Typische taken van een praktijkmanager in een tandartspraktijk

Wat zijn de gebruikelijke taken van een praktijkmanager bij een tandartspraktijk?

Als patiënten terugdenken aan een positieve ervaring bij een tandartspraktijk, denken ze vaak aan de tandarts of mondhygiënist die hen heeft behandeld. Maar een positieve patiëntervaring begint al veel eerder: bij de praktijkmanager.

Een praktijkmanager werkt samen met zowel patiënten als medewerkers om een goed georganiseerde, positieve en gastvrije tandartspraktijk te runnen. Of u nu op zoek bent naar een praktijkmanager of uw huidige team beter wilt ondersteunen: als u weet hoe u praktijkmanager kunt worden en wat een effectieve praktijkmanager kenmerkt, kunt u de efficiëntie van uw praktijk en de patiëntervaring verbeteren.

De functieomschrijving: Praktijkmanager bij de tandarts - Basisprincipes

De taken en verantwoordelijkheden van een praktijkmanager kunnen enigszins verschillen, afhankelijk van de omvang van de praktijk. Zo zal de praktijkmanager in een grotere praktijk wellicht vaker taken delegeren, terwijl hij of zij in kleinere praktijken juist een meer hands-on aanpak hanteert.

Tot de typische taken van een praktijkmanager in een tandartspraktijk behoren:

• Inwerken en inroosteren van personeel
• Het inplannen van afspraken voor patiënten
• Communiceren met patiënten
• De dagelijkse leiding van het kantoor.

We zullen zo meteen uitleggen hoe elk van die taken er precies uitziet.

Kenmerken van een succesvolle praktijkmanager in de tandheelkunde

Hoewel allerlei soorten mensen en persoonlijkheden succesvol kunnen zijn als officemanager, hebben ze doorgaans een aantal kernkenmerken gemeen.

Deze kenmerken zijn onder andere:

• Betrouwbare leidinggevende - Uit onderzoek blijkt dat betrouwbaarheid de belangrijkste eigenschap is die werknemers in leidinggevenden waarderen. Op de lange termijn hebben werknemers liever een baas die hen flink uitdaagt en achter hen staat, dan een baas die misschien minder van hen vraagt, maar op wie ze in moeilijke professionele of persoonlijke situaties niet kunnen vertrouwen.
• Proactieve probleemoplosser - Of het nu gaat om het vinden van een efficiëntere manier om afspraken in te plannen of het ter plekke oplossen van een planningsprobleem: de beste praktijkmanager in de tandheelkunde denkt buiten de gebaande paden om problemen proactief op te lossen zodra ze zich voordoen.
• Duidelijke communicator - Zowel in hun rol als manager die met het personeel communiceert als in hun rol als vertegenwoordiger van de praktijk die met patiënten communiceert, brengen managers van tandartspraktijken veel tijd door met het praten met mensen. Als zij duidelijk, direct en positief kunnen communiceren, komt dat de hele praktijk ten goede. Bovendien blijkt uit onderzoek dat patiënten hun ervaring hoger waarderen wanneer de professionals die zij tijdens hun bezoek ontmoeten, bereid zijn om te luisteren, begrip te tonen en de tijd nemen om duidelijk met hen te communiceren.
• Een oog voor detail - Van het tijdig nabestellen van essentiële tandartspraktijkapparatuur en kantoorbenodigdheden tot het bijhouden van ieders agenda's: de beste praktijkmanagers van tandartspraktijken zetten duidelijke organisatiesystemen op, zodat zij - en ook hun collega's - nooit een belangrijk detail over het hoofd zien.

Hoewel sommige mensen van nature over deze eigenschappen beschikken, is het ook mogelijk om ze te ontwikkelen. Het kan dus de moeite waard zijn om je huidige administratieve medewerkers te helpen zich op deze gebieden verder te ontwikkelen, totdat ze klaar zijn om de rol van officemanager op zich te nemen. Als je voor deze aanpak kiest, kennen ze de ins en outs van je tandartspraktijk al.

