Comment APEX Dental Partners a transformé la consolidation de ses laboratoires en un moteur de croissance de son chiffre d'affaires

De la gestion de plus de 100 relations avec des laboratoires très variés à la stimulation de la croissance à périmètre constant grâce à un partenariat stratégique

Résumé des conséquences :

APEX Dental Partners devait rationaliser sa stratégie en matière de laboratoires, en passant d'un réseau de plus de 100 laboratoires gérés par des praticiens à quelques prestataires nationaux de confiance.

Ils ont choisi Dandy parce qu'ils appréciaient l'importance accordée au partenariat, à la technologie, à l'impact clinique évident et à l'absence de coût initial.

Depuis qu'ils ont choisi Dandy, ils ont pu :

• Prévoir une hausse de 12,5 % du chiffre d'affaires annualisé
• Réduire le taux de reprise de 29 %
• Réduisez vos dépenses d'investissement de plusieurs dizaines de milliers sans aucun coût initial
• Réduire de 50 % le nombre de rendez-vous liés aux prothèses dentaires
• Générez de nouveaux revenus grâce à des interventions jusqu'alors non rentables, telles que les prothèses dentaires

Le défi : des laboratoires dispersés, des coûts cachés et une visibilité limitée

Pour APEX Dental Partners, une société de gestion dentaire (DSO) en pleine expansion basée à Dallas, au Texas, la consolidation de ses laboratoires représentait bien plus qu'une simple nécessité opérationnelle : il s'agissait d'un impératif stratégique pour assurer une croissance durable.

Avec 59 cabinets répartis dans plusieurs États, APEX était confrontée au dilemme classique lié au délai de recouvrement (DSO) : comment concilier l'autonomie clinique et l'efficacité opérationnelle nécessaire à son développement ? Chaque cabinet travaillait avec trois à sept laboratoires différents, ce qui créait un réseau fragmenté rendant pratiquement impossible de bénéficier de tarifs dégressifs, de maintenir les normes de qualité ou d'obtenir une bonne visibilité sur les performances.

« Nous avions de nombreux partenariats avec des laboratoires qui n'appartenaient pas à des enseignes nationales », a expliqué le Dr Michael Fooshée, directeur des opérations cliniques chez Apex Dental Partners. « Nous nous sommes rendu compte que cela posait des difficultés pour accompagner nos praticiens, notamment à mesure que nous nous développions sur de nouveaux marchés. »

Cette fragmentation a entraîné de nombreux problèmes qui freinaient la croissance d'Apex :

Aucun pouvoir de négociation. « Si chaque dentiste choisit son propre laboratoire, nous ne bénéficierons jamais d'un avantage lié au volume », a fait remarquer le Dr Fooshée. Faute de regroupement des dépenses, APEX n'a pas pu tirer parti des économies d'échelle que sa taille aurait dû lui permettre de réaliser.

Complexité opérationnelle. Il était impossible d'harmoniser les processus de facturation avec les différents laboratoires partenaires. Chaque laboratoire partenaire disposait de ses propres procédures de facturation, ce qui compliquait la tâche de l'équipe opérationnelle d'APEX.

Un soutien clinique limité. L'équipe opérationnelle d'APEX disposait de moyens limités pour soutenir ses cliniciens, faute de ligne de communication directe avec bon nombre de ses autres laboratoires. De plus, elle ne pouvait pas compter sur ces laboratoires pour permettre aux cliniciens de fournir un travail de haute qualité tout en réduisant le nombre de réanalyses.

