Samenvatting
Dental Care Alliance (DCA) exploiteert meer dan 400 praktijken in de Verenigde Staten, wat neerkomt op een jaarlijkse uitgave van 35,8 miljoen dollar aan externe laboratoria. Vóór de komst van Dandy waren die uitgaven verdeeld over 403 afzonderlijke laboratoriumleveranciers – een situatie die toezicht vrijwel onmogelijk maakte.
Nadat DCA Dandy had gekozen als Diamond Preferred-partner, kreeg het bedrijf echt inzicht in de prestaties van het laboratorium. Via de Dandy Hub kan de organisatie nu de prestaties per casus volgen, de oorzaken van herverwerkingen in kaart brengen en direct ingrijpen zodra er zich problemen voordoen.
In zes maanden tijd heeft Dandy meer dan 160 intraorale scanners in 147 praktijken geïnstalleerd. In die periode is het ordervolume met een factor 13 toegenomen, terwijl de processen transparant en traceerbaar bleven. Met behulp van Dandy Hub konden klinische leidinggevenden de acceptatiegraad van de scanners per praktijk en per zorgverlener volgen, terwijl bedrijfsleiders in realtime konden zien welke effecten de laboratoriumconsolidatie had.
De uitdaging
Op grote schaal opereren zonder inzicht
Naarmate DCA door overnames groeide, raakte hun laboratoriumnetwerk steeds meer versnipperd. Meer dan 400 praktijken werkten samen met ongeveer evenveel laboratoria, die elk hun eigen normen, tarieven en processen hanteerden. In de praktijk leidde dat tot wisselende kwaliteit, beperkte onderhandelingsmacht en zeer weinig mogelijkheden om de resultaten tussen de verschillende locaties te vergelijken.
Eerdere pogingen tot consolidatie waren al mislukt. DCA had programma’s voor voorkeursleveranciers ingevoerd die bedoeld waren om de prijsstelling te verbeteren, maar clinici bleven gewoon samenwerken met de laboratoria die zij vertrouwden, ongeacht de afspraken op bedrijfsniveau.
Bovendien leverden de laboratoria van DCA ofwel geen rapportages, ofwel rapporteerden ze hoge herhalingspercentages zonder dat daar een duidelijke methodologie achter zat. De cijfers kwamen niet overeen met wat zorgverleners dagelijks in de praktijk zagen, waardoor het moeilijk was om teams te begeleiden, problemen op te sporen of leveranciers ter verantwoording te roepen.
Hoewel de labpartners tijdens het verkoopproces vaak transparantie beloofden, kwam die in de praktijk zelden tot stand.
“Het was een puinhoop, en het lag overal op de tafel.”
– Dan Gast, vicepresident Inkoop bij DCA
De oplossing
Een systeem dat gegevens bruikbaar maakt
Om deze problemen aan te pakken, maakte DCA gebruik van de Dandy Hub: een gecentraliseerd platform dat prestatiegegevens in realtime weergeeft.
Voor het eerst kreeg DCA inzicht in alle zaken die binnen het netwerk waren ingediend, waarbij de percentages herzieningen waren uitgesplitst per kantoor, per dienstverlener en per reden. De statistieken waren niet abstract of op eigen aangifte gebaseerd; ze waren rechtstreeks gekoppeld aan gegevens op zaakniveau.
Inkoopteams zouden de prestaties van leveranciers kunnen afzetten tegen hun toezeggingen; de financiële afdeling zou uitgaven en trends kunnen analyseren; klinische leidinggevenden zouden verschillen tussen vestigingen kunnen signaleren en deze kunnen gebruiken als leidraad voor het coachen van zorgverleners. In plaats van rapporten handmatig samen te stellen, zouden teams op elk gewenst moment toegang hebben tot deze inzichten.
