Wenn es um die Führung einer Zahnarztpraxis geht, ist Produktivität das A und O. Wenn Ihre Praxis reibungslos läuft, profitieren Sie von zufriedeneren Patienten und zufriedeneren Mitarbeitern, ohne dass dies Ihren Gewinn beeinträchtigt.
Eine höhere Produktivität entsteht jedoch nicht einfach aus dem Nichts. Es erfordert Zeit und Mühe, eine effiziente Praxis aufzubauen. Glücklicherweise gibt es mehrere Wege, um dieses Ziel zu erreichen.
Wenn es darum geht, die Effizienz Ihrer Praxis zu steigern, kommt es letztlich darauf an, klüger zu arbeiten – nicht härter. Durch den Einsatz fortschrittlicher Technologien und neuer Strategien am Arbeitsplatz können Sie Ihren Patienten einen reibungsloseren und schnelleren Service bieten.
#1 Terminvereinbarung online
Von der Begrüßung der Patienten bis hin zur Einreichung von Versicherungsformularen – Ihre Mitarbeiter in der Verwaltung haben bereits unzählige Aufgaben zu bewältigen. Das gilt auch ohne die zeitaufwändige Aufgabe, Anrufe zur Terminvereinbarung zu tätigen und entgegenzunehmen.
Um Mitarbeiter zu retten und Patienten Zeit und Energie zu sparen, sollten Sie in Erwägung ziehen, den gesamten Prozess online abzuwickeln.
Heutzutage ist es ganz einfach, einen Patientenbereich auf Ihrer Website einzurichten. Mithilfe bestehender Dienste können Sie Ihren Patienten Zugang zu einem Online-Portal gewähren, über das sie Termine selbst buchen, ändern und stornieren können. Die Online-Terminvereinbarung ist eine hervorragende Möglichkeit, Zeit am Telefon und am Computer zu sparen, sodass sich Ihr Praxispersonal auf andere anstehende Aufgaben konzentrieren kann.
#2 Nutzen Sie Automatisierung, um Termine zu bestätigen und Absagen zu vermeiden
Laut der American Dental Association (ADA) sind Terminabsagen der Hauptgrund dafür, dass Zahnärzte ihre Kapazitäten nicht zu 100 % auslasten können. Vor diesem Hintergrund sollte die Vermeidung von Terminabsagen und Nichterscheinen oberste Priorität haben.
Natürlich lassen sich einige Absagen nicht vermeiden. Das Ziel ist es, die so schnell wie möglich zu besetzen. Senden Sie Ihren Patienten dazu rechtzeitig im Voraus mehrere automatische Terminerinnerungen. So können Patienten Sie früh genug über Terminänderungen informieren, damit Sie die Termine neu vergeben können.
Hier ist ein idealer Zeitplan für Terminerinnerungen:
- Einen Monat im Voraus
- Eine Woche im Voraus
- 48 Stunden im Voraus
Am besten versendet man Terminerinnerungen in der Regel per SMS, da diese eine Öffnungsrate von 98 % aufweisen. Das Versenden einzelner Nachrichten ist jedoch genauso zeitaufwendig wie Telefonate. Ziehen Sie stattdessen die Nutzung einer Plattform für Massen-SMS in Betracht, um automatisierte SMS-Erinnerungen zu versenden.
Insgesamt können Sie Ihre bestehenden Patienten dazu motivieren, pünktlich zu erscheinen, wenn Sie ihnen rechtzeitig Erinnerungen zukommen lassen – einschließlich Informationen zu den Gebühren bei Nichterscheinen.
#3 Digitalisierung des Aufnahmeverfahrens
Müssen neue Patienten in Ihrer Praxis beim ersten Besuch erst einmal Platz nehmen und ein Formular in Papierform ausfüllen? Wenn ja, verschwenden Sie möglicherweise in zweierlei Hinsicht Zeit.
Erstens ist da die zusätzliche Zeit, die ein Patient im Empfangsbereich damit verbringt, seine Daten einzutragen. Zweitens ist da die Zeit, die Ihr Praxispersonal benötigt, um die Patientendaten in Ihr System einzugeben.
In diesem Sinne sollten Sie vielleicht ein Tablet für den Empfangsbereich anschaffen, auf dem Patienten ein digitales Anmeldeformular ausfüllen können. Alternativ können Sie Ihr Anmeldeformular online zur Verfügung stellen und die Patienten dazu ermutigen, es vor ihrer Ankunft auszufüllen.
#4 Optimieren Sie Ihre Abläufe mit Lösungen für die digitale Zahnmedizin
Wenn Ihre Patienten den Behandlungsstuhl betreten, bietet sich Ihnen eine der größten Chancen, Zeit zu sparen und die Produktivität Ihrer Praxis zu steigern. Der Einsatz digitaler Zahntechnik kann Ihnen helfen, die Behandlungszeit zu verkürzen, wenn Sie sich für digitale Lösungen entscheiden.
Betrachten wir zum Beispiel den Prozess der Abformung im Mund. Die herkömmliche Methode mit Abformlöffel und Abformmasse kann unordentlich, zeitaufwendig und arbeitsintensiv sein. Wenn Sie auf digitale Verfahren umsteigen und einen Intraoralscanner , können Sie bei jedem Termin wertvolle Minuten einsparen.
Das Ergebnis? Jeder Zahnarzt konnte jeden Tag zwei oder drei potenzielle Patienten mehr behandeln pro Tag. Das ist ein massiver Anstieg der potenziellen Einnahmen.
