KPI's voor tandartspraktijken: wat moet je bijhouden en hoe?

Als u eigenaar bent van een tandartspraktijk, deze runt of er als partner bij betrokken bent, bent u verantwoordelijk voor zowel de gezondheid van uw patiënten als voor uw bedrijf. In de tandheelkunde betekent succes, net als in elke andere sector, groei. Maar u hebt geen bedrijfsopleiding gevolgd - hoe kunt u dan weten wat praktijkgroei precies inhoudt, laat staan hoe u die kunt bevorderen?

KPI's, oftewel Key Performance Indicators, zijn maatstaven die aangeven hoe effectief een bedrijf of organisatie is in het behalen van haar doelstellingen. KPI's helpen een beeld te schetsen van zowel de algehele gezondheid van het bedrijf als de rol van de afzonderlijke onderdelen ervan, waardoor de eigenaar of leidinggevende een concrete basis krijgt voor het ontwikkelen van een doorlopende strategie. KPI's kunnen verschillen, afhankelijk van de branche waarin een bedrijf actief is, de specifieke doelstellingen en de risico's en kansen. KPI's voor tandartspraktijken kunnen worden bijgehouden en visueel weergegeven met behulp van een tandheelkundig KPI-dashboard. Door cruciale KPI's voor tandartspraktijken te identificeren en te monitoren, kunt u de uitdagingen voor groei aanpakken en de voortgang naar uw doelstellingen een flinke impuls geven.

Hieronder vindt u een lijst met zes essentiële KPI's voor tandartspraktijken die u in uw eigen praktijk zou moeten toepassen. Of u nu ambities hebt om uw klantenbestand uit te breiden, de naamsbekendheid te vergroten, nieuwe markten te betreden, uw product- en/of dienstenaanbod te diversifiëren, of een combinatie van deze doelstellingen nastreeft - zelfs als u simpelweg de algehele efficiëntie van uw bedrijf wilt optimaliseren - KPI's effenen de weg vooruit.

Aantal actieve patiënten

Het aantal patiënten waarvoor momenteel een afspraak is ingepland, is een cruciale tandheelkundige indicator die dagelijks centraal moet staan op uw tandheelkundige KPI-dashboard. Door uw jaarlijkse productie- en incassocijfers te analyseren en deze te delen door het aantal actieve patiënten, kunt u de gemiddelde waarde voor elk van deze cijfers berekenen. Zo wordt duidelijk waarom het behoud van tandheelkundige patiënten de basis van uw praktijk vormt, hoe schadelijk elk geval van verloop voor uw bedrijf is en waarom elke patiënt in uw bestand zonder geplande afspraak een potentieel verlies vertegenwoordigt.

Aangezien de kosten voor het werven van nieuwe patiënten tussen de $150 en $300 liggen, is het belangrijk om uw bestaande patiëntenbestand optimaal te benutten. In het ideale geval zou groei betekenen dat 98% van de patiënten te allen tijde een afspraak heeft, maar een realistische doelstelling van 95% levert nog steeds positieve resultaten op. U kunt dit percentage verbeteren door:

• Het zorgvuldig bijhouden van patiënten met achterstallige afspraken, inactieve patiënten en actieve patiënten
• Elke patiënt proactief inplannen om inactiviteit te voorkomen (een volgende afspraak inplannen voordat een patiënt zijn huidige afspraak heeft verlaten)
• Gebruikmaken van meerdere communicatiekanalen om doelgroepen te bereiken, zoals mailings, e-mails, sms'jes, telefoontjes, enz.

Na deze inspanning kunt u het aantal patiënten waarmee dagelijks contact is gelegd, vergelijken met het aantal patiënten dat is gereactiveerd, d.w.z. die na een periode van inactiviteit weer afspraken maken en op die afspraken verschijnen. Door nauwkeurig bij te houden welke contactmethoden het beste werken, kunt u uw middelen ook efficiënter inzetten. Streef ernaar om 85% van de inactieve patiënten te reactiveren. Het is ook goed om te weten dat inactieve patiënten geen vrienden en familie naar uw praktijk doorverwijzen; uitstekend werk leveren voor een groter aantal patiënten is de voordeligste vorm van reclame voor uw praktijk.

Aanvaarding van de zaak

De acceptatiegraad van behandelingen is een cruciale indicator in de tandheelkunde, aangezien deze een directe invloed heeft op de productie, omzet, incasso en winst. Uit nationale gemiddelden blijkt dat de acceptatiegraad bij bestaande patiënten tussen de 50 en 60% ligt en bij nieuwe patiënten tussen de 25 en 35%. U wilt die kleine kronkelige lijntjes op uw tandheelkundige KPI-dashboard omhoog zien schieten door de acceptatiegraad voor nieuwe patiënten te verdubbelen en die voor bestaande patiënten op te krikken tot 85-90%. Dat klinkt misschien intimiderend, maar gelukkig kosten de meeste hulpmiddelen die u nodig hebt om betekenisvolle verandering te bewerkstelligen niets meer dan een gezamenlijke inspanning.

