Waar je op moet letten bij het kiezen van een goede praktijkmanager

Elke tandartspraktijk die succesvol wil zijn, moet een bekwame praktijkmanager aan het roer hebben. Hoewel je iedereen met de juiste achtergrond zou kunnen aannemen, luidt de eerste regel die Dandy aanreikt als volgt: neem mensen aan op basis van hun karakter, en train ze om de vaardigheden te verwerven.

Zorg dat je de vaardigheden beheerst

De vaardigheden die je zoekt in een praktijkmanager zijn net zo breed als de tandheelkunde zelf. Zijn of haar verantwoordelijkheden raken elk onderdeel van je praktijk. Kies dus iemand die verstand heeft van management, financiën, klantenservice, marketing en natuurlijk administratie. Toch moet hij of zij ook het menselijke gezicht zijn dat de patiënten dagelijks verwelkomt. Het lijkt wel alsof uw praktijkmanager op elk van deze gebieden vakkennis moet hebben. Laten we echter eens bespreken wat er precies van een goede praktijkmanager in de tandheelkunde wordt verwacht.

Managers van tandartspraktijken: wat moeten zij doen?

Net als elke andere manager wordt van een praktijkmanager in de tandheelkunde verwacht dat hij of zij toezicht houdt op de gehele organisatie van een tandartspraktijk, met name op het gebied van administratie en personeelszaken (HR). Zij vormen de basis waardoor tandartsen hun taken kunnen uitvoeren. Tandartsen hebben hen nodig om toezicht te houden op en taken te delegeren aan iedereen in de praktijk, te beginnen bij het receptiepersoneel.

Office Managers staan achter de balie om ervoor te zorgen dat patiënten hartelijk worden ontvangen. Ze moeten ook antwoord kunnen geven op vragen over allerlei zaken, variërend van afspraken, facturering en verzekeringen tot behandelplannen en het akkoord gaan met een behandeling. Uiteindelijk zorgen ze ervoor dat de tandartsen en mondhygiënisten hun werk kunnen doen, namelijk zich concentreren op de patiënt.

Het is niet ongebruikelijk dat praktijkmanagers van tandartspraktijken ook verantwoordelijk zijn voor de salarisadministratie van het personeel. Ze moeten in staat zijn om betalingsschema's op te stellen en weten hoe een medewerker betaald wil worden: via automatische overschrijving of door cheques persoonlijk aan de medewerkers uit te reiken.

Wat doen ze elke dag?

Praktijkmanagers zijn de vertrouwde personen die de tandartspraktijk dagelijks openen. Zij moeten onmiddellijk de afspraken voor die dag doornemen en klaar staan om deze met de tandarts en het personeel te bespreken.

Managers van tandartspraktijken zullen aan het begin van de dag waarschijnlijk patiënten, leveranciers of hun vertegenwoordigers en bezorgers verwelkomen. Het kan zijn dat ze even bij patiënten gaan zitten om hen te helpen bij het invullen van formulieren en het invoeren van de benodigde patiënt- en verzekeringsgegevens in de computer. Ze zijn vaak verantwoordelijk voor het opstellen van betalingsregelingen voor behandelingen of het doorverwijzen van de patiënt naar de juiste externe tandheelkundige financiers.

Kantoormanagers houden toezicht op de medewerkers en het kantoor zelf. Tandheelkundige benodigdheden en kantoorbenodigdheden verschijnen niet zomaar uit de lucht. De manager is verantwoordelijk voor het bijhouden van de voorraad, het bijhouden van de leveringsstatus en het plaatsen van bestellingen wanneer dat nodig is. Daarnaast zijn er de instrumenten en de tandheelkundige apparatuur die tandartsen en mondhygiënisten gebruiken; deze moeten worden onderhouden, vervangen, gemoderniseerd en indien nodig gerepareerd.

Praktijkmanagers zijn de stem van de praktijk. Zij moeten bepalen hoe ze het beste met het praktijkpersoneel kunnen communiceren. Het organiseren van regelmatige personeelsvergaderingen mag voor hen geen probleem zijn. Managers moeten ervoor zorgen dat deze vergaderingen leuk en motiverend zijn. Daarnaast is er de kwestie van de dienstroosters. Dat betekent dat ze moeten weten welke medewerkers in bepaalde periodes zijn ingeroosterd en dat ze met hen moeten overleggen over hun verlofbehoeften. Ten slotte hebben de meeste praktijken het hele jaar door evenementen gepland. De praktijkmanager zorgt ervoor dat dergelijke evenementen soepel verlopen en kan zelfs met ideeën komen om de praktijk te versieren of iets te vieren.

Zijn ze gekwalificeerd?

Alle praktijkmanagers in de tandheelkunde moeten beschikken over enige vorm van leiderschapservaring of -vaardigheden. Hun werkervaring moet blijk geven van solide communicatieve vaardigheden en ervaring met conflictbeheersing. Als ze deze functie nog nooit eerder hebben bekleed, overweeg dan iemand met eerdere ervaring in klantenservice, zodat deze persoon klaar is om eventuele problemen met patiënten of personeel op te lossen. Ook een enthousiaste en ervaren tandheelkundige receptioniste of tandartsassistente is het overwegen waard. Soms geeft een achtergrond in de tandheelkunde je praktijkmanager een voorsprong bij het begrijpen van de behoeften van de praktijk. Onthoud echter dat je vaardigheden kunt aanleren, maar dat je een goed karakter niet kunt vervangen.

