Les critères à prendre en compte pour choisir un excellent responsable de cabinet dentaire

Tout cabinet dentaire qui souhaite réussir doit pouvoir compter sur un responsable administratif compétent à sa tête. Même s'il est possible d'embaucher n'importe quelle personne possédant le profil requis, la première règle énoncée par Dandy est la suivante : recrutez en fonction de la personnalité, formez en fonction des compétences.

Maîtrisez les compétences

Les compétences que vous recherchez chez un responsable de cabinet sont aussi variées que le secteur dentaire lui-même. Ses responsabilités toucheront tous les aspects de votre cabinet. Choisissez donc une personne qui maîtrise la gestion, la finance, le service client, le marketing et, bien sûr, l'administration. Mais elle doit avant tout être le visage humain qui accueille les patients au quotidien. C'est comme si votre responsable de cabinet devait posséder une expertise spécifique dans chaque domaine de compétence. Voyons toutefois ce que l'on attend exactement d'un bon responsable de cabinet dentaire.

Responsables de cabinets dentaires : quelles sont leurs missions ?

Comme tout responsable, le responsable d'un cabinet dentaire est censé superviser l'ensemble de l'organisation d'un cabinet dentaire, en particulier les tâches administratives et celles liées aux ressources humaines (RH). Il constitue le pilier qui permet aux praticiens dentaires de s'acquitter de leurs responsabilités. Les dentistes ont besoin de lui pour superviser et déléguer les tâches à l'ensemble du personnel du cabinet, à commencer par les réceptionnistes.

Les responsables administratifs sont présents à l'accueil pour veiller à ce que les patients soient chaleureusement accueillis. Ils doivent également connaître et fournir des réponses aux questions portant sur tous les sujets, qu'il s'agisse des horaires de rendez-vous, de la facturation, des assurances, des plans de traitement ou de l'acceptation des cas. En fin de compte, ils permettent aux dentistes et aux hygiénistes de se consacrer pleinement à leur travail, c'est-à-dire de se concentrer sur le patient.

Il n'est pas rare que les responsables administratifs des cabinets dentaires soient également chargés de la gestion de la paie des employés. Ils doivent être capables d'établir des calendriers de paiement et de savoir comment chaque employé souhaite être payé, que ce soit par virement bancaire ou par remise de chèques en main propre.

Que font-ils tous les jours ?

Les responsables de cabinet dentaire sont les personnes de confiance chargées d'ouvrir le cabinet chaque jour. Ils doivent immédiatement passer en revue les rendez-vous de la journée et se tenir prêts à en discuter avec le dentiste et l'équipe.

En début de journée, les responsables de cabinets dentaires accueillent généralement les patients, les fournisseurs ou leurs représentants, ainsi que les livreurs. Ils peuvent être amenés à s'asseoir aux côtés des patients pour les aider à remplir des formulaires et à saisir dans les systèmes informatiques les informations requises concernant le patient et son assurance. Ils sont souvent chargés de mettre en place des plans de paiement pour les prestations ou d'orienter le patient vers les organismes de financement dentaire tiers appropriés.

Les responsables administratifs supervisent le personnel et la gestion du cabinet. Les fournitures dentaires et de bureau n'apparaissent pas comme par magie. Le responsable est chargé de gérer les stocks, de suivre l'état des livraisons et de passer commande lorsque cela est nécessaire. Il faut également entretenir, remplacer, moderniser et réparer, le cas échéant, les outils et le matériel dentaire utilisés par les dentistes et les hygiénistes.

Les responsables de cabinet dentaire sont la voix du cabinet. Ils doivent déterminer la meilleure façon de communiquer avec le personnel. Organiser régulièrement des réunions d'équipe ne devrait pas leur poser de problème. Les responsables doivent veiller à ce que ces réunions soient agréables et motivantes. Il y a également la question des plannings de travail. Cela implique de savoir quels membres du personnel seront de service à certaines périodes et de discuter avec eux de leurs besoins en matière de congés. Enfin, la plupart des cabinets organisent des événements tout au long de l'année. Le responsable de cabinet dentaire veille à ce que ces événements se déroulent sans accroc et peut même proposer des idées de décoration ou d'animation au sein du cabinet.

Sont-ils qualifiés ?

Tous les responsables de cabinet dentaire doivent posséder une expérience ou des compétences en matière de leadership. Leur parcours professionnel doit faire état de solides aptitudes en communication et en gestion des conflits. S'ils n'ont jamais occupé ce poste auparavant, privilégiez une personne ayant déjà exercé une fonction en relation avec la clientèle, afin qu'elle soit prête à gérer les problèmes avec les patients ou le personnel le cas échéant. Vous pouvez également envisager de recruter une réceptionniste ou une assistante dentaire motivée et expérimentée. Parfois, une expérience dans le domaine dentaire donne à votre responsable de cabinet un avantage pour comprendre les besoins du cabinet. N'oubliez pas, cependant, que l'on peut former quelqu'un aux compétences techniques, mais qu'on ne peut pas remplacer une bonne personnalité.