Typische taken van een praktijkmanager in een tandartspraktijk

Zoals hierboven al is vermeld, kunnen de taken van een praktijkmanager variëren, afhankelijk van de omvang van de praktijk en de specifieke sterke punten van je medewerkers.

Tot de taken van een praktijkmanager in een tandartspraktijk behoren doorgaans:

• Communiceren met patiënten - Of ze nu rechtstreeks met patiënten communiceren of leiding geven aan een team van receptionisten, praktijkmanagers helpen bij het inplannen van afspraken voor patiënten, beantwoorden vragen van patiënten en zorgen indien nodig voor de opvolging na een afspraak. Daarnaast beheren ze de patiëntendossiers.
• Marketing gericht op potentiële patiënten - Als onderdeel van zijn of haar rol bij het beheer van de communicatie met patiënten kan een praktijkmanager ook marketingactiviteiten uitvoeren of begeleiden, zoals het beheren van een socialemedia-account van de praktijk of het opstellen van een nieuwsbrief, als strategieën om patiënten te behouden.
• Inwerken en roosteren van personeel - In kleinere praktijken kan een praktijkmanager bepaalde HR-taken op zich nemen, zoals het aannemen van nieuwe medewerkers en het regelen van verlof. Praktijkmanagers kunnen ook helpen bij het inwerken van nieuwe medewerkers en het opstellen van bijgewerkte roosters.
• Bedrijfs- en financieel beheer - Afhankelijk van de behoeften van de praktijk voeren praktijkmanagers een breed scala aan taken uit op het gebied van praktijkbeheer, waaronder het bestellen van benodigdheden en het onderhoud van de gebruikte IT-systemen. Stel bijvoorbeeld dat u geen eigen boekhouder heeft voor de facturering. In dat geval zorgt uw praktijkmanager ervoor dat het personeel zijn salaris ontvangt, leveranciers worden betaald en patiënten en verzekeraars hun facturen ontvangen.

De praktijkmanager speelt ook een cruciale rol bij het bepalen van de sfeer in de praktijk. Als managers blijk geven van een 'dat lukt wel'-houding, de bereidheid om hun team te helpen, toewijding aan hun klanten en kalmte onder druk, dan geven ze daarmee het goede voorbeeld en kunnen ze andere medewerkers in de praktijk inspireren om ook het beste van zichzelf te geven. Hieronder volgen enkele tips om uit te groeien tot een uitstekende praktijkmanager.

Maak je tandartspraktijk efficiënter met Dandy

Met de nieuwste ontwikkelingen in de tandheelkunde, zoals de intraorale scanner, helpen wij u bij Dandy efficiëntere manieren te vinden om uw praktijk soepel te laten draaien. Als eerste volledig digitale tandtechnische laboratorium helpen wij u uw tandartspraktijk naar een hoger niveau te tillen door het gehele proces te digitaliseren bij de vervaardiging van kronen en bruggen, prothesen, implantaten, gedeeltelijke prothesen, nachtbeugels en aligners.

De resultaten spreken voor zich: bij Dandy-praktijken wordt gemiddeld $30.000 aan initiële besparingen gerealiseerd, is de doorlooptijd 76% korter en is het aantal herbewerkingen met 89% afgenomen.

Als het gaat om ondersteuning van uw team, van officemanagers tot tandartsen, kunt u bij Dandy terecht.

Bronnen:

Forbes. Functieomschrijving Office Manager (2022): tips en voorbeelden. https://www.forbes.com/advisor/business/office-manager-job-description/

International Journal of Electronic Business Management. HET BELANG VAN VERTROUWEN IN DE RELATIE TUSSEN MANAGER EN MEDEWERKER. https://www.researchgate.net/publication/319130798_THE_IMPORTANCE_OF_TRUST_IN_MANAGER-EMPLOYEE_RELATIONSHIPS

Tandartsvereniging van Nova Scotia. Communicatie met patiënten: een gids voor tandartsen. https://www.cda-adc.ca/_files/practice/practice_management/patient_communications/guides/dentalguide-ns.pdf