Samenvatting
Dental Care Alliance (DCA) exploiteert meer dan 400 praktijken in de Verenigde Staten, wat neerkomt op een jaarlijks uitgavenbedrag van 35,8 miljoen dollar aan externe laboratoriumdiensten. Vóór de komst van Dandy waren die uitgaven verdeeld over 403 verschillende laboratoriumleveranciers – een situatie die toezicht vrijwel onmogelijk maakte.
Nadat DCA Dandy had gekozen als Diamond Preferred-partner, kreeg het bedrijf echt inzicht in de prestaties van het laboratorium. Via de Dandy Hub kan de organisatie nu de prestaties per dossier volgen, de oorzaken van herhalingsonderzoeken achterhalen en direct ingrijpen wanneer er zich problemen voordoen.
In zes maanden tijd heeft Dandy meer dan 160 intraorale scanners in 147 praktijken geïnstalleerd. In die periode is het ordervolume met een factor 13 toegenomen, terwijl de processen transparant en traceerbaar bleven. Met behulp van Dandy Hub konden klinische leidinggevenden de acceptatiegraad van de scanners per praktijk en zorgverlener volgen, terwijl bedrijfsleiders in realtime konden zien welke effecten de laboratoriumconsolidatie had.
De uitdaging
Op grote schaal opereren zonder inzicht
Naarmate DCA door overnames groeide, raakte hun laboratoriumnetwerk steeds meer versnipperd. Meer dan 400 praktijken werkten samen met ongeveer evenveel laboratoria, die elk hun eigen normen, tarieven en werkwijzen hanteerden. In de praktijk leidde dit tot wisselende kwaliteit, beperkte onderhandelingsmacht en zeer weinig mogelijkheden om resultaten tussen verschillende locaties te vergelijken.
Eerdere pogingen tot consolidatie waren al mislukt. DCA had programma’s voor voorkeursleveranciers ingevoerd die bedoeld waren om de prijsstelling te verbeteren, maar clinici bleven gewoon samenwerken met de laboratoria die ze vertrouwden, ongeacht de afspraken op bedrijfsniveau.
Bovendien leverden de laboratoria van DCA ofwel geen rapportages, ofwel rapporteerden ze hoge herhalingspercentages zonder dat daar een duidelijke methodologie achter zat. De cijfers kwamen niet overeen met wat zorgverleners dagelijks in de praktijk zagen, waardoor het moeilijk was om teams te begeleiden, problemen op te sporen of leveranciers ter verantwoording te roepen.
Hoewel de labpartners tijdens het verkoopproces vaak transparantie beloofden, kwam die in de praktijk zelden tot stand.
"Het was een puinhoop, en het lag overal op tafel."
– Dan Gast, vicepresident Inkoop bij DCA
De oplossing
Een systeem dat gegevens bruikbaar maakt
Om deze problemen aan te pakken, maakte DCA gebruik van de Dandy Hub, een gecentraliseerd platform dat prestatiegegevens in realtime weergeeft.
Voor het eerst kreeg DCA inzicht in alle dossiers die binnen het netwerk waren ingediend, waarbij de percentages herzieningen waren uitgesplitst per kantoor, per zorgverlener en per reden. De statistieken waren niet abstract of gebaseerd op eigen opgave, maar waren rechtstreeks gekoppeld aan gegevens op dossierniveau.
Inkoopteams zouden de prestaties van leveranciers kunnen toetsen aan hun toezeggingen; de financiële afdeling zou uitgaven en trends kunnen analyseren; en klinische leidinggevenden zouden verschillen tussen vestigingen kunnen signaleren en deze informatie kunnen gebruiken om zorgverleners te begeleiden. In plaats van rapporten handmatig samen te stellen, zouden teams op elk gewenst moment toegang hebben tot deze inzichten.
