Si es propietario, dirige o participa en una clínica dental, es responsable tanto de la salud de sus pacientes como del negocio. En odontología, al igual que en cualquier otro sector, el éxito significa crecimiento. Pero usted no ha estudiado administración de empresas: ¿cómo se supone que va a saber qué es exactamente lo que constituye el crecimiento de una clínica, y mucho menos cómo facilitarlo?
Los KPI, o indicadores clave de rendimiento, son métricas que indican la eficacia con la que una empresa u organización alcanza sus objetivos. Los KPI ayudan a ofrecer una visión tanto del estado general de la empresa como del papel que desempeñan sus distintos componentes, lo que proporciona al propietario o al directivo una base concreta para desarrollar una estrategia continua. Los KPI pueden variar en función del sector de la empresa, sus objetivos específicos y sus riesgos u oportunidades. Los KPI de las clínicas dentales pueden supervisarse y representarse visualmente mediante un panel de control de KPI dentales. Al identificar y supervisar los KPI críticos de la clínica dental, podrá empezar a mitigar los obstáculos al crecimiento e impulsar el progreso hacia sus objetivos.
A continuación, encontrará una lista de seis indicadores clave de rendimiento (KPI) esenciales para una clínica dental que debería aplicar a su propia consulta. Tanto si tiene la intención de ampliar su cartera de clientes, aumentar el reconocimiento de marca, entrar en nuevos mercados, diversificar su oferta de productos y/o servicios, o una combinación de estos objetivos —incluso si simplemente desea optimizar la eficiencia general de su negocio—, los KPI le allanan el camino hacia el futuro.
Número de pacientes activos
El número de pacientes con cita programada actualmente es un indicador dental fundamental que debe ocupar un lugar destacado en su panel de control de KPI dentales, cada día. Analizar sus cifras anuales de producción y recaudación y dividirlas entre el número de pacientes activos le permite calcular el valor medio de cada una. Hacerlo le aclarará por qué la retención de pacientes es la base de su consulta, lo perjudicial que resulta cada caso de pérdida de pacientes para su negocio y por qué cualquier paciente de su lista que no tenga una cita programada representa una pérdida potencial.
Teniendo en cuenta que el coste de captar nuevos pacientes oscila entre 150 y 300 dólares, es importante sacar el máximo partido a su cartera de pacientes actual. Lo ideal sería que el crecimiento implicara que el 98 % de los pacientes tuvieran cita en todo momento, pero un objetivo realista del 95 % seguirá dando Resultados positivos. Puede empezar a alcanzar esta cifra de la siguiente manera:
- Realizar un seguimiento minucioso de los pacientes con pagos atrasados, inactivos y activos
- Programar de forma proactiva las citas de todos los pacientes para evitar la inactividad (programar la próxima visita Antes paciente haya finalizado la cita actual)
- Utilizar múltiples canales de comunicación para llegar al público, como folletos, correos electrónicos, mensajes de texto, llamadas telefónicas, etc.
Después esfuerzo, puede comparar el número de pacientes contactados diariamente con el de aquellos que se han reactivado, es decir, que han concertado citas y se han presentado a ellas Después periodo de inactividad. Realizar un seguimiento minucioso de qué métodos de contacto funcionan mejor también puede ayudarle a aplicar los recursos de forma más eficiente. Su objetivo debería ser reactivar al 85 % de los pacientes inactivos. También cabe señalar que los pacientes inactivos no recomiendan su consulta a amigos y familiares; realizar un trabajo excelente con un mayor número de pacientes es la forma más rentable de publicidad para su consulta.
Aceptación de casos
La aceptación de casos es un indicador dental fundamental, ya que influye directamente en la producción, los ingresos, el cobro y los beneficios. Las medias nacionales indican tasas de aceptación de casos del 50-60 % para los pacientes habituales y del 25-35 % para los nuevos pacientes. Lo que usted desea es ver cómo esas pequeñas líneas onduladas de su panel de indicadores clave de rendimiento (KPI) dentales se disparan al duplicar las tasas de aceptación de casos para los pacientes nuevos y elevar las de los pacientes actuales hasta el 85-90 %. Puede parecer una tarea abrumadora, pero, afortunadamente, la mayoría de las herramientas que necesita para facilitar un cambio significativo no cuestan más que un esfuerzo concertado.
