Dans la gestion d'un cabinet dentaire, la productivité est essentielle. Lorsque votre cabinet fonctionne sans heurts, vous obtenez des patients plus heureux et des employés plus satisfaits, sans que cela n'ait d'impact négatif sur vos résultats financiers.
Mais l'amélioration de la productivité ne se fait pas du jour au lendemain. Il faut du temps et des efforts pour mettre en place un cabinet efficace. Heureusement, il existe plusieurs façons d'atteindre cet objectif.
Lorsqu'on cherche à améliorer l'efficacité d'un cabinet, l'essentiel est de travailler plus intelligemment, et non pas plus dur. En recourant à des technologies de pointe et à de nouvelles stratégies d'organisation du travail, vous pouvez offrir à vos patients une prise en charge plus fluide et plus rapide.
N° 1 : Passer à la prise de rendez-vous en ligne
De l'accueil des patients à l'envoi des formulaires d'assurance, le personnel administratif de votre cabinet a déjà d'innombrables responsabilités. Et cela vaut même sans compter la tâche fastidieuse qui consiste à passer et à recevoir des appels pour la prise de rendez-vous.
Pour protéger les employés et patients, envisagez de mettre l'ensemble du processus en ligne.
De nos jours, il est facile d'ajouter un espace patient à votre site web. En utilisant des services existants, vous pouvez offrir à vos patients un accès à un portail en ligne qui leur permet de prendre, modifier et annuler eux-mêmes leurs rendez-vous. La prise de rendez-vous en ligne est un excellent moyen de gagner du temps au téléphone et à l'ordinateur, ce qui permet à votre personnel d'accueil de se concentrer sur d'autres tâches.
#2 Utilisez l'automatisation pour confirmer les rendez-vous et éviter les annulations
Selon l'Association dentaire américaine (ADA), le principal facteur qui empêche les dentistes d'atteindre leur pleine capacité d'accueil est le nombre d'annulations. Dans cette optique, la réduction des annulations et des absences devrait être une priorité.
Bien sûr, certaines annulations sont inévitables. L'objectif est de pouvoir remplacer les créneaux libérés dès que possible. Pour ce faire, envoyez à vos patients plusieurs rappels de rendez-vous automatisés bien à l'avance. Ainsi, les patients pourront vous informer des changements d'horaire suffisamment tôt pour que vous puissiez réattribuer ces créneaux.
Voici un calendrier idéal pour les rappels de rendez-vous :
- Un mois à l'avance
- Une semaine à l'avance
- 48 heures à l'avance
Le meilleur moyen d'envoyer un rappel de rendez-vous est généralement le SMS, car ceux-ci affichent un taux d'ouverture de 98 %. Cependant, l'envoi de messages individuels prend autant de temps que de passer des appels téléphoniques. Envisagez plutôt d'utiliser une plateforme d'envoi de SMS groupés pour programmer des rappels SMS automatisés.
Dans l'ensemble, en envoyant des rappels en temps utile à vos patients actuels — notamment en leur fournissant des informations sur les frais en cas de non-présentation —, vous pouvez les inciter à arriver à l'heure.
#3 Numériser le processus d'admission
Les nouveaux patients de votre cabinet doivent-ils s'asseoir et remplir un formulaire papier dès leur première visite ? Si c'est le cas, vous risquez de perdre du temps à deux niveaux.
D'une part, il y a le temps supplémentaire que le patient passe à la réception à remplir ses coordonnées. D'autre part, il y a le temps que met votre personnel administratif à saisir les dossiers des patients dans votre système.
Dans cette optique, vous pourriez envisager d'acheter une tablette pour la réception afin de permettre aux patients de remplir un formulaire d'admission numérique. Vous pouvez également mettre ce formulaire à disposition en ligne et encourager les patients à le remplir avant leur arrivée.
#4 Rationalisez vos opérations grâce aux solutions de dentisterie numérique
Lorsque vos patients prennent place au fauteuil, c'est l'occasion idéale de gagner du temps et d'améliorer la productivité de votre cabinet dentaire. Le recours aux technologies dentaires numériques peut vous aider à réduire la durée des consultations lorsque vous optez pour des solutions numériques.
Prenons par exemple le processus de prise d'empreintes dentaires. La méthode traditionnelle, qui repose sur l'utilisation d'un porte-empreinte et d'un mastic, peut s'avérer salissante, longue et fastidieuse. Si vous passez au numérique et utilisez un scanner intra-oral , vous pouvez gagner de précieuses minutes à chaque consultation.
Le résultat ? Chaque dentiste pouvait recevoir deux ou trois patients potentiels de plus chaque jour. Cela représente une augmentation considérable du chiffre d'affaires potentiel.
Mieux encore, les empreintes numériques sont plus précises que leurs équivalents issus des procédures dentaires traditionnelles, ce qui vous fait gagner du temps en évitant les allers-retours avec le laboratoire. Alors que le processus moyen processus de fabrication d'une prothèse dentaire pour les ajustements nécessite en moyenne quatre visites, les prothèses dentaires numériques permettent de réduire ce processus à deux. Au vu de ces nouvelles avancées en dentisterie, le passage au numérique semble s'imposer comme une évidence.
