8 manieren om de productiviteit in een tandartspraktijk te verhogen

Bij het runnen van een tandartspraktijk draait alles om productiviteit. Als uw praktijk soepel draait, zorgt dat voor tevredenere patiënten en tevredenere medewerkers, zonder dat dit ten koste gaat van uw winst.

Maar een hogere productiviteit ontstaat niet zomaar uit het niets. Het kost tijd en moeite om een efficiënte praktijk op te bouwen. Gelukkig zijn er verschillende manieren om dit einddoel te bereiken.

Als we onderzoeken wat de efficiëntie van de praktijk kan verhogen, komt het erop neer dat we slimmer moeten werken - niet harder. Door gebruik te maken van geavanceerde technologie en nieuwe strategieën voor de werkplek kunt u patiënten een soepelere en snellere ervaring bieden.

#1 Move Appointment Booking Online

Van het begroeten van patiënten tot het indienen van verzekeringsformulieren: uw administratief personeel heeft al talloze taken. Dat geldt zelfs zonder de tijdrovende klus van het voeren en aannemen van telefoontjes over afspraken.

Om werknemers te redden en patiënten tijd en energie te besparen, kunt u overwegen het hele proces online te laten verlopen.

Tegenwoordig is het eenvoudig om een accountgedeelte aan uw website toe te voegen. Met behulp van bestaande diensten kunt u uw tandheelkundige patiënten toegang geven tot een online portaal waarmee ze zelf afspraken kunnen boeken, wijzigen en annuleren. Het online inplannen van afspraken is een uitstekende manier om tijd te besparen aan de telefoon en achter de computer, waardoor uw receptiemedewerkers zich kunnen concentreren op andere taken.

#2 Use Automation to Confirm Appointments and Avoid Cancellations

Volgens de American Dental Association (ADA) zijn afzeggingen de belangrijkste factor die tandartsen ervan weerhoudt om hun capaciteit voor 100% te benutten. Met dat in gedachten moet het terugdringen van afzeggingen en no-shows een prioriteit zijn.

Natuurlijk zijn sommige annuleringen onvermijdelijk. Het doel is om de afgezegde afspraken zo snel mogelijk op te vullen. Stuur uw patiënten daarom ruim van tevoren meerdere automatische afspraakherinneringen. Op die manier kunnen patiënten u tijdig op de hoogte brengen van wijzigingen in hun planning, zodat u de afspraken opnieuw kunt inplannen.

Dit is een ideaal schema voor afspraakherinneringen:

Een maand van tevoren
Een week van tevoren
48 uur van tevoren

De beste manier om een afspraakherinnering te versturen is over het algemeen via een sms, aangezien sms-berichten een openingspercentage van 98% hebben. Het versturen van individuele berichten is echter net zo tijdrovend als het voeren van telefoongesprekken. Overweeg in plaats daarvan een platform voor massale sms-berichten te gebruiken om geautomatiseerde sms-herinneringen in te plannen.

Over het algemeen geldt dat wanneer u uw bestaande patiënten tijdig herinneringen stuurt - inclusief informatie over de kosten bij het niet opkomen dagen - u iedereen kunt stimuleren om op tijd te komen.

#3 Make the Intake Process Digital

Moeten nieuwe patiënten in uw praktijk de eerste keer dat ze binnenkomen een papieren formulier invullen? Zo ja, dan verspilt u mogelijk op twee fronten tijd.

Ten eerste is er de extra tijd die een patiënt in de wachtkamer doorbrengt met het invullen van zijn of haar gegevens. Ten tweede is er de tijd die uw praktijkmedewerkers nodig hebben om de patiëntgegevens in uw systeem in te voeren.

Met dat in gedachten kunt u overwegen om voor de receptie een tablet aan te schaffen waarmee patiënten een digitaal intakeformulier kunnen invullen. Als alternatief kunt u uw intakeformulier online beschikbaar stellen en patiënten aanmoedigen om het in te vullen voordat ze aankomen.

#4 Streamline Your Operations with Digital Dentistry Solutions

Zodra uw patiënten plaatsnemen in de stoel, doet zich een van de grootste kansen voor om tijd te besparen en de productiviteit van uw tandartspraktijk te verhogen. Door gebruik te maken van digitale tandheelkundige technologie kunt u de behandelduur verkorten wanneer u kiest voor digitale oplossingen.

Neem bijvoorbeeld het maken van mondafdrukken. De traditionele methode met afdruklepel en afdrukmateriaal kan rommelig, tijdrovend en arbeidsintensief zijn. Als u overstapt op digitaal en gebruikmaakt van een intraorale scanner , kunt u bij elk consult kostbare minuten besparen.

Het resultaat? Elke tandarts kon elke dag twee of drie extra potentiële patiënten ontvangen per dag. Dat is een enorme stijging van de potentiële omzet.

Bovendien zijn digitale afdrukken nauwkeuriger dan hun tegenhangers bij traditionele tandheelkundige procedures, waardoor u tijd bespaart op het heen-en-weer-gepraat met het laboratorium. Terwijl het gemiddelde proces voor het vervaardigen van een kunstgebit voor aanpassingen vier bezoeken kan vergen, kan digitale prothesen het proces terugbrengen tot twee. Met deze nieuwe ontwikkelingen in de tandheelkunde lijkt de overstap naar digitaal een vanzelfsprekendheid.

