Dit artikel is oorspronkelijk gepubliceerd in 2022 en in 2023 bijgewerkt met nieuwe best practices.
Een van de sleutels tot het succes van uw tandartspraktijk is het beheersen van de overheadkosten. Uit ons rapport over de tandheelkundige sector uit 2022 bleek dat het verlagen van de kosten een prioriteit is voor tandartsen. Het verlagen van de overheadpercentages van uw tandartspraktijk kan een hele opgave lijken, maar het komt eigenlijk neer op zes eenvoudige stappen. Wat zijn die stappen? En hoe zou de verdeling van uw overheadkosten eruit moeten zien? We beantwoorden die vragen en geven stappen voor het implementeren van een plan voor het beheer van de overheadkosten in uw praktijk.
Stap 1: Gebruik gegevens om de overheadpercentages van uw tandartspraktijk te berekenen
Zoals elke goede behandelaar weet, begint het opstellen van een effectief behandelplan met een grondige beoordeling. Op dezelfde manier is de eerste stap om de overheadkosten van uw tandartspraktijk te verlagen, in kaart te brengen hoe uw praktijk ervoor staat en hoe uw cijfers zich verhouden tot de benchmarks in de sector. Gebruik key performance indicators (KPI’s) om uw praktijk op basis van betrouwbare gegevens te meten en te sturen.
In een artikel voor Dental Economics merkt tandheelkundig bedrijfsadviseur Mark J. Nadaud, CPA/ABV, op dat het „vaststellen, analyseren en implementeren“ van KPI’s een cruciaal maar vaak over het hoofd gezien middel is om inzicht te krijgen in de financiële gezondheid van een praktijk. „Het gaat erom dat men verschillende indicatoren kan vaststellen, bijhouden en analyseren om zo beter onderbouwde en strategische zakelijke beslissingen te kunnen nemen“, schrijft Nadaud.
Nadaud raadt aan om aanvullende rapporten te gebruiken om een gedetailleerder inzicht te krijgen. „Naast maand- of kwartaalcijfers raad ik een eigenaar aan om aanvullende rapporten op te vragen, zodat hij of zij prestatiestatistieken kan bijhouden en zo volledig inzicht krijgt in de huidige stand van zaken van de praktijk, hoe deze zich verhoudt tot eerdere periodes en of deze in lijn ligt met de benchmarks in de sector.“ Deze aanvullende gegevens kunnen onder meer bestaan uit de dagelijkse omzet, het aantal actieve patiënten, het aantal nieuwe patiënten per maand en het percentage geaccepteerde behandelingen.
Stap 2. Duik in de gegevens en vraag je af: ‘Waarom?’
Zodra u inzicht heeft gekregen in uw huidige situatie, is het belangrijk om de gegevens grondig te analyseren om te begrijpen wat er aan uw cijfers bijdraagt. Nadaud stelt dat de gemiddelde overheadkosten van een tandartspraktijk tussen de 55% en 65% liggen. Dit komt overeen met een onderzoek van Dental Buyer Advocates uit 2021, waaruit bleek dat de mediane overheadkosten voor dat jaar 61,9% bedroegen.
Een deel van die overheadkosten is het gevolg van vaste kosten die altijd hetzelfde blijven, ongeacht hoeveel patiënten er binnenkomen. Variabele kosten daarentegen – zoals die voor tandheelkundige benodigdheden en tandtechnische diensten– zijn gekoppeld aan de productie. De laboratoriumkosten omvatten ook meer dan alleen de prijs op uw facturen. Als u gebruikmaakt van een zeer veelzijdig digitaal laboratorium, hoeft uw personeel niet voor elke bestelling papierwerk in te vullen en verspilt het geen tijd aan het verwerken en verzenden van fysieke mallen en afdrukken. Om nog maar te zwijgen van de ongelooflijk wisselende (en vaak behoorlijk dure) verzendkosten waar u geen controle over heeft – tenzij u overstapt op een digitaal laboratorium.
En als het gaat om andere, onverwachte laboratoriumkosten, zijn dit belangrijke factoren om rekening mee te houden:
- Kostenbesparingen die u kunt realiseren door gebruik te maken van een groter netwerk van tandtechnische laboratoria of nieuwe technologie
- Het belang van duidelijke communicatie voor een goede relatie met uw laboratorium
- Gebruik van foto’s om de kwaliteit van laboratoriumwerk te waarborgen
- Aandacht voor details om duidelijke verzoeken te formuleren
- Het belang van feedback om je voorkeuren verder te verfijnen
Andere variabele kosten kunnen ook factoren omvatten die niet altijd direct duidelijk zijn. Daarom is het belangrijk om de ‘werkelijke kosten’ van verbruiksartikelen in kaart te brengen door rekening te houden met zaken als:
- Retourzendingen van defecte producten
- Artikelen met een te grote voorraad
- Verzend- en administratiekosten
- Kosten voor het aanvullen van de voorraad
- Het niet optimaal benutten van gratis aanbiedingen
- Geen vergoeding ontvangen voor fouten van leveranciers
Vaste versus variabele overheadkosten in de tandheelkunde
Elke uitgave kan worden ingedeeld in vaste of variabele kosten. Vaste kosten zijn kosten die niet zomaar kunnen worden gewijzigd, teruggedraaid of verlaagd — deze inflexibiliteit kan financiële druk op de rest van uw praktijk veroorzaken. Zeker omdat de tandheelkundige sector vaak te maken heeft met hoge vaste kosten. Toch is de rekensom simpel: elke 1% die u op uw vaste kosten bespaart, levert 1% extra winst op.