#5 Simplifier le processus de commande de matériel
Au-delà de la prise d'empreinte, il y a également le processus de commande des prothèses dentaires ou des couronnes auprès du laboratoire. Grâce à la numérisation, vous n'avez plus besoin de saisir manuellement les mesures ni d'envoyer les empreintes par la poste au laboratoire. Vous pouvez désormais passer vos commandes instantanément.
Plus vite une commande est passée, plus vite elle vous sera livrée — et plus vite vous pourrez revoir votre patient pour un ajustement.
De plus, comme les mesures issues du scan sont directement transmises au système de commande, vous éliminez tout risque d'erreur. Quand on fait les choses correctement dès le départ, on n'a pas besoin de perdre du temps à les corriger.
N° 6 : Proposer des consultations dentaires à distance
En fin de compte, certaines consultations ne nécessitent pas de se rendre sur place, et les technologies actuelles permettent de les effectuer à distance.
Les téléconsultations permettent d'éviter les avant et après d'un rendez-vous chez le dentiste et de passer directement à l'essentiel. Grâce à des rendez-vous globalement plus courts, vous pouvez recevoir davantage de patients en une journée.
En proposant des consultations vidéo pour certains cas particuliers, vous pouvez :
- Élargissez votre clientèle et recevez des patients venant d'ailleurs
- Travaillez à distance et évitez les trajets quotidiens
- Réservez une place pour les rendez-vous en personne
#7 Automatiser le processus de facturation
Tout comme le processus d'admission, le processus de facturation devrait être dématérialisé et automatisé.
Il existe de nombreux logiciels de facturation dentaire permettant d'envoyer rapidement des relevés aux patients ou aux assureurs. Les systèmes automatisés peuvent également réduire les délais de paiement, extraire des données à partir de feuilles de calcul et de fichiers PDF, et remplir automatiquement les formulaires de demande de remboursement.
La facturation pouvant constituer l'une des tâches les plus chronophages de la journée de votre personnel administratif, la facturation automatisée ne vous fait pas seulement gagner du temps, elle vous permet également de réaliser des économies sur les salaires de vos employés.
#8 Améliorer la satisfaction des employés
Enfin (mais ce n'est pas le moins important), vous pouvez améliorer la productivité de votre cabinet dentaire en veillant à ce que le moral de votre équipe reste au beau fixe. En traitant bien votre équipe dentaire, vous éviterez les heures perdues dues à l'épuisement professionnel et aux arrêts maladie.
Pour découvrir comment améliorer la vie de vos employés, allez directement à la source et discutez avec eux. Demandez-leur ce dont ils ont besoin pour être plus heureux et plus productifs au travail. Voici quelques exemples de demandes courantes :
- Systèmes mis à niveau
- Nouveau matériel ou mobilier pour cabinet dentaire
- Des horaires plus flexibles
- Des avantages sociaux différents ou plus intéressants
- Augmentation des salaires
Boostez la productivité de votre cabinet grâce à Dandy
Quelle que soit la signification que vous donnez à l'expression « augmentation de la productivité », une chose est sûre : plus chaque patient passe de temps dans votre cabinet dentaire, moins vous pouvez recevoir de patients au total.
L'un des principaux moyens d'influencer la durée totale de la consultation consiste à réduire le temps passé au fauteuil. Après tout, c'est au fauteuil que se déroule l'essentiel de la consultation dentaire.
Vous cherchez des moyens d'accélérer le déroulement des rendez-vous sans compromettre la qualité de l'expérience ? Ne cherchez pas plus loin : optez pour Dandy, le leader laboratoire dentaire numérique.
Pour développer votre cabinet d'orthodontie en mettant l'accent sur l'efficacité opérationnelle, notre plateforme vous aide à gagner du temps à chaque étape du parcours dentaire, du scan initial à la livraison de la commande. Que vous ayez besoin d'une gouttière de nuit numérique, d'une couronne unique ou d'une série complète d'empreintes pour prothèses dentaires, Dandy s'occupe de tout, vous laissant ainsi plus de temps pour soigner davantage de patients.
Commencez dès aujourd'hui, ou découvrez comment passer au numérique avec Dandy.
Sources :
Association dentaire américaine. HPI : En février, les cabinets dentaires affichaient un taux de remplissage moyen de 83 %. https://www.ada.org/publications/ada-news/2022/march/hpi-dental-practice-schedules-were-on-average-83-full-in-february
Gartner. L'avenir du suivi commercial : les SMS. https://www.gartner.com/en/digital-markets/insights/the-future-of-sales-follow-ups-text-messages
Revue de l'Association dentaire américaine. Scanners intra-oraux. https://jada.ada.org/article/S0002-8177(21)00312-3/fulltext
