Es poco probable que encuentres una clínica dental próspera y con éxito que adolezca de desorganización. Tanto si tu negocio lleva un año como si lleva treinta, dirigir una clínica dental es un trabajo duro, y la eficiencia y los márgenes que definen el éxito dependen de que las operaciones se lleven a cabo de forma clara, sencilla y organizada.
Mejorar la eficiencia de la consulta, la satisfacción de los pacientes y sus resultados económicos puede ser más fácil si se dedica a poner orden en el almacenamiento y los procesos. Así que, aunque la organización de la consulta es un reto (a menudo muy frustrante), es un componente fundamental para el éxito de una clínica dental,
Ventajas de una clínica dental bien organizada
La consulta es tanto el centro neurálgico como el núcleo operativo de tu negocio. En una sola visita, puedes encargarte de archivar todo lo relacionado con el paciente —expedientes, impresiones, datos, historiales— y, al mismo tiempo, disponer del espacio y el tiempo necesarios para traer y llevar los materiales, limpiar el equipo y los instrumentos, y gestionar las visitas. Tienes que limpiar los dientes y cobrar los honorarios, además de archivar las radiografías y programar nuevas citas.
Mejorar la organización mejora todos los ejemplos anteriores, pero también puede aumentar:
- Satisfacción de los pacientes – Los pacientes buscan visitas fluidas y eficientes, y los tiempos de espera prolongados (una consecuencia habitual de una mala organización) pueden afectar a su experiencia.
- Eficiencia: cuanto mejor sea tu organización, más eficientemente podrás trabajar. Incluso algo tan sencillo como llevar todos los instrumentos a la mesa del paciente de una sola vez puede reducir el tiempo de intervención por paciente, lo que te permite dedicar más tiempo a atender a más personas.
- Beneficios: los pacientes satisfechos se convierten en clientes habituales. Las clínicas dentales eficientes atienden a más pacientes al día. Una buena organización puede facilitar ambas cosas, lo que se traduce en un doble impulso a tus resultados.
Además, una organización adecuada mejora nuestra percepción positiva de los espacios. Un estudio publicado en 2016 en la revista *Journal of Environmental Psychology* reveló que el desorden tiene un impacto negativo en nuestro bienestar. En un contexto en el que más de un tercio de los pacientes temen los tratamientos dentales, las clínicas deben hacer todo lo posible para que los pacientes se sientan seguros y como en casa. La ansiedad de un paciente nervioso a menudo puede aliviarse, al menos en parte, gracias a una experiencia profesional, limpia y fluida.
4 ideas para mejorar la organización y la productividad
El equipo y las herramientas deben transportarse, limpiarse, almacenarse y trasladarse por la consulta para cada paciente. Mantenerlos bien organizados puede ayudar a que tu consulta funcione correctamente:
N.º 1: Etiqueta todo
Si buscas la máxima eficiencia, es hora de desempolvar la etiquetadora. Etiquetar los instrumentos, los materiales y los contenedores puede ayudar a todos los que trabajan en tu oficina a encontrar rápidamente las herramientas que necesitan. Considera la posibilidad de etiquetar:
- Instrumentos individuales: una cinta que cambia de color tras la esterilización podría ayudarte a distinguir fácilmente los instrumentos limpios.
- Estantes y compartimentos: un medidor etiquetado no sirve de nada si no se sabe dónde guardarlo. Considera la posibilidad de poner etiquetas en los lugares de almacenamiento correspondientes a cada herramienta.
- «Kits» para procedimientos: la creación de bandejas específicas, etiquetadas y precargadas con todas las herramientas necesarias para cualquier procedimiento dental habitual (por ejemplo: limpiezas, empastes o impresiones) puede acelerar el tiempo de preparación entre pacientes. Su higienista o asistente solo tiene que coger el kit correspondiente y entrar en la consulta.
Facilitar y agilizar la localización de los artículos puede reducir el tiempo dedicado a rebuscar en el armario de material odontológico. A lo largo del día, los pequeños contratiempos y retrasos se van acumulando. Por el contrario, el tiempo que se ahorra gracias a la organización también se acumula: el hecho de que los dentistas y su personal dispongan de un momento ocasional para tomarse un respiro entre pacientes y procedimientos puede mejorar considerablemente la experiencia del paciente.
