Bij het runnen van een tandartspraktijk draait alles om productiviteit. Als uw praktijk soepel draait, zorgt dat voor tevredenere patiënten en tevreden medewerkers, zonder dat dit ten koste gaat van uw winst.
Maar een hogere productiviteit komt niet zomaar uit de lucht vallen. Het kost tijd en moeite om een efficiënte praktijk op te zetten. Gelukkig zijn er verschillende manieren om dit einddoel te bereiken.
Als we kijken naar wat de efficiëntie van uw praktijk kan verhogen, komt het erop neer dat u slimmer moet werken – niet harder. Door gebruik te maken van geavanceerde technologie en nieuwe werkplekstrategieën kunt u uw patiënten een soepelere en snellere ervaring bieden.
#1 Schakel online afspraakboekingen in
Van het begroeten van patiënten tot het indienen van verzekeringsformulieren: uw administratief personeel heeft al talloze taken. En dat is nog zonder de tijdrovende klus van het voeren en aannemen van telefoontjes over afspraken.
Om werknemers te redden en patiënten tijd en energie te besparen, kunt u overwegen het hele proces online te laten verlopen.
Tegenwoordig is het heel eenvoudig om een accountgedeelte aan uw website toe te voegen. Door gebruik te maken van bestaande diensten kunt u uw tandheelkundige patiënten toegang geven tot een online portaal waar ze zelf afspraken kunnen boeken, wijzigen en annuleren. Het online inplannen van afspraken is een uitstekende manier om tijd te besparen aan de telefoon en achter de computer, waardoor uw receptiemedewerkers zich kunnen concentreren op andere taken.
#2 Gebruik automatisering om afspraken te bevestigen en annuleringen te voorkomen
Volgens de American Dental Association (ADA) zijn afzeggingen de belangrijkste reden waarom tandartsen hun capaciteit niet volledig kunnen benutten. Met dat in gedachten moet het voorkomen van afzeggingen en no-shows een prioriteit zijn.
Natuurlijk zijn sommige annuleringen onvermijdelijk. Het doel is om de zo snel mogelijk in te vullen. Stuur uw patiënten daarom ruim van tevoren verschillende automatische afspraakherinneringen. Op die manier kunnen patiënten u tijdig op de hoogte brengen van wijzigingen in hun planning, zodat u de plek opnieuw kunt inplannen.
Dit is een ideaal schema voor afspraakherinneringen:
- Een maand van tevoren
- Een week van tevoren
- 48 uur van tevoren
De beste manier om een afspraakherinnering te versturen is meestal via een sms, aangezien sms-berichten een openingspercentage van 98% hebben. Het versturen van individuele berichten is echter net zo tijdrovend als bellen. Overweeg in plaats daarvan een platform voor massale sms-berichten te gebruiken om geautomatiseerde sms-herinneringen in te plannen.
Over het algemeen geldt dat als u uw bestaande patiënten tijdig herinnert – inclusief informatie over de kosten bij niet opkomen dagen – u iedereen kunt stimuleren om op tijd te komen.
#3 Digitaliseer het intake-proces
Moeten nieuwe patiënten in uw praktijk de eerste keer dat ze binnenkomen een papieren formulier invullen? Zo ja, dan verspilt u mogelijk op twee fronten tijd.
Ten eerste is er de extra tijd die een patiënt in de wachtkamer doorbrengt met het invullen van zijn of haar gegevens. Ten tweede is er de tijd die uw praktijkmedewerkers nodig hebben om de patiëntgegevens in uw systeem in te voeren.
Met dat in gedachten kunt u overwegen om voor de receptie een tablet aan te schaffen waarmee patiënten een digitaal intakeformulier kunnen invullen. U kunt het intakeformulier ook online beschikbaar stellen en patiënten aanmoedigen om het in te vullen voordat ze langskomen.
#4 Stroomlijn uw bedrijfsvoering met oplossingen voor digitale tandheelkunde
Zodra uw patiënten plaatsnemen in de stoel, doet zich een van de beste kansen voor om tijd te besparen en de productiviteit van uw praktijk te verhogen. Door gebruik te maken van digitale tandheelkundige technologie kunt u de behandelduur verkorten wanneer u kiest voor digitale oplossingen.
Neem bijvoorbeeld het maken van afdrukken van het gebit. De traditionele methode met afdruklepel en afdrukmateriaal kan rommelig, tijdrovend en arbeidsintensief zijn. Als u overstapt op digitaal en gebruikmaakt van een intraorale scanner , kunt u bij elk consult kostbare minuten besparen.
Het resultaat? Elke tandarts kreeg elke dag twee of drie extra potentiële patiënten per dag. Dat is een enorme stijging in potentiële inkomsten.
Bovendien zijn digitale afdrukken nauwkeuriger dan hun tegenhangers bij traditionele tandheelkundige procedures, waardoor u tijd bespaart op heen-en-weer-gepraat met het laboratorium. Terwijl het gemiddelde proces voor een kunstgebit voor aanpassingen vier bezoeken kan vergen, kan dit bij digitale kunstgebitten worden teruggebracht tot twee. Met deze nieuwe ontwikkelingen in de tandheelkunde lijkt de overstap naar digitaal een logische keuze.
