Tout cabinet dentaire qui souhaite réussir doit être dirigé par un responsable administratif compétent. Même si vous pourriez embaucher n'importe quelle personne possédant le profil requis, la première règle que Dandy préconise est la suivante : recrutez en fonction de la personnalité, formez-les aux compétences.
Maîtrisez les compétences
Les compétences que vous recherchez chez un responsable de cabinet sont aussi variées que le domaine dentaire lui-même. Ses responsabilités toucheront tous les aspects de votre cabinet. Choisissez donc une personne qui maîtrise la gestion, la finance, le service à la clientèle, le marketing et, bien sûr, l’administration. Mais elle doit avant tout être le visage accueillant qui reçoit les patients chaque jour. C'est comme si votre responsable de cabinet devait posséder une expertise dans chaque domaine de compétence. Voyons toutefois ce que l'on attend exactement d'un bon responsable de cabinet dentaire.
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Responsables de cabinets dentaires : quelles sont leurs missions ?
Comme tout responsable, le responsable d'un cabinet dentaire est chargé de superviser l'ensemble de l'organisation du cabinet, en particulier les tâches administratives et celles liées aux ressources humaines (RH). Il joue un rôle essentiel pour permettre aux praticiens dentaires de s'acquitter de leurs responsabilités. Les dentistes ont besoin de lui pour superviser et déléguer les tâches à l'ensemble du personnel du cabinet, à commencer par l'équipe d'accueil.
Les responsables administratifs sont présents à l'accueil pour veiller à ce que les patients soient chaleureusement accueillis. Ils doivent également connaître et savoir répondre à toutes les questions, qu'il s'agisse des horaires de rendez-vous, de la facturation, des assurances, des plans de traitement ou de l'acceptation des cas. En fin de compte, ils permettent aux dentistes et aux hygiénistes de se consacrer pleinement à leur travail, c'est-à-dire de se concentrer sur le patient.
Il n'est pas rare que les responsables de cabinets dentaires soient également chargés de la gestion de la paie des employés. Ils doivent être capables d'établir des calendriers de paiement et de savoir comment chaque employé souhaite être payé, que ce soit par virement bancaire ou par remise de chèques en mains propres.
Que font-ils chaque jour ?
Les responsables de cabinet dentaire sont les personnes de confiance qui ouvrent le cabinet chaque jour. Ils doivent immédiatement passer en revue les rendez-vous de la journée et être prêts à en discuter avec le dentiste et le personnel.
En début de journée, les responsables de cabinet dentaire accueillent généralement les patients, les fournisseurs ou leurs représentants, ainsi que les livreurs. Ils peuvent être amenés à s'asseoir aux côtés des patients pour les aider à remplir des formulaires et à saisir les informations requises concernant le patient et son assurance dans les systèmes informatiques. Ils sont souvent chargés de mettre en place des plans de paiement pour les prestations ou d'orienter le patient vers les organismes de financement dentaire tiers appropriés.
Les responsables administratifs supervisent le personnel et la gestion du cabinet. Les fournitures dentaires et de bureau ne tombent pas du ciel. Le responsable doit gérer les stocks, suivre l'état des livraisons et passer commande lorsque cela s'avère nécessaire. Il faut également entretenir, remplacer, moderniser et réparer, le cas échéant, les outils et le matériel utilisé par les dentistes et les hygiénistes.
Les responsables de cabinet dentaire sont la voix du cabinet. Ils doivent déterminer la meilleure façon de communiquer avec le personnel. Organiser régulièrement des réunions d'équipe ne devrait pas leur poser de problème. Les responsables doivent veiller à ce que ces réunions soient agréables et motivantes. Il y a également la question des plannings de travail. Cela implique de savoir quels membres du personnel seront de service à certaines périodes et de discuter avec eux de leurs besoins en matière de congés. Enfin, la plupart des cabinets organisent des événements tout au long de l'année. Le responsable du cabinet dentaire veille à ce que ces événements se déroulent sans accroc et peut même proposer des idées de décoration ou d'animation au sein du cabinet.
Sont-ils qualifiés ?
Tous les responsables de cabinet dentaire doivent posséder une certaine expérience ou des compétences en matière de leadership. Leur parcours professionnel doit faire état de solides aptitudes en communication et en gestion des conflits. S’ils n’ont jamais occupé ce poste auparavant, privilégiez une personne ayant déjà exercé des fonctions en relation avec la clientèle, afin qu’elle soit prête à gérer les problèmes avec les patients ou le personnel le cas échéant. Il est également possible d’envisager de recruter une réceptionniste ou une assistante dentaire motivée et expérimentée. Parfois, une formation dans le domaine dentaire donne à votre responsable de cabinet un avantage pour comprendre les besoins du cabinet. N'oubliez pas, cependant, que l'on peut former quelqu'un aux compétences, mais qu'on ne peut pas remplacer un bon caractère.
