De 'wow'-factor: digitale hulpmiddelen inzetten om het aantal doorverwijzingen van patiënten te verhogen

Maak kennis met dr. Leung

Dr. Angela Leung is een ervaren endodontiste met een dubbele specialisatie in chirurgische en restauratieve implantaten. Ze heeft al meer dan 20 jaareen praktijk inde San Francisco Bay Area. Patiënten waarderen de vriendelijke en ondersteunende houding van dr. Leung en haar team en zijn onder de indruk van haar kennis en vaardigheden - precies dezelfde redenen waarom tandartsen haar voortdurend endodontische patiënten doorverwijzen. Haar echte passie ligt echter bij implantaten. Dr. Leung zegt: "Implantatiewerk is leuk omdat we de behandeling van begin tot eind zelf begeleiden; we begeleiden de patiënt van een situatie zonder tanden tot een volledige mondreconstructie. Het is eigenlijk heel spannend!"

Trage en (on)betrouwbare labs winnen de race niet

Dr. Leung maakt al jaren voornamelijk gebruik van lokale laboratoria voor het vervaardigen van haar restauraties, en ze merkt op dat dit voordelen heeft. Met name bij behandelingen waarbij het gehele gebit wordt vervangen, heeft ze gemerkt dat het handig is dat lokale laboratoria bereid zijn om naar de praktijk te komen. Helaas wegen de nadelen van de samenwerking met deze laboratoria zwaarder dan de voordelen.

"Bij lokale laboratoria verwacht ik vaak dat er herhalingen nodig zijn of dat dingen niet goed uitpakken, wat in feite voor vertraging zorgt en mijn productiviteit beïnvloedt. Het komt regelmatig voor dat [de laboratoria] zeggen dat het afdrukmateriaal vervormd is en dat we de afdrukken opnieuw moeten maken," zegt dr. Leung. "We moeten de patiënt dan opnieuw laten komen, wat veel tijd kost, om nog maar te zwijgen van de kosten van het materiaal." Naast het gedoe voor haar praktijk en haar patiënten - het verzetten van afspraken, extra materiaal, meer behandeltijd - zegt ze dat er discussies met het laboratorium kunnen ontstaan over wie financieel verantwoordelijk is voor de herhaling. En als er één ding is waar dr. Leung en haar team geen tijd voor hebben, dan is het wel ruzie maken over de verantwoordelijkheid voor herhalingen.

Volgens de ervaring van dr. Leung zijn lokale laboratoria tegenwoordig ook veel te traag voor patiënten. "Een veelvoorkomend probleem is dat [laboratoria] altijd te laat zijn met hun uitslagen", zegt ze. "Als ze zeggen dat de doorlooptijd bijvoorbeeld twee weken is, krijgen we de uitslag uiteindelijk pas na vier weken. En dat levert veel problemen op, omdat patiënten tegenwoordig alles meteen willen. Zelfs bij een vertraging van slechts één dag klagen ze vaak al."

En als het laboratorium de restauraties dan eindelijk levert, "passen ze vaak niet goed. Daardoor zijn we veel tijd kwijt aan het aanpassen van kronen, bruggen en dergelijke. Behandelstijd is echt een kostbaar goed en die aanpassingen duren gewoon te lang. En tegen de tijd dat je klaar bent met aanpassen, is de esthetiek van de behandeling soms al verpest."

En hoewel dr. Leung enkele jaren geleden in een scanner heeft geïnvesteerd, zegt ze: "De scanner die ik had, was gewoon te traag. Hij werkt niet goed. Dus hoewel ik van plan was om volledig digitaal te gaan werken, verliep dat nogal traag."

En dan verschijnt Dandy ten tonele.

Digitalisering met Dandy om de efficiëntie te verhogen

In 2020 besteedde dr. Leung haar (relatief) rustige tijd tijdens de pandemie aan uitgebreid onderzoek naar nieuwe scanners. Ze stond op het punt een nieuwe scanner aan te schaffen toen Dandy haar aandacht trok, met zijn unieke aanpak om haar praktijk 100% digitaal te maken.

Aansluiten en klaar

Al vrij snel na de aanmelding ontving dr. Leung een doos van Dandy met de 3shape-scanner, een krachtige laptop en alle bijbehorende accessoires - zoals een verrijdbaar karretje om het apparaat gemakkelijk van kamer naar kamer te vervoeren. "Het is erg handig. De scanner en de laptop zijn al vooraf ingesteld. Iedereen kan het binnen enkele minuten installeren." Ongeveer een week later kwam een virtuele assistent van Dandy langs om dr. Leung en haar medewerkers te trainen. Binnen een halve dag waren ze klaar om aan de slag te gaan.

