Het is onwaarschijnlijk dat je een succesvolle, bloeiende tandartspraktijk tegenkomt die te kampen heeft met wanorde. Of je praktijk nu net is opgericht of al dertig jaar bestaat: het runnen van een praktijk is hard werken, en de efficiëntie en winstmarges die bepalend zijn voor succes, hangen af van een goed georganiseerde, overzichtelijke en gestroomlijnde bedrijfsvoering.
Door extra aandacht te besteden aan het op orde brengen van uw opslag en processen kunt u de efficiëntie van uw praktijk, de tevredenheid van uw patiënten en uw bedrijfsresultaten verbeteren. Hoewel het organiseren van de praktijk een (vaak erg frustrerende) uitdaging is, vormt het een cruciaal onderdeel van een succesvolle tandartspraktijk,
Voordelen van een goed georganiseerde tandartspraktijk
De praktijk is zowel het zenuwcentrum als het operationele hart van uw praktijk. Tijdens één bezoek bent u verantwoordelijk voor het bewaren van alles wat met de patiënt te maken heeft – dossiers, afdrukken, gegevens, verslagen – en moet u ook de ruimte en tijd hebben om deze in en uit te ruimen, apparatuur en instrumenten schoon te maken en de afhandeling van hun bezoek te verzorgen. U moet tanden reinigen en betalingen innen, en u moet röntgenfoto’s bewaren en nieuwe afspraken inplannen.
Een betere organisatie leidt tot verbetering van alle bovengenoemde voorbeelden, maar kan ook leiden tot:
- Patiënttevredenheid – Patiënten willen soepele, efficiënte bezoeken – en langere wachttijden (een veelvoorkomend gevolg van slechte organisatie) kunnen de ervaring van patiënten negatief beïnvloeden.
- Efficiëntie – Hoe beter uw organisatie is, hoe efficiënter u kunt werken. Zelfs iets eenvoudigs als het in één keer naar de behandelstoel brengen van uw instrumenten kan de behandeltijd per patiënt verkorten, waardoor u tijd overhoudt om meer mensen te helpen.
- Winst – Tevreden patiënten komen graag terug. Efficiënte tandartspraktijken kunnen meer patiënten per dag behandelen. Een goede organisatie kan beide bevorderen, waardoor uw winst een dubbele impuls krijgt.
Bovendien zorgt een goede organisatie ervoor dat we ruimtes positiever ervaren. Uit een onderzoek uit 2016 in het Journal of Environmental Psychology bleek dat rommel een negatieve invloed heeft op ons gevoel van welzijn. In een situatie waarin meer dan een derde van de patiënten angst heeft voor tandheelkundige behandelingen, moeten praktijken er alles aan doen om patiënten een veilig en vertrouwd gevoel te geven. De angsten van een nerveuze patiënt kunnen vaak ten minste gedeeltelijk worden verlicht door een professionele, schone en soepele ervaring.
4 tips om je organisatie – en productiviteit – een boost te geven
Apparatuur en gereedschap moeten voor elke patiënt worden vervoerd, schoongemaakt, opgeborgen en door het kantoor worden verplaatst. Door deze zaken goed georganiseerd te houden, blijft uw praktijk op koers:
#1 Label alles
Als je op zoek bent naar maximale efficiëntie, is het tijd om de labelprinter weer eens tevoorschijn te halen. Door instrumenten, materialen en bakken te labelen, kan iedereen op kantoor snel de benodigde spullen vinden. Overweeg om het volgende te labelen:
- Afzonderlijke instrumenten – Plakband dat na sterilisatie van kleur verandert, kan u helpen om schone instrumenten gemakkelijk te onderscheiden.
- Planken en vakken – een gelabelde schraper heeft geen zin als hij niet op zijn plek terechtkomt. Overweeg om op de bijbehorende opbergplaatsen van elk stuk gereedschap een label aan te brengen.
- Procedurepakketten – Door speciale, gelabelde en vooraf gevulde bakjes samen te stellen met al het benodigde gereedschap voor veelvoorkomende tandheelkundige ingrepen (zoals reinigingen, vullingen of afdrukken), kunt u de voorbereidingstijd tussen patiënten verkorten. Uw mondhygiënist of assistent hoeft dan alleen maar de juiste set te pakken en aan de slag te gaan.
Door spullen sneller en gemakkelijker vindbaar te maken, hoeft er minder tijd te worden besteed aan het doorzoeken van de voorraadkast voor tandheelkundige benodigdheden. Gedurende een dag lopen kleine haperingen en vertragingen aardig op. Omgekeerd telt de tijd die door een goede organisatie wordt bespaard ook op: als tandartsen en hun medewerkers af en toe even de tijd hebben om op adem te komen tussen patiënten en behandelingen door, kan dat de patiëntervaring aanzienlijk verbeteren.
