4 tips voor het organiseren van je tandartspraktijk om de productiviteit te verbeteren - Dandy

Het is onwaarschijnlijk dat je een succesvolle, bloeiende tandartspraktijk tegenkomt waar wanorde heerst. Of je praktijk nu pas een jaar bestaat of al dertig jaar meegaat: het runnen van een praktijk is hard werken, en de efficiëntie en marges die bepalend zijn voor succes hangen af van een goed georganiseerde, eenvoudige en overzichtelijke bedrijfsvoering.

Het verhogen van de praktijkefficiëntie, patiënttevredenheid en uw winst kunnen allemaal profiteren van het verdubbelen van uw inspanningen om uw opslag en processen op te ruimen. Dus hoewel kantoororganisatie een (vaak zeer frustrerende) uitdaging is, is het een cruciaal onderdeel van een succesvolle tandartspraktijk,

Voordelen van een goed georganiseerde tandartspraktijk

De praktijk is zowel het zenuwcentrum als het operationele hart van uw praktijk. Tijdens één enkel bezoek bent u verantwoordelijk voor het bewaren van alles wat met de patiënt te maken heeft - dossiers, afdrukken, gegevens, rapporten - en moet u bovendien de ruimte en tijd hebben om deze op te halen en terug te leggen, apparatuur en instrumenten schoon te maken en de bezoeken af te handelen. U moet tanden reinigen en betalingen innen, en u moet röntgenfoto's bewaren en nieuwe afspraken inplannen.

Een betere organisatie leidt tot verbetering van alle bovengenoemde voorbeelden, maar kan ook leiden tot:

• Patiënttevredenheid - Patiënten willen soepele, efficiënte bezoeken - en langere wachttijden (een veelvoorkomend gevolg van slechte organisatie) kunnen de ervaringen van patiënten negatief beïnvloeden.
• Efficiëntie - Hoe beter je organisatie is, hoe efficiënter je kunt werken. Zelfs iets eenvoudigs als het in één keer naar de behandelstoel verplaatsen van je instrumenten kan de behandeltijd per patiënt verkorten, waardoor je tijd overhoudt om meer mensen te helpen.
• Winst - Tevreden patiënten worden terugkerende klanten. Efficiënte tandartspraktijken kunnen meer patiënten per dag behandelen. Een goede organisatie kan beide bevorderen - waardoor uw nettowinst een dubbele impuls krijgt.

Bovendien zorgt een goede organisatie ervoor dat we ruimtes positiever ervaren. Uit een onderzoek uit 2016 in het *Journal of Environmental Psychology* bleek dat rommel een negatieve invloed heeft op ons gevoel van welzijn. In een omgeving waarin meer dan een derde van de patiënten angst heeft voor tandheelkundige behandelingen, moeten praktijken er alles aan doen om patiënten een veilig en vertrouwd gevoel te geven. De angsten van een nerveuze patiënt kunnen vaak ten minste gedeeltelijk worden verlicht door een professionele, nette en soepele ervaring.

4 ideeën om je organisatie - en productiviteit - een boost te geven

Apparatuur en gereedschap moeten voor elke patiënt worden vervoerd, schoongemaakt, opgeborgen en door de praktijk worden verplaatst. Door deze zaken goed georganiseerd te houden, blijft uw praktijk op koers:

#1 Label everything

Als je op zoek bent naar maximale efficiëntie, is het tijd om de etiketteermachine weer eens tevoorschijn te halen. Door instrumenten, materialen en opbergbakken van etiketten te voorzien, kan iedereen op kantoor snel de benodigde spullen vinden. Overweeg om het volgende te etiketteren:

• Afzonderlijke instrumenten - Plakband dat na sterilisatie van kleur verandert, kan u helpen om schone instrumenten gemakkelijk te herkennen.
• Planken en opbergvakken - een gelabelde schraper heeft geen nut als hij niet op de juiste plek terechtkomt. Overweeg om labels aan te brengen op de opbergplaatsen die bij elk stuk gereedschap horen.
• Procedurepakketten - Door speciale, gelabelde en vooraf gevulde bakjes samen te stellen met al het gereedschap dat u nodig hebt voor veelvoorkomende tandheelkundige ingrepen (bijvoorbeeld: gebitsreiniging, vullingen of afdrukken), kunt u de voorbereidingstijd tussen patiënten verkorten. Uw mondhygiënist of assistent hoeft dan alleen maar de juiste set te pakken en kan meteen aan de slag.

Door spullen sneller en gemakkelijker vindbaar te maken, hoeft er minder tijd te worden besteed aan het doorzoeken van de voorraadkast op zoek naar tandheelkundige benodigdheden. In de loop van een dag stapelen kleine haperingen en vertragingen zich op. Omgekeerd neemt ook de tijd die door een goede organisatie wordt bespaard toe - als tandartsen en hun medewerkers af en toe even de tijd hebben om op adem te komen tussen patiënten en behandelingen door, kan dat de patiëntervaring aanzienlijk verbeteren.

