KPI dello studio odontoiatrico: cosa tracciare e come

Se possiedi, gestisci, o sei partner in uno studio odontoiatrico, sei responsabile sia della salute dei tuoi pazienti sia dell'attività. In odontoiatria, come in qualsiasi altro settore, il successo significa crescita. Ma non sei andato a scuola di economia–come dovresti sapere cosa esattamente costituisce la crescita dello studio, per non parlare di come facilitarla?

I KPI o Indicatori Chiave di Prestazione sono metriche che indicano quanto efficacemente un'attività o organizzazione stia raggiungendo i propri obiettivi. I KPI aiutano a dipingere un quadro sia della salute complessiva dell'attività sia del ruolo delle sue componenti discrete, dando al proprietario o dirigente una base concreta per sviluppare la strategia continua. I KPI potrebbero essere diversi a seconda del settore dell'attività, degli obiettivi specifici, e dei rischi/opportunità. I KPI per gli studi odontoiatrici possono essere tracciati e rappresentati visivamente usando una dashboard KPI odontoiatrica. Identificando e monitorando i KPI critici dello studio odontoiatrico, puoi iniziare a mitigare le sfide alla crescita e dare il via al progresso verso i tuoi obiettivi.

Segue, troverai un elenco di sei KPI essenziali dello studio odontoiatrico che dovresti applicare al tuo stesso studio. Sia che tu abbia ambizioni di espandere la tua base di clienti, aumentare la consapevolezza del marchio, entrare in nuovi mercati, diversificare le tue offerte di prodotti e/o servizi, o qualche combinazione di questi obiettivi–anche se semplicemente vuoi snellire l'efficienza complessiva della tua attività, i KPI aprono la strada in avanti.

Numeri di pazienti attivi

Il numero di pazienti attualmente programmati per un appuntamento è una metrica odontoiatrica vitale che dovrebbe essere in primo piano sulla tua dashboard KPI odontoiatrica, quotidianamente. Analizzare i tuoi numeri annuali di produzione e incasso e dividerli per il numero di pazienti attivi ti permette di calcolare il valore medio per ciascuno. Farlo chiarirà perché la fidelizzazione del paziente odontoiatrico è la fondazione del tuo studio, quanto sia dannosa ogni istanza di abbandono per la tua attività, e perché qualsiasi paziente nel tuo elenco senza un appuntamento programmato rappresenti una perdita potenziale.

Considerando che il costo di acquisizione di nuovi pazienti è tra 150-300 $, è importante massimizzare la tua base esistente. Idealmente, la crescita significherebbe che il 98% dei pazienti sia programmato in ogni momento, ma un obiettivo pratico del 95% produrrà comunque risultati positivi. Puoi iniziare a stare al passo con questo numero:

• Tracciando attentamente i pazienti in ritardo vs inattivi vs attivi
• Programmando proattivamente ogni paziente per prevenire l'inattività (programmando una prossima visita prima che un paziente lasci il suo appuntamento attuale)
• Usando canali di comunicazione multipli per il contatto cioè posta, email, SMS, chiamate telefoniche, ecc.

Dopo questo sforzo, puoi confrontare il numero di pazienti contattati quotidianamente con quelli che sono stati riattivati cioè programmando e presentandosi agli appuntamenti dopo un periodo di dormienza. Tracciare attentamente quali metodi di contatto funzionano meglio può anche aiutarti ad applicare le risorse più efficientemente. Dovresti mirare a riattivare l'85% dei pazienti inattivi. Vale anche la pena notare che i pazienti inattivi non segnalano amici e famiglia al tuo studio; fare un lavoro eccezionale con un numero maggiore di pazienti è la forma più economica di pubblicità per il tuo studio.

