Wat zijn de gebruikelijke taken van een praktijkmanager bij een tandartspraktijk?
Als patiënten terugdenken aan een positieve ervaring bij de tandarts, denken ze vaak aan de tandarts of mondhygiënist die hen heeft behandeld. Maar een positieve patiëntervaring begint al veel eerder: bij de praktijkmanager.
Een praktijkmanager werkt samen met zowel patiënten als medewerkers om een goed georganiseerde, positieve en gastvrije tandartspraktijk te runnen. Of u nu op zoek bent naar een praktijkmanager of uw huidige team beter wilt ondersteunen: als u weet hoe u praktijkmanager kunt worden en wat een effectieve praktijkmanager kenmerkt, kunt u de efficiëntie van uw praktijk en de ervaring van uw patiënten verbeteren.
De functieomschrijving: Praktijkmanager tandheelkunde voor beginners
De taken en verantwoordelijkheden van een praktijkmanager kunnen enigszins verschillen, afhankelijk van de omvang van de praktijk. Zo zal een praktijkmanager in een grotere praktijk wellicht vaker taken delegeren, terwijl hij of zij in kleinere praktijken juist een meer hands-on aanpak hanteert.
Tot de typische taken van een praktijkmanager in de tandheelkunde behoren:
- Inwerken en inroosteren van personeel
- Het inplannen van afspraken voor patiënten
- Communiceren met patiënten
- De dagelijkse leiding van het kantoor.
We zullen zo meteen uitleggen hoe elk van die taken eruitziet.
Kenmerken van een succesvolle praktijkmanager in de tandheelkunde
Hoewel allerlei soorten mensen en persoonlijkheden succesvol kunnen zijn als officemanager, hebben ze doorgaans een aantal kernkenmerken gemeen.
Deze kenmerken zijn onder meer:
- Een betrouwbare leidinggevende – Uit onderzoek blijkt dat betrouwbaarheid de belangrijkste eigenschap is die werknemers in leidinggevenden waarderen. Op de lange termijn geven werknemers de voorkeur aan een baas die hen flink uitdaagt en hen steunt, boven een baas die misschien minder van hen vraagt, maar op wie ze in moeilijke professionele of persoonlijke situaties niet kunnen vertrouwen.
- Proactieve probleemoplosser – Of het nu gaat om het vinden van een efficiëntere manier om afspraken in te plannen of het direct oplossen van een planningsprobleem: de beste praktijkmanager denkt buiten de gebaande paden om problemen proactief op te lossen zodra ze zich voordoen.
- Duidelijke communicator – Zowel in hun rol als manager die met het personeel communiceert als in hun rol als vertegenwoordiger van de praktijk die met uw patiënten communiceert, brengen praktijkmanagers veel tijd door met praten. Als zij duidelijk, direct en positief kunnen communiceren, komt dat de hele praktijk ten goede. Bovendien blijkt uit onderzoek dat patiënten hun ervaring hoger waarderen wanneer de professionals die zij tijdens hun bezoek ontmoeten, bereid zijn om te luisteren, begrip te tonen en de tijd nemen om duidelijk met hen te communiceren.
- Een nauwgezette organisator – Van het tijdig bijbestellen van essentiële tandartspraktijkapparatuur en kantoorbenodigdheden tot het bijhouden van ieders agenda’s: de beste praktijkmanagers zetten duidelijke organisatiesystemen op, zodat zij – en hun collega’s – nooit een belangrijk detail over het hoofd zien.
Hoewel sommige mensen deze eigenschappen van nature bezitten, is het ook mogelijk om ze aan te leren. Het kan dus de moeite waard zijn om uw huidige administratief medewerkers op deze gebieden verder te ontwikkelen, totdat ze klaar zijn om de functie van officemanager op zich te nemen. Als u voor deze aanpak kiest, zijn ze bovendien al volledig op de hoogte van de ins en outs van uw tandartspraktijk.