Vaste kosten zouden 4 tot 7% van je productiekosten moeten uitmaken. Hieronder vallen huur, verzekeringen, belastingen en nutsvoorzieningen — kosten waarvoor je niet kunt shoppen of over een lagere prijs kunt onderhandelen.
In de variabele kosten zitten de extra winstmarges verborgen — zoals personeelskosten, laboratoriumkosten en verbruiksartikelen. Door het tekort aan arbeidskrachten en de ‘Great Resignation’ zijn kosten zoals de salarissen van mondhygiënisten zelfs verdubbeld. Maar het aannemen en opleiden van een vervanger kan nog duurder uitvallen.
Variabele kosten maken 45 tot 55% van uw bedrijfskosten uit, en naarmate u uw kosten gedetailleerder bijhoudt – salarissen, verbruiksartikelen, apparatuur, laboratoriumkosten – krijgt u meer inzicht in hoe u de kosten kunt verlagen en uw marges kunt verbeteren.
Stap 3. Bepaal uw ideale overheadpercentages
Aangezien variabele kosten verband houden met de productie, is het belangrijk om ze te bekijken in relatie tot de gegenereerde inkomsten. In een artikel voor Inside Dentistry benadrukt Richard P. Gangwisch, DDS, het belang van deze relatie: „Tandartsen moeten terughoudend zijn met het bezuinigen op kosten die uiteindelijk hun productie zouden kunnen beïnvloeden. Soms moet je geld uitgeven om geld te verdienen.”
Zodra u een goed beeld hebt van uw uitgaven, kunt u de sectorstandaarden voor overheadpercentages in ogenschouw nemen en proberen uw kostenverdeling daarop af te stemmen.
Aanbevolen overheadpercentages voor tandartspraktijken
Gangwisch zegt dat de kostenopbouw van uw tandartspraktijk er over het algemeen ongeveer zo uit zou moeten zien:
- Salarisverhoudingen: in totaal 20% tot 24%
- Laboratorium: 8% tot 10%
- Tandheelkundige benodigdheden: 5% tot 6%
- Korting: 4% tot 6% voor huurders; 5% tot 8% voor eigenaren
- Algemene administratiekosten: 6% tot 10%
- Marketing: 2% tot 5%
- Salaris van een arts: 20% tot 25%
- Afschrijvingen, herinvesteringen en kapitaaluitgaven: 20% tot 25%
Stap 4. Stel een plan op en voer dit uit om de overheadpercentages van de tandartspraktijk te verlagen
Zodra u inzicht heeft in uw kosten, kunt u zich richten op winst. Hoe u uw kosten beheert, heeft direct invloed op de winst, en hoewel het voor de hand lijkt te liggen, is het de moeite waard om te benadrukken: alleen winstgevende praktijken blijven bestaan. Het aanpakken van onnodige uitgaven en het verlagen van de overheadkosten is het onderdeel van het management dat ervoor zorgt dat u winstgevend blijft.
Gangwisch zegt dat tandartspraktijken hun overheadkosten kunnen verlagen door een aantal concrete stappen te volgen:
- Houd de effectiviteit van marketinguitgaven bij en schrap de uitgaven die niet het gewenste resultaat opleveren.
- Overweeg om opnieuw over je huurovereenkomst te onderhandelen als je bereid bent je voor een langere periode te binden.
- Vergelijk laboratoriumprijzen, waarbij kwaliteit altijd voorop staat.
- Vraag offertes aan bij verschillende verzekeringsmaatschappijen om te zien of u op uw premie kunt besparen.
- Vergelijk de kosten van wegwerpartikelen met die van herbruikbare artikelen die effectief kunnen worden gesteriliseerd in een autoclaaf.
- Onderzoek welke besparingen er mogelijk zijn als u voor al uw benodigdheden bij één leverancier inkoopt.
- Gebruik een voorraadbeheersysteem waarmee je altijd over de benodigde voorraad beschikt, zonder dat er teveel op voorraad is.
- Betaal uw rekeningen op tijd om extra kosten te voorkomen, die snel kunnen oplopen.
- Zorg voor een stabiele cashflow door middel van een effectief incassobeleid en kredietmogelijkheden voor patiënten die moeite hebben om te betalen.
Onthoud goed: het kost meer geld – in termen van marketing, klantenwerving en zakelijke relaties – om een nieuwe klant binnen te halen dan om een bestaande klant te behouden. En aangezien aanbevelingen een belangrijke motor zijn voor tandartspraktijken, is het van cruciaal belang dat het verlagen van de kosten niet ten koste gaat van de patiëntervaring.