Accettazione dei casi

L'accettazione dei casi è una metrica odontoiatrica critica poiché impatta direttamente produzione, entrate, incasso, e profitto. Le medie nazionali indicano tassi di accettazione dei casi del 50-60% per pazienti consolidati e del 25-35% per nuovi pazienti. Vuoi vedere quelle piccole linee ondulate sulla tua dashboard KPI odontoiatrica saltare raddoppiando i tassi di accettazione dei casi per nuovi pazienti e portando i pazienti attuali all'85-90%. Ciò potrebbe sembrare scoraggiante, ma fortunatamente la maggior parte degli strumenti di cui hai bisogno per facilitare un cambiamento significativo non costano altro che sforzo concertato.

Se i dati mostrano che l'85% dell'accettazione dei casi era dovuta principalmente alla risposta emotiva dei pazienti, è chiaro che il successo di questo sforzo va direttamente alla comunicazione chiara, al modo di rapportarsi al letto del paziente, e alla fiducia.

Dandy ha strategie approfondite per aumentare l'accettazione dei casi odontoiatrici, ma in breve, dovresti mirare a:

• Incoraggiare il coinvolgimento del paziente nel proprio trattamento
• Offrire spiegazioni approfondite per ogni fase del trattamento
• Usare linguaggio semplificato
• Usare ausili visivi (come una scansione del benessere) per aiutare a istruire i tuoi pazienti
• Approcciare ogni caso con empatia
• Motivare il tuo team a dare priorità all'accettazione dei casi

Creare un ambiente centrato sul paziente è cruciale poiché il comfort e la fiducia del paziente hanno effetti misurabili sul tuo bilancio. Tracciare questa metrica odontoiatrica usando una dashboard KPI odontoiatrica promuoverà l'efficienza del trattamento permettendoti di lavorare entro i vincoli dei costi di produzione, dei budget dei pazienti, e degli obblighi assicurativi per massimizzare l'opportunità.

Vale anche la pena notare che i dati mostrano che l'accettazione dei casi e la soddisfazione complessiva del paziente sono positivamente correlate con l'uso di ausili visivi e l'adozione di nuova tecnologia, entrambi. Molti dentisti hanno riportato l'effetto dimostrabile dal fattore 'wow' di presentare ai pazienti scansioni digitali e modelli 3D creati con uno scanner intraorale. I pazienti che pubblicano scansioni prima/dopo che mostrano risultati positivi sono una forma intelligente e gratuita di pubblicità, specialmente se il tuo studio ha un account da menzionare o taggare.

Produzione

La produzione è ampiamente considerata un KPI fondamentale dello studio odontoiatrico, servendo come una misura significativa della salute dell'attività in sé ma anche come mezzo di misurazione di altri KPI. La produzione è definita come la somma media di denaro che uno studio odontoiatrico anticipa di ricevere in un periodo specifico.

Il tuo KPI di produzione per lo studio odontoiatrico può essere categorizzato in varie sottocategorie, incluso produzione per igienista, dentista, paziente, e entro range di date specifici con ciascuno che fornisce preziose intuizioni su diversi aspetti della prestazione dello studio. Queste divisioni possono aiutarti a mirare ad aree di miglioramento, ma possono anche aiutarti con altre analisi importanti, come ridurre i costi generali o calcolare le entrate.

Inoltre, fattori diversi come l'assicurazione o la partnership dello studio renderanno il calcolo della tua produzione diverso da altri studi. Determinare, comprendere, e migliorare questa metrica odontoiatrica è essenziale per migliorare la crescita dello studio; ci sono pochi altri modi per quantificare il valore di diversi aspetti della tua attività.

Entrate

Sebbene la sua utilità come KPI sia fondamentale, non esiste in realtà un'unica definizione di entrate. La metrica può essere definita in modi diversi con effetto simile, per ragioni diverse a seconda di un numero di variabili. Alcuni studi trovano utile equiparare le entrate alla produzione aggregata totale, mentre altri vedono le entrate come incassi o pagamenti ricevuti. Potrebbe aiutare pensare alle entrate come essenzialmente tutto il reddito che il tuo studio guadagna prima di dedurre le spese. Ma le entrate non dovrebbero essere considerate un unico numero con un singolo referente fisso; ci sono quattro fonti principali di entrate dello studio odontoiatrico da tracciare sulla tua dashboard KPI odontoiatrica:

• Pagamenti dei clienti
• Pagamenti assicurativi
• Interessi sulle passività
• Rimborsi

Molti fattori possono impattare significativamente come le entrate giocano nel calcolo della tua attività, specialmente ai fini della definizione degli obiettivi; il finanziamento del paziente, l'assicurazione, e come hai deciso di classificare le entrate stesse giocano tutti un ruolo. Comunque tu definisca le entrate per il tuo studio, tieni a mente due considerazioni critiche: le entrate riflettono il reddito totale generato dalle operazioni principali del tuo studio e non deducono alcun costo o spesa associati associati alla gestione dell'attività.

Profitto

Tracciare il profitto è, non sorprendentemente, un KPI critico da tracciare. Il profitto o reddito netto o il tuo bilancio finale può semplicemente essere definito come reddito totale dopo le spese. Molti fattori complessi influenzeranno il tuo calcolo del profitto. Considera il vecchio detto paradossale ma comunque accurato, "Devi spendere denaro per fare denaro." Una solida comprensione di esattamente quali fattori influenzano il tuo bilancio finale e la sua utilità complessiva guiderà il processo decisionale intelligente, cioè investire in nuova tecnologia che potenzia l'efficienza e che si ripaga da sé, aumenta il profitto, e aumenta il valore del tuo studio. Ogni singola decisione aziendale dovrebbe, alla base, mirare a migliorare il tuo bilancio finale.

Costi generali

I costi generali sono qualsiasi spesa sostenuta nel corso della gestione della tua attività, e sono uno dei KPI primari che devono essere attentamente monitorati. Infatti, ridurre i costi generali può avere un impatto positivo simile sulla tua attività quanto aumentare il profitto. Sulla tua dashboard KPI odontoiatrica, dovresti categorizzare i costi generali in due tipi:

I costi generali fissi sono qualsiasi spesa non soggetta a cambiamento mese dopo mese. L'ADA suggerisce di mirare a limitare i costi generali fissi al 4-7% della produzione totale. Esempi di costi generali fissi sono:

• Affitto
• Salari del personale
• Tasse
• Assicurazione

I costi generali variabili sono qualsiasi spesa che può variare a seconda dell'attività aziendale. Il range raccomandato dall'ADA è del 45-55% della produzione totale. Esempi di costi generali variabili sono:

• Forniture d'ufficio e odontoiatriche
• Costi di marketing
• Costi di spedizione e logistici
• Tariffe di laboratorio

I costi generali fissi sono difficili da cambiare, invertire, o ridurre, il che mette pressione costante sulla prestazione aziendale, specialmente quando consideri che i costi generali medi dello studio odontoiatrico rappresentano il 75% degli incassi. Dividere i costi generali in sottocategorie cioè stipendi, attrezzatura, investimenti, può aiutarti a tracciarli e controllarli. Una pratica essenziale per ridurre i costi generali è il benchmarking, o confrontare le tue spese mensili o trimestrali con periodi di tempo uguali precedenti per ottenere preziose intuizioni.

Come tracciare i KPI dello studio odontoiatrico

I KPI per uno studio odontoiatrico sono indispensabili. Monitorare la salute e il successo della tua attività aiuta nel processo decisionale strategico e nel facilitare la crescita; un'attività sana è buona, ma una di successo è migliore. Sia che tu stia tracciando l'attività del paziente, i tassi di accettazione dei casi, la produzione, le entrate, il profitto, o i costi generali, i KPI forniscono intuizioni indispensabili, permettendoti di valutare la prestazione del tuo studio e identificare aree di miglioramento. Utilizzando i KPI odontoiatrici per visualizzare queste metriche e stabilendo obiettivi chiari, puoi snellire efficacemente le operazioni, massimizzare la redditività, e–più importante–migliorare la qualità delle esperienze e della cura dei tuoi pazienti.
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