépenses étaient réparties entre 403 fournisseurs de laboratoires distincts — un arrangement qui rendait la surveillance presque impossible.
Après avoir choisi Dandy comme partenaire Diamond Prefered, DCA a acquis une réelle visibilité sur la performance en laboratoire. Grâce au Dandy Hub, l’organisation peut maintenant suivre la performance au niveau du cas, comprendre les pilotes de remakes et agir sur les problèmes au fur et à mesure qu’ils surviennent.
Au cours de six mois, Dandy a déployé plus de 160 scanners intra-oraux dans 147 bureaux. Pendant cette période, le volume des commandes a été multiplié par 13, tout en restant transparent et traçable. Grâce à Dandy Hub, les leaders cliniques ont pu suivre les taux d’adoption des scanners à travers les cliniques et les fournisseurs, tandis que les dirigeants d’entreprise ont pu observer en temps réel l’impact de la consolidation des laboratoires.
Le défi
Opérer à grande échelle sans visibilité
À mesure que DCA s’est développée par acquisition, leur écosystème de laboratoire est devenu de plus en plus fragmenté. Plus de 400 cliniques travaillaient avec à peu près le même nombre de laboratoires, chacun fonctionnant avec ses propres normes, prix et processus. En pratique, cela a entraîné une qualité incohérente, un pouvoir de négociation limité et très peu de capacité à comparer les résultats entre les lieux.
Les tentatives précédentes de consolidation avaient déjà échoué. Le DCA avait introduit des programmes de fournisseurs privilégiés destinés à améliorer les prix, mais les cliniciens continuaient de travailler avec les laboratoires en qui ils avaient confiance, peu importe les ententes d’entreprise.
De plus, les laboratoires du DCA ne fournissaient soit pas de rapports, soit offraient des taux de remake de haut niveau sans méthodologie claire. Les chiffres ne correspondaient pas à ce que les fournisseurs observaient au quotidien, ce qui rendait difficile le coaching des équipes, l’identification des problèmes ou la responsabilisation des fournisseurs.
Bien que les partenaires de laboratoire promettaient souvent de la transparence pendant le processus de vente, en pratique, cette visibilité se matérialisait rarement.
« C’était un vrai bazar, et c’était partout sur la table. »
– Dan Gast, vice-président des achats chez DCA
La solution
Un système qui rend les données utilisables
Pour répondre à ces problèmes, DCA a utilisé le Dandy Hub — une plateforme centralisée qui présente les données de performance en temps réel.
Pour la première fois, le DCA pouvait voir chaque dossier soumis sur son réseau, avec des tarifs de remake répartis par bureau, par fournisseur et par raison. Les métriques n’étaient ni abstraites ni auto-déclarées; ils étaient directement liés aux données au niveau des cas.
Les équipes d’approvisionnement pourraient suivre la performance des fournisseurs par rapport aux engagements; la finance pourrait examiner les dépenses et les tendances; Les leaders cliniques pourraient identifier la variabilité entre les bureaux et l’utiliser pour guider le coaching des fournisseurs. Au lieu d’assembler les rapports manuellement, les équipes pouvaient accéder à des informations sur demande.
DU SCEPTICISME À L’ADOPTION
La perspective de Russell changea alors qu’il commençait à travailler avec la plateforme. Lorsque les fournisseurs soulevaient des préoccupations concernant la qualité des laboratoires, les équipes pouvaient examiner des historiques de cas réels et refaire les données — apportant des preuves dans des discussions qui s’appuyaient historiquement sur l’opinion. Ce changement a facilité l’identification des causes profondes et la résolution des problèmes.
« Ce n’est pas juste, voici les données. C’est comme, qu’est-ce qu’on peut en faire? »
– Clayton Russell, vice-président des opérations stratégiques
UN PARTENARIAT QUI VA AU-DELÀ DU LOGICIEL
Dandy a beaucoup investi dans le soutien à l’adoption à travers le réseau de DCA. Plus de 750 cliniciens ont été formés par une intégration pratique, soutenus par plus de 500 000 $ en investissements en formation. Dandy a déployé 160+ scanners, fourni 150 000 $ en crédits de laboratoire et contribué à plus de 100 000 $ en commandites d’événements.
Ces investissements ont permis d’éliminer les frictions au niveau de la pratique, où l’adoption a lieu finalement. Les cliniciens pourraient tester les flux de travail, instaurer la confiance et intégrer les processus numériques sans risque initial important.
En même temps, Dandy a joué un rôle proactif dans la gestion de la performance. Lorsque le Hub met en lumière un problème — comme des taux de remake élevés dans un bureau précis — l’équipe de Dandy enquête, identifie les causes profondes et déploie un support ciblé, souvent avant que le DCA n’intervienne.
« Dandy est un partenaire fiable. Ils font un excellent travail pour soutenir les bureaux. C’est agréable de travailler avec Dandy »
–Dan Gast, vice-président des achats
Le résultat
La visibilité devient un levier
Avec le Hub en place, le DCA est passé d’une gestion réactive des fournisseurs à un modèle plus proactif et axé sur les données.
147 cliniques commandent maintenant activement via Dandy, l’adoption étant largement motivée par la demande des fournisseurs plutôt que par des obligations. La direction est capable de surveiller de près les taux d’adoption des scanners et les taux de remake, qui sont entièrement transparents, suivis en temps réel et liés aux causes profondes documentées.
Les flux de travail internes se sont aussi améliorés. Les comptes fournisseurs peuvent gérer la facturation de façon centralisée; la direction peut accéder aux rapports sur demande; Les équipes d’approvisionnement peuvent surveiller la performance de façon continue plutôt que rétrospective.
En regardant vers l’avenir
Pour la DCA, la conversation a changé — de l’existence des données à la manière dont elles peuvent être utilisées.
L’organisation travaille maintenant avec Dandy pour développer de nouveaux indicateurs clés de performance qui vont au-delà de la performance en laboratoire, notamment comment l’adoption des scanners influence le temps passé en poste et si cette capacité se traduit par des revenus supplémentaires pour les patients.
Ce changement reflète une évolution plus large du partenariat — qui passe de la gestion des fournisseurs à la résolution collaborative des problèmes.
« Tu peux aller sur le Dandy Hub et il y a tous tes indicateurs, tes KPI, tes remakes, tous tes bureaux. Personne d’autre n’a ça. »
–Dan Gast, vice-président des achats
