Overheadpercentages bij tandartspraktijken: hoe scoort uw praktijk?

Dit artikel werd oorspronkelijk gepubliceerd in 2022 en in 2023 bijgewerkt met nieuwe best practices. Een van de sleutels tot het succes van uw tandartspraktijk is het beheer van de overheadkosten. Uit ons rapport over de tandheelkundige sector uit 2022 bleek dat het verlagen van de kosten een prioriteit is voor tandartsen. Het verlagen van de overheadpercentages van uw tandartspraktijk kan een hele opgave lijken, maar het komt in feite neer op zes eenvoudige stappen. Wat zijn die stappen? En hoe zou de verdeling van uw overheadkosten eruit moeten zien? We beantwoorden deze vragen en geven u stappen om een plan voor het beheer van de overheadkosten in uw praktijk te implementeren.

Stap 1: Gebruik gegevens om de overheadpercentages van uw tandartspraktijk te berekenen

Zoals elke goede behandelaar weet, begint het opstellen van een effectief behandelplan met een gedetailleerde beoordeling. Op dezelfde manier is de eerste stap om de overheadkosten van uw tandartspraktijk te verlagen, in kaart te brengen hoe uw praktijk ervoor staat en hoe uw cijfers zich verhouden tot de benchmarks in de sector. Gebruik kernprestatie-indicatoren (KPI's) om uw praktijk op basis van betrouwbare gegevens te meten en te beheren.

In een artikel voor Dental Economics merkt tandheelkundig bedrijfsadviseur Mark J. Nadaud, CPA/ABV, op dat het "identificeren, analyseren en implementeren" van KPI's een cruciale, maar vaak over het hoofd geziene manier is om inzicht te krijgen in de economische gezondheid van een praktijk. "Het idee is om verschillende indicatoren te kunnen identificeren, bijhouden en analyseren, zodat er beter onderbouwde en strategische zakelijke beslissingen kunnen worden genomen", schrijft Nadaud.

Nadaud raadt het gebruik van aanvullende rapporten aan om meer gedetailleerde inzichten te verkrijgen. "Naast maand- of kwartaalcijfers raad ik een eigenaar aan om aanvullende rapporten op te vragen, zodat hij of zij prestatiestatistieken kan bijhouden en zo volledig inzicht krijgt in de huidige stand van zaken van de praktijk, hoe deze zich verhoudt tot eerdere periodes en of deze in lijn ligt met de benchmarks in de sector." Deze aanvullende gegevens kunnen onder meer bestaan uit de dagelijkse productie, het aantal actieve patiënten, het aantal nieuwe patiënten per maand en het percentage geaccepteerde behandelingen.

Stap 2. Duik in de gegevens en vraag je af: 'Waarom?'

Zodra u inzicht hebt gekregen in uw huidige situatie, is het belangrijk om de gegevens grondig te analyseren om te begrijpen wat er bijdraagt aan uw cijfers. Nadaud zegt dat de gemiddelde overheadkosten van een tandartspraktijk tussen de 55% en 65% liggen. Dat komt overeen met een onderzoek van Dental Buyer Advocates uit 2021, waaruit bleek dat de mediaan van de overheadkosten van een praktijk voor dat jaar 61,9% bedroeg.

Een deel van die overheadkosten is het gevolg van vaste kosten die hetzelfde blijven, ongeacht hoeveel patiënten er binnenkomen. Variabele kosten daarentegen - zoals die voor tandheelkundige benodigdheden en tandtechnische diensten- zijn gekoppeld aan de productie. De laboratoriumkosten omvatten ook meer dan alleen de prijs op uw facturen. Als u gebruikmaakt van een zeer veelzijdig digitaal laboratorium, hoeft uw personeel niet voor elke bestelling papierwerk in te vullen en verspilt het geen tijd aan het verwerken en verzenden van fysieke mallen en afdrukken. Om nog maar te zwijgen van de ongelooflijk wisselende (en vaak behoorlijk dure) verzendkosten waar u geen controle over hebt - tenzij u overstapt naar een digitaal laboratorium.