#5 Simplify the Hardware Ordering Process

Naast het maken van de afdruk is er ook nog het proces van het bestellen van de prothesen of kronen bij het laboratorium. Dankzij digitale scanning hoef je geen afmetingen meer handmatig in te voeren of afdrukken naar het laboratorium te sturen. In plaats daarvan kun je bestellingen direct versturen.

Hoe sneller een bestelling wordt verzonden, hoe sneller deze terugkomt - en hoe sneller u uw patiënt weer kunt zien voor een aanpassing.

Bovendien worden de fouten volledig uitgesloten, omdat de afmetingen van de scan rechtstreeks naar het bestelsysteem worden gestuurd. Als je het meteen de eerste keer goed doet, hoef je geen tijd te besteden aan het corrigeren ervan.

#6 Offer Teledentistry Appointments

Uiteindelijk hoeven sommige bezoeken niet persoonlijk plaats te vinden - en dankzij de hedendaagse technologie zijn consulten op afstand mogelijk.

Teleconsulten kunnen de tijdrovende vooraf en na delen van een tandartsafspraak overbodig maken en meteen naar het belangrijkste gedeelte gaan. Doordat de afspraken over het algemeen korter zijn, kunt u meer patiënten per dag behandelen.

Door voor bepaalde patiëntsituaties videoconsultaties aan te bieden, kunt u:

Vergroot uw bereik en neem ook patiënten van buiten de regio aan
Werk op afstand en bespaar jezelf het woon-werkverkeer
Zorg dat er een stoel vrij is voor persoonlijke afspraken

#7 Automate the Billing Process

Net als het aanmeldingsproces moet ook het factureringsproces papierloos en geautomatiseerd verlopen.

Er zijn talrijke softwareoplossingen voor tandheelkundige facturering beschikbaar waarmee snel afrekeningen naar patiënten of verzekeraars kunnen worden verzonden. Geautomatiseerde systemen kunnen bovendien de tijd verkorten die nodig is om betalingen te ontvangen, spreadsheets en PDF-bestanden scannen op gegevens en claimformulieren automatisch invullen.

Aangezien facturering een van de meest tijdrovende taken van uw administratief personeel kan zijn, bespaart geautomatiseerde facturering u niet alleen tijd, maar ook geld op de lonen van uw medewerkers.

#8 Improve Employee Satisfaction

Tot slot (maar zeker niet de minste) kun je de productiviteit van je tandartspraktijk verhogen door het moreel hoog te houden. Door je tandheelkundig team goed te behandelen, kun je voorkomen dat er uren verloren gaan door burn-out bij medewerkers en ziekteverzuim.

Om te ontdekken hoe je het leven van je medewerkers kunt verbeteren, ga je rechtstreeks naar de bron en praat je met hen. Ontdek wat ze nodig hebben om gelukkiger en productiever te zijn op het werk. Typische verzoeken zijn bijvoorbeeld:

Verbeterde systemen
Nieuwe apparatuur of meubilair voor tandartspraktijken
Flexibelere werktijden
Andere of betere arbeidsvoorwaarden
Loonstijgingen

Verhoog de productiviteit van uw praktijk met Dandy

Wat 'verhoogde productiviteit' voor u ook mag betekenen, één ding is zeker: hoe langer elke patiënt in uw tandartspraktijk verblijft, hoe minder patiënten u in totaal kunt behandelen.

Een van de belangrijkste manieren om de totale bezoekduur te beïnvloeden, is het verkorten van de tijd in de stoel. Het grootste deel van een tandartsbezoek speelt zich immers in de stoel af.

Op zoek naar manieren om afspraken vlotter te laten verlopen zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit van de ervaring? Zoek dan niet verder dan Dandy, het toonaangevende digitale tandtechnisch laboratorium.

Als het gaat om het uitbouwen van uw orthodontiepraktijk, met de nadruk op operationele efficiëntie, helpt ons platform u tijd te besparen bij elk onderdeel van het tandheelkundige traject - van de eerste scan tot de levering van de bestelling. Of u nu een digitale nachtbeugel, een enkele kroon of afdrukken voor een volledig kunstgebit nodig hebt, Dandy regelt het allemaal, zodat u meer tijd overhoudt om meer patiënten te behandelen.

Ga vandaag nog aan de slag, of lees meer over de overstap naar digitaal met Dandy.

Bronnen:

American Dental Association. HPI: De afsprakenkalenders van tandartspraktijken waren in februari gemiddeld voor 83% gevuld. https://www.ada.org/publications/ada-news/2022/march/hpi-dental-practice-schedules-were-on-average-83-full-in-february

Gartner. De toekomst van follow-ups na een verkoopgesprek: sms-berichten. https://www.gartner.com/en/digital-markets/insights/the-future-of-sales-follow-ups-text-messages

Tijdschrift van de American Dental Association. Intraorale scanners. https://jada.ada.org/article/S0002-8177(21)00312-3/fulltext