8 façons d'augmenter la productivité dans une clinique dentaire

Quand il s'agit de diriger une clinique dentaire, la productivité est essentielle. Avec une clinique fonctionnant sans accroc, vous pouvez obtenir des patients plus heureux et des employés plus satisfaits, sans impacter négativement vos résultats financiers.

Mais une productivité accrue ne survient pas simplement par hasard. Il faut du temps et des efforts pour créer une clinique efficace. Heureusement, il existe plusieurs façons d'aborder cet objectif.

En explorant ce qui peut augmenter l'efficacité de la clinique, tout revient à travailler plus intelligemment—pas plus dur. En utilisant une technologie avancée et de nouvelles stratégies de travail, vous pouvez offrir une expérience patient plus fluide et plus rapide.

#1 Move Appointment Booking Online

De l'accueil des patients à la soumission des formulaires d'assurance, votre personnel administratif a déjà d'innombrables responsabilités. Cela reste vrai même sans la tâche chronophage de passer et recevoir des appels concernant la programmation.

Pour faire gagner du temps et de l'énergie aux employés et aux patients, envisagez de déplacer tout le processus en ligne.

De nos jours, il est facile d'ajouter une section de compte à votre site web. En utilisant des services existants, vous pouvez donner à vos patients dentaires l'accès à un portail en ligne qui leur permet de réserver, modifier, et annuler des rendez-vous eux-mêmes. Programmer des rendez-vous en ligne est un excellent moyen de gagner du temps au téléphone et sur l'ordinateur, laissant votre personnel de bureau se concentrer sur d'autres tâches.

#2 Use Automation to Confirm Appointments and Avoid Cancellations

Selon l'American Dental Association (ADA), le facteur numéro un empêchant les dentistes d'atteindre 100 % de leur capacité est les annulations. Dans cet esprit, éliminer les annulations et les absences devrait être une priorité.

Bien sûr, certaines annulations sont inévitables. L'objectif est de pouvoir combler tout rendez-vous annulé dès que possible. Pour cela, envoyez à vos patients plusieurs rappels de rendez-vous automatisés bien à l'avance. Ainsi, les patients peuvent vous informer des changements d'horaire assez tôt pour que vous puissiez reprogrammer.

Voici une cadence idéale de rappels de rendez-vous :

Un mois à l'avance
Une semaine à l'avance
48 heures à l'avance

La meilleure façon d'envoyer un rappel de rendez-vous est généralement par texto, car les textos ont un taux d'ouverture de 98 %. Cependant, envoyer des messages individuels prend autant de temps que de passer des appels téléphoniques. Envisagez plutôt d'utiliser une plateforme d'envoi de textos en masse pour programmer des rappels par texto automatisés.

Globalement, lorsque vous fournissez des rappels en temps opportun à vos patients existants—y compris une documentation sur les frais d'absence—vous pouvez encourager tout le monde à venir à l'heure.

#3 Make the Intake Process Digital

Les nouveaux patients de votre clinique doivent-ils s'asseoir et remplir un formulaire papier la première fois qu'ils entrent? Si c'est le cas, vous pourriez perdre du temps sur deux fronts.

Premièrement, il y a le temps supplémentaire qu'un patient passe dans la salle d'attente à remplir ses détails. Deuxièmement, il y a le temps qu'il faut à votre personnel de bureau pour saisir les dossiers du patient dans votre système.

Dans cet esprit, vous pourriez envisager d'acheter une tablette pour la salle d'attente qui permette aux patients de remplir un formulaire d'admission numérique. Alternativement, vous pouvez rendre votre formulaire d'admission disponible en ligne et encourager les patients à le remplir avant leur arrivée.

#4 Streamline Your Operations with Digital Dentistry Solutions

Lorsque vos patients atteignent le fauteuil, vous êtes présenté avec l'une des plus grandes opportunités de gagner du temps et d'augmenter la productivité de la clinique dentaire. Utiliser la technologie dentaire numérique peut vous aider à réduire le temps au fauteuil lorsque vous optez pour des solutions numériques.

Par exemple, considérez le processus de prise d'empreintes buccales. L'approche traditionnelle au plateau et à la pâte peut être salissante, chronophage, et laborieuse. Si vous passez au numérique et utilisez un scanner intra-oral à la place, vous pouvez gagner de précieuses minutes à chaque consultation.

Le résultat? Chaque dentiste pourrait voir deux ou trois patients potentiels de plus chaque jour. C'est une augmentation massive des revenus potentiels.