VAN SKEPTICISME NAAR AANVAARDING
Clayton Russell, vicepresident Strategische Operaties bij DCA, stond aanvankelijk sceptisch tegenover Dandy. Na jarenlang op grote schaal relaties met laboratoria te hebben beheerd, had hij tal van leveranciers een nieuw soort partnerschap zien beloven – om vervolgens tekort te schieten zodra het contract was ondertekend. Russells visie veranderde toen hij met het platform ging werken. Wanneer zorgverleners hun bezorgdheid uitten over de kwaliteit van de laboratoriumresultaten, konden teams daadwerkelijke casusgeschiedenissen bekijken en gegevens opnieuw analyseren – waardoor er bewijs werd aangedragen in gesprekken die voorheen op meningen waren gebaseerd. Die verschuiving maakte het gemakkelijker om de onderliggende oorzaken te identificeren en problemen op te lossen.
“Het gaat niet alleen om: ‘Hier zijn de gegevens.’ Het gaat erom: ‘Wat kunnen we ermee doen?’”
– Clayton Russell, vicepresident Strategische Operaties
EEN SAMENWERKING DIE VERDER GAAT DAN ALLEEN SOFTWARE
Dandy heeft flink geïnvesteerd in het stimuleren van de acceptatie binnen het netwerk van DCA. Meer dan 750 zorgverleners zijn getraind via een praktijkgerichte introductie, waarbij meer dan 500.000 dollar aan opleidingsinvesteringen is gestoken. Dandy heeft meer dan 160 scanners geïnstalleerd, 150.000 dollar aan laboratoriumtegoed verstrekt en meer dan 100.000 dollar bijgedragen aan evenementensponsoring.
Die investeringen hebben bijgedragen aan het wegnemen van drempels op praktijkniveau, waar de invoering uiteindelijk plaatsvindt. Zorgverleners konden werkprocessen testen, vertrouwen opbouwen en digitale processen integreren zonder noemenswaardig risico vooraf.
Tegelijkertijd nam Dandy een proactieve rol op zich bij het beheer van de prestaties. Wanneer de Hub een probleem aan het licht brengt – zoals een hoog percentage herhalingsopdrachten bij een specifiek kantoor – gaat het team van Dandy op onderzoek uit, stelt het de onderliggende oorzaken vast en biedt het gerichte ondersteuning, vaak nog voordat DCA hoeft in te grijpen.
“Dandy is een betrouwbare partner. Ze ondersteunen de kantoren uitstekend. Het is prettig om met Dandy samen te werken”
– Dan Gast, vicepresident Inkoop
Het resultaat
Zichtbaarheid wordt een troef
Nu de Hub operationeel is, is DCA overgestapt van reactief leveranciersbeheer naar een proactiever, datagestuurd model.
147 praktijken plaatsen momenteel actief bestellingen via Dandy, waarbij de acceptatie grotendeels wordt aangedreven door de vraag van zorgverleners en niet zozeer door verplichtingen. Het management kan de acceptatiegraad van de scanners nauwlettend volgen en de herproductiepercentages zijn volledig transparant, worden in realtime bijgehouden en zijn gekoppeld aan gedocumenteerde onderliggende oorzaken.
Ook de interne werkprocessen zijn verbeterd. De afdeling Crediteurenbeheer kan de facturering centraal beheren; het management heeft op elk moment toegang tot rapportages; en inkoopteams kunnen de prestaties continu volgen in plaats van achteraf.
Vooruitblik
Voor DCA is het gesprek verschoven: van de vraag of er gegevens bestaan naar de vraag hoe deze kunnen worden gebruikt.
De organisatie werkt momenteel samen met Dandy aan de ontwikkeling van nieuwe KPI’s die verder gaan dan alleen de laboratoriumprestaties, waaronder de vraag hoe het gebruik van scanners de behandeltijd beïnvloedt en of die capaciteit zich vertaalt in extra inkomsten uit patiënten.
Die verschuiving weerspiegelt een bredere ontwikkeling binnen het partnerschap: een verschuiving van leveranciersbeheer naar gezamenlijke probleemoplossing.
“Je kunt naar de Dandy Hub gaan; daar vind je al je statistieken, je KPI’s, je herproducties en al je vestigingen. Niemand anders heeft dat.”
– Dan Gast, VP Inkoop
