Als u eigenaar bent van, leiding geeft aan of partner bent in een tandartspraktijk, bent u verantwoordelijk voor zowel de gezondheid van uw patiënten als het wel en wee van uw praktijk. In de tandheelkunde geldt, net als in elke andere sector, dat succes gelijkstaat aan groei. Maar u hebt geen bedrijfskunde gestudeerd – hoe moet u dan weten wat praktijkgroei precies inhoudt, laat staan hoe u die kunt stimuleren?
KPI’s, oftewel Key Performance Indicators, zijn maatstaven die aangeven hoe effectief een bedrijf of organisatie is in het behalen van haar doelstellingen. KPI’s helpen een beeld te schetsen van zowel de algehele gezondheid van het bedrijf als de rol van de afzonderlijke onderdelen, waardoor de eigenaar of leidinggevende een concrete basis krijgt voor het ontwikkelen van een doorlopende strategie. KPI’s kunnen verschillen naargelang de sector waarin een bedrijf actief is, de specifieke doelstellingen en de risico’s en kansen. KPI's voor tandartspraktijken kunnen worden bijgehouden en visueel weergegeven met behulp van een tandheelkundig KPI-dashboard. Door kritieke KPI's voor tandartspraktijken te identificeren en te monitoren, kunt u de uitdagingen voor groei verminderen en de voortgang naar uw doelen een vliegende start geven.
Hieronder vindt u een lijst met zes essentiële KPI’s voor tandartspraktijken die u in uw eigen praktijk zou moeten toepassen. Of u nu ambities hebt om uw klantenbestand uit te breiden, uw naamsbekendheid te vergroten, nieuwe markten te betreden, uw product- en/of dienstenaanbod te diversifiëren, of een combinatie van deze doelstellingen nastreeft – zelfs als u gewoon de algehele efficiëntie van uw praktijk wilt verbeteren – KPI’s effenen de weg vooruit.
Aantal actieve patiënten
Het aantal patiënten dat momenteel een afspraak heeft, is een essentiële tandheelkundige indicator die dagelijks centraal moet staan op uw tandheelkundige KPI-dashboard. Door uw jaarlijkse productie- en incassocijfers te analyseren en deze te delen door het aantal actieve patiënten, kunt u de gemiddelde waarde voor elk van deze cijfers berekenen. Dit maakt duidelijk waarom het behoud van tandheelkundige patiënten de basis van uw praktijk vormt, hoe schadelijk elk geval van verloop is voor uw bedrijf en waarom elke patiënt op uw lijst zonder geplande afspraak een potentieel verlies vertegenwoordigt.
Aangezien het werven van nieuwe patiënten tussen de $150 en $300 kost, is het belangrijk om uw bestaande patiëntenbestand optimaal te benutten. In het ideale geval zou groei betekenen dat 98% van de patiënten te allen tijde een afspraak heeft, maar een realistische doelstelling van 95% levert nog steeds positieve resultaten op. U kunt dit percentage op peil brengen door:
- Het nauwkeurig bijhouden van patiënten met achterstallige betalingen, inactieve patiënten en actieve patiënten
- Elke patiënt proactief inplannen om inactiviteit te voorkomen (een volgende afspraak inplannen voordat de patiënt de huidige afspraak heeft verlaten)
- Gebruikmaken van verschillende communicatiekanalen voor het bereiken van doelgroepen, zoals mailings, e-mails, sms-berichten, telefoontjes, enz.
Na deze inspanning kunt u het aantal patiënten waarmee dagelijks contact wordt opgenomen, vergelijken met het aantal patiënten dat is gereactiveerd, d.w.z. die na een periode van inactiviteit weer afspraken maken en op die afspraken verschijnen. Door nauwkeurig bij te houden welke contactmethoden het beste werken, kunt u uw middelen ook efficiënter inzetten. U moet ernaar streven om 85% van de inactieve patiënten te reactiveren. Het is ook de moeite waard om op te merken dat inactieve patiënten geen vrienden en familie naar uw praktijk doorverwijzen; uitstekend werk leveren bij een groter aantal patiënten is de voordeligste vorm van reclame voor uw praktijk.
Aanvaarding van de zaak
De acceptatiegraad van behandelingen is een cruciale indicator in de tandheelkunde, aangezien deze rechtstreeks van invloed is op de productie, omzet, incasso en winst. Uit landelijke gemiddelden blijkt dat de acceptatiegraad bij bestaande patiënten tussen de 50 en 60% ligt en bij nieuwe patiënten tussen de 25 en 35%. U wilt die kleine kronkelige lijntjes op uw tandheelkundige KPI-dashboard omhoog zien schieten door de acceptatiegraad voor nieuwe patiënten te verdubbelen en die voor bestaande patiënten op te krikken tot 85-90%. Dat klinkt misschien ontmoedigend, maar gelukkig kosten de meeste hulpmiddelen die u nodig hebt om betekenisvolle verandering te bewerkstelligen niets meer dan een gezamenlijke inspanning.