Een goed moreel onder het personeel leidt tot tevreden patiënten — probeer geen bezuinigingen door te voeren die het werk van uw medewerkers bemoeilijken. Als u iemand werk uit handen kunt nemen, overweeg dat dan. Bekijk uw werkprocessen en hulpmiddelen kritisch en vraag uzelf af: zijn er gebieden waar u veranderingen kunt doorvoeren om de efficiëntie te verbeteren? Houd ook rekening met wachttijden. Slechts 37% van de jongere patiënten is tevreden over de wachttijd bij hun huidige tandarts. Hoe kunt u deze trouwe patiënten tevreden houden en ervoor zorgen dat ze terugkomen met digitale tandheelkundige hulpmiddelen die de behandelduur verkorten en werkprocessen vereenvoudigen? Als u al digitale hulpmiddelen zoals een intraorale scanner gebruikt, is uw laboratorium dan volledig geoptimaliseerd voor het gebruik van digitale scans?
Stap 5. Breng je team op de hoogte van het nieuwe plan
Als iedereen op kantoor begrijpt waarom je dit plan hebt opgesteld, kunnen ze je beter ondersteunen. Organiseer regelmatig teamvergaderingen om de voortgang te bespreken en vraag iedereen in je team om feedback. Zij kunnen zwakke punten in je werkprocessen, toeleveringsketen of laboratoriumprocedures signaleren die je zelf over het hoofd hebt gezien. Door iedereen aan te moedigen om zich uit te spreken en mee te werken aan het verlagen van de overheadkosten, toon je het leiderschap dat je team nodig heeft om het bedrijf te helpen slagen.
Stap 6. Bekijk alle opties met een open blik
In plaats van je te verzetten tegen de leercurve die gepaard kan gaan met nieuwe technologie , zoals een digitale tandheelkundige scanner, kun je deze beter omarmen in de wetenschap dat het je op de lange termijn ten goede zal komen.
- Neem sterke kandidaten aan die kunnen multitasken. Richt u niet alleen op mensen met ervaring in een tandartspraktijk, maar bedenk ook welke andere ervaringen en vaardigheden uw praktijk ten goede kunnen komen. Als u bijvoorbeeld een vacature voor een receptionist(e) heeft, overweeg dan een kandidaat met ervaring in klantenservice die mogelijk ook kan helpen met socialemediamarketing. Heeft u een praktijkmanager nodig die uw praktijk soepel laat draaien? Overweeg dan iemand met de ervaring die u nodig heeft, en ook de computervaardigheden om uw systemen op orde te brengen en anderen te trainen wanneer ze er niet uitkomen.
- Ga voor een doe-het-zelfmentaliteit. Uw kantoor staat vol met apparatuur die wel eens gerepareerd moet worden – en die reparatiebezoeken kunnen aardig in de papieren lopen. Er zijn wellicht eenvoudige reparatie- en onderhoudstaken waarvoor technici u kunnen opleiden.
- Maak optimaal gebruik van technologie. Digitale tandheelkunde is niet meer wat het twintig jaar geleden was. Digitale hulpmiddelen en werkprocessen hebben een enorme ontwikkeling doorgemaakt. Deze hulpmiddelen helpen tandartspraktijken om zowel de patiëntenzorg als het bedrijfsresultaat te optimaliseren. In plaats van je te verzetten tegen de leercurve die nieuwe technologie met zich mee kan brengen, kun je deze beter omarmen in de wetenschap dat het je op de lange termijn ten goede komt. Als het je te veel lijkt, zoek dan een partner op het gebied van digitale tandheelkunde die uitgebreide trainingen aanbiedt voor jou en je medewerkers.
Verlaging van de overheadkosten van tandartspraktijken
Een gedetailleerd overzicht van de overheadkosten van uw tandartspraktijk is de sleutel tot kostenbesparing en winstverbetering – en daarmee ook de sleutel tot de gezondheid van uw praktijk op de lange termijn. Het is geen eenvoudige opgave om de kosten en baten van ogenschijnlijk eenvoudige variabelen in balans te houden, maar als u de bovenstaande stappen volgt (met de percentages als KPI’s) en u richt op efficiëntie, kunnen de overheadpercentages van uw tandartspraktijk in uw voordeel werken.
Variabele kosten, zoals verbruiksartikelen en de verborgen kosten daarin – bedenk eens hoe duur het is om voor elke patiënt laboratoriummateriaal te verzenden – kunnen u aanzetten tot goedkopere en efficiëntere oplossingen. Een oplossing zoals de intraorale scan van Dandy kan uw praktijk niet alleen helpen de wachttijden te verkorten en het comfort voor de patiënt te verbeteren, maar ook de tevredenheid van uw medewerkers te verhogen – een langetermijneffect dat de patiëntenbinding vergroot en het personeelsverloop vermindert. Het is mogelijk, en u kunt het doen – concentreer u gewoon op variabele kosten die leiden tot efficiëntie en tevredenheid, en de winst volgt vanzelf.
