Il est peu probable que vous trouviez un cabinet dentaire prospère et florissant qui souffre d'un manque d'organisation. Que votre cabinet en soit à sa première ou à sa trentième année d'existence, sa gestion est un travail exigeant, et l'efficacité ainsi que les marges qui définissent le succès dépendent d'un fonctionnement rigoureux, simple et bien organisé.
En mettant davantage l'accent sur la mise en ordre de vos espaces de stockage et de vos processus, vous pouvez améliorer l'efficacité de votre cabinet, la satisfaction de vos patients et vos résultats financiers. Ainsi, même si l'organisation du cabinet représente un défi (souvent très frustrant), elle constitue un élément essentiel à la réussite d'un cabinet dentaire,
Les avantages d'un cabinet dentaire bien organisé
Le cabinet est à la fois le centre névralgique et le cœur opérationnel de votre activité. En une seule journée, vous pouvez être amené à gérer tout ce qui concerne le patient — dossiers, empreintes, données, archives — tout en disposant de l'espace et du temps nécessaires pour les manipuler, nettoyer le matériel et les instruments, et traiter les consultations. Vous devez nettoyer les dents et encaisser les paiements, mais aussi archiver les radiographies et fixer de nouveaux rendez-vous.
Une meilleure organisation permet d'améliorer tous les exemples cités ci-dessus, mais elle peut également entraîner une augmentation :
- Satisfaction des patients – Les patients recherchent des consultations fluides et efficaces ; or, les temps d'attente prolongés (conséquence courante d'une mauvaise organisation) peuvent nuire à leur expérience.
- Efficacité – Plus votre organisation est efficace, plus vous pouvez travailler efficacement. Même une tâche aussi simple que de rassembler tous vos instruments à côté du fauteuil en une seule fois peut réduire le temps de traitement par patient, ce qui vous permet de consacrer plus de temps à d'autres patients.
- Bénéfices – Des patients satisfaits deviennent des clients fidèles. Les cabinets dentaires efficaces reçoivent davantage de patients chaque jour. Une bonne organisation permet d'atteindre ces deux objectifs, ce qui double vos bénéfices.
De plus, une bonne organisation améliore notre perception positive des lieux. Une étude publiée en 2016 dans le Journal of Environmental Psychology a révélé que le désordre avait un impact négatif sur notre bien-être. Dans un contexte où plus d’un tiers des patients ont peur des soins dentaires, les cabinets doivent tout mettre en œuvre pour que les patients se sentent en sécurité et comme chez eux. Les inquiétudes d’un patient nerveux peuvent souvent être atténuées, au moins en partie, par une expérience professionnelle, propre et fluide.
4 idées pour améliorer l'organisation… et la productivité
Le matériel et les outils doivent être transportés, nettoyés, rangés et déplacés dans le cabinet pour chaque patient. En veillant à ce qu'ils soient bien organisés, vous contribuerez au bon fonctionnement de votre cabinet :
#1 Étiquetez tout
Si vous visez une efficacité optimale, il est temps de dépoussiérer votre étiqueteuse. Étiqueter les instruments, le matériel et les bacs peut aider tous les membres de votre bureau à trouver rapidement les outils dont ils ont besoin. Pensez à étiqueter :
- Instruments individuels – Un ruban adhésif qui change de couleur après la stérilisation pourrait vous aider à distinguer facilement les instruments propres.
- Étagères et casiers – un détartreur étiqueté ne sert à rien s'il ne retrouve pas sa place. Pensez à apposer des étiquettes sur les emplacements de rangement correspondants à chaque outil.
- « Kits » de soins – La mise en place de bacs spécifiques, étiquetés et préremplis contenant tous les instruments nécessaires à toute intervention dentaire courante (par exemple : détartrages, obturations ou prises d'empreintes) peut réduire le temps de préparation entre deux patients. Votre hygiéniste ou votre assistant n'aura qu'à prendre le kit correspondant et à se rendre directement dans la salle de soins.
En facilitant et en accélérant la recherche des articles, on peut réduire le temps passé à fouiller dans l'armoire à matériel dentaire. Au fil de la journée, les petits contretemps et les retards s'accumulent. À l'inverse, le temps gagné grâce à une bonne organisation s'accumule également : le fait que les dentistes et leur personnel disposent de quelques instants pour se ressourcer entre deux patients et deux interventions peut considérablement améliorer l'expérience du patient.
