4 idées d'organisation pour un cabinet dentaire afin d'améliorer la productivité - Dandy

Il est peu probable que vous trouviez un cabinet dentaire prospère et florissant qui souffre d'un manque d'organisation. Que votre cabinet en soit à sa première ou à sa trentième année d'existence, sa gestion est une tâche exigeante, et l'efficacité ainsi que les marges qui définissent la réussite dépendent d'un fonctionnement rigoureux, simple et bien organisé.

Pour améliorer l'efficacité de votre cabinet, la satisfaction de vos patients et vos résultats financiers, il est indispensable de redoubler d'efforts pour mettre de l'ordre dans vos espaces de rangement et vos processus. Ainsi, même si l'organisation d'un cabinet dentaire représente un défi (souvent très frustrant), elle constitue un élément essentiel à la réussite d'un cabinet dentaire,

Les avantages d'un cabinet dentaire bien organisé

Le cabinet est à la fois le centre névralgique et le cœur opérationnel de votre activité. Au cours d'une seule consultation, vous pouvez être amené à gérer tout ce qui concerne le patient - dossiers, empreintes, données, archives - tout en disposant de l'espace et du temps nécessaires pour les ranger et les sortir, nettoyer le matériel et les instruments, et traiter les consultations. Vous devez nettoyer les dents et encaisser les paiements, mais aussi archiver les radiographies et planifier de nouveaux rendez-vous.

Une meilleure organisation permet d'améliorer tous les exemples cités ci-dessus, mais elle peut également entraîner une augmentation :

• Satisfaction des patients - Les patients recherchent des consultations fluides et efficaces ; or, des temps d'attente prolongés (conséquence courante d'une mauvaise organisation) peuvent nuire à leur expérience.
• Efficacité - Plus votre organisation est efficace, plus vous pouvez travailler efficacement. Même une tâche aussi simple que de rassembler tous vos instruments près du fauteuil en une seule fois peut réduire le temps consacré à chaque patient, ce qui vous permet de consacrer davantage de temps à d'autres patients.
• Bénéfices - Des patients satisfaits deviennent des clients fidèles. Les cabinets dentaires performants accueillent chaque jour davantage de patients. Une bonne organisation permet d'atteindre ces deux objectifs, ce qui double vos bénéfices.

De plus, une bonne organisation améliore notre perception positive des espaces. Une étude publiée en 2016 dans le *Journal of Environmental Psychology* a révélé que le désordre avait un impact négatif sur notre bien-être. Dans un contexte où plus d'un tiers des patients ont peur des soins dentaires, les cabinets doivent tout mettre en œuvre pour que les patients se sentent en sécurité et comme chez eux. Les angoisses d'un patient nerveux peuvent souvent être atténuées, au moins en partie, par une prise en charge professionnelle, soignée et fluide.

4 idées pour améliorer l'organisation... et la productivité

Pour chaque patient, il faut transporter, nettoyer, ranger et déplacer le matériel et les outils au sein du cabinet. Une bonne organisation de ces éléments peut contribuer au bon fonctionnement de votre cabinet :

#1 Label everything

Si vous recherchez une efficacité optimale, il est temps de dépoussiérer votre étiqueteuse. Étiqueter les instruments, le matériel et les bacs peut aider tous les collaborateurs de votre bureau à trouver rapidement les outils dont ils ont besoin. Pensez à étiqueter :

• Instruments individuels - Un ruban adhésif qui change de couleur après la stérilisation pourrait vous aider à distinguer facilement les instruments stériles.
• Étagères et casiers: un détartreur étiqueté ne sert à rien s'il n'est pas rangé à sa place. Pensez à apposer des étiquettes sur les emplacements de rangement correspondant à chaque outil.
• « Kits » d'intervention - La mise en place de bacs dédiés, étiquetés et préremplis contenant tous les instruments nécessaires à toute intervention dentaire courante (par exemple : détartrages, obturations ou prises d'empreintes) peut réduire votre temps de préparation entre deux patients. Il suffit à votre hygiéniste ou à votre assistant de prendre le kit correspondant et de se rendre dans la salle de soins.

Le fait de pouvoir retrouver plus rapidement et plus facilement le matériel nécessaire permet de réduire le temps passé à fouiller dans l'armoire à matériel dentaire. Au fil de la journée, les petits contretemps et les retards s'accumulent. À l'inverse, le temps gagné grâce à une bonne organisation s'accumule également : le fait que les dentistes et leur personnel disposent de moments occasionnels pour se ressourcer entre deux patients et deux interventions peut considérablement améliorer l'expérience du patient.