Encore mieux, les empreintes optiques sont plus précises que leur équivalent traditionnel, vous faisant gagner du temps sur les allers-retours avec le laboratoire. Alors que le processus de prothèse moyen pour des ajustements peut nécessiter quatre visites, les prothèses numériques peuvent réduire le processus à deux. Avec ces nouvelles avancées en dentisterie, passer au numérique semble être une évidence.

#5 Simplify the Hardware Ordering Process

Au-delà de l'obtention de l'empreinte, il y a aussi le processus de commande des prothèses ou des couronnes auprès du laboratoire. Avec la numérisation, vous pouvez dire adieu à la saisie manuelle des mesures ou à l'envoi postal de moules au laboratoire. À la place, vous pouvez envoyer des commandes instantanément.

Plus tôt une commande part, plus tôt elle peut revenir—et plus tôt vous pouvez revoir votre patient pour un essayage.

De plus, comme les mesures du scan vont directement au système de commande, vous éliminez la possibilité d'erreurs. Quand vous faites bien les choses la première fois, vous n'avez pas besoin de passer du temps à les corriger.

#6 Offer Teledentistry Appointments

En fin de compte, certaines visites n'ont pas besoin d'être en personne—et la technologie d'aujourd'hui rend les consultations à distance possibles.

Les téléconsultations peuvent éliminer les parties chronophages avant et après un rendez-vous dentaire et aller droit à l'essentiel. Avec des rendez-vous plus courts dans l'ensemble, vous pouvez voir plus de patients par jour.

En proposant des consultations vidéo pour certaines situations de patients, vous pouvez :

Élargir votre portée et voir des patients non locaux
Travailler à distance et éliminer vos trajets
Libérer un fauteuil pour les rendez-vous en personne

#7 Automate the Billing Process

Comme le processus d'admission, le processus de facturation devrait être sans papier et automatique.

Il existe de nombreuses options de logiciels de facturation dentaire disponibles pour envoyer rapidement des relevés aux patients ou aux assureurs. Les systèmes automatisés peuvent aussi réduire le temps que prennent les paiements à arriver, scanner des feuilles de calcul et des PDF pour des données, et remplir automatiquement les formulaires de réclamation.

Comme la facturation peut être l'une des parties les plus chronophages de la journée de votre personnel administratif, la facturation automatisée ne vous fait pas seulement gagner du temps—elle peut aussi vous faire économiser de l'argent sur les salaires des employés.

#8 Improve Employee Satisfaction

Enfin (mais certainement pas des moindres), vous pouvez augmenter la productivité de la clinique dentaire en maintenant un moral élevé. Bien traiter votre équipe dentaire peut vous aider à éviter la perte d'heures due à l'épuisement professionnel des employés et aux congés maladie.

Pour découvrir des façons d'améliorer la vie de vos employés, allez directement à la source et parlez-leur. Découvrez ce dont ils ont besoin pour être plus heureux et plus productifs au travail. Les demandes typiques pourraient inclure :

Des systèmes améliorés
De nouveaux équipements ou meubles de clinique dentaire
Des horaires plus flexibles
Des packages d'avantages différents ou meilleurs
Des salaires augmentés

Boostez la productivité de votre clinique avec Dandy

Quelle que soit la signification de la productivité accrue pour vous, une chose est sûre : plus chaque patient passe de temps dans votre clinique dentaire, moins vous pouvez voir de patients au total.

L'une des plus grandes opportunités pour affecter la durée totale des visites est de réduire le temps au fauteuil. Après tout, l'essentiel d'une visite dentaire se déroule dans le fauteuil.

Vous cherchez des moyens d'accélérer les rendez-vous sans sacrifier la qualité de l'expérience? Ne cherchez pas plus loin que Dandy, le principal laboratoire de prothèse dentaire numérique.

Quand il s'agit de développer votre clinique d'orthodontie, avec un accent sur l'efficacité opérationnelle, notre plateforme vous aide à gagner du temps sur chaque aspect de l'expérience dentaire—du scan initial à la livraison de la commande. Que vous ayez besoin d'une gouttière nocturne numérique, d'une couronne unique, ou d'un ensemble complet d'empreintes pour prothèses, Dandy gère tout, vous laissant plus de temps pour voir plus de dents.

Commencez dès aujourd'hui, ou découvrez-en plus sur le passage au numérique avec Dandy.

Sources :

American Dental Association. HPI : Dental practice schedules were on average 83% full in February. https://www.ada.org/publications/ada-news/2022/march/hpi-dental-practice-schedules-were-on-average-83-full-in-february

Gartner. The Future of Sales Follow-Ups: Text Messages. https://www.gartner.com/en/digital-markets/insights/the-future-of-sales-follow-ups-text-messages

Journal of the American Dental Association. Intraoral Scanners. https://jada.ada.org/article/S0002-8177(21)00312-3/fulltext