Samenvoeging van laboratoria: waarom de laatste stap het belangrijkst is

Als je 3.000 mijl over de Atlantische Oceaan roeit, leer je veel dingen, maar één les die ik in mijn carrière keer op keer toepas, is het cultiveren van een doorzettingsmentaliteit. Bij grote bedrijfsinitiatieven (ik heb het hier over de laboratoriumconsolidatie voor DSO's) is het begin vaak spannend, worden je doorzettingsvermogen tijdens het middengedeelte op de proef gesteld en wordt de laatste mijl bepalend voor of je daadwerkelijk wint of verliest.

Laboratoriumconsolidatie is een van de meest effectieve middelen waarover DSO's beschikken om zowel de marge als de consistentie te verbeteren. Het is ook een van de moeilijkste om goed aan te pakken. De meeste organisaties beginnen met een lappendeken van laboratoriumpartners en werkprocessen die in de loop der tijd organisch zijn gegroeid. Uiteindelijk haalt die complexiteit je in. Je krijgt geen kwantiteitskortingen, waardoor de kosten langzaam oplopen, de resultaten tussen laboratoria kunnen variëren en voorspelbare werkprocessen steeds meer op een gok gaan lijken.

Het is een natuurlijke neiging om er volop tegenaan te gaan en snel te standaardiseren. Maar met brute kracht alleen kom je er in moeilijke omstandigheden niet doorheen. Je hebt een plan nodig dat rekening houdt met de omgeving waarin je opereert, en in dit geval zijn dat je zorgverleners.

Begin met afstemming, niet met een verplichting

In een roeiboot verliest de hele boot aan efficiëntie als ook maar één persoon niet synchroon roeit. Hetzelfde geldt hier. Beslissingen op laboratoriumniveau gaan voor clinici om meer dan alleen de dagelijkse gang van zaken. Ze hangen samen met de manier waarop clinici hun werk doen en waarop ze vertrouwen.

Van bovenaf opgelegde richtlijnen lijken op papier misschien efficiënt, maar in de praktijk zorgen ze vaak voor wrijving en kunnen ze leiden tot kostbaar personeelsverloop. Niemand wil gedwongen worden om een werkwijze te volgen waaraan hij of zij niet heeft meegewerkt.

De DSO's die dit goed aanpakken, beginnen met afstemming. Klinische leidinggevenden bepalen wat 'goed' inhoudt. De operationele afdeling zorgt ervoor dat de workflow in de dagelijkse praktijk daadwerkelijk soepel verloopt. De financiële afdeling zorgt ervoor dat het schaalbaar is. Wanneer deze drie groepen op één lijn zitten, voelt consolidatie niet langer als een opgelegde maatregel, maar als een verstandige, gezamenlijke beslissing.

Proefproject met een duidelijk doel

Je wordt niet zomaar op een dag wakker en besluit dan om een oceaan over te roeien. Je moet trainen, op je voeding letten, vaardigheden opbouwen, de logistiek uitwerken, de juiste uitrusting aanschaffen, enzovoort. Hetzelfde geldt hier.

Voor veel DSO's is het zinvol om te beginnen met een beperkte proef:

✓ Begin met een afgebakende reeks werkwijzen ✓ Behaal duidelijke, meetbare resultaten, zoals doorlooptijd en herverwerkingspercentages ✓ Zorg voor daadwerkelijke klinische validatie, niet alleen theoretische verbetering

Wanneer clinici al bij de eerste poging merken dat het proces beter en voorspelbaarder verloopt, hoeft de invoering niet te worden afgedwongen. Zodra bekend wordt dat het werk soepeler verloopt, restauraties gemakkelijk te plaatsen zijn en de invoering eenvoudig is, zul je zien dat de uitrol van consolidatie naar meer praktijken snel aan kracht wint.

De laatste mijl: daar gaat het meestal mis

Bij het roeien spreken we over de 'laatste mijl van de laatste roeislag'. Dat is het moment waarop de vermoeidheid het grootst is en kleine foutjes de grootste gevolgen hebben.

In een DSO speelt die laatste stap zich af in de behandelkamer. Dit is waar veel consolidatiepogingen mislukken. Als de nieuwe laboratoriumpartner voor wrijving zorgt - of het nu gaat om het plaatsen van bestellingen, de communicatie of de kwaliteit van de behandelingen - zullen behandelaars terugvallen op wat ze gewend zijn. Het maakt dan niet uit hoe sterk de strategie in de eerdere fasen ook was.

Succes hangt hier af van de uitvoering. De training moet een weerspiegeling zijn van de werkelijke werkprocessen, niet van geïdealiseerde scenario's. Het plaatsen van bestellingen moet eenvoudig en intuïtief zijn. En die eerste paar gevallen moeten goed verlopen. Dat is het moment waarop vertrouwen wordt opgebouwd of verloren gaat.

Waar Dandy thuishoort

Dit is precies waar we bij Dandy onze tijd aan besteden. De laatste stap in het consolidatieproces moet voor de zorgverlener gemakkelijker aanvoelen, niet moeilijker. In de praktijk vertaalt zich dat in korte feedbackcycli, voorspelbare kwaliteit en doorlooptijden, hulpmiddelen die processen versnellen en eenvoudig te leren zijn, en ingebouwde workflows die hun werkdag soepeler laten verlopen. Uiteindelijk wordt de race om laboratoriumstandaardisatie gewonnen wanneer je de ervaring op de zorglocatie verbetert.