Si los datos indican que el 85 % de la aceptación de los casos se debió principalmente a la respuesta emocional de los pacientes, queda claro que el éxito de esta iniciativa depende directamente de una comunicación clara, del trato con los pacientes y de la confianza.
Dandy cuenta con estrategias detalladas para aumentar la aceptación de los tratamientos dentales, pero, en resumen, debería proponerse:
- Fomentar la participación de los pacientes en su tratamiento
- Ofrezca explicaciones detalladas sobre cada paso del tratamiento
- Utiliza un lenguaje sencillo
- Utilice recursos visuales (como un análisis de bienestar) para ayudar a informar a sus pacientes
- Aborda cada caso con empatía
- Motive a su equipo para que dé prioridad a la aceptación de casos
Crear un entorno centrado en el paciente es fundamental, ya que la comodidad y la confianza de los pacientes tienen un impacto cuantificable en sus resultados económicos. El seguimiento de este indicador dental mediante un panel de control de KPI dentales fomentará la eficiencia de los tratamientos, al permitirle trabajar dentro de las limitaciones de los costes de producción, los presupuestos de los pacientes y las obligaciones de los seguros para aprovechar al máximo las oportunidades.
También cabe destacar que los datos muestran que la aceptación de los tratamientos y la satisfacción general de los pacientes guardan una correlación positiva con el uso de ayudas visuales y la adopción de nuevas tecnologías. Muchos dentistas han señalado el efecto demostrable del «factor sorpresa» que supone mostrar a los pacientes escaneos digitales y modelos 3D creados con un escáner intraoral. Los pacientes que publicanDespués que muestran Resultados positivos Resultados una forma inteligente y gratuita de publicidad, especialmente si su consulta tiene una cuenta a la que se pueda mencionar o etiquetar.
Producción
La producción se considera generalmente un indicador clave de rendimiento (KPI) fundamental en las clínicas dentales, ya que constituye un indicador significativo de la salud del negocio en sí mismo, pero también sirve como medio para medir otros KPI. La producción se define como la suma media de dinero que una clínica dental prevé recibir durante un periodo determinado.
Los indicadores clave de rendimiento (KPI) de producción de su consulta dental pueden clasificarse en diversas subcategorías, entre las que se incluyen la producción por higienista, por dentista, por paciente y por intervalos de fechas específicos, cada una de las cuales ofrece información valiosa sobre distintos aspectos del rendimiento de la consulta. Estas clasificaciones pueden ayudarle a identificar áreas de mejora, pero también pueden resultarle útiles para otros análisis importantes, como la reducción de los gastos generales o el cálculo de los ingresos.
Además, diversos factores, como el seguro o la forma de asociación de la consulta, harán que el cálculo de su producción difiera del de otras consultas. Determinar, comprender y mejorar este indicador odontológico es esencial para impulsar el crecimiento de la consulta; existen pocas formas alternativas de cuantificar el valor de los distintos aspectos de su negocio.
