Dans la gestion d'un cabinet dentaire, la productivité est primordiale. Lorsque votre cabinet fonctionne sans heurts, vous pouvez compter sur des patients plus heureux et des employés plus satisfaits, sans que cela n'ait d'impact négatif sur vos résultats financiers.
Mais l'amélioration de la productivité ne se fait pas du jour au lendemain. Mettre en place un cabinet efficace demande du temps et des efforts. Heureusement, il existe plusieurs façons d'atteindre cet objectif.
Lorsqu'on cherche à améliorer l'efficacité d'un cabinet, tout repose sur le fait de travailler plus intelligemment, et non pas plus dur. En recourant à des technologies de pointe et à de nouvelles stratégies d'organisation du lieu de travail, vous pouvez offrir à vos patients une expérience plus fluide et plus rapide.
N° 1 : Passer à la prise de rendez-vous en ligne
De l'accueil des patients à l'envoi des formulaires d'assurance, le personnel administratif de votre cabinet a déjà d'innombrables responsabilités. Et cela vaut même sans compter la tâche fastidieuse qui consiste à passer et à recevoir des appels concernant la prise de rendez-vous.
Pour protéger les salariés et patients, envisagez de mettre en place l’intégralité du processus en ligne.
De nos jours, il est facile d’ajouter un espace patient à votre site web. Grâce à des services existants, vous pouvez offrir à vos patients un accès à un portail en ligne leur permettant de prendre, modifier et annuler eux-mêmes leurs rendez-vous. La prise de rendez-vous en ligne est un excellent moyen de gagner du temps au téléphone et devant l’ordinateur, ce qui permet à votre personnel d’accueil de se concentrer sur d’autres tâches.
#2 Utilisez l'automatisation pour confirmer les rendez-vous et éviter les annulations
Selon l'Association dentaire américaine (ADA), les annulations constituent le principal facteur empêchant les dentistes d'atteindre leur plein potentiel. Dans cette optique, la réduction des annulations et des absences devrait être une priorité.
Bien sûr, certaines annulations sont inévitables. L'objectif est de pouvoir remplacer les créneaux annulés dès que possible. Pour cela, envoyez à vos patients plusieurs rappels de rendez-vous automatisés bien à l’avance. Ainsi, les patients pourront vous signaler tout changement d’horaire suffisamment tôt pour que vous puissiez réattribuer le créneau.
Voici un rythme idéal pour les rappels de rendez-vous :
- Un mois à l'avance
- Une semaine à l'avance
- 48 heures à l'avance
Le meilleur moyen d'envoyer un rappel de rendez-vous est généralement le SMS, car ceux-ci affichent un taux d'ouverture de 98 %. Cependant, l'envoi de messages individuels prend autant de temps que de passer des appels téléphoniques. Envisagez plutôt d'utiliser une plateforme d'envoi massif de SMS pour programmer des rappels automatisés par SMS.
Dans l'ensemble, en envoyant des rappels en temps utile à vos patients actuels — notamment en leur fournissant des informations sur les frais de non-présentation —, vous pouvez les inciter à arriver à l'heure.
#3 Numériser le processus d'admission
Les nouveaux patients de votre cabinet doivent-ils s'asseoir et remplir un formulaire papier dès leur première visite ? Si c'est le cas, vous risquez de perdre du temps à deux niveaux.
D'une part, il y a le temps supplémentaire que passe un patient à la réception à remplir ses coordonnées. D'autre part, il y a le temps nécessaire à votre personnel administratif pour saisir les dossiers des patients dans votre système.
Dans cette optique, vous pourriez envisager d'acheter une tablette destinée à l'accueil, qui permettrait aux patients de remplir un formulaire d'admission numérique. Vous pouvez également mettre ce formulaire à disposition en ligne et encourager les patients à le remplir avant leur arrivée.
#4 Optimisez vos opérations grâce aux solutions de dentisterie numérique
Lorsque vos patients prennent place dans le fauteuil, c'est l'une des meilleures occasions qui s'offrent à vous pour gagner du temps et améliorer la productivité de votre cabinet dentaire. Le recours aux technologies dentaires numériques peut vous aider à réduire la durée des consultations lorsque vous optez pour des solutions numériques.
Prenons, par exemple, le processus de prise d'empreintes buccales. La méthode traditionnelle, qui consiste à utiliser un porte-empreinte et de la pâte à empreinte, peut s'avérer salissante, chronophage et exigeante en main-d'œuvre. Si vous passez au numérique et utilisez un scanner intra-oral , vous pouvez gagner de précieuses minutes à chaque consultation.
Le résultat ? Chaque dentiste pouvait recevoir deux ou trois patients potentiels supplémentaires chaque jour. Cela représente une augmentation considérable du chiffre d'affaires potentiel.