#2 Réorganisez votre espace de rangement
Tout dans votre bureau a peut-être sa place, mais cette place est-elle vraiment judicieuse ?
Si, à chaque fois que vous recevez une livraison de matériel dentaire, les articles débordent de leur emplacement attitré, ou si plusieurs articles doivent être rangés dans les mêmes casiers, il est peut-être temps de réorganiser votre espace de rangement.
Organisez votre local de stockage, vos postes de soins, vos salles de soins et votre salle de stérilisation comme vous le feriez pour votre cuisine. Ranger les tasses dans le placard juste au-dessus de la cafetière, c'est tout simplement logique : adoptez la même approche pour trouver une place à votre matériel.
- Regroupez les éléments similaires (ou ceux qui sont souvent utilisés ensemble)
- Assurez-vous que tout votre stock puisse tenir dans un seul endroit (les articles ne doivent pas déborder)
- « Transvasez » les petits articles des cartons de livraison dans des récipients plus petits pour gagner de la place
#3 Optimisez votre espace de stérilisation
Même si votre espace de stérilisation est, espérons-le, hygiénique, il se peut qu'il ne soit pas pour autant efficace. Envisagez de diviser votre espace de stérilisation en plusieurs zones distinctes, chacune dédiée à :
- Instruments d'hygiène
- Instruments dentaires
- Produits destinés aux patients
- Cas pratiques
Facilitez autant que possible l'identification des instruments sales et propres,et rationalisez le processus de stérilisation. Le fait de passer les instruments plusieurs fois à l'autoclave parce que vous n'êtes pas sûr qu'ils soient propres peut ralentir considérablement votre journée de travail et être source de frustration inutile.
#4 Tirez parti de la dentisterie numérique
Les pratiques dentaires traditionnelles prennent du temps et entraînent une accumulation de matériel qui encombre votre espace de travail ou vos zones de rangement :
- La prise d'empreintes est une procédure longue (et désagréable pour les patients).
- Les prestataires doivent attendre que les empreintes physiques parviennent au laboratoire dentaire.
- Les techniciens de laboratoire doivent convertir les empreintes physiques en images numériques afin de fabriquer des implants et d'autres produits.
De nombreuses avancées en dentisterie permettent de réduire ces délais d'exécution, notamment les scanners intra-oraux, les technologies dentaires CAO/FAO et les imprimantes 3D. Tous ces outils sont à la disposition des dentistes d'aujourd'hui. Tant pour optimiser la gestion des rendez-vous que pour réduire les stocks de matériel, la dentisterie numérique constitue l'une des mesures d'organisation les plus importantes que les dentistes puissent mettre en œuvre.
Même si vous n'êtes pas obligé de vous lancer immédiatement dans la dentisterie numérique de bout en bout, pensez à mettre en place l'un des outils numériques de Dandy présentés ci-dessus afin d'accélérer les processus, d'améliorer l'efficacité et de réduire les coûts.
Optimisez vos opérations grâce à la solution dentaire numérique de bout en bout de Dandy
Chez Dandy, l'efficacité est notre priorité. C'est pourquoi nous aidons les cabinets dentaires à entrer dans l'ère numérique grâce à nos solutions complètes pour laboratoires dentaires. Nous proposons des scanners intra-oraux, des logiciels de CAO/FAO, des outils d'impression 3D, ainsi que la formation et l'assistance dont le personnel de votre cabinet a besoin pour les utiliser efficacement.
Grâce à nos outils conviviaux, à nos solutions technologiques et à notre service client, nous pouvons rapidement rendre votre cabinet plus efficace (et moins encombré), le tout contribuant à améliorer les résultats de votre activité. Découvrez dès aujourd'hui comment passer au numérique avec Dandy.
Sources :
Journal of Dental Hygiene. Les temps d'attente dans les cabinets dentaires ont-ils une incidence sur la satisfaction des patients et leur évaluation de la relation patient-prestataire ? Une étude quasi-expérimentale. https://pubmed.ncbi.nlm.nih.gov/27340187/
Journal of Environmental Psychology. Le côté obscur du foyer : évaluation de l’impact du « désordre » lié aux possessions sur le bien-être subjectif. https://www.sciencedirect.com/science/article/abs/pii/S0272494416300159?via%3Dihub
Cleveland Clinic. Dentophobie. https://my.clevelandclinic.org/health/diseases/22594-dentophobia-fear-of-dentists
