Tandartsen over de hele wereld doen hun uiterste best om ervoor te zorgen dat elke patiënt zich op zijn gemak voelt. U wilt natuurlijk niet dat uw praktijk een ongezellige indruk maakt, dus het is aan u om kleine aanpassingen door te voeren en zo een aangenamere wachtkamer voor uw patiënten te creëren.
De wachtkamer van uw tandartspraktijk bepaalt niet alleen de sfeer van uw praktijk, maar ook het gemoed van de patiënt bij het begin van een (vaak stressvolle) afspraak. Er zijn tal van manieren om de ontvangstruimte uitnodigender te maken en uw patiënten comfortabel te laten wachten tot hun afspraak. Het draait allemaal om het creëren van een warme omgeving en het bieden van de juiste voorzieningen. Als u uw patiënten een betere ervaring wilt bieden, zijn deze acht ideeën voor de wachtkamer van uw tandartspraktijk een uitstekend begin.
1. Maak gebruik van technologie
Door technologie in uw voordeel in te zetten, kunt u de wachtruimtervaring voor patiënten verbeteren. U kunt elektronische intakeformulieren gebruiken (op tablets of via de telefoon van de patiënt) om te laten zien dat u een moderne praktijk heeft. Ook kunt u een paar tv’s in uw wachtkamer plaatsen, zodat patiënten iets te kijken hebben terwijl ze op hun behandeling wachten. Als u iemand in dienst heeft die technisch onderlegd is, kunt u zelfs reclamespotjes voor behandelingen maken die op de tv’s kunnen worden vertoond.
Technologie is een eenvoudige manier om uw wachtkamer gezelliger te maken. Klemborden en gedeelde pennen behoren tot het verleden; elektronische formulieren zijn niet alleen een teken van moderniteit, maar zorgen ook voor een efficiëntere administratie. Tv’s en andere vormen van entertainment kunnen patiënten iets te doen geven terwijl ze wachten, en u kunt tv’s zelfs gebruiken om patiënten voor te lichten over verschillende onderwerpen op het gebied van mondhygiëne of over uw behandelingen voor slaapapneu.
2. Creëer een uitnodigende ruimte
Vroeger waren de wachtkamers van tandartspraktijken vaak geschilderd in die lichtgroene tint uit de jaren 90. Steriel is goed, maar saai is dat niet, en het draagt zeker bij aan het ongemakkelijke gevoel dat sommige mensen krijgen als ze naar de dokter of tandarts gaan.
Het creëren van een uitnodigende omgeving is een van de beste manieren om ervoor te zorgen dat uw patiënten zich op hun gemak voelen terwijl ze op hun afspraak wachten. De inrichting van uw tandartspraktijk is een uitstekende manier om wat kleur en persoonlijkheid aan uw wachtkamer toe te voegen, en u kunt de stijl aanpassen aan de uitstraling van uw praktijk.
Uiteindelijk wilt u dat uw patiënten zich in uw wachtkamer op hun gemak voelen en zich tijdens hun afspraak prettig voelen; daarom zijn de inrichting, de planten en het meubilair dat u kiest van essentieel belang. Zorg er bovendien voor dat er voor iedereen voldoende comfortabele zitplaatsen zijn en gebruik sfeervolle verlichting om een rustgevende sfeer in de wachtkamer te creëren voor uw patiënten.
3. Houd rekening met wachttijden
Volgens het Dandy Dental-onderzoek: Patiëntenervaring zijn wachttijden een veelvoorkomende oorzaak van ontevredenheid bij patiënten. Helaas is het voor u ook moeilijk om uw patiënten precies te vertellen wanneer u beschikbaar bent voor hun afspraak. Of een patiënt nu wat meer tijd nodig heeft om zich op zijn gemak te voelen of dat uw vorige afspraak te laat is begonnen, wachttijden zijn moeilijk te vermijden.
Toch moeten tandartsen rekening houden met wachttijden en er alles aan doen om deze zo kort mogelijk te houden. Uw patiënten willen niet urenlang op een afspraak moeten wachten, zeker niet als ze weer aan het werk moeten of hun kind naar school moeten brengen.