En als het gaat om andere, onverwachte laboratoriumkosten, zijn dit belangrijke factoren waarmee rekening moet worden gehouden:

• Kostenbesparingen die u kunt realiseren door gebruik te maken van een groter netwerk van tandtechnische laboratoria of nieuwe technologie
• Het belang van duidelijke communicatie voor een goede relatie met uw laboratorium
• Gebruik van foto's om de kwaliteit van laboratoriumwerk te waarborgen
• Aandacht voor details om duidelijke verzoeken te formuleren
• Het belang van feedback om je voorkeuren verder af te stemmen

Andere variabele kosten kunnen ook factoren omvatten die niet altijd voor de hand liggen. Daarom is het belangrijk om de "werkelijke kosten" van verbruiksartikelen te kennen door rekening te houden met zaken als:

• Retourzendingen van defecte producten
• Artikelen met een te grote voorraad in de voorraad
• Verzend- en administratiekosten
• Kosten voor het aanvullen van de voorraad
• Het niet optimaal benutten van gratis aanbiedingen
• Geen vergoeding ontvangen voor fouten van leveranciers

Vaste versus variabele overheadkosten in de tandheelkunde

Elke uitgave kan worden ingedeeld in vaste of variabele kosten. Vaste kosten zijn kosten die niet gemakkelijk kunnen worden gewijzigd, teruggedraaid of verlaagd - deze inflexibiliteit kan financiële druk uitoefenen op de rest van uw praktijk. Vooral omdat de tandheelkundige sector vaak te maken heeft met hoge vaste kosten. Toch is de rekensom eenvoudig: elke 1% die u bespaart op vaste kosten, levert 1% extra winst op.

Vaste kosten zouden 4 tot 7% van je productiekosten moeten uitmaken. Hieronder vallen huur, verzekeringen, belastingen en nutsvoorzieningen - de kosten waarvoor je niet kunt rondkijken of over een lagere prijs kunt onderhandelen.

Variabele kosten zijn de posten waar je die extra winstmarges kunt vinden - zoals loonkosten, laboratoriumkosten en verbruiksartikelen. Door het tekort aan arbeidskrachten en de 'Great Resignation' zijn kosten zoals de salarissen en lonen van mondhygiënisten zelfs verdubbeld. Maar het aannemen en opleiden van een vervanger kan nog duurder uitvallen.

Variabele kosten maken 45-55% van uw bedrijfskosten uit, en naarmate u gedetailleerder te werk gaat bij het bijhouden van uw kosten - salarissen, verbruiksartikelen, apparatuur, laboratoriumkosten - krijgt u meer inzicht in hoe u de kosten kunt verlagen en uw marges kunt verbeteren.

Stap 3. Bepaal uw ideale overheadpercentages

Aangezien variabele kosten verband houden met de productie, is het belangrijk om ze te bekijken in relatie tot de gegenereerde inkomsten. In een artikel voor Inside Dentistry benadrukt Richard P. Gangwisch, DDS, het belang van deze relatie: "Tandartsen moeten terughoudend zijn met het bezuinigen op kosten die uiteindelijk hun productie zouden kunnen beïnvloeden. Soms moet je geld uitgeven om geld te verdienen."

Zodra u een evenwichtig beeld hebt van de uitgaven, kunt u de sectorstandaarden voor overheadpercentages in ogenschouw nemen en proberen uw uitgavenverdeling daarop af te stemmen.