Visibilité nulle. Le Dr Brad Eller, directeur du développement clinique, a déclaré : « Je n'avais pas beaucoup d'échanges avec les laboratoires, car il y en avait tellement de différents. Je ne savais pas à qui les gens s'adressaient. Je n'avais aucun moyen de vraiment suivre l'avancement des choses. Je n'avais personne à qui faire part de mes commentaires. En gros, j'étais tenu à l'écart. »

La solution : un modèle de partenariat fondé sur l'autonomie clinique et l'alignement stratégique

APEX avait besoin d'une approche différente, qui ne risquerait pas de s'aliéner ses prestataires tout en permettant de tirer parti des avantages opérationnels de la consolidation. La solution retenue a consisté à constituer un portefeuille de laboratoires soigneusement sélectionnés, alliant couverture nationale, autonomie clinique et innovation numérique.

C'est là que Dandy est entré en scène.

Le Dr Fooshée a expliqué : « Si j'ai finalement décidé de m'engager dans ce partenariat avec Dandy, c'est parce que cette entreprise met l'accent sur l'aspect technologique, ce qui aide notre équipe clinique à soutenir nos médecins. »

Mais la technologie à elle seule ne suffisait pas. Le Dr Layla Lohmann, cofondatrice et directrice clinique d'APEX, a clairement défini leurs exigences : « Je voulais offrir à nos médecins des choix guidés, des choix mûrement réfléchis. Nous avons effectué les recherches à leur place et nous nous sommes concentrés sur les solutions. » Il fallait proposer aux cliniciens des choix pertinents en termes de coûts, de services et de facilité d'utilisation.

Pourquoi Dandy s'est rallié à la vision stratégique d'APEX

Plusieurs facteurs ont fait de Dandy le choix idéal :

Des valeurs communes en matière de partenariat. « Nous partageons les mêmes valeurs », a déclaré le Dr Lohmann à l'équipe de Dandy. « Vous vous souciez des gens, vous vous souciez de l'éducation. Vous n'en voulez pas à un partenaire si nous ne réussissons pas du premier coup. C'est une approche collaborative. »

Une mentalité axée sur la technologie. « Vous êtes vraiment tournés vers la technologie, et je pense que, dans ce secteur aujourd'hui, ceux qui ne sont pas à la pointe de la technologie finiront par se faire distancer », a-t-elle souligné. Pour un DSO qui se positionne comme « le cabinet privé réinventé », rester à la pointe de la technologie n'était pas une option ; cela faisait partie des engagements pris envers ses praticiens.

Une valeur clinique évidente. Les atouts de Dandy étaient suffisamment convaincants pour que les médecins souhaitent l'adopter. « Je n'ai pas besoin de vanter les mérites du produit auprès de mes confrères », a fait remarquer le Dr Fooshée. « Dandy a déjà mis en place un modèle économique solide et cohérent. »

Aucun investissement en capital. Grâce aux scanners fournis gratuitement par Dandy, APEX a éliminé un obstacle majeur à l'adoption du numérique tout en libérant des capitaux pour d'autres initiatives de croissance. La valeur totale des scanners fournis par Dandy à ce jour s'élève à 1,5 million de dollars et ne cesse d'augmenter. Le Dr Eller explique : « Avec d'autres marques nationales de laboratoires, il faut compter entre 35 000 et 75 000 dollars rien que pour disposer d'un scanner dans son cabinet. Or, l'installation d'un scanner Dandy ne coûte absolument rien, et vous bénéficiez d'un crédit de laboratoire pour l'essayer. C'est une situation où l'on n'a rien à perdre. »

Mise en œuvre : créer une dynamique grâce à l'adhésion des prestataires

L'approche d'APEX en matière de mise en œuvre reflétait sa philosophie, qui privilégie le choix éclairé plutôt que la conformité imposée. « Nous nous sommes attachés à respecter l'autonomie des médecins dans le choix des laboratoires », a expliqué le Dr Fooshée.