Er zijn verschillende manieren om de wachttijden voor patiënten te verkorten en uw patiënten tevreden te houden. Door herinneringen te versturen kunt u ervoor zorgen dat uw patiënten op tijd komen, of u kunt een beloning aanbieden aan patiënten die vroeg op hun afspraak verschijnen. Het is ook van essentieel belang dat u niet meer patiënten aanneemt dan u aankunt – dat is namelijk een van de gemakkelijkste manieren om de wachttijden voor patiënten te verlengen.
Patiënten willen niet urenlang in uw wachtkamer zitten, dus houd rekening met de wachttijden zodat ze dat niet hoeven te doen.
4. Bied gratis wifi aan
De meeste mensen hebben een smartphone, waardoor ze overal hun e-mails kunnen bijwerken, sociale media kunnen bekijken en op internet kunnen surfen. Hoewel de meeste mobiele providers onbeperkte data-abonnementen aanbieden, hebben veel mensen geen onbeperkte data. Zelfs mensen met onbeperkte data kunnen te maken krijgen met beperkingen en geven er de voorkeur aan verbinding te maken met een wifi-netwerk. Of misschien bevind je je wel in een gebied zonder mobiel bereik.
Door gratis wifi aan te bieden in de wachtkamer van uw tandartspraktijk, zorgt u ervoor dat uw patiënten altijd toegang hebben tot internet zonder dat ze hun mobiele data hoeven te gebruiken. Uw patiënten geven al geld uit om uw praktijk te bezoeken, dus het aanbieden van gratis wifi is een uitstekende manier om hen te belonen voor het feit dat ze goed voor hun gebit zorgen.
Het aanbieden van gratis wifi is een eenvoudige manier om patiënten bezig te houden (lees: minder gefrustreerd te raken door wachttijden) en het is gemakkelijk in te stellen. Als u in uw tandartspraktijk al een draadloos netwerk gebruikt, kunt u een gastnetwerk opzetten dat uw patiënten kunnen gebruiken terwijl ze in de wachtkamer zitten. Misschien wilt u een IT-specialist inhuren om het netwerk voor u in te stellen. Het aanbieden van gratis wifi is ook een goede manier om patiënten verbonden te houden, zodat ze hun e-mail kunnen checken en afspraakgegevens kunnen bevestigen.
Over het algemeen is gratis wifi niet langer alleen maar een ‘leuke extra’, maar iets wat patiënten als vanzelfsprekend beschouwen.
5. Bied gratis water, koffie en thee aan
Patiënten willen misschien iets drinken terwijl ze in de wachtkamer van de tandarts zitten. Als u een gezelliger sfeer voor uw patiënten wilt creëren, kunt u gratis koffie en thee aanbieden waar ze voor of na hun afspraak van kunnen genieten. Sommige patiënten willen misschien niet vlak voor een afspraak koffie of thee drinken, maar kunnen bij het weggaan wel van een warm drankje genieten. Het is ook een goed idee om een waterdispenser in uw wachtkamer te plaatsen, zodat patiënten kunnen drinken of hun mond kunnen spoelen na het drinken van koffie of thee.
Koffie en thee klinken misschien vreemd in de wachtkamer van een tandartspraktijk, maar het is een geweldige manier om uw patiënten warm en op hun gemak te houden terwijl ze op hun afspraak wachten. Zorg er bij het inrichten van uw koffie- en theecorner voor dat u ook kopjes en rietjes, melk en suiker aanbiedt, en alles wat mensen verder nog bij hun koffie of thee willen hebben.
6. Zorg voor een gastvrije en vriendelijke officemanager
Een goede praktijkmanager kan een wereld van verschil maken als het gaat om het creëren van een gastvrije omgeving voor patiënten. Praktijkmanagers zorgen ervoor dat de receptie soepel draait, en dat is precies wat u nodig hebt om uw patiënten tevreden te houden. De juiste praktijkmanager kan positieve relaties met patiënten onderhouden, werkprocessen optimaliseren, personeel opleiden om de patiëntervaring te verbeteren en toezicht houden op de dagelijkse gang van zaken.