Aanbevolen overheadpercentages voor tandartspraktijken

Gangwisch zegt dat de kostenopbouw van uw tandartspraktijk er over het algemeen ongeveer zo uit zou moeten zien:

• Salarisverhoudingen: in totaal 20% tot 24%
• Laboratorium: 8% tot 10%
• Tandheelkundige benodigdheden: 5% tot 6%
• Korting: 4% tot 6% voor huurders; 5% tot 8% voor eigenaren
• Algemene administratieve kosten: 6% tot 10%
• Marketing: 2% tot 5%
• Salaris van een arts: 20% tot 25%
• Afschrijvingen, herinvesteringen en kapitaaluitgaven: 20% tot 25%

Stap 4. Stel een plan op en voer dit uit om de overheadpercentages van de tandartspraktijk te verlagen

Zodra u inzicht heeft in uw kosten, kunt u zich richten op winst. Hoe u uw kosten beheert, heeft een directe invloed op de winst, en hoewel het voor de hand lijkt te liggen, is het de moeite waard om te benadrukken: alleen winstgevende praktijken blijven bestaan. Het aanpakken van overmatige uitgaven en het verlagen van de overheadkosten is het onderdeel van het management dat ervoor zorgt dat u winstgevend blijft. Gangwisch zegt dat tandartspraktijken hun overheadkosten kunnen verlagen door een aantal concrete stappen te volgen:

• Houd de effectiviteit van marketinguitgaven bij en schrap de uitgaven die te weinig opleveren.
• Overweeg om opnieuw over je huurovereenkomst te onderhandelen als je bereid bent je voor een langere periode te binden.
• Vergelijk laboratoriumprijzen - waarbij kwaliteit altijd voorop staat.
• Vraag offertes aan bij verschillende verzekeringsmaatschappijen om te zien of u op uw premie kunt besparen.
• Vergelijk de kosten van wegwerpartikelen met die van niet-wegwerpartikelen die effectief in de autoclaaf kunnen worden gesteriliseerd.
• Onderzoek welke besparingen u kunt realiseren door voor al uw benodigdheden bij één leverancier in te kopen.
• Gebruik een voorraadbeheersysteem waarmee je ervoor zorgt dat je altijd beschikt over wat je nodig hebt, zonder dat je te veel op voorraad hebt.
• Betaal rekeningen op tijd om financieringskosten te vermijden die snel kunnen oplopen.
• Zorg voor een stabiele kasstroom door middel van een effectief incassobeleid en kredietmogelijkheden voor patiënten die moeite hebben om te betalen.

Onthoud goed: het is duurder om een nieuwe klant te werven - met alles wat daarbij komt kijken aan marketing, klantenwerving en zakelijke relaties - dan om een bestaande klant te behouden. En aangezien aanbevelingen een enorme drijvende kracht zijn achter de tandheelkundige sector, is het van cruciaal belang dat het verlagen van de kosten niet ten koste gaat van de patiëntervaring.

Een hoog moreel onder het personeel leidt tot patiënttevredenheid - probeer geen bezuinigingen door te voeren die het werk van je medewerkers bemoeilijken. Als je iemand werk uit handen kunt nemen, overweeg dat dan. Bekijk uw werkprocessen en hulpmiddelen kritisch en vraag uzelf af: zijn er gebieden waar u veranderingen kunt doorvoeren om de efficiëntie te verbeteren? Houd ook rekening met wachttijden. Slechts 37% van de jongere patiënten is tevreden over de wachttijd bij hun huidige tandarts. Hoe kunt u deze trouwe patiënten tevreden houden en ervoor zorgen dat ze terugkomen met digitale tandheelkundige hulpmiddelen die de behandelduur verkorten en werkprocessen vereenvoudigen? Als u al digitale hulpmiddelen zoals een intraorale scanner gebruikt, is uw laboratorium dan volledig geoptimaliseerd voor het gebruik van digitale scans?

