Se sei titolare, gestore o socio di uno studio dentistico, sei responsabile sia della salute dei tuoi pazienti che dell'andamento della tua attività. Nel settore odontoiatrico, come in qualsiasi altro, il successo significa crescita. Ma non hai frequentato una scuola di economia: come puoi sapere cosa determina esattamente la crescita dello studio, per non parlare di come favorirla?
I KPI, ovvero gli indicatori chiave di prestazione, sono parametri che misurano l'efficacia con cui un'azienda o un'organizzazione raggiunge i propri obiettivi. I KPI aiutano a delineare un quadro sia dello stato di salute generale dell'azienda sia del ruolo delle sue singole componenti, fornendo al titolare o al dirigente una base concreta per lo sviluppo di una strategia a lungo termine. I KPI possono variare a seconda del settore di attività, degli obiettivi specifici e dei rischi/opportunità dell'azienda. I KPI per gli studi dentistici possono essere monitorati e rappresentati visivamente utilizzando un dashboard dei KPI dentali. Identificando e monitorando i KPI critici dello studio dentistico, è possibile iniziare a mitigare le sfide alla crescita e dare un impulso ai progressi verso i propri obiettivi.
Di seguito troverete un elenco di sei indicatori chiave di prestazione (KPI) fondamentali per gli studi dentistici che dovreste applicare al vostro studio. Che abbiate l'ambizione di ampliare la vostra base clienti, aumentare la notorietà del marchio, entrare in nuovi mercati, diversificare la vostra offerta di prodotti e/o servizi, o una combinazione di questi obiettivi – o anche se desiderate semplicemente ottimizzare l'efficienza complessiva della vostra attività – i KPI vi aprono la strada verso il futuro.
Numero di pazienti attivi
Il numero di pazienti attualmente in lista d'attesa per un appuntamento è un indicatore fondamentale che dovrebbe figurare in primo piano nel tuo pannello di controllo dei KPI odontoiatrici, ogni giorno. Analizzando i dati annuali relativi alla produzione e agli incassi e dividendoli per il numero di pazienti attivi, è possibile calcolare il valore medio di ciascuno. In questo modo sarà chiaro perché la fidelizzazione dei pazienti è il fondamento del vostro studio, quanto sia dannoso per la vostra attività ogni caso di abbandono e perché ogni paziente presente nel vostro elenco senza un appuntamento fissato rappresenti una potenziale perdita.
Considerando che il costo di acquisizione di un nuovo paziente oscilla tra i 150 e i 300 dollari, è importante sfruttare al massimo il proprio bacino di pazienti esistente. Idealmente, la crescita significherebbe avere il 98% dei pazienti con appuntamenti fissati in ogni momento, ma un obiettivo realistico del 95% garantirà comunque risultati positivi. È possibile iniziare a raggiungere questa percentuale:
- Monitorare attentamente i pazienti in ritardo con le visite rispetto a quelli inattivi e a quelli attivi
- Pianificare in modo proattivo ogni appuntamento per evitare tempi morti (fissare la visita successiva prima ancora che il paziente abbia lasciato l'ambulatorio)
- Utilizzo di diversi canali di comunicazione per raggiungere il pubblico, ad esempio lettere, e-mail, SMS, telefonate, ecc.
Una volta completata questa operazione, potrai confrontare il numero di pazienti contattati quotidianamente con quello dei pazienti che sono stati riattivati, ovvero che hanno fissato e si sono presentati agli appuntamenti dopo un periodo di inattività. Monitorare attentamente quali metodi di contatto funzionano meglio può aiutarti anche a impiegare le risorse in modo più efficiente. Dovreste puntare a riattivare l'85% dei pazienti inattivi. Vale anche la pena notare che i pazienti inattivi non indirizzano amici e familiari al vostro studio; fare un ottimo lavoro con un numero maggiore di pazienti è la forma di pubblicità più economica per il vostro studio.
Accettazione del caso
L'accettazione dei casi è un indicatore fondamentale nel settore odontoiatrico, poiché influisce direttamente sulla produzione, sul fatturato, sugli incassi e sui profitti. Le medie nazionali indicano tassi di accettazione dei casi compresi tra il 50 e il 60% per i pazienti abituali e tra il 25 e il 35% per i nuovi pazienti. Vorresti vedere quelle piccole linee ondulate sul tuo dashboard dei KPI odontoiatrici fare un balzo in avanti, raddoppiando i tassi di accettazione dei casi per i nuovi pazienti e portando quelli dei pazienti attuali all'85-90%. Può sembrare un'impresa ardua, ma fortunatamente la maggior parte degli strumenti necessari per facilitare un cambiamento significativo non costa altro che uno sforzo concertato.