Au contraire, APEX a présenté Dandy comme le choix qui s'imposait de lui-même, en s'appuyant sur des arguments de vente convaincants :

• Des scanners gratuits pour réduire les obstacles à l'accès pour les cliniciens
• Des tarifs compétitifs tirant parti du volume global d'APEX
• Un soutien d'une qualité supérieure par rapport aux autres laboratoires nationaux
• Les avantages technologiques, notamment les flux de travail numériques qui favorisent l'acceptation des dossiers
• Un accompagnement en direct au chevet du patient pour les jeunes médecins et les jeunes diplômés

« Pour la plupart des médecins, le scanner gratuit est ce qui suscite leur intérêt au départ », a expliqué le Dr Fooshée. « Mais ce sont tous les autres aspects qui les incitent à rester. »

Le Dr Lohmann a ajouté : « Lorsque je m'adresse à des médecins sceptiques, je leur explique en quoi cette technologie permet une communication plus rapide. Si j'ai une question concernant un appareil fixe, je peux discuter en direct avec un représentant de Dandy bien plus rapidement qu'en appelant le laboratoire par téléphone. L'accès est plus rapide et le délai de réponse nous fait gagner du temps, à mon équipe et à moi-même, en « temps réel ». »

L'engagement de Dandy à tisser des liens a accéléré l'adoption du produit. « L'un des éléments qui a marqué le processus de création de liens et le lancement a été la volonté de Dandy de s'investir pour se faire connaître auprès de nos médecins et de nos équipes », se souvient le Dr Fooshée. « Cela a été impressionnant : leur engagement à investir dans cette relation dès le début. »

Résultats : consolidation, économies et excellence clinique

Ce partenariat a eu un impact mesurable sur plusieurs aspects de l'activité d'APEX :

1. Libérer du temps de consultation afin de pouvoir recevoir davantage de patients

Réduction spectaculaire du nombre de rendez-vous pour les prothèses dentaires. Le Dr Lohmann a réalisé ses premières prothèses dentaires il y a sept ans grâce au flux de travail numérique de Dandy. « Je me souviens qu'au début, cela me prenait sept ou huit rendez-vous, alors que cette fois-ci, il n'en a fallu que quatre. Cela a vraiment permis de réduire le temps que le patient devait passer loin de sa famille et de son travail. »

Plus impressionnant encore : « Avec une formation adaptée, la majeure partie du processus de fabrication numérique des prothèses dentaires peut être prise en charge par un assistant dentaire qualifié, de la numérisation à l'ajustement initial. J'informe d'abord le patient, puis mon assistant se charge de la suite du processus, et j'interviens à nouveau pour vérifier les contours, la fonction et l'esthétique. La formation de nos assistants dentaires à cette technologie a changé la donne. Elle a permis de réduire la durée des consultations, d'améliorer l'efficacité et de faire des prothèses amovibles une solution fiable pour les patients qui ont besoin d'une prothèse fonctionnelle. »

Fin des goulots d'étranglement liés aux scanners. « Je reçois régulièrement des demandes de scanners de la part des cabinets, mais ce problème a pratiquement disparu, car pour les cabinets qui en ont besoin, Dandy est la solution », a expliqué le Dr Fooshée. « À l'approche de la fin de l'année, nous recevions habituellement des dizaines de demandes de nouveaux scanners, mais désormais, les cabinets disposent d'une solution plus abordable pour augmenter leur capacité de numérisation. »

L'efficacité grâce à l'IA. Le Dr Lohmann a souligné à quel point la détection des marges par l'IA de Dandy permettait de gagner du temps : « D'habitude, mes assistantes dentaires attendent que j'aie marqué toutes mes marges. Lors des trois derniers cas, mes assistantes vérifient si l'IA a détecté quelque chose, et si ce n'est pas le cas, nous procédons au traitement. Je n'ai pas eu besoin de revérifier les marges générées par l'IA, ce qui m'a fait gagner du temps. À la livraison, nous avons été impressionnés par la précision des radiographies de pré-ajustement. »

2. Transformer davantage de plans de traitement en dossiers acceptés

La technologie facilite la communication avec les patients. « Nous effectuons des examens de dépistage chez tous nos nouveaux patients, et ceux-ci sont émerveillés par la technologie que nous utilisons », a expliqué un praticien du réseau APEX. « Montrer aux patients une image de leurs dents facilite la recommandation d'un traitement. »

Un confort accru pour le patient. « La sonde est plus petite, ce qui améliore le confort des patients présentant un fort réflexe nauséeux ou une ouverture buccale réduite », a expliqué le Dr Lohmann.

