Pourcentages des frais généraux d'un cabinet dentaire : où se situe votre cabinet ?

Cet article a été initialement publié en 2022 et mis à jour en 2023 afin d'intégrer les nouvelles bonnes pratiques. L'une des clés du succès de votre cabinet dentaire réside dans la gestion des frais généraux. Notre rapport 2022 sur le secteur dentaire a révélé que la réduction des coûts est une priorité pour les dentistes. Réduire les pourcentages de frais généraux de votre cabinet dentaire peut sembler intimidant, mais cela se résume en réalité à six étapes simples. Quelles sont ces étapes ? Et quelle devrait être la répartition de vos frais généraux ? Nous répondrons à ces questions et vous proposerons des étapes pour mettre en œuvre un plan de gestion des frais généraux au sein de votre cabinet.

Étape 1 : Utilisez les données pour déterminer les pourcentages des frais généraux de votre cabinet dentaire

Comme tout bon praticien le sait, l'élaboration d'un plan de traitement efficace commence par une évaluation détaillée. De la même manière, la première étape pour réduire les frais généraux de votre cabinet dentaire consiste à faire le point sur votre situation et à comparer vos chiffres aux références du secteur. Utilisez des indicateurs clés de performance (KPI) pour mesurer et gérer votre cabinet à l'aide de données fiables.

Dans un article publié dans Dental Economics, Mark J. Nadaud, expert-comptable (CPA/ABV) et conseiller en gestion dentaire, souligne que « l'identification, l'analyse et la mise en œuvre » des indicateurs clés de performance (KPI) constituent un moyen essentiel, mais souvent négligé, de comprendre la santé économique d'un cabinet dentaire. « L'idée est de pouvoir identifier, suivre et analyser divers indicateurs afin de prendre des décisions stratégiques plus éclairées », écrit M. Nadaud.

M. Nadaud recommande le recours à des rapports complémentaires pour obtenir des informations plus détaillées. « Outre les états financiers mensuels ou trimestriels, je recommande à un propriétaire de se procurer des rapports complémentaires lui permettant de suivre les indicateurs de performance afin de bien comprendre où en est actuellement son cabinet, comment il se situe par rapport aux périodes précédentes et s'il est en ligne avec les références du secteur. » Ces données complémentaires pourraient inclure la production journalière, le nombre de patients actifs, le nombre de nouveaux patients par mois et le taux d'acceptation des traitements.

Étape 2. Analysez les données en profondeur et posez-vous la question « Pourquoi ? »

Une fois que vous avez une bonne vision de votre situation actuelle, il est important d'analyser les données en détail pour comprendre les facteurs qui influencent vos chiffres. Selon M. Nadaud, les frais généraux d'un cabinet dentaire se situent en moyenne entre 55 % et 65 %. Ce chiffre correspond aux conclusions d'une étude réalisée en 2021 par Dental Buyer Advocates, qui a révélé que la médiane des frais généraux des cabinets pour l'année s'élevait à 61,9 %.

Une partie de ces frais généraux résulte de coûts fixes qui restent inchangés, quel que soit le nombre de patients qui franchissent la porte. En revanche, les coûts variables - tels que ceux liés aux fournitures dentaires et aux services de laboratoire dentaire- sont liés à la production. Les frais de laboratoire ne se limitent pas non plus au prix figurant sur vos factures. Si vous faites appel à un laboratoire numérique très polyvalent, votre personnel n'aura pas à remplir de documents administratifs pour chaque commande, ni à perdre du temps à traiter et à expédier des moules et des empreintes physiques. Sans parler des frais d'expédition extrêmement variables (et souvent très coûteux) sur lesquels vous n'avez aucun contrôle - à moins de passer à un laboratoire numérique.

Quant aux autres dépenses de laboratoire inattendues, voici les principaux facteurs à prendre en compte :

• Les économies que vous pourriez réaliser en recourant à un réseau de laboratoires dentaires plus étendu ou à de nouvelles technologies
• L'importance d'une communication claire pour garantir une excellente relation avec votre laboratoire
• Utilisation de photos pour garantir la qualité des travaux de laboratoire
• Le souci du détail pour formuler des demandes claires
• L'importance des commentaires pour affiner vos préférences

D'autres coûts variables peuvent également inclure des facteurs qui ne sont pas toujours évidents. C'est pourquoi il est important de connaître le « coût réel » des fournitures en tenant compte d'éléments tels que :

• Retours de produits défectueux
• Articles en surstock présents dans les stocks
• Frais d'expédition et de manutention
• Frais de réapprovisionnement
• Non-exploitation optimale des offres gratuites
• Absence de crédit accordé pour les erreurs commises par les fournisseurs

Coûts généraux dentaires fixes et variables

Chaque dépense peut être classée comme fixe ou variable. Les dépenses fixes sont celles qui ne peuvent pas être facilement modifiées, annulées ou réduites ; ce manque de souplesse peut être source de pression financière sur le reste de votre cabinet. D'autant plus que le secteur dentaire est souvent caractérisé par des frais généraux élevés. Pourtant, le calcul est simple : chaque pour cent économisé sur les frais généraux représente un pour cent supplémentaire de bénéfice.