Typische taken van een praktijkmanager in een tandartspraktijk
Zoals hierboven vermeld, kunnen de taken van een praktijkmanager variëren naargelang de omvang van de praktijk – en de specifieke sterke punten van uw medewerkers.
Tot de taken van een praktijkmanager in de tandheelkunde behoren doorgaans:
- Communicatie met patiënten – Of ze nu rechtstreeks met patiënten communiceren of leiding geven aan een team van receptionisten, praktijkmanagers helpen bij het inplannen van afspraken, beantwoorden vragen van patiënten en zorgen indien nodig voor de follow-up na een afspraak. Daarnaast beheren ze de patiëntendossiers.
- Marketing gericht op potentiële patiënten – Als onderdeel van zijn of haar taken op het gebied van patiëntencommunicatie kan een praktijkmanager ook marketingactiviteiten leiden of begeleiden, zoals het beheren van de socialemedia-accounts of de nieuwsbrief van de praktijk, als onderdeel van strategieën om patiënten te behouden.
- Inwerken en roosteren van personeel – In kleinere praktijken kan een praktijkmanager bepaalde HR-taken op zich nemen, zoals het aannemen van nieuwe medewerkers en het regelen van verlof. Praktijkmanagers kunnen ook helpen bij het inwerken van nieuwe medewerkers en het opstellen van bijgewerkte roosters.
- Bedrijfs- en financieel beheer – Afhankelijk van de behoeften van de praktijk voeren praktijkmanagers een breed scala aan diverse managementtaken uit, waaronder het bestellen van voorraden en het onderhoud van de gebruikte IT-systemen. Stel bijvoorbeeld dat u geen interne boekhouder heeft voor de facturering. In dat geval zorgt uw praktijkmanager ervoor dat het personeel zijn salaris ontvangt, leveranciers worden betaald en patiënten en verzekeraars hun facturen ontvangen.
De praktijkmanager speelt ook een cruciale rol bij het bepalen van de sfeer in de praktijk. Als managers blijk geven van een ‘we-kunnen-het’-mentaliteit, bereidheid om hun team te helpen, toewijding aan hun klanten en kalmte onder druk, dan geven ze daarmee het goede voorbeeld en kunnen ze andere medewerkers in de praktijk inspireren om ook het beste van zichzelf te geven. Hier volgen enkele tips om uit te groeien tot een uitstekende praktijkmanager.
Maak uw tandartspraktijk efficiënter met Dandy
Dankzij innovaties in de tandheelkunde, zoals de intraorale scanner, helpen wij u bij Dandy efficiëntere manieren te vinden om uw praktijk soepel te laten draaien. Als eerste volledig digitale tandtechnisch laboratorium helpen wij u uw tandartspraktijk naar een hoger niveau te tillen door het gehele proces te digitaliseren bij het vervaardigen van kronen en bruggen, kunstgebitten, implantaten, partiële prothesen, nachtbeugels en aligners.
De resultaten spreken voor zich: praktijken die Dandy gebruiken, realiseren gemiddeld een besparing van 30.000 dollar bij de eerste bestelling, een 76% snellere levering en een afname van 89% in het aantal herbestellingen.
Als het gaat om ondersteuning van uw team, van officemanagers tot tandartsen, kunt u bij Dandy terecht.
Bronnen:
Forbes. Functieomschrijving Office Manager (2022): tips en voorbeelden. https://www.forbes.com/advisor/business/office-manager-job-description/
International Journal of Electronic Business Management. HET BELANG VAN VERTROUWEN IN DE RELATIE TUSSEN MANAGER EN WERKNEMER. https://www.researchgate.net/publication/319130798_THE_IMPORTANCE_OF_TRUST_IN_MANAGER-EMPLOYEE_RELATIONSHIPS
Tandartsvereniging van Nova Scotia. Communicatie met patiënten: een gids voor tandartsen. https://www.cda-adc.ca/_files/practice/practice_management/patient_communications/guides/dentalguide-ns.pdf