La prévisualisation numérique renforce la confiance. La possibilité de visualiser les maquettes numériques avant la fabrication donne aux praticiens comme aux patients confiance dans le résultat final.

3. Élargir l'offre afin d'augmenter les recettes par patient

Les prothèses dentaires numériques ouvrent de nouvelles perspectives de revenus. « Ce qui est passionnant dans tout cela, c'est que les médecins retrouvent leur enthousiasme à l'idée de réaliser des prothèses dentaires, ce qui est pourtant très difficile à faire », a fait remarquer le Dr Fooshée. « Le processus de fabrication numérique de prothèses dentaires proposé par Dandy permet d'atteindre un niveau de prix qui redevient réellement intéressant pour les cabinets. »

Des cas complexes rendus accessibles. Le Dr Lohmann a mené à bien la pose d'un bridge en U - « seulement mon quatrième en 14 ans » - grâce au soutien de Dandy.

4. Exploiter les données pour découvrir de nouvelles opportunités de croissance

Le tableau de bord du Hub offre une visibilité sans précédent. « Le Dandy Hub me permet d'accéder à un espace unique où je peux consulter les examens et les préparatifs de n'importe quel médecin. Je peux voir qui doit refaire des examens et pourquoi. Je peux voir qui passe des commandes et qui n'en passe pas. Cela a considérablement simplifié ma partie du processus », a déclaré le Dr Eller.

Un accompagnement clinique proactif. Le Dr Eller souligne que la technologie de Dandy aide les nouveaux cliniciens à obtenir de meilleurs résultats, plus rapidement. « J'ai pu constater que, dans certains cas, ils ne prélevaient pas correctement le tissu avant de réaliser le scan. » Cela nous amène à discuter directement avec eux de ce qu'ils pourraient faire différemment ou mieux pour obtenir de meilleurs résultats. Pour certaines de ces techniques, il faudrait normalement cinq ans d'essais et d'erreurs avant de savoir comment les maîtriser. Grâce à Dandy, nous accélérons leurs progrès et les amenons rapidement à un niveau où ils obtiennent de bons résultats. »

5. Instaurer une culture d'entreprise favorisant la cohésion et la croissance

Le laboratoire en tant que membre de l'équipe, et non comme un simple prestataire. Le Dr Lohmann a insisté sur ce changement de culture : « Que ce soit dans le cadre d'une relation avec un DSO ou avec un praticien, je leur demanderais de considérer tout laboratoire comme un véritable partenaire. La communication est essentielle avant de jeter la pierre à qui que ce soit. Dandy est un excellent partenaire : il s'agit de s'éloigner de la perception traditionnelle des prestataires pour s'orienter vers un partenariat stratégique. »

Des assistants dentaires responsabilisés. « Dandy nous a permis de valoriser de manière significative le rôle de nos assistants dentaires agréés (RDA). Lorsque le laboratoire communique clairement ses besoins et que nous formons nos assistants au flux de travail numérique, ceux-ci s'approprient davantage le dossier. Cela renforce leur confiance, développe leurs compétences et favorise leur évolution professionnelle. Si nous voulons que les membres de notre équipe évoluent sur le plan professionnel et accroissent leur valeur, nous devons leur donner les outils, la formation et la confiance nécessaires pour passer au niveau supérieur. »

Un accompagnement clinique harmonisé. En uniformisant la plupart des pratiques sur la plateforme Dandy, APEX a mis en place un modèle d'accompagnement clinique reproductible, applicable à l'ensemble de son organisation.