Als uit de gegevens blijkt dat 85% van de gevallen waarin de behandeling werd geaccepteerd voornamelijk te danken was aan de emotionele reactie van de patiënten, dan is het duidelijk dat het succes van dit initiatief rechtstreeks samenhangt met duidelijke communicatie, omgangsvormen en vertrouwen.
Dandy biedt uitgebreide strategieën om de acceptatiegraad van tandheelkundige behandelingen te verhogen, maar kort gezegd moet u zich richten op:
- Stimuleer de betrokkenheid van patiënten bij hun behandeling
- Geef bij elke stap van de behandeling een uitgebreide uitleg
- Gebruik eenvoudige taal
- Gebruik visuele hulpmiddelen (zoals een gezondheidsscan) om uw patiënten voor te lichten
- Benader elk geval met inlevingsvermogen
- Moedig uw team aan om prioriteit te geven aan het aannemen van zaken
Het creëren van een patiëntgerichte omgeving is van cruciaal belang, aangezien het comfort en het vertrouwen van de patiënt een meetbare invloed hebben op uw bedrijfsresultaten. Door deze tandheelkundige indicator bij te houden via een KPI-dashboard voor tandartspraktijken, kunt u de efficiëntie van de behandelingen verbeteren. Dit stelt u namelijk in staat om binnen de kaders van de productiekosten, de budgetten van de patiënten en de verzekeringsverplichtingen te werken en zo kansen optimaal te benutten.
Het is ook zeker het vermelden waard dat uit gegevens blijkt dat de bereidheid van patiënten om een behandeling te ondergaan en hun algehele tevredenheid positief samenhangen met zowel het gebruik van visuele hulpmiddelen als de toepassing van nieuwe technologie. Veel tandartsen hebben melding gemaakt van het aantoonbare effect van de ‘wow’-factor die ontstaat wanneer patiënten digitale scans en 3D-modellen te zien krijgen die met een intraorale scanner zijn gemaakt. Patiënten die voor-en-na-scans met positieve resultaten op sociale media plaatsen, vormen een slimme, kosteloze vorm van reclame, vooral als uw praktijk een account heeft dat ze kunnen vermelden of taggen.
Productie
De omzet wordt algemeen beschouwd als een fundamentele KPI voor tandartspraktijken; deze fungeert niet alleen als een belangrijke graadmeter voor de gezondheid van de praktijk, maar ook als maatstaf voor andere KPI’s. De omzet wordt gedefinieerd als het gemiddelde bedrag dat een tandartspraktijk verwacht te ontvangen over een bepaalde periode.
De productie-KPI’s voor uw tandartspraktijk kunnen worden onderverdeeld in verschillende subcategorieën, zoals de productie per mondhygiënist, tandarts en patiënt, en binnen specifieke tijdsperioden. Elk daarvan biedt waardevolle inzichten in verschillende aspecten van de praktijkprestaties. Deze onderverdelingen kunnen u helpen bij het aanwijzen van verbeterpunten, maar zijn ook nuttig voor andere belangrijke analyses, zoals het verlagen van de overheadkosten of het berekenen van de omzet.
Daarnaast zorgen verschillende factoren, zoals verzekeringen of samenwerkingsverbanden, ervoor dat de berekening van uw productie afwijkt van die van andere praktijken. Het vaststellen, begrijpen en verbeteren van deze tandheelkundige indicator is essentieel voor de groei van uw praktijk; er zijn maar weinig andere manieren om de waarde van verschillende aspecten van uw bedrijf te kwantificeren.
Omzet
Hoewel de bruikbaarheid ervan als KPI van fundamenteel belang is, bestaat er in feite geen eenduidige definitie van omzet. Deze maatstaf kan op verschillende manieren worden gedefinieerd met een vergelijkbaar resultaat, om verschillende redenen en afhankelijk van een aantal variabelen. Sommige praktijken vinden het nuttig om omzet gelijk te stellen aan de totale geaggregeerde productie, terwijl andere omzet zien als geïnde bedragen of ontvangen betalingen. Het kan helpen om omzet in wezen te beschouwen als alle inkomsten die uw praktijk genereert vóór aftrek van kosten. Maar omzet moet niet worden beschouwd als één enkel getal met één vaste referentie; er zijn vier belangrijke bronnen van omzet voor tandartspraktijken die u op uw tandheelkundige KPI-dashboard kunt bijhouden:
- Betalingen van klanten
- Verzekeringsuitkeringen
- Rente op verplichtingen
- Vergoedingen
Er zijn tal van factoren die een grote invloed kunnen hebben op de manier waarop omzet in uw bedrijfsberekeningen wordt meegenomen, met name bij het vaststellen van doelstellingen; patiëntenfinanciering, verzekeringen en de manier waarop u de omzet zelf hebt ingedeeld, spelen allemaal een rol. Hoe u de omzet voor uw praktijk ook definieert, houd rekening met twee cruciale aspecten: de omzet geeft het totale inkomen weer dat door de primaire activiteiten van uw praktijk wordt gegenereerd, en er worden geen kosten of uitgaven in mindering gebracht die verband houden met de bedrijfsvoering.