#2 Overhaul your storage

Misschien heeft alles op je kantoor wel een vaste plek - maar is die plek ook logisch?

Als bij elke levering van tandheelkundige benodigdheden spullen uit hun toegewezen plekken uitpuilen, of als meerdere spullen in dezelfde vakjes moeten worden opgeborgen, is het misschien tijd om de opslagruimte grondig te herzien.

Richt je voorraadkamer, behandelstations, behandelkamers en sterilisatieruimte in zoals je je keuken zou inrichten. Het is gewoon logisch om de mokken in de kast boven het koffiezetapparaat te zetten - pas dezelfde aanpak toe wanneer je een plek zoekt voor je materialen.

• Groepeer soortgelijke artikelen (of artikelen die vaak samen worden gebruikt)
• Zorg ervoor dat al je voorraad op één plek past (er mogen geen artikelen uitsteken)
• "Giet" kleine voorwerpen uit de verpakkingsdozen over in kleinere bakjes om ruimte te besparen

#3 Optimize your sterilization area

Hoewel je sterilisatieruimte hopelijk hygiënisch is, is deze misschien nog niet efficiënt. Overweeg om je sterilisatieruimte op te splitsen in een aantal afzonderlijke zones, elk bestemd voor:

• Hygiëne-instrumenten
• Tandheelkundige instrumenten
• Producten voor patiënten
• Praktijkoefeningen

Zorg ervoor dat het zo eenvoudig mogelijk is om vuile en schone instrumenten van elkaar te onderscheiden -en stroomlijn het sterilisatieproces. Als je instrumenten meerdere keren door de autoclaaf haalt omdat je niet zeker weet of ze schoon zijn, kan dat je werkdag aanzienlijk vertragen en onnodige frustratie veroorzaken.

#4 Take advantage of digital dentistry

Analoge tandheelkundige werkwijzen kosten tijd en zorgen voor meer rommel op je werkplek of in je opslagruimtes:

• Het maken van afdrukken kost veel tijd (en is onaangenaam voor patiënten).
• Tandartsen moeten wachten tot de afdrukken bij het tandtechnisch laboratorium zijn aangekomen.
• Laboratoriumtechnici moeten de fysieke afdrukken omzetten in digitale beelden om implantaten en andere producten te kunnen vervaardigen.

Er zijn talrijke ontwikkelingen in de tandheelkunde die deze doorlooptijden kunnen verkorten - met name intraorale scanners, CAD/CAM-technologieën en 3D-printers. En al deze hulpmiddelen staan tegenwoordig ter beschikking van tandartsen. Zowel wat betreft efficiënte planning als het verminderen van de voorraad verbruiksartikelen is digitale tandheelkunde een van de belangrijkste organisatorische maatregelen die tandartsen kunnen nemen.

Hoewel u niet meteen de overstap naar volledig digitale tandheelkunde hoeft te maken, kunt u overwegen om een van de hierboven genoemde digitale hulpmiddelen van Dandy in te zetten om werkprocessen te versnellen, de efficiëntie te verhogen en de kosten te verlagen.

Stroomlijn uw bedrijfsvoering met de complete digitale tandheelkundige oplossing van Dandy

Bij Dandy draait alles om efficiëntie - daarom helpen we tandartspraktijken de overstap naar het digitale tijdperk te maken met onze totaaloplossingen voor tandtechnische laboratoria. Wij bieden intraorale scanners, CAD/CAM-software, 3D-printapparatuur en de training en ondersteuning die uw praktijkmedewerkers nodig hebben om deze middelen effectief te gebruiken.

Met onze gebruiksvriendelijke tools, technologie en klantenservice kunnen we uw kantoor in korte tijd efficiënter (en overzichtelijker) maken, wat uiteindelijk leidt tot betere resultaten voor uw praktijk. Ontdek vandaag nog hoe u met Dandy de overstap naar digitaal kunt maken.

Bronnen:

Journal of Dental Hygiene. Hebben wachttijden in tandartspraktijken invloed op de tevredenheid van patiënten en hun beoordeling van de relatie tussen patiënt en behandelaar? Een quasi-experimenteel onderzoek. https://pubmed.ncbi.nlm.nih.gov/27340187/

Journal of Environmental Psychology. De donkere kant van thuis: een onderzoek naar de invloed van 'rommel' in huis op het subjectieve welzijn. https://www.sciencedirect.com/science/article/abs/pii/S0272494416300159?via%3Dihub

Cleveland Clinic. Tandartsangst. https://my.clevelandclinic.org/health/diseases/22594-dentophobia-fear-of-dentists