#2 Renueva tu sistema de almacenamiento
Puede que cada cosa de tu oficina tenga su sitio, pero ¿tiene sentido ese sitio?
Si cada vez que recibes un envío de material dental los artículos desbordan sus lugares asignados, o si hay que guardar varios artículos en los mismos compartimentos, tal vez sea el momento de reorganizar el espacio de almacenamiento.
Organiza el almacén, las estaciones de trabajo, las salas de tratamiento y la sala de esterilización como si se tratara de tu cocina. Guardar las tazas en el armario justo encima de la cafetera es lo más lógico; aplica el mismo enfoque a la hora de encontrar un lugar para tus materiales.
- Agrupa los elementos similares (o los que se suelen utilizar juntos)
- Asegúrate de que todo tu stock quepa en un solo lugar (los artículos no deben desbordarse)
- «Trasvasa» los materiales pequeños de las cajas de entrega a recipientes más pequeños para ahorrar espacio
N.º 3: Optimiza tu zona de esterilización
Aunque es de esperar que tu zona de esterilización sea higiénica, es posible que no sea lo suficientemente eficiente. Plantéate dividir tu espacio de esterilización en varios sectores diferenciados, uno para cada uno de los siguientes fines:
- Instrumentos de higiene
- Instrumentos odontológicos
- Productos para pacientes
- Casos prácticos
Facilita al máximo la identificación de los instrumentos sucios y limpios,y agiliza el proceso de esterilización. Pasar los instrumentos por el autoclave varias veces porque no estás seguro de si están limpios puede ralentizar considerablemente tu jornada laboral y generar una frustración innecesaria.
#4 Aprovecha las ventajas de la odontología digital
Las prácticas de odontología analógica requieren tiempo y generan más desorden en el espacio de trabajo o en las zonas de almacenamiento:
- Tomar impresiones dentales lleva mucho tiempo (y resulta incómodo para los pacientes).
- Los profesionales deben esperar a que las impresiones lleguen al laboratorio dental.
- Los técnicos de laboratorio deben convertir las impresiones físicas en imágenes digitales para poder fabricar implantes y otros productos.
Existen numerosos avances en odontología destinados a acortar estos plazos de entrega, en particular los escáneres intraorales, las tecnologías odontológicas CAD/CAM y las impresoras 3D. Y todas estas herramientas están a disposición de los odontólogos actuales. Tanto para optimizar la gestión de citas como para reducir la cantidad de material que se mantiene en stock, la odontología digital es una de las medidas de organización más importantes que pueden adoptar los odontólogos.
Aunque no es necesario que te lances de inmediato a la odontología digital integral, plantéate implementar alguna de las herramientas digitales de Dandy mencionadas anteriormente para agilizar los procesos de trabajo, aumentar la eficiencia y reducir los costes.
Optimice sus operaciones con la solución dental digital integral de Dandy
En Dandy, la eficiencia es lo más importante; por eso ayudamos a las clínicas dentales a dar el salto a la era digital con nuestras soluciones integrales para laboratorios dentales. Ofrecemos escáneres intraorales, software CAD/CAM, herramientas de impresión 3D, así como la formación y el soporte que el personal de su clínica dental necesita para utilizarlos de forma eficaz.
Básicamente, podemos hacer que su consulta sea más eficiente (y esté menos abarrotada) en poco tiempo gracias a nuestras herramientas fáciles de usar, nuestra tecnología y nuestro servicio de atención al cliente, que se combinan para mejorar los resultados de su consulta. Descubra hoy mismo cómo dar el salto a la digitalización con Dandy.
Fuentes:
Revista de Higiene Dental. ¿Influyen los tiempos de espera en las consultas dentales en la satisfacción de los pacientes y en su valoración de la relación entre el paciente y el profesional? Un estudio cuasi-experimental. https://pubmed.ncbi.nlm.nih.gov/27340187/
Revista de Psicología Ambiental. El lado oscuro del hogar: evaluación del impacto del «desorden» en el bienestar subjetivo. https://www.sciencedirect.com/science/article/abs/pii/S0272494416300159?via%3Dihub
Cleveland Clinic. Dentofobia. https://my.clevelandclinic.org/health/diseases/22594-dentophobia-fear-of-dentists