VAN SKEPTICISME NAAR AANVAARDING
Clayton Russell, vicepresident Strategische Operaties bij DCA, stond aanvankelijk sceptisch tegenover Dandy. Na jarenlang op grote schaal relaties met laboratoria te hebben beheerd, had hij genoeg leveranciers gezien die een nieuw soort partnerschap beloofden – om vervolgens tekort te schieten zodra het contract was getekend. Russells perspectief veranderde toen hij met het platform ging werken. Wanneer zorgverleners hun zorgen uitten over de kwaliteit van het laboratorium, konden teams daadwerkelijke casusgeschiedenissen bekijken en gegevens opnieuw genereren – waardoor bewijs werd ingebracht in gesprekken die voorheen op meningen waren gebaseerd. Die verschuiving maakte het gemakkelijker om de onderliggende oorzaken te identificeren en problemen op te lossen.
“Het gaat niet alleen om: ‘Hier zijn de gegevens.’ Het gaat erom: ‘Wat kunnen we ermee doen?’”
– Clayton Russell, vicepresident Strategische Operaties
EEN SAMENWERKING DIE VERDER GAAT DAN ALLEEN SOFTWARE
Dandy heeft fors geïnvesteerd in het stimuleren van de acceptatie binnen het netwerk van DCA. Meer dan 750 zorgverleners zijn getraind via praktische introductietrainingen, waarbij meer dan 500.000 dollar aan opleidingsmiddelen is geïnvesteerd. Dandy heeft meer dan 160 scanners geïnstalleerd, 150.000 dollar aan laboratoriumtegoed verstrekt en meer dan 100.000 dollar bijgedragen aan evenementensponsoring.
Die investeringen hebben bijgedragen aan het wegnemen van drempels op de werkvloer, waar de implementatie uiteindelijk plaatsvindt. Zorgverleners konden werkprocessen testen, vertrouwen opbouwen en digitale processen integreren zonder dat dit in het begin grote risico’s met zich meebracht.
Tegelijkertijd nam Dandy het voortouw bij het beheer van de prestaties. Wanneer de Hub een probleem signaleert – zoals een hoog percentage herhalingsopdrachten bij een bepaald kantoor – gaat het team van Dandy op onderzoek uit, stelt het de onderliggende oorzaken vast en biedt het gerichte ondersteuning, vaak nog voordat DCA hoeft in te grijpen.
“Dandy is een betrouwbare partner. Ze leveren uitstekende ondersteuning aan de kantoren. Het is prettig om met Dandy samen te werken”
– Dan Gast, VP Inkoop
Het resultaat
Zichtbaarheid wordt een troef
Nu de Hub operationeel is, is DCA overgestapt van reactief leveranciersbeheer naar een proactiever, datagestuurd model.
Er zijn nu 147 praktijken die actief via Dandy bestellen, waarbij de acceptatie vooral wordt gestimuleerd door de vraag van zorgverleners en niet zozeer door verplichte voorschriften. Het management kan de acceptatiegraad van de scanners nauwlettend volgen en de herverwerkingspercentages zijn volledig transparant, worden in realtime bijgehouden en zijn gekoppeld aan gedocumenteerde oorzaken.
Ook de interne werkprocessen zijn verbeterd. De crediteurenadministratie kan de facturering centraal beheren; het management heeft op elk moment toegang tot rapportages; en inkoopteams kunnen de prestaties continu volgen in plaats van achteraf.
Vooruitblik
Voor DCA is het gesprek verschoven: van de vraag of er gegevens bestaan naar de vraag hoe deze kunnen worden gebruikt.
De organisatie werkt momenteel samen met Dandy aan de ontwikkeling van nieuwe KPI’s die verder gaan dan alleen de laboratoriumprestaties, zoals de invloed van het gebruik van scanners op de doorlooptijd en de vraag of die capaciteit zich vertaalt in extra inkomsten uit patiënten.
Die verschuiving weerspiegelt een bredere ontwikkeling binnen het partnerschap: een verschuiving van leveranciersbeheer naar gezamenlijke probleemoplossing.
“Je kunt naar de Dandy Hub gaan; daar vind je al je statistieken, je KPI’s, je herproducties en al je vestigingen. Niemand anders heeft dat.”
– Dan Gast, VP Inkoop