Les frais fixes devraient représenter entre 4 et 7 % de vos coûts de production. Ils comprennent le loyer, les assurances, les taxes et les charges - c'est-à-dire les coûts pour lesquels vous ne pouvez ni comparer les offres ni négocier de réduction.

C'est au niveau des coûts variables que vous pouvez dégager ces marges bénéficiaires supplémentaires - comme les charges salariales, les frais de laboratoire et les consommables. En raison de la pénurie de main-d'œuvre et de la « Grande Démission », certains coûts, tels que les salaires des hygiénistes, ont même doublé. Mais le recrutement et la formation d'un remplaçant peuvent s'avérer encore plus coûteux.

Les dépenses variables représenteront entre 45 % et 55 % de vos coûts d'exploitation, et plus vous affinerez la manière dont vous comptabilisez vos dépenses (salaires, fournitures, matériel, frais de laboratoire), plus vous disposerez d'informations vous permettant de réduire vos dépenses et d'améliorer vos marges.

Étape 3. Déterminez vos pourcentages de frais généraux idéaux

Les coûts variables étant liés à la production, il est important de les considérer par rapport aux revenus générés. Dans un article publié dans Inside Dentistry, Richard P. Gangwisch, docteur en médecine dentaire, souligne l'importance de cette relation : « Les dentistes doivent se méfier de toute réduction de coûts susceptible, à terme, d'affecter leur production. Parfois, il faut dépenser de l'argent pour en gagner. »

Une fois que vous aurez une vision globale de vos dépenses, référez-vous aux références du secteur concernant les pourcentages de frais généraux et essayez d'ajuster vos chiffres pour que votre répartition soit similaire.

Pourcentages recommandés pour les frais généraux des cabinets dentaires

Selon M. Gangwisch, la répartition des frais généraux de votre cabinet dentaire devrait généralement se présenter comme suit :

• Ratios salariaux : entre 20 % et 24 % au total
• Laboratoire : 8 % à 10 %
• Matériel dentaire : 5 % à 6 %
• Facilité : de 4 % à 6 % pour les locataires ; de 5 % à 8 % pour les propriétaires
• Frais administratifs généraux : de 6 % à 10 %
• Marketing : 2 % à 5 %
• Salaire d'un médecin : 20 % à 25 %
• Retraite, réinvestissement et dépenses d'investissement : 20 % à 25 %

Étape 4. Élaborer et mettre en œuvre un plan visant à réduire les pourcentages des frais généraux du cabinet dentaire

Une fois que vous maîtrisez vos coûts, vous pouvez vous concentrer sur les bénéfices. La manière dont vous gérez vos coûts a un impact direct sur vos bénéfices, et même si cela semble évident, cela vaut la peine d'être rappelé : seules les cliniques rentables survivent. Donner la priorité à la réduction des dépenses superflues et des frais généraux est l'aspect de la gestion qui vous permettra de rester rentable. Selon M. Gangwisch, les cliniques dentaires peuvent réduire leurs frais généraux en suivant quelques mesures concrètes :

• Évaluez l'efficacité des dépenses marketing et supprimez celles qui ne donnent pas les résultats escomptés.
• Envisagez de renégocier votre bail si vous êtes prêt à vous engager sur une plus longue durée.
• Comparez les tarifs des laboratoires, tout en accordant toujours la priorité à la qualité.
• Demandez des devis auprès de plusieurs compagnies d'assurance pour voir si vous pouvez faire des économies sur vos primes.
• Comparez les coûts des articles jetables et des articles réutilisables pouvant être stérilisés efficacement à l'autoclave.
• Renseignez-vous sur les économies que vous pourriez réaliser en faisant appel à un seul fournisseur pour l'ensemble de vos fournitures.
• Utilisez un système de gestion des stocks qui vous permette de disposer en permanence de ce dont vous avez besoin, sans pour autant avoir de surplus.
• Payez vos factures dans les délais pour éviter les frais financiers qui peuvent s'accumuler rapidement.
• Assurez-vous un flux de trésorerie stable grâce à une politique de recouvrement efficace et à des solutions de crédit adaptées aux patients qui ont des difficultés à payer.

N'oubliez pas : il est plus coûteux, en termes de marketing, de communication et de relations commerciales, d'acquérir un nouveau client que de fidéliser un client existant. Et comme les recommandations constituent un moteur essentiel de l'activité dentaire, il est essentiel de veiller à ce que la réduction des coûts ne nuise pas à l'expérience patient.