Ce ne sont pas les seules compétences de leadership qu'ils doivent posséder. Évaluez-les pour voir s'ils sont naturellement doués pour motiver les autres. Les responsables de cabinet dentaire doivent s'entendre avec tous les membres du personnel et donner le ton et l'exemple d'un cabinet ancré dans une culture d'entreprise. Ils doivent également être capables de superviser et de coordonner les procédures quotidiennes en toute fluidité, en connaissant les emplois du temps quotidiens des médecins et des patients. Enfin, ce doivent être des personnes qui n'ont pas peur de retrousser leurs manches et de mettre la main à la pâte. Elles ne doivent pas être du genre à se dérober à leurs responsabilités, mais être prêtes à prendre le relais lorsque cela s'avère nécessaire.

Le sens de l'organisation est une qualité indispensable pour les personnes occupant ce poste. Elles doivent comprendre les systèmes de classement existants ou être capables d'en créer de nouveaux. Étant donné qu'elles sont chargées d'assurer le bon fonctionnement de votre cabinet, elles doivent avoir une connaissance approfondie des lois sur la protection de la vie privée et des normes de la loi HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act). De plus, elles doivent maîtriser les réglementations en matière de sécurité afin de s'assurer que toutes les normes de conformité sont à jour, notamment les réglementations de l'Administration de la sécurité et de la santé au travail (OSHA). Elles doivent disposer des connaissances nécessaires et classer les documents administratifs requis dans les délais impartis. Si elles constatent une irrégularité, elles doivent faire preuve d'assurance pour la signaler, veiller à son respect et licencier tout employé refusant de se conformer à ces règles.

Le responsable d'un cabinet dentaire passe une grande partie de son temps devant un écran d'ordinateur. Il doit donc être à l'aise avec les ordinateurs et les logiciels associés, notamment pour la gestion des rendez-vous, la correspondance avec les prestataires et les patients, ainsi que pour toutes les transactions financières.

Exigences en matière de formation, de formation professionnelle et d'expérience

On peut s'attendre à ce que le niveau d'études minimum requis pour un responsable de cabinet dentaire soit un baccalauréat ou un GED. Cependant, il n'est pas rare que les candidats soient titulaires d'un diplôme de niveau bac +2 ou d'une licence. Ne vous laissez toutefois pas décourager par une personne compétente qui apporte plusieurs années d'expérience professionnelle mais qui ne possède pas de diplôme. Il convient également de prendre en compte le mentorat et la formation en cours d'emploi. Les formations telles que celles portant sur les logiciels de gestion de cabinet et les certifications, les séminaires locaux sur les meilleures pratiques et procédures, ou tout ce qui peut améliorer la prise en charge des patients dans votre cabinet, constituent un atout supplémentaire.

L'Association américaine de gestion dentaire est un organisme qui propose des cours en ligne destinés aux nouveaux responsables, ainsi que des formations sur la gestion des équipes, les ressources humaines et la conformité, et bien d'autres sujets pertinents. Elle offre également des formations exclusives dispensées par des leaders du secteur. Une autre organisation, connue sous le nom de Fondation DALE, propose des formations certifiantes en gestion de cabinet dentaire à toute personne souhaitant se reconvertir dans ce domaine. Ces formations abordent des thèmes tels que les principes fondamentaux des ressources humaines, le reporting financier et la gestion comptable, ainsi qu'une introduction à la loi HIPAA destinée aux membres de l'équipe dentaire. Recherchez ces certifications sur le CV de vos candidats.

Qui est le patron ?

En fin de compte, tout responsable de cabinet dentaire doit rendre des comptes à une autorité supérieure : le dentiste en chef. Ce praticien peut être le propriétaire du cabinet ou faire partie d'une franchise ou d'une chaîne. Dans tous les cas, c'est son nom qui figure sur la porte. Tout responsable de cabinet dentaire doit rendre compte au dentiste en chef et entretenir de bonnes relations de travail avec lui. Ensemble, ils seront chargés de recruter le personnel, de contribuer à la gestion des relations avec les patients et de participer aux décisions concernant les achats importants. Ils peuvent également apporter leur contribution à l'élaboration de nouvelles idées marketing, rédiger des annonces en ligne ou aider à la conception d'un site web, et gérer les réseaux sociaux du cabinet.

Le responsable du cabinet dentaire est le bras droit du dentiste en chef. C'est lui qui façonne la culture du cabinet et qui veille à ce que tout fonctionne comme il faut. Même s'il est toujours bon d'avoir de l'expérience professionnelle, n'hésitez pas à rechercher les qualités qui s'intègrent bien à votre équipe et qui y apportent un plus. Examinez les CV, contactez les références, mais privilégiez toujours les candidats qui font preuve d'une attitude positive. Ce sont ces personnes-là que vous souhaitez voir diriger votre cabinet pendant que vous vous occupez de vos patients.