Incidence financière

• Économie de plus de 1,5 million de dollars sur les coûts liés aux scanners intra-oraux
• Supprimer les dépenses d'investissement annuelles liées aux scanners, qui s'élevaient auparavant à plusieurs dizaines de milliers de dollars
• Réduire le nombre de partenariats avec des laboratoires, qui s'élève actuellement à plus de 100, afin d'atteindre l'objectif de 10
• Améliorer l'efficacité du cabinet en réduisant le temps passé au fauteuil, en mettant en place des flux de travail numériques et en diminuant le nombre de reprises
• Ne plus avoir à faire appel à plusieurs prestataires pour des refontes après un an d'utilisation
• Proposer de nouvelles sources de revenus et améliorer le retour sur investissement de procédures auparavant non rentables, telles que les prothèses dentaires

Perspectives d'avenir : innovation et croissance continues

Alors qu'APEX poursuit son expansion, le partenariat avec Dandy reste au cœur de sa stratégie de croissance.

« Je suis ravi de constater qu'ils continuent de prouver qu'ils n'ont pas fini d'innover », a déclaré le Dr Fooshée. « En l'espace de quatre ou cinq mois, ils ont continué à innover, ce qui est passionnant. J'ai hâte de voir ce que l'avenir nous réserve. »

Conseils à l'intention des autres DSO

Lorsqu'on lui a demandé ce qu'il dirait à un autre dirigeant de DSO envisageant de faire appel à Dandy, le Dr Fooshée n'a pas hésité : « C'est une évidence. Si vous ne voulez pas vous retrouver dans une situation où vous devrez convaincre des médecins de changer de laboratoire, c'est la voie la plus simple vers la consolidation des laboratoires. Dandy dispose de l'équipe nécessaire pour y parvenir. Ils maîtrisent l'approche qui fonctionne et ont fait leurs preuves en matière de consolidation. »

Le Dr Lohmann a ajouté : « Si vous souhaitez apprendre, en collaboration avec un laboratoire, comment travailler efficacement, c'est ce type de partenariat que je recommanderais. La communication avec eux est très facile. Il vaut mieux s'associer dès le début à une entreprise en pleine croissance afin de pouvoir évoluer et apprendre ensemble, plutôt que de passer sans cesse d'un laboratoire à l'autre. »

Le Dr Eller a donné son propre conseil : « Explorez le Dandy Hub. Si vous vous contentez d'y consulter un scan, vous passez à côté d'une multitude d'opportunités. Il recèle une mine de connaissances et d'informations, à condition de prendre le temps de l'explorer. »

Conclusion : du centre de coûts au moteur de chiffre d'affaires

Pour APEX Dental Partners, le partenariat avec Dandy a profondément transformé leur vision des relations avec les laboratoires. Ce qui était autrefois considéré avant tout comme une complication opérationnelle et une dépense est désormais reconnu comme un levier stratégique pour la croissance à périmètre constant.

Comme l'a souligné le Dr Lohmann : « Dandy est une organisation qui accorde une grande importance à la formation, à la technologie et aux personnes - trois aspects du secteur de la santé qui méritent toute notre attention. Elle aide à se recentrer sur une approche axée sur les solutions et à bien accueillir les retours d'expérience, puis à trouver le moyen de vous permettre de franchir une nouvelle étape ou de trouver la solution suivante. »

Pour les DSO confrontés aux mêmes défis que ceux rencontrés par APEX - ralentissement des projets de fusions-acquisitions, compression des marges, nécessité de stimuler la croissance à périmètre constant -, la leçon à retenir est claire : votre partenaire de laboratoire dentaire ne doit pas se contenter de réduire les coûts. Avec le bon partenaire, votre laboratoire peut générer de nouveaux revenus, améliorer les résultats cliniques et devenir un véritable atout concurrentiel.