Als uit de gegevens blijkt dat 85% van de gevallen waarin de behandeling werd aanvaard, voornamelijk te danken was aan de emotionele reactie van de patiënten, dan is het duidelijk dat het succes van dit initiatief rechtstreeks samenhangt met duidelijke communicatie, de omgang met patiënten en vertrouwen.

Dandy biedt uitgebreide strategieën om de acceptatiegraad van tandheelkundige behandelingen te verhogen, maar kort gezegd moet u streven naar:

• Stimuleer de betrokkenheid van patiënten bij hun behandeling
• Geef bij elke stap van de behandeling een uitgebreide uitleg
• Gebruik eenvoudige taal
• Gebruik visuele hulpmiddelen (zoals een welzijnsscan) om uw patiënten te informeren en te ondersteunen
• Benader elk geval met inlevingsvermogen
• Moedig je team aan om het aannemen van zaken prioriteit te geven

Het creëren van een patiëntgerichte omgeving is van cruciaal belang, aangezien het comfort en het vertrouwen van de patiënt meetbare gevolgen hebben voor uw bedrijfsresultaten. Door deze tandheelkundige indicator bij te houden via een tandheelkundig KPI-dashboard kunt u de efficiëntie van de behandelingen verbeteren. U kunt dan namelijk binnen de beperkingen van de productiekosten, de budgetten van de patiënten en de verzekeringsverplichtingen werken om zo de kansen optimaal te benutten.

Het is ook zeker het vermelden waard dat uit gegevens blijkt dat de acceptatie van behandelingen en de algehele patiënttevredenheid positief gecorreleerd zijn met zowel het gebruik van visuele hulpmiddelen als de toepassing van nieuwe technologie. Veel tandartsen hebben melding gemaakt van het aantoonbare effect van de 'wow'-factor wanneer ze patiënten digitale scans en 3D-modellen laten zien die met een intraorale scanner zijn gemaakt. Patiënten die voor-en-na-scans met positieve resultaten posten, vormen een slimme, gratis vorm van reclame, vooral als uw praktijk een account heeft om te @-vermelden of te taggen.

Productie

De omzet wordt algemeen beschouwd als een fundamentele KPI voor tandartspraktijken; deze fungeert niet alleen als een belangrijke graadmeter voor de gezondheid van de praktijk, maar ook als maatstaf voor andere KPI's. De omzet wordt gedefinieerd als het gemiddelde bedrag dat een tandartspraktijk verwacht te ontvangen gedurende een bepaalde periode.

De productie-KPI's voor uw tandartspraktijk kunnen worden onderverdeeld in verschillende subcategorieën, waaronder de productie per mondhygiënist, tandarts en patiënt, en binnen specifieke datumbereiken. Elk daarvan biedt waardevolle inzichten in verschillende aspecten van de prestaties van uw praktijk. Deze onderverdelingen kunnen u helpen bij het identificeren van verbeterpunten, maar ze kunnen u ook ondersteunen bij andere belangrijke analyses, zoals het verlagen van de overheadkosten of het berekenen van de omzet.

Daarnaast zorgen verschillende factoren, zoals verzekeringen of samenwerkingsverbanden, ervoor dat de berekening van uw productie afwijkt van die van andere praktijken. Het vaststellen, begrijpen en verbeteren van deze tandheelkundige maatstaf is essentieel om de groei van uw praktijk te stimuleren; er zijn maar weinig andere manieren om de waarde van verschillende aspecten van uw bedrijf te kwantificeren.

Omzet

Hoewel de bruikbaarheid ervan als KPI van fundamenteel belang is, bestaat er in feite geen eenduidige definitie van omzet. De maatstaf kan op verschillende manieren worden gedefinieerd met een vergelijkbaar effect, om verschillende redenen die afhankelijk zijn van een aantal variabelen. Sommige praktijken vinden het nuttig om omzet gelijk te stellen aan de totale geaggregeerde productie, terwijl andere omzet zien als geïnde bedragen of ontvangen betalingen. Het kan helpen om omzet in wezen te beschouwen als alle inkomsten die uw praktijk genereert vóór aftrek van kosten. Omzet moet echter niet worden gezien als één enkel getal met één vaste referentie; er zijn vier belangrijke bronnen van omzet voor tandartspraktijken die u op uw tandheelkundige KPI-dashboard kunt bijhouden:

• Betalingen van klanten
• Verzekeringsuitkeringen
• Rente op verplichtingen
• Vergoedingen

Er zijn tal van factoren die een aanzienlijke invloed kunnen hebben op de manier waarop de omzet in uw bedrijfsberekeningen wordt meegenomen, met name bij het vaststellen van doelstellingen; patiëntenfinanciering, verzekeringen en de manier waarop u de omzet zelf hebt ingedeeld, spelen allemaal een rol. Hoe u de omzet voor uw praktijk ook definieert, houd rekening met twee cruciale aspecten: de omzet geeft het totale inkomen weer dat wordt gegenereerd door de primaire activiteiten van uw praktijk, en er worden geen kosten of uitgaven in mindering gebracht die verband houden met de bedrijfsvoering.

Winst

Het bijhouden van de winst is, zoals te verwachten, een cruciale KPI om in de gaten te houden. Winst, nettowinst of je nettoresultaat kan eenvoudig worden gedefinieerd als de totale opbrengst na aftrek van de kosten. Er zijn veel complexe factoren die van invloed zijn op de berekening van je winst. Denk bijvoorbeeld aan het oude, paradoxale maar niettemin treffende gezegde: "Je moet geld uitgeven om geld te verdienen." Een goed begrip van welke factoren precies van invloed zijn op uw nettowinst en het algemene nut daarvan, zal leiden tot slimme besluitvorming, zoals investeren in nieuwe, efficiëntieverhogende technologie die zichzelf terugverdient, de winst verhoogt en de waarde van uw praktijk vergroot. Elke zakelijke beslissing zou in de basis gericht moeten zijn op het verbeteren van uw nettowinst.

Overhead

Overheadkosten zijn alle kosten die tijdens de bedrijfsvoering worden gemaakt en behoren tot de belangrijkste KPI's die nauwlettend in de gaten moeten worden gehouden. Het terugdringen van de overheadkosten kan zelfs een even positief effect op uw bedrijf hebben als het verhogen van de winst. Op uw tandheelkundige KPI-dashboard dient u de overheadkosten in twee categorieën in te delen:

Vaste overheadkosten zijn alle kosten die van maand tot maand niet veranderen. De ADA adviseert om de vaste overheadkosten te beperken tot 4-7% van de totale productie. Voorbeelden van vaste overheadkosten zijn:

• Huur
• Salarissen van het personeel
• Belastingen
• Verzekering

Variabele overheadkosten zijn alle kosten die kunnen variëren afhankelijk van de bedrijfsactiviteit. De door de ADA aanbevolen bandbreedte ligt tussen 45 en 55% van de totale productie. Voorbeelden van variabele overheadkosten zijn:

• Kantoor- en tandheelkundige benodigdheden
• Marketingkosten
• Verzend- en logistieke kosten
• Laboratoriumkosten

Vaste overheadkosten zijn moeilijk te wijzigen, terug te draaien of te verlagen, wat een voortdurende druk op de bedrijfsprestaties legt, vooral als je bedenkt dat de mediane overheadkosten van een tandartspraktijk 75% van de inkomsten uitmaken . Door de overheadkosten op te splitsen in subcategorieën, zoals salarissen, apparatuur en investeringen, kun je deze beter bijhouden en beheersen. Een essentiële methode om de overheadkosten te verlagen is benchmarking, oftewel het vergelijken van je maandelijkse of driemaandelijkse uitgaven met eerdere vergelijkbare periodes om zo waardevolle inzichten te verkrijgen.

Hoe je KPI's voor tandartspraktijken bijhoudt

KPI's zijn onmisbaar voor een tandartspraktijk. Door de gezondheid en het succes van uw praktijk bij te houden, kunt u strategische beslissingen nemen en groei stimuleren; een gezonde praktijk is goed, maar een succesvolle praktijk is beter. Of u nu de patiëntenactiviteit, het percentage geaccepteerde behandelingen, de productie, de omzet, de winst of de overheadkosten bijhoudt: KPI's bieden onmisbare inzichten, waardoor u de prestaties van uw praktijk kunt evalueren en verbeterpunten kunt identificeren. Door tandheelkundige KPI's te gebruiken om deze statistieken in kaart te brengen en duidelijke doelen te stellen, kunt u uw bedrijfsvoering effectief stroomlijnen, de winstgevendheid maximaliseren en - het allerbelangrijkste - de kwaliteit van de ervaringen en zorg voor uw patiënten verbeteren. Download vandaag nog het KPI-e-book van Dandy voor meer informatie, inclusief statistische analyses en inzichten van experts!