Se i dati indicano che l'85% dei casi di accettazione è stato determinato principalmente dalla reazione emotiva dei pazienti, è evidente che il successo di questa iniziativa dipende direttamente da una comunicazione chiara, dal modo di rapportarsi con i pazienti e dalla fiducia.
Dandy propone strategie dettagliate per aumentare l'accettazione dei trattamenti odontoiatrici, ma in sintesi dovresti puntare a:
- Incoraggiare il coinvolgimento dei pazienti nel proprio trattamento
- Fornire spiegazioni dettagliate per ogni fase del trattamento
- Usa un linguaggio semplice
- Utilizza supporti visivi (come una valutazione dello stato di benessere) per aiutare i tuoi pazienti a migliorare la propria salute
- Affronta ogni caso con empatia
- Incoraggia il tuo team a dare priorità all'accettazione dei casi
La creazione di un ambiente incentrato sul paziente è fondamentale, poiché il comfort e la fiducia dei pazienti hanno un impatto tangibile sui vostri profitti. Monitorare questo indicatore dentale tramite un dashboard dei KPI consentirà di migliorare l'efficienza dei trattamenti, permettendovi di operare nel rispetto dei vincoli legati ai costi di produzione, al budget dei pazienti e agli obblighi assicurativi, al fine di massimizzare le opportunità.
Vale inoltre la pena sottolineare che i dati dimostrano che l’accettazione dei casi e la soddisfazione complessiva dei pazienti sono correlate positivamente sia all’uso di supporti visivi sia all’adozione di nuove tecnologie. Molti dentisti hanno segnalato l’effetto tangibile derivante dal “fattore sorpresa” che si ottiene mostrando ai pazienti le scansioni digitali e i modelli 3D realizzati con uno scanner intraorale. I pazienti che pubblicano le scansioni “prima e dopo” che mostrano risultati positivi rappresentano una forma di pubblicità intelligente e gratuita, soprattutto se il vostro studio dispone di un account da menzionare o taggare.
Produzione
La produzione è generalmente considerata un indicatore chiave di prestazione (KPI) fondamentale per uno studio dentistico, in quanto costituisce non solo un importante parametro per valutare lo stato di salute dell'attività, ma anche uno strumento per misurare altri KPI. La produzione è definita come la somma media di denaro che uno studio dentistico prevede di incassare in un determinato periodo.
Gli indicatori chiave di prestazione (KPI) relativi alla produzione del tuo studio dentistico possono essere suddivisi in diverse sottocategorie, tra cui la produzione per igienista, per dentista, per paziente e per specifici intervalli di tempo; ciascuna di esse fornisce informazioni preziose su diversi aspetti delle prestazioni dello studio. Queste suddivisioni possono aiutarti a individuare le aree da migliorare, ma possono anche esserti utili per altre analisi importanti, come la riduzione dei costi generali o il calcolo dei ricavi.
Inoltre, diversi fattori, quali l'assicurazione o le partnership dello studio, renderanno il calcolo della vostra produzione diverso da quello di altri studi. Determinare, comprendere e migliorare questo indicatore odontoiatrico è fondamentale per favorire la crescita dello studio; esistono pochi altri modi per quantificare il valore dei diversi aspetti della vostra attività.
Ricavi
Sebbene la sua utilità come KPI sia fondamentale, in realtà non esiste un'unica definizione di fatturato. Questo indicatore può essere definito in modi diversi con risultati simili, per ragioni diverse a seconda di una serie di variabili. Alcuni studi ritengono utile equiparare il fatturato alla produzione totale complessiva, mentre altri lo considerano come gli incassi o i pagamenti ricevuti. Può essere utile pensare al fatturato essenzialmente come a tutte le entrate che il vostro studio genera prima di dedurre le spese. Tuttavia, il fatturato non dovrebbe essere considerato un unico numero con un unico e fisso riferimento; ci sono quattro fonti principali di fatturato dello studio dentistico da monitorare sulla dashboard dei KPI dentali:
- Pagamenti dei clienti
- Rimborsi assicurativi
- Interessi passivi
- Rimborsi
Sono molti i fattori che possono influire in modo significativo sul ruolo che il fatturato riveste nei calcoli della tua attività, soprattutto ai fini della definizione degli obiettivi; la gestione dei pagamenti dei pazienti, le assicurazioni e il modo in cui hai deciso di classificare il fatturato stesso giocano tutti un ruolo importante. Qualunque sia la definizione di fatturato che adotti per il tuo studio, tieni presenti due aspetti fondamentali: il fatturato riflette il reddito totale generato dalle attività principali del tuo studio e non tiene conto dei costi o delle spese associati alla gestione dell'attività.