Het aannemen van een vriendelijke en gastvrije praktijkmanager die de patiëntervaring kan verbeteren, kan uw tandartspraktijk een enorme impuls geven. Kwalificaties zijn belangrijk, maar u zoekt iemand met een persoonlijkheid waardoor uw patiënten zich welkom voelen.
7. Marketingmateriaal voor patiënten toevoegen
De wachtkamers van tandartsen zijn de ideale plek om patiënten voor te lichten over mondhygiëne en verschillende soorten tandheelkundige producten. Als u nog geen informatiemateriaal voor patiënten in uw wachtkamer heeft liggen, overweeg dan om dit aan te schaffen, zodat uw patiënten iets interessants te lezen hebben. U kunt uw patiënten voorlichten, populaire tandheelkundige producten zoals Clear Aligners bespreken en reclame maken voor de behandelingsmogelijkheden die in uw praktijk beschikbaar zijn.
Partners zoals Dandy bieden professioneel marketingmateriaal aan (als u klant bent, vraag dan uw accountmanager naar onze brochure over doorzichtige beugels), maar u kunt ook heel eenvoudig zelf marketingmateriaal voor uw patiënten maken en er zijn verschillende drukkerijen waar u gebruik van kunt maken.
Marketingmateriaal voor patiënten biedt verschillende voordelen. Door patiënten iets te geven om te lezen, houden ze zich bezig – ook al is het geen tijdschrift. Patiënten krijgen bovendien de kans om meer te weten te komen over uw praktijk en de diensten die u aanbiedt, wat hen kan stimuleren om naar die diensten te informeren.
8. Zorg voor een ontspannen omgeving
Het is heel normaal dat je je gestrest voelt als je in de wachtkamer van de tandarts of dokter zit te wachten – vooral als je ernstigere tandproblemen hebt. Je wilt natuurlijk niet dat patiënten zich overweldigd of angstig voelen in je wachtkamer, dus zorg voor een ontspannen sfeer. Vermijd al te negatief getinte marketingmaterialen en posters en houd de inrichting warm en uitnodigend. Als je muziek afspeelt in je wachtkamer, zorg er dan voor dat het volume zacht staat, zodat patiënten zich kunnen ontspannen terwijl ze wachten. Muziek bepaalt echt de sfeer.
Voor veel mensen hoort stress er nu eenmaal bij als ze naar de tandarts gaan, maar dat betekent niet dat ze zich in de wachtkamer gestrest hoeven te voelen. Uw medewerkers kunnen patiënten ook een warmer welkom geven door hen bij binnenkomst te begroeten en hen te laten weten wanneer u klaar bent voor hun afspraak.
Voor patiënten die erg angstig of gestrest raken bij een bezoek aan de tandarts, kunt u technieken voor het omgaan met tandartsangst toepassen om hen te helpen tot rust te komen en te ontspannen vóór hun afspraak.
Een betere patiëntervaring creëren in uw wachtkamer
De ervaring van de patiënt is een essentieel onderdeel van het beheer van uw tandartspraktijk, en er zijn verschillende dingen die u kunt doen om een warme en uitnodigende omgeving voor patiënten te creëren. Door uw wachtkamer opnieuw in te richten en een goede praktijkmanager aan te stellen, kunt u ervoor zorgen dat uw wachtkamer een gastvrijere sfeer krijgt. U kunt ook gratis wifi aanbieden voor entertainment en patiënten de intakeformulieren op hun eigen telefoon laten invullen, om zo voor iedereen een positieve ervaring te creëren.
Met een beetje moeite kunt u de wachtkamer van uw tandartspraktijk aangenamer maken voor uw patiënten. Combineer dat met de diensten van Dandy om de werkprocessen te stroomlijnen, de efficiëntie te maximaliseren en de patiënttevredenheid in uw praktijk te verhogen. De volgende stap om indruk te maken op uw patiënten is slechts een telefoontje verwijderd.