Und das Beste daran: Digitale Abdrücke sind präziser als ihre Pendants aus der traditionellen Zahnmedizin, wodurch Sie Zeit sparen, da kein Hin- und Her mit dem Labor nötig ist. Während der durchschnittliche Herstellung von Zahnersatz für Anpassungen vier Besuche erfordern kann, lässt sich dieser Prozess bei digitalen Zahnprothesen auf zwei Besuche verkürzen. Angesichts dieser neuen Fortschritte in der Zahnmedizin scheint der Umstieg auf digitale Verfahren ein Kinderspiel zu sein.
#5 Vereinfachung des Bestellprozesses für Hardware
Neben der Abformung ist auch die Bestellung der Prothesen oder Kronen beim Labor zu erledigen. Dank digitaler Scantechnik müssen Sie keine Maße mehr manuell eingeben oder Abformungen per Post an das Labor schicken. Stattdessen können Sie Bestellungen sofort aufgeben.
Je früher eine Bestellung aufgegeben wird, desto eher kommt sie zurück – und desto eher können Sie Ihren Patienten zur Anpassung wieder empfangen.
Da die Messdaten aus dem Scan direkt in das Bestellsystem übertragen werden, werden Fehler von vornherein ausgeschlossen. Wenn man es gleich beim ersten Mal richtig macht, muss man keine Zeit damit verbringen, Fehler zu korrigieren.
#6 Teledentistry-Termine anbieten
Letztendlich müssen manche Besuche nicht persönlich stattfinden – und die heutige Technologie ermöglicht Fernkonsultationen.
Telemedizinische Konsultationen können den zeitaufwändigen vor und nach Teile eines Zahnarzttermins überflüssig machen und direkt zum Wesentlichen übergehen. Da die Termine insgesamt kürzer sind, können Sie an einem Tag mehr Patienten behandeln.
Indem Sie für bestimmte Patientensituationen Videokonsultationen anbieten, können Sie:
- Erweitern Sie Ihren Einzugsbereich und behandeln Sie auch Patienten von außerhalb
- Arbeiten Sie im Homeoffice und sparen Sie sich den Arbeitsweg
- Halten Sie einen Platz für persönliche Termine frei
#7 Den Abrechnungsprozess automatisieren
Genau wie der Aufnahmevorgang sollte auch der Abrechnungsprozess papierlos und automatisiert ablaufen.
Es gibt zahlreiche Abrechnungsprogramme für Zahnarztpraxen, mit denen Rechnungen schnell an Patienten oder Versicherungen versendet werden können. Automatisierte Systeme können zudem die Zahlungsfristen verkürzen, Tabellen und PDF-Dateien nach Daten durchsuchen und Abrechnungsformulare automatisch ausfüllen.
Da die Rechnungsstellung zu den zeitaufwändigsten Aufgaben Ihres Verwaltungspersonals gehören kann, spart Ihnen die automatisierte Rechnungsstellung nicht nur Zeit, sondern auch Kosten für Mitarbeitergehälter.
#8 Die Mitarbeiterzufriedenheit steigern
Zu guter Letzt können Sie die Produktivität Ihrer Zahnarztpraxis steigern, indem Sie für eine positive Arbeitsatmosphäre sorgen. Wenn Sie Ihr Team gut behandeln, können Sie Arbeitsausfälle aufgrund von Burnout und Krankheitstagen vermeiden.
Um herauszufinden, wie Sie das Leben Ihrer Mitarbeiter verbessern können, wenden Sie sich direkt an die Quelle und sprechen Sie mit ihnen. Finden Sie heraus, was sie brauchen, um bei der Arbeit glücklicher und produktiver zu sein. Typische Wünsche könnten sein:
- Aktualisierte Systeme
- Neue Praxisausstattung oder -möbel
- Flexiblere Arbeitszeiten
- Andere oder bessere Sozialleistungen
- Lohnerhöhungen
Steigern Sie die Produktivität Ihrer Praxis mit Dandy
Was auch immer Produktivitätssteigerung für Sie bedeutet, eines ist sicher: Je länger sich jeder Patient in Ihrer Zahnarztpraxis aufhält, desto weniger Patienten können Sie insgesamt behandeln.
Eine der größten Möglichkeiten, die Gesamtdauer des Besuchs zu beeinflussen, besteht darin, die Behandlungszeit zu verkürzen. Schließlich findet der Großteil eines Zahnarztbesuchs auf dem Behandlungsstuhl statt.
Suchen Sie nach Möglichkeiten, Termine zu beschleunigen, ohne dabei Abstriche bei der Qualität zu machen? Dann sind Sie bei Dandy genau richtig, dem führenden digitale Dentallabor.
Wenn es darum geht , Ihre kieferorthopädische Praxis auszubauen und dabei den Schwerpunkt auf betriebliche Effizienz zu legen, hilft Ihnen unsere Plattform dabei, in jedem Bereich der zahnärztlichen Behandlung Zeit zu sparen – vom ersten Scan bis zur Lieferung der Bestellung. Ganz gleich, ob Sie eine digitale Nachtschiene, eine einzelne Krone oder Abdrücke für ein komplettes Gebiss benötigen: Dandy kümmert sich um alles, sodass Ihnen mehr Zeit bleibt, sich um Ihre Patienten zu kümmern.
Fangen Sie noch heute an oder erfahren Sie mehr über die Digitalisierung mit Dandy.
Quellen:
American Dental Association. HPI: Die Terminkalender der Zahnarztpraxen waren im Februar zu durchschnittlich 83 % ausgelastet. https://www.ada.org/publications/ada-news/2022/march/hpi-dental-practice-schedules-were-on-average-83-full-in-february
Gartner. Die Zukunft der Nachfassaktionen im Vertrieb: Textnachrichten. https://www.gartner.com/en/digital-markets/insights/the-future-of-sales-follow-ups-text-messages
Zeitschrift der American Dental Association. Intraorale Scanner. https://jada.ada.org/article/S0002-8177(21)00312-3/fulltext