Utile
Il monitoraggio dell'utile è, com'era prevedibile, un indicatore chiave di prestazione (KPI) fondamentale da tenere sotto controllo. L'utile, il reddito netto o il risultato finale possono essere definiti semplicemente come il reddito totale al netto delle spese. Sono molti i fattori complessi che influenzano il calcolo dell'utile. Si consideri il vecchio adagio, paradossale ma comunque accurato: "Bisogna spendere soldi per fare soldi". Una solida comprensione di quali fattori influenzino esattamente il risultato finale e la sua utilità complessiva guiderà un processo decisionale intelligente, ovvero l'investimento in nuove tecnologie che aumentano l'efficienza, si ripagano da sole, incrementano il profitto e aumentano il valore del proprio studio. Ogni decisione aziendale dovrebbe, fondamentalmente, mirare a migliorare il risultato finale.
Costi generali
Le spese generali sono tutte le spese sostenute nel corso della gestione della tua attività e rappresentano uno dei principali indicatori chiave di prestazione (KPI) da monitorare con attenzione. Infatti, ridurre le spese generali può avere un impatto positivo sulla tua attività pari a quello derivante dall'aumento dei profitti. Nella tua dashboard dei KPI odontoiatrici, dovresti suddividere le spese generali in due categorie:
I costi fissi sono tutte quelle spese che non subiscono variazioni di mese in mese. L'ADA raccomanda di cercare di mantenere tali costi entro un limite compreso tra il 4% e il 7% della produzione totale. Esempi di costi fissi sono:
- Affitto
- Stipendi del personale
- Imposte
- Assicurazioni
I costi generali variabili sono tutte quelle spese che possono variare a seconda dell'attività aziendale. L'intervallo raccomandato dall'ADA è compreso tra il 45% e il 55% della produzione totale. Esempi di costi generali variabili sono:
- Forniture per ufficio e studi dentistici
- Costi di marketing
- Spese di spedizione e logistica
- Spese di laboratorio
I costi fissi sono difficili da modificare, invertire o ridurre, il che esercita una pressione costante sui risultati aziendali, soprattutto se si considera che, in media, i costi fissi di uno studio dentistico rappresentano il 75% degli incassi. Suddividere i costi fissi in sottocategorie, ad esempio stipendi, attrezzature e investimenti, può aiutare a monitorarli e controllarli. Una pratica essenziale per ridurre i costi fissi è il benchmarking, ovvero il confronto delle spese mensili o trimestrali con quelle relative a periodi di tempo equivalenti precedenti, al fine di ottenere informazioni preziose.
Come monitorare gli indicatori chiave di prestazione (KPI) di uno studio dentistico
Gli indicatori chiave di prestazione (KPI) sono indispensabili per uno studio dentistico. Monitorare lo stato di salute e il successo della propria attività aiuta a prendere decisioni strategiche e a favorire la crescita; un’attività in buona salute è positiva, ma un’attività di successo è ancora meglio. Che si tratti di monitorare l’attività dei pazienti, i tassi di accettazione dei casi, la produzione, il fatturato, i profitti o le spese generali, i KPI forniscono informazioni indispensabili, consentendo di valutare le prestazioni dello studio e di identificare le aree di miglioramento. Utilizzando i KPI odontoiatrici per visualizzare queste metriche e fissando obiettivi chiari, puoi ottimizzare efficacemente le operazioni, massimizzare la redditività e, soprattutto, migliorare la qualità dell'esperienza e dell'assistenza dei tuoi pazienti.
Per saperne di più, comprese analisi statistiche e approfondimenti da fonti esperte, scarica oggi stesso l'e-book sui KPI di Dandy!
E-book gratuito sui KPI nel settore odontoiatrico
Vuoi saperne di più sugli indicatori chiave di prestazione (KPI) degli studi dentistici e su come misurarli?
"Sei KPI, benchmarking e strategie per migliorare la gestione dello studio" è un eBook che offre ai titolari e ai responsabili di studi medici una guida di riferimento per gestire le prestazioni dello studio e acquisire una maggiore consapevolezza su quali dati siano rilevanti nel monitoraggio dei risultati.