#2 Geef je opslagruimte een grondige opknapbeurt
Misschien heeft alles op je kantoor wel een vaste plek, maar is die plek ook logisch?
Als er bij elke levering van tandheelkundige benodigdheden spullen uit hun toegewezen plekken overlopen, of als meerdere spullen in dezelfde vakjes moeten worden opgeborgen, is het misschien tijd om de opslagruimte grondig te herzien.
Richt je voorraadkamer, behandelplekken, behandelkamers en sterilisatieruimte in zoals je je keuken zou inrichten. Het is logisch om de mokken in de kast boven het koffiezetapparaat te zetten – pas dezelfde aanpak toe wanneer je een plek zoekt voor je materialen.
- Groepeer soortgelijke items (of items die vaak samen worden gebruikt)
- Zorg ervoor dat al je voorraad op één plek past (er mogen geen spullen uitpuilen)
- Doe kleine spullen uit de leveringsdozen in kleinere bakjes om ruimte te besparen
#3 Optimaliseer uw sterilisatieruimte
Hoewel uw sterilisatieruimte hopelijk hygiënisch is, is deze misschien nog niet efficiënt. Overweeg om uw sterilisatieruimte op te splitsen in een aantal afzonderlijke zones, elk bestemd voor:
- Hygiëne-instrumenten
- Tandheelkundige instrumenten
- Producten voor patiënten
- Praktijkopgaven
Zorg ervoor dat het zo eenvoudig mogelijk is om vuile en schone instrumenten te onderscheiden –en stroomlijn het sterilisatieproces. Als u instrumenten meerdere keren door de autoclaaf haalt omdat u niet zeker weet of ze schoon zijn, kan dat uw werkdag aanzienlijk vertragen en voor onnodige frustratie zorgen.
#4 Profiteer van digitale tandheelkunde
Analoge tandheelkundige werkwijzen kosten tijd en zorgen voor meer rommel op uw werkplek of in uw opslagruimtes:
- Het maken van afdrukken is tijdrovend (en onprettig voor patiënten).
- Tandartsen moeten wachten tot de afdrukken bij het tandtechnisch laboratorium zijn aangekomen.
- Laboratoriumtechnici moeten de afdrukken omzetten in digitale beelden om implantaten en andere producten te kunnen vervaardigen.
Er zijn tal van ontwikkelingen in de tandheelkunde die deze doorlooptijden kunnen verkorten, met name intraorale scanners, CAD/CAM-technologieën en 3D-printers. Al deze hulpmiddelen staan de hedendaagse tandarts ter beschikking. Zowel wat betreft efficiëntie bij de planning als het verminderen van de voorraad die op voorraad moet worden gehouden, is digitale tandheelkunde een van de belangrijkste organisatorische maatregelen die tandartsen kunnen nemen.
Hoewel u niet meteen meteen volledig op digitale tandheelkunde hoeft over te stappen, kunt u overwegen om een van de hierboven genoemde digitale tools van Dandy in te zetten om uw werkprocessen te versnellen, de efficiëntie te verhogen en de kosten te verlagen.
Stroomlijn uw bedrijfsvoering met de complete digitale tandheelkundige oplossing van Dandy
Bij Dandy draait alles om efficiëntie. Daarom helpen we tandartspraktijken de overstap naar het digitale tijdperk te maken met onze totaaloplossingen voor tandtechnische laboratoria. Wij bieden intraorale scanners, CAD/CAM-software, 3D-printtoepassingen en de training en ondersteuning die uw praktijkmedewerkers nodig hebben om hier effectief mee te werken.
Met onze gebruiksvriendelijke tools, technologie en klantenservice kunnen we uw kantoor in korte tijd efficiënter (en overzichtelijker) maken, wat uiteindelijk leidt tot betere resultaten voor uw praktijk. Ontdek vandaag nog hoe u met Dandy de overstap naar digitaal kunt maken.
Bronnen:
Journal of Dental Hygiene. Hebben wachttijden in tandartspraktijken invloed op de patiënttevredenheid en de beoordeling van de relatie tussen patiënt en zorgverlener? Een quasi-experimenteel onderzoek. https://pubmed.ncbi.nlm.nih.gov/27340187/
Journal of Environmental Psychology. De schaduwkant van thuis: de invloed van rommel in huis op het subjectieve welzijn. https://www.sciencedirect.com/science/article/abs/pii/S0272494416300159?via%3Dihub
Cleveland Clinic. Tandartsangst. https://my.clevelandclinic.org/health/diseases/22594-dentophobia-fear-of-dentists