Winst
Het bijhouden van de winst is, zoals te verwachten, een cruciale KPI om in de gaten te houden. Winst, nettowinst of uw nettoresultaat kan eenvoudig worden gedefinieerd als de totale opbrengst na aftrek van kosten. Er zijn tal van complexe factoren die van invloed zijn op de berekening van uw winst. Denk aan het oude, paradoxale maar niettemin treffende gezegde: "Je moet geld uitgeven om geld te verdienen." Een goed begrip van welke factoren precies van invloed zijn op uw nettowinst en het algemene nut daarvan, zal leiden tot slimme besluitvorming, d.w.z. investeren in nieuwe, efficiëntieverhogende technologie die zichzelf terugverdient, de winst verhoogt en de waarde van uw praktijk vergroot. Elke zakelijke beslissing moet in de basis gericht zijn op het verbeteren van uw nettowinst.
Boven
Overheadkosten zijn alle kosten die tijdens de bedrijfsvoering worden gemaakt, en vormen een van de belangrijkste KPI’s die nauwlettend in de gaten moeten worden gehouden. Het verlagen van de overheadkosten kan zelfs een even positief effect op uw bedrijf hebben als het verhogen van de winst. Op uw tandheelkundige KPI-dashboard dient u de overheadkosten in twee categorieën in te delen:
Vaste overheadkosten zijn alle kosten die van maand tot maand niet veranderen. De ADA adviseert om de vaste overheadkosten te beperken tot 4–7% van de totale productie. Voorbeelden van vaste overheadkosten zijn:
- Huur
- Lonen van het personeel
- Belastingen
- Verzekering
Variabele overheadkosten zijn alle kosten die kunnen variëren afhankelijk van de bedrijfsactiviteit. De ADA adviseert een percentage van 45 tot 55% van de totale productie. Voorbeelden van variabele overheadkosten zijn:
- Kantoor- en tandheelkundige benodigdheden
- Marketingkosten
- Verzend- en logistieke kosten
- Laboratoriumkosten
Vaste overheadkosten zijn moeilijk te wijzigen, terug te draaien of te verlagen, wat een constante druk op de bedrijfsresultaten legt, zeker als je bedenkt dat de gemiddelde overheadkosten van een tandartspraktijk 75% van de inkomsten uitmaken . Door de overheadkosten op te splitsen in subcategorieën, zoals salarissen, apparatuur en investeringen, kun je deze beter bijhouden en beheersen. Een essentiële methode om de overheadkosten te verlagen is benchmarking: het vergelijken van je maand- of kwartaalkosten met die van eerdere, vergelijkbare periodes om zo waardevolle inzichten te verkrijgen.
Hoe u de KPI’s van uw tandartspraktijk kunt bijhouden
KPI’s zijn onmisbaar voor een tandartspraktijk. Door de gezondheid en het succes van uw praktijk in de gaten te houden, kunt u betere strategische beslissingen nemen en groei stimuleren; een gezonde praktijk is goed, maar een succesvolle praktijk is beter. Of u nu de patiëntenactiviteit, het percentage geaccepteerde behandelingen, de productie, de omzet, de winst of de overheadkosten bijhoudt: KPI’s bieden onmisbare inzichten waarmee u de prestaties van uw praktijk kunt evalueren en verbeterpunten kunt identificeren. Door tandheelkundige KPI's te gebruiken om deze statistieken te visualiseren en duidelijke doelen te stellen, kunt u de bedrijfsvoering effectief stroomlijnen, de winstgevendheid maximaliseren en – het allerbelangrijkste – de kwaliteit van de ervaringen en zorg voor uw patiënten verbeteren.
Download vandaag nog het KPI-e-book van Dandy voor meer informatie, inclusief statistische analyses en inzichten van deskundigen!
Gratis e-boek over KPI’s voor tandheelkunde
Wilt u meer weten over KPI’s voor tandartspraktijken en hoe u deze kunt meten?
'Zes KPI’s, benchmarking en manieren om de gezondheid van uw praktijk te verbeteren' is een e-boek dat praktijkhouders en -managers een naslagwerk biedt voor het beheren van de prestaties van hun praktijk en het vergroten van hun inzicht in welke gegevens van belang zijn bij het bijhouden van die prestaties.