Dit zijn niet de enige leiderschapsvaardigheden waarover ze moeten beschikken. Beoordeel of ze van nature motiverend zijn. Praktijkmanagers moeten goed kunnen opschieten met alle medewerkers en de toon zetten en het voorbeeld geven voor een praktijk met een sterke cultuur. Ze moeten ook in staat zijn om de dagelijkse werkzaamheden soepel te begeleiden en te coördineren, waarbij ze op de hoogte zijn van de dagelijkse agenda's van artsen en patiënten. Ten slotte moeten het mensen zijn die niet bang zijn om de mouwen op te stropen en de handen uit de mouwen te steken. Ze mogen niet het type zijn dat verantwoordelijkheid uit de weg gaat, maar wel graag bijspringt wanneer dat nodig is.

Organisatorische vaardigheden zijn een absolute must voor mensen in deze functie. Ze moeten inzicht hebben in bestaande archiveringssystemen of in staat zijn om nieuwe te ontwikkelen. Aangezien zij verantwoordelijk zijn voor het soepel laten verlopen van de kantooractiviteiten, moeten zij goed op de hoogte zijn van privacywetgeving en de normen van de Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA). Daarnaast moeten veiligheidsvoorschriften tot hun takenpakket behoren, aangezien zij ervoor zorgen dat alle nalevingsnormen up-to-date zijn, zoals de voorschriften van de Occupational Safety and Health Administration (OSHA). Zij moeten deskundig zijn en de benodigde administratie tijdig archiveren. Als zij iets verkeerds opmerken, moeten zij over een assertieve persoonlijkheid beschikken om dit te melden, te handhaven en eventuele medewerkers die zich niet aan dergelijke regels houden, te ontslaan.

Een praktijkmanager in de tandheelkunde brengt een groot deel van zijn of haar tijd achter het computerscherm door. Dat betekent dat hij of zij goed moet kunnen omgaan met computers en de bijbehorende software voor het plannen van afspraken, de correspondentie met zorgverleners en patiënten, en alle financiële transacties.

Vereisten op het gebied van opleiding, scholing en ervaring

Van een praktijkmanager in de tandheelkunde mag worden verwacht dat hij of zij minimaal een middelbareschooldiploma of GED heeft behaald. Het is echter niet ongebruikelijk dat sollicitanten een associate's- of bachelordiploma hebben. Laat u echter niet afschrikken door iemand met veel vakkennis die jarenlange praktijkervaring meebrengt, maar geen diploma of graad heeft. Er moet ook rekening worden gehouden met begeleiding en opleiding op de werkvloer. Opleidingen zoals het gebruik van praktijksoftware en certificering, lokale seminars over best practices en procedures, of alles wat de patiëntenzorg in uw praktijk naar een hoger niveau kan tillen, zijn een pluspunt.

De American Association of Dental Management is een organisatie die e-cursussen aanbiedt met online trainingen voor beginnende managers, cursussen over het aansturen van teamleden, HR en compliance, en vele andere relevante onderwerpen. Ze bieden ook exclusieve opleidingen aan van toonaangevende experts uit de sector. Een andere organisatie, bekend als de DALE Foundation, biedt certificeringscursussen voor het management van tandartspraktijken aan voor iedereen die de overstap naar deze sector wil maken. Deze cursussen omvatten onderwerpen zoals de basisprincipes van HR, financiële rapportage en boekhouding, en HIPAA 101 voor tandheelkundige teamleden. Let op deze certificeringen op het cv van uw sollicitant.

Wie is de baas?

Uiteindelijk moet elke praktijkmanager verantwoording afleggen aan een hogere autoriteit: de hoofdtandarts. Deze tandarts kan de eigenaar zijn of deel uitmaken van een franchise of keten. Hoe dan ook, zijn of haar naam staat op de deur. Elke praktijkmanager moet rapporteren aan de hoofdtandarts en een goede werkrelatie met hem of haar onderhouden. Samen zijn zij verantwoordelijk voor het aannemen van personeel, het onderhouden van de relaties met patiënten en het meedenken bij belangrijke aankopen. Ze kunnen ook helpen bij het bedenken van nieuwe marketingideeën, het opstellen van online advertenties of het ontwerpen van een website, en het beheren van de sociale media voor de praktijk.

De praktijkmanager is de rechterhand van de hoofdtandarts. Hij of zij is de drijvende kracht achter de praktijkcultuur en zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt. Hoewel werkervaring altijd een pluspunt is, moet je niet aarzelen om op zoek te gaan naar kwaliteiten die bij je team passen en een meerwaarde bieden. Bestudeer hun cv's, spreek met referenten, maar kies altijd voor een positieve instelling. Dit zijn de mensen die je je praktijk wilt laten runnen terwijl jij bij de patiënt bent.