Mieux encore, les empreintes numériques sont plus précises que leurs équivalents issus des procédures dentaires traditionnelles, ce qui vous fait gagner du temps en évitant les allers-retours avec le laboratoire. Alors que le processus moyen processus de fabrication d’une prothèse dentaire pour les ajustements nécessite en moyenne quatre visites, les prothèses dentaires numériques permettent de réduire ce processus à deux visites. Avec ces nouvelles avancées en dentisterie, le passage au numérique semble s'imposer comme une évidence.
N° 5 : Simplifier le processus de commande de matériel informatique
Au-delà de la prise d'empreinte, il y a également le processus de commande des prothèses dentaires ou des couronnes auprès du laboratoire. Grâce à la numérisation, vous n'avez plus besoin de saisir manuellement les mesures ni d'envoyer les empreintes par la poste au laboratoire. Vous pouvez désormais passer vos commandes instantanément.
Plus vite une commande est envoyée, plus vite elle peut vous être livrée — et plus vite vous pourrez revoir votre patient pour un essayage.
De plus, comme les mesures issues du scan sont directement transmises au système de commande, vous éliminez tout risque d'erreur. Lorsque vous faites les choses correctement dès le départ, vous n'avez pas besoin de passer du temps à corriger vos erreurs.
#6 Proposer des consultations dentaires à distance
Au final, certaines consultations ne nécessitent pas forcément un rendez-vous en personne : les technologies actuelles permettent en effet de réaliser des consultations à distance.
Les téléconsultations permettent d'éviter les avant et après d’un rendez-vous chez le dentiste et de passer directement à l’essentiel. Grâce à des rendez-vous globalement plus courts, vous pouvez recevoir davantage de patients en une journée.
En proposant des consultations vidéo dans certaines situations, vous pouvez :
- Élargissez votre champ d'action et recevez des patients venant d'autres régions
- Travaillez à distance et évitez les trajets domicile-travail
- Prévoyez une place pour les rendez-vous en présentiel
#7 Automatiser le processus de facturation
Tout comme le processus d'admission, le processus de facturation devrait être dématérialisé et automatisé.
Il existe de nombreux logiciels de facturation dentaire permettant d'envoyer rapidement des relevés aux patients ou aux assureurs. Les systèmes automatisés peuvent également réduire les délais de paiement, extraire des données à partir de tableurs et de fichiers PDF, et remplir automatiquement les formulaires de demande de remboursement.
La facturation pouvant constituer l'une des tâches les plus chronophages de la journée de votre personnel administratif, la facturation automatisée ne vous fait pas seulement gagner du temps : elle peut également vous permettre de réaliser des économies sur les salaires de vos employés.
N° 8 : Améliorer la satisfaction des salariés
Enfin (mais ce n’est pas le moins important), vous pouvez améliorer la productivité de votre cabinet dentaire en veillant à ce que le moral de votre équipe reste au beau fixe. En traitant bien votre équipe dentaire, vous éviterez les heures perdues dues à l’épuisement professionnel et aux arrêts maladie de vos collaborateurs.
Pour découvrir comment améliorer la vie de vos collaborateurs, allez directement à la source et discutez avec eux. Demandez-leur ce dont ils ont besoin pour être plus heureux et plus productifs au travail. Voici quelques exemples de demandes courantes :
- Systèmes mis à niveau
- Nouvel équipement ou mobilier pour cabinet dentaire
- Des horaires plus flexibles
- Des avantages sociaux différents ou plus intéressants
- Augmentation des salaires
Boostez la productivité de votre cabinet grâce à Dandy
Quelle que soit la signification que vous donnez à l'expression « augmentation de la productivité », une chose est sûre : plus chaque patient passe de temps dans votre cabinet dentaire, moins vous pouvez recevoir de patients au total.
L'un des principaux moyens d'influencer la durée totale de la consultation consiste à réduire le temps passé dans le fauteuil. Après tout, c'est dans le fauteuil que se déroule l'essentiel d'une consultation dentaire.
Vous cherchez des moyens d'accélérer le déroulement des rendez-vous sans compromettre la qualité de l'expérience ? Ne cherchez pas plus loin : optez pour Dandy, le leader laboratoire dentaire numérique.
Si vous cherchez à développer votre cabinet d'orthodontie en mettant l'accent sur l'efficacité opérationnelle, notre plateforme vous aide à gagner du temps à chaque étape du parcours dentaire, du scan initial à la livraison de la commande. Que vous ayez besoin d'une gouttière nocturne numérique, d'une couronne unique ou d'une série complète d'empreintes pour prothèses dentaires, Dandy s'occupe de tout, ce qui vous laisse plus de temps pour soigner davantage de patients.
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Sources :
Association dentaire américaine. HPI : En février, les cabinets dentaires affichaient en moyenne un taux de remplissage de 83 %. https://www.ada.org/publications/ada-news/2022/march/hpi-dental-practice-schedules-were-on-average-83-full-in-february
Gartner. L'avenir du suivi commercial : les SMS. https://www.gartner.com/en/digital-markets/insights/the-future-of-sales-follow-ups-text-messages
Revue de l'Association dentaire américaine. Scanners intra-oraux. https://jada.ada.org/article/S0002-8177(21)00312-3/fulltext