#5 Het bestelproces voor hardware vereenvoudigen
Naast het maken van de afdruk moet het kunstgebit of de kronen ook nog bij het laboratorium worden besteld. Dankzij digitale scanning hoef je geen afmetingen meer handmatig in te voeren of afdrukken naar het laboratorium op te sturen. In plaats daarvan kun je bestellingen direct versturen.
Hoe sneller een bestelling wordt verzonden, hoe sneller deze terugkomt – en hoe sneller u uw patiënt weer kunt ontvangen voor een aanpassing.
Bovendien worden de afmetingen van de scan direct naar het bestelsysteem gestuurd, waardoor fouten worden voorkomen. Als je het meteen goed doet, hoef je geen tijd te besteden aan het corrigeren ervan.
#6 Bied afspraken voor teletandheelkunde aan
Uiteindelijk hoeven sommige bezoeken niet persoonlijk plaats te vinden – en dankzij de hedendaagse technologie zijn consulten op afstand mogelijk.
Teleconsulten kunnen de tijdrovende voor en na delen van een tandartsafspraak overbodig maken en meteen naar het belangrijkste gedeelte gaan. Doordat de afspraken over het algemeen korter zijn, kun je meer patiënten per dag zien.
Door videoconsulten aan te bieden voor bepaalde patiëntsituaties, kunt u:
- Vergroot uw bereik en behandel ook patiënten van buiten de regio
- Werk op afstand en bespaar jezelf het woon-werkverkeer
- Houd een stoel vrij voor persoonlijke afspraken
#7 Automatiseer het factureringsproces
Net als het aanmeldingsproces moet ook het factureringsproces papierloos en geautomatiseerd verlopen.
Er zijn tal van softwareoplossingen voor tandheelkundige facturering beschikbaar waarmee u snel afrekeningen naar patiënten of verzekeraars kunt versturen. Geautomatiseerde systemen kunnen bovendien de doorlooptijd van betalingen verkorten, spreadsheets en pdf-bestanden scannen op gegevens en declaratieformulieren automatisch invullen.
Aangezien facturering een van de meest tijdrovende taken van uw administratief personeel kan zijn, bespaart geautomatiseerde facturering u niet alleen tijd, maar ook geld op personeelskosten.
#8 De tevredenheid van medewerkers verbeteren
Tot slot (maar zeker niet onbelangrijk) kun je de productiviteit van je tandartspraktijk verhogen door het moreel hoog te houden. Door je tandheelkundig team goed te behandelen, kun je voorkomen dat er uren verloren gaan door burn-out of ziekteverzuim onder je medewerkers.
Als je wilt ontdekken hoe je het leven van je medewerkers kunt verbeteren, ga dan rechtstreeks naar de bron en praat met hen. Ontdek wat ze nodig hebben om gelukkiger en productiever te zijn op het werk. Veelvoorkomende wensen zijn bijvoorbeeld:
- Verbeterde systemen
- Nieuwe apparatuur of meubilair voor tandartspraktijken
- Flexibelere werktijden
- Andere of betere arbeidsvoorwaarden
- Loonstijgingen
Verhoog de productiviteit van uw praktijk met Dandy
Wat een hogere productiviteit voor u ook mag betekenen, één ding is zeker: hoe langer elke patiënt in uw tandartspraktijk verblijft, hoe minder patiënten u in totaal kunt behandelen.
Een van de belangrijkste manieren om de totale behandelduur te beïnvloeden, is het verkorten van de tijd in de stoel. Het grootste deel van een tandartsbezoek speelt zich immers in de stoel af.
Bent u op zoek naar manieren om afspraken vlotter te laten verlopen zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit van de ervaring? Zoek dan niet verder dan Dandy, het toonaangevende digitale tandtechnisch laboratorium.
Als het gaat om het uitbreiden van uw orthodontiepraktijk, met de nadruk op operationele efficiëntie, helpt ons platform u tijd te besparen bij elk onderdeel van het tandheelkundige traject – van de eerste scan tot de levering van de bestelling. Of u nu een digitale nachtbeugel, een enkele kroon of afdrukken voor een volledig kunstgebit nodig hebt, Dandy regelt het allemaal, zodat u meer tijd overhoudt om meer patiënten te behandelen.
Ga vandaag nog aan de slag, of lees meer over digitalisering met Dandy.
Bronnen:
American Dental Association. HPI: De agenda's van tandartspraktijken waren in februari gemiddeld voor 83% gevuld. https://www.ada.org/publications/ada-news/2022/march/hpi-dental-practice-schedules-were-on-average-83-full-in-february
Gartner. De toekomst van sales follow-ups: sms-berichten. https://www.gartner.com/en/digital-markets/insights/the-future-of-sales-follow-ups-text-messages
Tijdschrift van de American Dental Association. Intraorale scanners. https://jada.ada.org/article/S0002-8177(21)00312-3/fulltext