Ce ne sont pas les seules compétences en matière de leadership qu’ils doivent posséder. Évaluez-les pour voir s’ils sont naturellement doués pour motiver les autres. Les responsables de cabinet dentaire doivent s’entendre avec tous les membres du personnel et donner le ton et l’exemple d’un cabinet axé sur la culture d’entreprise. Ils doivent également être capables de superviser et de coordonner sans heurts les procédures quotidiennes, en connaissant les emplois du temps quotidiens des médecins et des patients. Enfin, ce doivent être des personnes qui n'ont pas peur de retrousser leurs manches et de mettre la main à la pâte. Elles ne doivent pas être du genre à se dérober face aux responsabilités, mais être prêtes à prendre le relais lorsque cela s'avère nécessaire.
Le sens de l'organisation est une qualité indispensable pour les personnes occupant ce poste. Elles doivent maîtriser les systèmes de classement existants ou être capables d'en créer de nouveaux. Étant donné qu'elles sont chargées d'assurer le bon fonctionnement de votre bureau, elles doivent avoir une connaissance approfondie des lois sur la protection de la vie privée et des normes de la loi HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act). De plus, les réglementations en matière de sécurité doivent faire partie de leurs compétences, car elles doivent s'assurer que toutes les normes de conformité sont à jour, telles que les réglementations de l'Administration de la sécurité et de la santé au travail (OSHA). Elles doivent être bien informées et classer les documents administratifs nécessaires en temps opportun. Si elles constatent un manquement, elles doivent faire preuve d'assurance pour le signaler, faire respecter les règles et licencier tout employé refusant de s'y conformer.
Le responsable d'un cabinet dentaire passe la majeure partie de son temps devant un écran d'ordinateur. Il doit donc être à l'aise avec les ordinateurs et les logiciels associés, notamment pour la gestion des rendez-vous, la correspondance avec les prestataires et les patients, ainsi que pour toutes les opérations financières.
Exigences en matière de formation et d'expérience
On peut s'attendre à ce que le niveau d'études minimum requis pour un responsable de cabinet dentaire soit un diplôme d'études secondaires ou un GED. Il n'est toutefois pas rare que les candidats soient titulaires d'un diplôme de premier cycle ou d'une licence. Ne vous laissez pas décourager pour autant par une personne compétente qui apporte des années d'expérience professionnelle mais qui ne possède pas de diplôme. Le mentorat et la formation en cours d'emploi doivent également être pris en considération. Les formations telles que les logiciels de gestion de cabinet et les certifications, les séminaires locaux sur les meilleures pratiques et procédures, ou tout ce qui peut améliorer la qualité des soins prodigués aux patients dans votre cabinet constituent un atout supplémentaire.
L'Association américaine de gestion dentaire est une organisation qui propose des cours en ligne avec une formation en ligne pour les nouveaux responsables, des cours sur la gestion des membres d'équipe, les ressources humaines et la conformité, ainsi que de nombreux autres sujets pertinents. Elle propose également des formations exclusives dispensées par des leaders du secteur. Une autre organisation, connue sous le nom de Fondation DALE, propose des cours de certification en gestion de cabinet dentaire à toute personne souhaitant se reconvertir dans ce domaine. Ces cours abordent des sujets tels que les principes fondamentaux des ressources humaines, le reporting financier et la gestion comptable, ainsi que les bases de la loi HIPAA pour les membres de l'équipe dentaire. Recherchez ces certifications sur le CV de vos candidats.
Qui est le patron ?
En fin de compte, tout responsable de cabinet dentaire doit rendre des comptes à une autorité supérieure : le dentiste en chef. Ce praticien peut être le propriétaire du cabinet ou faire partie d’une franchise ou d’une chaîne. Quoi qu’il en soit, c’est son nom qui figure sur la porte. Tout responsable de cabinet dentaire doit rendre compte au dentiste en chef et entretenir de bonnes relations de travail avec lui. Ensemble, ils seront chargés de recruter le personnel, de contribuer à la gestion des relations avec les patients et de participer aux décisions concernant les achats importants. Ils peuvent également contribuer à l'élaboration de nouvelles idées marketing, rédiger des annonces en ligne ou aider à la conception d'un site web, et gérer les réseaux sociaux du cabinet.
Le responsable du cabinet dentaire est le bras droit du dentiste en chef. C'est lui qui façonne la culture du cabinet et qui veille à ce que tout fonctionne comme il faut. Même si une expérience professionnelle est toujours un atout, n'hésitez pas à rechercher les qualités qui s'intègrent bien à votre équipe et qui y apportent une valeur ajoutée. Examinez les CV, contactez les références, mais privilégiez toujours une attitude positive. Ce sont ces personnes-là que vous souhaitez voir diriger votre cabinet pendant que vous vous occupez des patients.