#2 Overhaul your storage

Chaque objet sur votre bureau a peut-être sa place... mais est-ce vraiment la bonne ?

Si, chaque fois que vous recevez une livraison de matériel dentaire, les articles débordent de leur emplacement attitré, ou si plusieurs articles doivent être rangés dans les mêmes casiers, il est peut-être temps de réorganiser votre espace de stockage.

Organisez votre réserve, vos postes de soins, vos salles de soins et votre salle de stérilisation comme vous le feriez pour votre cuisine. Ranger les tasses dans le placard juste au-dessus de la cafetière, c'est tout simplement logique : adoptez la même approche pour trouver une place à votre matériel.

• Regroupez les éléments similaires (ou ceux qui sont souvent utilisés ensemble)
• Assurez-vous que l'ensemble de votre stock puisse tenir au même endroit (les articles ne doivent pas déborder)
• « Transvasez » les petits objets contenus dans les cartons de livraison dans des récipients plus petits pour gagner de la place

#3 Optimize your sterilization area

Même si votre espace de stérilisation est, espérons-le, hygiénique, il se peut qu'il ne soit pas pour autant efficace. Envisagez de diviser votre espace de stérilisation en plusieurs zones distinctes, chacune dédiée à :

• Instruments d'hygiène
• Instruments dentaires
• Produits destinés aux patients
• Exercices pratiques en laboratoire

Facilitez autant que possible l'identification des instruments sales et propres,et rationalisez le processus de stérilisation. Passer plusieurs fois des instruments à l'autoclave parce que vous n'êtes pas sûr qu'ils soient propres peut ralentir considérablement votre journée de travail et être source de frustration inutile.

#4 Take advantage of digital dentistry

Les pratiques dentaires traditionnelles prennent du temps et entraînent une accumulation de matériel qui encombre votre espace de travail ou vos zones de rangement :

• La prise d'empreintes dentaires est une procédure longue (et désagréable pour les patients).
• Les prestataires doivent attendre que les empreintes soient livrées au laboratoire dentaire.
• Les techniciens de laboratoire doivent convertir les empreintes physiques en images numériques afin de fabriquer des implants et d'autres produits.

De nombreuses avancées en dentisterie existent pour raccourcir ces délais de fabrication—en particulier les scanners intra-oraux, les technologies de l'odontologie CFAO, et les imprimantes 3D. Et tous ces outils sont disponibles pour les dentistes d'aujourd'hui. Tant pour l'efficacité de la planification que pour réduire la quantité de fournitures à conserver sous la main, l'odontologie numérique est l'un des efforts d'organisation les plus significatifs que les dentistes peuvent entreprendre.

Même si vous n'êtes pas obligé de vous lancer immédiatement dans la dentisterie numérique de bout en bout, pensez à mettre en place l'un des outils numériques de Dandy présentés ci-dessus afin d'accélérer les processus, de gagner en efficacité et de réduire les coûts.

Optimisez vos opérations grâce à la solution dentaire numérique de bout en bout proposée par Dandy

Chez Dandy, l'efficacité est notre priorité. C'est pourquoi nous aidons les cabinets dentaires à passer à l'ère numérique grâce à nos solutions complètes destinées aux laboratoires dentaires. Nous proposons des scanners intra-oraux, des logiciels de CAO/FAO, des outils d'impression 3D, ainsi que la formation et l'assistance dont le personnel de votre cabinet dentaire a besoin pour les utiliser efficacement.

Grâce à nos outils conviviaux, à nos solutions technologiques et à notre service client, nous pouvons rapidement améliorer l'efficacité de votre cabinet (et le désencombrer), ce qui contribue à améliorer les résultats de votre activité. Découvrez dès aujourd'hui comment passer au numérique avec Dandy.

Sources :

Journal of Dental Hygiene. Les temps d'attente dans les cabinets dentaires ont-ils une incidence sur la satisfaction des patients et sur leur évaluation de la relation patient-professionnel ? Une étude quasi-expérimentale. https://pubmed.ncbi.nlm.nih.gov/27340187/

Journal of Environmental Psychology. La face cachée du foyer : évaluation de l'impact du « désordre » lié aux possessions sur le bien-être subjectif. https://www.sciencedirect.com/science/article/abs/pii/S0272494416300159?via%3Dihub

Cleveland Clinic. Dentophobie. https://my.clevelandclinic.org/health/diseases/22594-dentophobia-fear-of-dentists