Le moral élevé du personnel est source de satisfaction pour les patients : évitez de réduire les coûts au risque de compliquer le travail de vos employés. Si vous pouvez décharger quelqu'un des tâches d'expédition, envisagez-le. Examinez attentivement vos processus et vos outils, puis posez-vous la question suivante : existe-t-il des domaines dans lesquels vous pourriez apporter des changements pour améliorer l'efficacité ? Tenez également compte des temps d'attente. Seuls 37 % des jeunes patients se déclarent satisfaits du temps d'attente chez leur dentiste actuel. Comment pouvez-vous fidéliser ces patients de longue date et les inciter à revenir grâce à des outils dentaires numériques qui réduisent le temps passé au fauteuil et simplifient les processus ? Si vous utilisez déjà des outils numériques tels qu'un scanner intra-oral, votre laboratoire est-il pleinement optimisé pour exploiter les scans numériques ?

Étape 5. Communiquez le nouveau plan à votre équipe

Lorsque tous les membres de votre service comprennent les raisons qui sous-tendent votre projet, ils peuvent vous apporter un meilleur soutien. Organisez régulièrement des réunions d'équipe pour faire le point sur les progrès réalisés et sollicitez les commentaires de chacun. Ils pourraient mettre en évidence des faiblesses dans votre flux de travail, votre chaîne d'approvisionnement ou vos processus de laboratoire qui vous auraient échappé. En encourageant chacun à s'exprimer et à participer à l'effort visant à réduire les frais généraux, vous offrez à votre équipe le leadership dont elle a besoin pour contribuer à la réussite de l'entreprise.

Étape 6. Envisagez toutes les options avec un esprit ouvert

Au lieu de résister à la courbe d'apprentissage que peut impliquer l'utilisation d'une nouvelle technologie telle qu'un scanner dentaire numérique, adoptez-la en sachant qu'elle vous sera utile à long terme.

• Recrutez des candidats solides, capables de mener plusieurs tâches de front. Au lieu de vous concentrer uniquement sur le recrutement de personnes ayant une expérience en cabinet dentaire, réfléchissez aux autres expériences et compétences qui pourraient être un atout pour votre cabinet. Par exemple, si vous devez pourvoir un poste de réceptionniste, envisagez un candidat qui possède une expérience en service client, mais qui pourrait également vous aider dans le domaine du marketing sur les réseaux sociaux. Vous avez besoin d'un responsable administratif capable d'assurer le bon fonctionnement de votre cabinet ? Privilégiez une personne possédant l'expérience requise, mais aussi les compétences informatiques nécessaires pour mettre de l'ordre dans vos systèmes et former vos collaborateurs lorsqu'ils rencontrent des difficultés.
• Adoptez une approche « faites-le vous-même ». Votre bureau regorge de matériel susceptible de nécessiter des réparations, et les interventions de dépannage peuvent finir par coûter cher. Il existe peut-être des tâches simples de réparation et d'entretien pour lesquelles des techniciens spécialisés peuvent vous former.
• Tirez pleinement parti de la technologie. La dentisterie numérique n'est plus ce qu'elle était il y a 20 ans. Les outils et les processus numériques ont considérablement évolué. Ces outils aident les cabinets dentaires à optimiser à la fois la prise en charge des patients et leurs résultats financiers. Au lieu de résister à la courbe d'apprentissage que peut impliquer l'adoption d'une nouvelle technologie, adoptez-la en sachant qu'elle vous sera bénéfique à long terme. Si cela vous semble insurmontable, trouvez un partenaire spécialisé en dentisterie numérique qui propose une formation approfondie pour vous et votre équipe.

Réduire les frais généraux des cabinets dentaires

La ventilation des frais généraux de votre cabinet dentaire est essentielle pour réduire les coûts et améliorer vos bénéfices - et, par conséquent, pour assurer la pérennité de votre cabinet. Il n'est pas facile de gérer les coûts et les avantages de variables en apparence simples, mais si vous suivez les étapes ci-dessus (en utilisant les pourcentages comme indicateurs clés de performance) et que vous mettez l'accent sur l'efficacité, les pourcentages des frais généraux de votre cabinet dentaire pourront jouer en votre faveur.

Les coûts variables, tels que les consommables et les coûts cachés liés à ces derniers - pensez par exemple au coût élevé de l'expédition du matériel de laboratoire pour chaque patient -, peuvent vous orienter vers des solutions moins onéreuses et plus efficaces. Une solution telle que la numérisation intra-orale proposée par Dandy pourrait aider votre cabinet non seulement à réduire les temps d'attente et à améliorer le confort des patients, mais aussi à accroître la satisfaction de vos collaborateurs - un effet à long terme qui favorise la fidélisation des patients et réduit le taux de départ des employés. C'est possible, et vous pouvez y parvenir : concentrez-vous simplement sur les coûts variables qui favorisent l'efficacité et la satisfaction, et les bénéfices suivront.