24/7 ondersteuning voor de niet-digitale generaties

"Voor tandartsen die niet tot de jongere generatie behoren, is het digitale platform niet vanzelfsprekend. Het is fijn dat Dandy bijna 24/7 ondersteuning biedt om ons bij de overgang te helpen," legt dr. Leung uit. "In het begin hadden we wat hulp nodig om onze weg op het platform te vinden. En toen we begonnen met scannen, hadden we heel veel vragen."

"We hebben het gevoel dat er altijd een virtuele assistent is met wie we kunnen praten, die op afstand in onze software kan inloggen om ons te helpen. Dat maakt het een stuk prettiger."

En toen het team eenmaal een paar gevallen had behandeld, zei dr. Leung dat het "vrijwel vanzelf ging. Heel soepel, heel gemakkelijk."

Snel en hoogwaardig laboratoriumonderzoek

Dr. Leung weet altijd precies hoe het staat met de gevallen die naar Dandy worden gestuurd, in tegenstelling tot bij lokale laboratoria. Het online portaal is "goed georganiseerd" en stelt haar in staat om elke patiënt gemakkelijk op te zoeken en het traject van het geval te volgen, van indiening en vervaardiging tot levering. "Het vertelt ons precies wanneer we de zaak terugkrijgen, wat enorm helpt bij de communicatie en planning met onze patiënten. We hoeven niet voortdurend heen en weer te bellen met patiënten om afspraken te verzetten", legt dr. Leung uit. "Ik hoef nooit het laboratorium te bellen om te vragen wanneer de zaken binnenkomen, want wat ze ook aangeven als aankomstdatum op het portaal, die datum klopt altijd."

Geen schuldspelletjes meer

Terug naar die geschillen waar dr. Leung zo'n hekel aan heeft, over wie de kosten van hersteloperaties betaalt... Hoewel ze nog geen Dandy-gevallen heeft gehad waarbij de prothese niet paste, weet ze dat er geen gedoe zal zijn als dat wel gebeurt. Dr. Leung vertelt: "Er is een schriftelijke overeenkomst dat als je prothese om welke reden dan ook niet goed past, Dandy deze zonder extra kosten zal vervangen. Er is geen discussie over wiens schuld het is. Voor mij is dat goud waard."

Hogere productiviteit en meer doorverwijzingen van patiënten

Nadat ze was begonnen met haar 'eenvoudige gevallen', heeft dr. Leung er nu alle vertrouwen in dat ze de meeste van haar gevallen naar Dandy kan sturen. "Dandy heeft mijn vertrouwen gewonnen. Ik weet dat wanneer ik een geval naar Dandy stuur, ik bij ontvangst van het resultaat geen aanpassingen hoef te doen. Het gaat snel, vlot en gemakkelijk, en het past perfect."

En dr. Leung hoeft niet zelf afdrukken te maken om de prothese perfect te laten uitkomen. "Ik ben onder de indruk van het proces omdat het zo eenvoudig is. Voor mij draait alles om efficiëntie. Ik laat mijn tandartsassistente al het scannen doen. Terwijl zij al mijn scans voor mij uitvoert, heb ik tijd over om extra behandelingen bij andere patiënten uit te voeren. Dat bespaart me veel stoeltijd."

Dr. Leung zegt ook dat digitale tandheelkunde zo'n indruk maakt op patiënten dat dit tot doorverwijzingen leidt. "[Patiënten zijn] gewend aan het ouderwetse afdrukmateriaal. Niemand houdt van dat spul, want het is vies en rommelig. Maar tegenwoordig, als patiënten de scanner zien en zich omdraaien en vrijwel direct de beelden in mooie kleuren te zien krijgen, is elke patiënt onder de indruk. Het is de 'wow'-factor - en als ze die wow-factor ervaren, verwijzen ze meer patiënten door naar onze praktijk."

Tel daar nog eens de tijdwinst bij op doordat ik geen herhalingen hoef te doen, en de efficiëntie van mijn werk is enorm gestegen. "Als ik met de lokale laboratoria werk, ga ik er meestal vanuit dat er herhalingen nodig zijn en dat er dingen misgaan, wat in feite voor vertraging zorgt en mijn productiviteit beïnvloedt. Met Dandy heb ik die problemen niet."

Snelle, stipte levering, restauraties die perfect passen, minder tijd in de stoel en meer doorverwijzingen van patiënten: dit alles bracht dr. Leung tot één conclusie: "Ik zou elke tandarts aanraden om met Dandy samen te werken."