Stap 5. Breng het nieuwe plan onder de aandacht van je team

Als iedereen op kantoor begrijpt waarom je dit plan hebt opgesteld, kunnen ze je beter ondersteunen. Houd regelmatig teamvergaderingen om de voortgang te bespreken en vraag iedereen in je team om feedback. Zij kunnen misschien zwakke punten in je workflow, toeleveringsketen of laboratoriumprocessen signaleren die je over het hoofd hebt gezien. Door iedereen aan te moedigen om zich uit te spreken en mee te werken aan het verlagen van de overheadkosten, toon je het leiderschap dat je team nodig heeft om het bedrijf te helpen slagen.

Stap 6. Bekijk alle opties met een open blik

In plaats van je te verzetten tegen de leercurve die gepaard kan gaan met nieuwe technologie , zoals een digitale tandheelkundige scanner, kun je deze beter omarmen in de wetenschap dat het je op de lange termijn ten goede zal komen.

• Neem sterke kandidaten aan die kunnen multitasken. Richt je niet alleen op het werven van mensen met ervaring in een tandartspraktijk, maar bedenk ook welke andere ervaringen en vaardigheden een aanwinst kunnen zijn voor je praktijk. Als je bijvoorbeeld een vacature voor een receptionist hebt, overweeg dan een kandidaat met ervaring in klantenservice, die mogelijk ook kan helpen met socialemediamarketing. Op zoek naar een praktijkmanager die ervoor zorgt dat uw praktijk soepel draait? Overweeg dan iemand met de ervaring die u nodig hebt, en ook de computervaardigheden om uw systemen op orde te brengen en anderen te begeleiden wanneer ze ergens tegenaan lopen.
• Neem een doe-het-zelfmentaliteit aan. Uw kantoor staat vol met apparatuur die wel eens gerepareerd moet worden - en die servicebezoeken kunnen aardig in de papieren lopen. Er zijn wellicht eenvoudige reparatie- en onderhoudstaken waarvoor technici u kunnen opleiden.
• Haal het maximale uit technologie. Digitale tandheelkunde is niet meer wat het 20 jaar geleden was. Digitale hulpmiddelen en werkprocessen hebben een enorme ontwikkeling doorgemaakt. Deze hulpmiddelen helpen tandartspraktijken om zowel de patiëntenzorg als het bedrijfsresultaat te optimaliseren. In plaats van je te verzetten tegen de leercurve die nieuwe technologie met zich mee kan brengen, kun je deze beter omarmen in de wetenschap dat het je op de lange termijn ten goede komt. Als het je te overweldigend lijkt, zoek dan een partner op het gebied van digitale tandheelkunde die uitgebreide trainingen aanbiedt voor jou en je medewerkers.

Verlaging van de overheadkosten van tandartspraktijken

Een gedetailleerd overzicht van de overheadkosten van uw tandartspraktijk is de sleutel tot het verlagen van de kosten en het verhogen van de winst - en daarmee ook de sleutel tot de gezondheid van uw praktijk op de lange termijn. Het is niet eenvoudig om de kosten en baten van ogenschijnlijk eenvoudige variabelen in balans te houden, maar als u de bovenstaande stappen volgt (waarbij u de percentages als KPI's gebruikt) en u zich richt op efficiëntie, kunnen de overheadpercentages van uw tandartspraktijk in uw voordeel werken.

Variabele kosten, zoals verbruiksartikelen en verborgen kosten binnen die artikelen - bedenk eens hoe duur het is om voor elke patiënt laboratoriummateriaal te verzenden - kunnen u ertoe aanzetten om goedkopere en efficiëntere oplossingen te zoeken. Een oplossing zoals de intraorale scan van Dandy kan uw praktijk niet alleen helpen om wachttijden te verkorten en het comfort voor patiënten te verbeteren, maar ook om de tevredenheid van uw medewerkers te verhogen - een langetermijneffect dat de patiëntenbinding vergroot en het personeelsverloop vermindert. Het is mogelijk, en u kunt het ook - richt u gewoon op variabele kosten die leiden tot efficiëntie en tevredenheid, en de winst volgt vanzelf.