Ingresos
Aunque su utilidad como indicador clave de rendimiento (KPI) es fundamental, en realidad no existe una definición no de ingresos. Este indicador puede definirse de diferentes maneras con un efecto similar, por motivos distintos que dependen de una serie de variables. Algunas consultas consideran útil equiparar los ingresos con la producción total agregada, mientras que otras los consideran como cobros o pagos recibidos. Puede resultar útil pensar en los ingresos como, en esencia, todos los ingresos que genera su consulta Antes deducir los gastos. Sin embargo, los ingresos no deben considerarse una cifra única con un único referente fijo; hay cuatro fuentes principales de ingresos de la consulta dental que debe seguir en su panel de control de KPI dentales:
- Pagos de los clientes
- Pagos del seguro
- Intereses sobre pasivos
- Reembolsos
Hay muchos factores que pueden influir de manera significativa en la forma en que los ingresos se tienen en cuenta en sus cálculos empresariales, especialmente a la hora de fijar objetivos; la financiación de los pacientes, los seguros y la forma en que haya decidido clasificar los ingresos en sí mismos influyen en ello. Independientemente de cómo defina los ingresos de su consulta, tenga en cuenta dos aspectos fundamentales: los ingresos reflejan los ingresos totales generados por las operaciones principales de su consulta y no deducen ningún coste ni gasto asociado al funcionamiento del negocio.
Beneficio
Como es lógico, el seguimiento de los beneficios es un indicador clave de rendimiento (KPI) fundamental. Los beneficios, los ingresos netos o el resultado final pueden definirse simplemente como los ingresos totales Después . Son muchos los factores complejos que influyen en el cálculo de los beneficios. Considere el viejo dicho, paradójico pero no por ello menos acertado: «Hay que gastar dinero para ganar dinero». Una comprensión sólida de los factores exactos que influyen en su resultado final y su utilidad general le guiará a la hora de tomar decisiones inteligentes, es decir, invertir en nuevas tecnologías que aumenten la eficiencia, se amorticen por sí mismas, incrementen los beneficios y aumenten el valor de su consulta. Toda decisión empresarial debe, en esencia, tener como objetivo mejorar su resultado final.
Gastos generales
Los gastos generales son cualquier gasto en que se incurra durante el funcionamiento de su negocio, y constituyen uno de los principales indicadores clave de rendimiento (KPI) que deben supervisarse cuidadosamente. De hecho, reducir los gastos generales puede tener un impacto positivo en su negocio similar al de aumentar los beneficios. En su panel de control de KPI dentales, debe clasificar los gastos generales en dos tipos:
Los gastos generales fijos son aquellos que no varían de un mes a otro. La ADA recomienda intentar limitar los gastos generales fijos a un 4-7 % de la producción total. Algunos ejemplos de gastos generales fijos son:
- Alquiler
- Salarios del personal
- Impuestos
- Seguros
Los gastos generales variables son aquellos que pueden variar en función de la actividad empresarial. El rango recomendado por la ADA es del 45 % al 55 % del total de la producción. Algunos ejemplos de gastos generales variables son:
- Material de oficina y dental
- Gastos de marketing
- Gastos de envío y logística
- Tarifas de laboratorio
Los gastos fijos son difíciles de modificar, revertir o reducir, lo que ejerce una presión constante sobre los resultados de la clínica, especialmente si se tiene en cuenta que, de media, los gastos fijos de una clínica dental representan el 75 % de los ingresos. Dividir los gastos fijos en subcategorías —como salarios, equipamiento e inversiones— puede ayudarle a realizar un seguimiento y a controlarlos. Una práctica esencial para reducir los gastos fijos es el análisis comparativo, es decir, comparar sus gastos mensuales o trimestrales con los de periodos anteriores equivalentes, con el fin de obtener información valiosa.
Cómo hacer un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI) de una clínica dental
Los indicadores clave de rendimiento (KPI) son indispensables para una clínica dental. Supervisar la salud y el éxito de su negocio le ayuda a tomar decisiones estratégicas y facilita el crecimiento; un negocio saneado es bueno, pero uno próspero es mejor. Ya sea que esté realizando un seguimiento de la actividad de los pacientes, las tasas de aceptación de casos, la producción, los ingresos, los beneficios o los gastos generales, los KPI proporcionan una información indispensable que le permite evaluar el rendimiento de su clínica e identificar áreas de mejora. Al utilizar los KPI dentales para visualizar estas métricas y establecer objetivos claros, puede optimizar eficazmente las operaciones, maximizar la rentabilidad y, lo que es más importante, mejorar la calidad de la experiencia y la atención de sus pacientes.
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